Hogyan védjük meg a Microsoft Word dokumentumokat

Fontos vagy érzékeny dokumentumot írt a Microsoft Word programba. És magántulajdonban vagy legalább biztonságban szeretné tartani. Talán azt szeretné, hogy megbizonyosodjon arról, hogy csak te és egyes emberek olvassák el vagy szerkeszthessék. Lehet, hogy korlátozni szeretné a dokumentumon végrehajtható módosítások típusait. Talán azt szeretné biztosítani, hogy a dokumentum olvasói megbizonyosodjanak arról, hogy ez a végleges változat. Mindezt megteheti még akkor is, ha tudja, mely eszközöket használja a Wordben, és hogyan kell ezeket használni.

A Microsoft Word legújabb Office 365 verziója számos lehetőséget kínál a dokumentum biztonságához. Beállíthatja, hogy a dokumentum csak írásmódban nyissa meg a véletlenszerű szerkesztések megelőzését. Titkosíthatja a dokumentumát, hogy senki ne férhessen hozzá megfelelő jelszó nélkül. Korlátozhatja a dokumentumon belül szerkeszthető tartalmat és a szerkesztés módját. Felvehet egy digitális aláírást, hogy megbizonyosodjon arról, hogy senki sem tudja megbirkózni a dokumentummal. És megjelölheti a dokumentumot véglegesnek, hogy az emberek tudják, hogy nem változott meg azóta, hogy utoljára mentte.

Ezekhez a trükkökhöz a Word legújabb Office 365 verzióját használom. Az itt ismertetett lehetőségek alapvetően ugyanazok a Word 2016, 2013 és 2010 programban működnek. A dokumentum véglegesként való megjelölésének és csak olvashatóvá tételének képessége két különálló lehetőség a Word 365-ben és egy kombinált opció a többi verzióban a Word.

Dokumentum védelme

Az induláshoz nyisson meg egy védelmezni kívánt dokumentumot a Microsoft Word alkalmazásban. Kattintson a Fájl menüre, majd a Dokumentumok védelme gombra. A Dokumentum védelme menüben válassza az első opciót, amely mindig a Csak olvasható lehetőséget nyitja meg .



Csak olvasható

Mentse el a dokumentumot, majd nyissa meg újra. A Word villog egy üzenettel, miszerint a szerző azt szeretné, ha csak olvasható módon nyitná meg ezt, hacsak nem kell módosítania. Kattintson az Igen gombra a dokumentum csak olvasható módban történő megnyitásához. Természetesen bárki mondhat nemet, és szerkesztési módban megnyithatja a dokumentumot. A cél az, hogy megkönnyítsék az emberek számára a dokumentum olvashatóvá tételét, hogy enyhítsék a nem kívánt változtatások esélyét.



Titkosítás jelszóval

Az írásvédett opció letiltásához nyissa meg a dokumentumot szerkesztési módban. Kattintson a Fájl menüre, és válassza a Dokumentum védelme lehetőséget. A Dokumentum védelme menüben válassza a Csak olvasható lehetőség megnyitása lehetőséget. Maradjon ugyanazon a képernyőn, majd kattintson újra a Dokumentum védelme gombra. Ezúttal válassza a Jelszóval történő titkosítás lehetőséget.



Hozzon létre egy jelszót

A Dokumentum titkosítása ablakban hozzon létre egy jelszót, majd kattintson az OK gombra. Feltétlenül használjon összetett, de emlékezetes jelszót. Ha elfelejtette a jelszót, a Microsoft nem nyújt semmilyen lehetőséget arra, hogy azt lekérje vagy visszaállítsa, ami azt jelenti, hogy nem fog hozzáférni a dokumentumhoz. Írja be újra a jelszót annak megerősítéséhez. Kattintson az OK gombra.

Mentse újra és zárja be a dokumentumot. Nyissa meg újra. Írja be a jelszót a dokumentum eléréséhez. Kattintson az OK gombra.



Távolítsa el a jelszót

A jelszó eltávolításához kattintson a Fájl menüre, és válassza a Dokumentum védelme lehetőséget. Kattintson a Jelszóval történő titkosítás lehetőségre. A Dokumentum titkosítása ablakban törölje azokat a pontokat, amelyek elrejtik a jelszavát. Kattintson az OK gombra. Mentse újra és zárja be a dokumentumot. Amikor legközelebb megnyitja, akkor nem kell jelszót kérnie.



Korlátozza a szerkesztést

Kattintson a Fájl menüre, és térjen vissza a Dokumentum védelme gombra. Válassza a Szerkesztés korlátozása lehetőséget.

A dokumentum ezután megjeleníti a Szerkesztés korlátozása ablakot a jobb oldalon a formázáshoz és a szerkesztési korlátozásokhoz. Itt engedélyt adhat az embereknek a dokumentum elolvasására, valamint kiválaszthatja, hogy mit és hogyan szerkeszthetnek.



Korlátozások formázása

Jelölje be a Formázás korlátozása a stílusok kiválasztásával jelölőnégyzetet, hogy megakadályozza az embereket a dokumentum formázásának a Word stílusstílusán keresztüli megváltoztatásán. Kattintson a Beállítások linkre. A Formázási korlátozások felbukkanó ablakban minden stílus alapértelmezés szerint engedélyezett. Megtarthatja azt, ahogy van, megváltoztathatja az ajánlott minimumra vagy a Nincs értékre. Ha nem biztos benne, melyik beállítást választja, válassza az Ajánlott minimum lehetőséget.

Ellenőrizheti a Formázás szakaszban szereplő három lehetőség bármelyikét is, hogy az AutoFormat felülbírálhassa a korlátozásokat, blokkolja a témák váltásának lehetőségét vagy a QuickStyle készletek váltásának lehetőségét. Ha nem biztos benne, hagyja bejelölés nélkül ezt a három beállítást. Kattintson az OK gombra a Formázási korlátozások ablak bezárásához.



Szerkesztési korlátozások

A Korlátozások szerkesztése alatt jelölje be a Csak ilyen típusú szerkesztés engedélyezése a dokumentumban négyzetet. Kattintson az alábbi legördülő menüre. Most már választhat a négy lehetőség közül: A követett változások bekapcsolják a változások nyomon követését a dokumentum bármely olvasója számára, és korlátozzák az összes többi szerkesztési módot; A megjegyzések lehetővé teszik az olvasók számára, hogy kommentárokat illesszenek be a dokumentumba, de ne végezzenek más módosításokat; Az űrlapok kitöltése lehetővé teszi az olvasók számára, hogy kitöltsék a létrehozott űrlapokat, de nem változtatják meg azokat. és Nincs változás (csak olvasható) a dokumentumot csak olvasható módba állítja, így nem lehet változtatni. Válassza ki a kívánt lehetőséget.



Kivételek

Ha bejelöli a Megjegyzés vagy a Nincs módosítás (csak olvasható) beállítást, kivételeket hozhat létre, hogy bárki szerkeszthesse a dokumentum egyes részeit. A Kivételek részben jelölje be a Mindenki jelölőnégyzetet, és válassza ki a dokumentum bármely részét, amelyet bárki szerkesztni szeretne.



Védje be a védelmet

Végül kattintson az Igen lehetőségre , kezdje el a védelmet végrehajtani . Írja be, írja be újra a jelszót, majd kattintson az OK gombra. Mentse újra és zárja be a dokumentumot. Nyissa meg újra. A szalag szerkesztési vezérlőelemei most szürkén jelennek meg. Kattintson a dokumentum bármely szakaszába, amelyet szerkesztni engedélyezett, és a kezelőszervek hozzáférhetővé válnak.



Kapcsolja ki a védelmet

A védelem kikapcsolásához kattintson az Áttekintés fülre, majd a Szerkesztés korlátozása ikonra. Kattintson a Szerkesztés korlátozása panel alján található Védelem leállítása gombra. Írja be a jelszót, majd kattintson az OK gombra. Ezután törölje a jelölést a jobb felső sarokban megjelenő Formázás és Szerkesztés korlátozások lehetőségeiről.



Adjon hozzá digitális aláírást

Kattintson a Fájl menüre, és térjen vissza a Dokumentum védelme gombra. Válassza a Digitális aláírás hozzáadása lehetőséget. Ez azt mondja az embereknek, akik elolvasták a dokumentumot, hogy Ön és senki más nem írta alá azt, jelezve, hogy Ön volt az utolsó személy, aki felülvizsgálta és mentte.



Aláíró igazolás

Digitális aláírás létrehozásához aláírási igazolásra van szüksége. Az első alkalommal, amikor ezt elvégzi, a Word villog az üzenettel: "A Microsoft Office dokumentum aláírásához digitális aláírásra van szüksége, szeretne most beszerezni egy Microsoft-partnertől?" Kattintson az Igen gombra. Megjelenik egy Microsoft támogatási oldal, amely segít megtalálni a digitális azonosítót. Próbálja ki a különböző szolgáltatók linkjeit, hogy digitális azonosítót kapjon. Ezután kattintson a weboldalon található linkre a digitális aláírás hozzáadásához vagy eltávolításához az Office fájlokban. Görgessen lefelé az oldalon, hogy megtanulja, hogyan kell hozzáadni a digitális aláírást.

Miután megszerezte a digitális azonosítóját, térjen vissza a Dokumentum védelme gombra, majd kattintson újra a Digitális aláírás hozzáadása lehetőségre. Az Aláírás ablakban töltse ki a szükséges mezőket és kattintson az Aláírás gombra. Felkérhetjük, hogy erősítse meg a digitális aláírást. Kattintson az OK gombra.

A dokumentumot most digitális aláírással írják és csak olvashatóvá teszik. A Word elmagyarázza, hogy a dokumentumot aláírták és véglegesként jelölték meg, és ha valaki megsérti, az aláírások érvénytelenek lesznek. Aki megnyitja a dokumentumot, látni fogja a digitális aláírással kapcsolatos értesítést.



Jelölje meg a véglegesnek

Végül, ha nem tudja, vagy nem akarja használni a digitális aláírást, akkor is megjelölheti a dokumentumot véglegesként. Kattintson a Fájl menüre, és térjen vissza a Dokumentum védelme gombra. Válassza ki a Megjelölés véglegesként lehetőséget .

Egy felbukkanó üzenet mondja: "Ezt a dokumentumot véglegesként jelölik meg, majd menti." Kattintson az OK gombra. Megjelenik egy újabb üzenet, amely azt mondja: "Ezt a dokumentumot véglegesként jelölték meg, jelezve, hogy a szerkesztés befejeződött, és hogy ez a dokumentum végleges változata. Ha egy dokumentumot véglegesként jelölnek meg, az állapot tulajdonságát 'Végleges' értékre állítják, és a gépelés, a parancsok szerkesztése és a bizonyítási jelek ki vannak kapcsolva. Felismerheti, hogy egy dokumentumot véglegesként jelölnek meg, amikor a Megjelölés végként ikon megjelenik az állapotsoron. " Kattintson az OK gombra.



Szerkesztés egyébként

Amikor valaki megnyitja a dokumentumot, a képernyő tetején egy üzenet jelenik meg: "MEGJELENÍTETT VÉGLEGES. A szerző véglegesként jelölte meg ezt a dokumentumot a szerkesztés elkerülése érdekében." Megjelenik az Edit Anyway gomb is. Ha valaki rákattint a gombra, akkor is szerkesztheti és mentheti a dokumentumot. De akkor a dokumentum megmutatja neked mint szerzőt, és a másik személyt, aki utoljára módosította. Tehát a végső cél nem az, hogy valakit megakadályozzon a dokumentum szerkesztésében, hanem hogy elmondja az olvasóknak, hogy a dokumentum végleges, és mind a szerző, mind pedig az a személy, aki utoljára módosította azt.