A hatékonyabb felhőalapú könyvelési szolgáltatások megjelenése megváltoztatja a könyvelők és az általuk kiszolgált ügyfelek üzleti pénzügyeinek kezelését. A web alapú szoftver bármilyen méretű vállalkozást érint, de még nagyobb értéket képvisel a kis- és középvállalkozások számára, valamint az egyéni vállalkozók számára, akik minden eddiginél nagyobb hozzáféréssel rendelkeznek a számviteli és pénzügyi eszközökhöz, hogy racionalizálják üzleti tevékenységüket.
A felhőalapú számviteli szolgáltató, a AccountantsWorld kihasználja ezt a technológiai átalakulást, hogy javítsa az üzleti termelékenységet a fizetendő és a követelések, a könyvelés, a leltár, a jelentéstétel és a bérszámfejtés terén, azzal a filozófiával, hogy a hatalmat visszatér a könyvelők kezébe, és hagyja, hogy a kisvállalkozások tulajdonosai aggódjanak. inkább az üzletről. 2003-ban a AccountantsWorld eladta adószoftver-üzletét a Thomson Reuters számára, és kizárólag felhőalapú megoldások létrehozására helyezte a hangsúlyt a könyvelők számára. Dr. Chandra Bhansali, a AccountantsWorld társalapítója és vezérigazgatója szerint a cég most évente 30 000 vállalati bérlistát dolgoz fel a szoftverével.
A PCMag Bhansalival beszélt arról, hogy a felhőalapú megoldások hogyan változtatják meg a könyvelők és a kis- és középvállalkozások üzleti tevékenységét, az iparágat érintő technológiai trendek, valamint a mobil képességek és a biztonsági problémák hogyan alakítják a számvitel jövőjét.
PCMag: Melyek azok a számviteli problémák, amelyeket a felhőtechnológia és az internet használatával kíván megoldani?
Dr. Chandra Bhansali: Megkérdeztük magunktól, milyen problémákat tudunk megoldani az internet hatalmának felhasználásával? Rájöttünk, hogy óriási képességeket kínál, amelyeket az asztali számítógépek nem. Az egyik dolog, amit észrevettünk, az, hogy a bérszámfejtés alapvetően számviteli funkció, mivel az adókkal kapcsolatos, ám akkoriban nagyon kevés könyvelő kínálta bérszámfejtési szolgáltatásokat. 100% -ban pontosnak kell lennie, és időben teljesítenie kell a követelményeket, különben szigorú büntetések vannak. A könyvelőknek nem voltak eszközei erre, így ügyfeleik összes bérszámfejtését átirányították olyan szolgáltatásokra, mint az ADP és a Paychex Accounting Online.
Azt mondtuk, hogy ennek nincs értelme. Rájöttünk, hogy képesnek kell lennünk egy nagy teljesítményű feldolgozó központ létrehozására és a kiszolgálók használatára a nagyszámítógép használatának töredékénél. Tehát létrehoztuk az első felhőalapú bérszámfejtési központot a könyvelők számára, és már 2004-ben internet-hozzáférést kaptunk vevőink számára. Most már felhasználhatják arra, hogy rendkívül jövedelmező bérszámfejtési szolgáltatásokat nyújtsanak ügyfeleiknek, és a szoftver mindent megtesz a jelenetek nekik: közvetlen letét, adó letét és adóbevallás, valamint a W2, W3 és 1099 nyomtatványok pontos és időben történő benyújtása. Minden könyvelőnek és ügyfélnek csak adatbevitelt kell tennie. Sok könyvelő számára ez lett a legjövedelmezőbb szolgáltatásuk. Tehát megváltoztattuk a bérszámfejtés paradigmáját a felhő használatával; a bérszámfejtési szolgáltatók követik példájukat, és most valamilyen könyvelőeszközt kínálnak.
Ezen azonnali felhasználás esetein kívül milyen más technológiai trendek érintik az ipart?
Bhansali: A tendencia valóban a felhőbe történő integráció felé mutat mindezeket a szolgáltatásokat, amelyeket a vállalkozások és a könyvelők napi szinten használnak. A könyvelőknek mostantól rendelkeznek olyan eszközökkel is, amelyek átveszik ezen back-office funkciók nagy részét, hogy segítsék az SMB-ket abban, hogy a legjobban csinálják, és vállalkozásaikat hatékonyabban vezessék és irányítsák. Ez a fenti tényezők kombinációja. A legjelentősebb termelékenységnövekedést a kisvállalkozások szegmensében látom.
Ez a technológia egyre inkább arra irányul, hogy a könyvelőknek teljes körű szolgáltatást kínáljon ügyfeleik számára. Arról szól, hogy kitölti az összes láncot vagy komponenst, amely hiányzik a láncból. Az üzleti folyamatok menedzselése (BPM) jelenleg növekedési terület. Mennyire tudják ezt hatékonyan kezelni a könyvelők? Tehát a kisvállalkozások számára a könyvvitel eddig a legtöbbjét csináld magad (barkácsolás). Az ügyfelek tennének valamit a végükön, és a könyvelők megtisztítják. Jelentős változás történik a „ne csináld magad” (DDIY) felé. Ehelyett dolgozzon a könyvelővel. Már látjuk a könyvelőktől elvitt bérszámfejtést, amely felhőszoftveren keresztül jön vissza. Nem csak a könyvelők számára, hanem az összes többi szolgáltató számára is, a kisvállalkozások tulajdonosai és alkalmazottai számára a back-office munkához fordított idő drasztikusan csökken, mivel képessé válnak arra, hogy a munkát könyvelőkhöz töltsék le.
A könyvelő és az ügyfél szempontjából hogyan változnak a felhőalapú megoldások üzleti tevékenységük során?
Bhansali: A nagy bérszámfejtési irodák nem biztosítják a könyvelőknek ugyanolyan hatékonyságot és termelékenységet, és sokat számítanak fel az ügyfelek számára. Most azok a könyvelők, akikben leginkább bíznak, és akikkel kapcsolatba kerülnek, kisvállalkozású ügyfeleiknek testreszabható bérszámfejtési szolgáltatást kínálhatnak nagyon költséghatékony módon, a számviteli és bérszámfejtési rendszerek integrációjával a közvetlen, biztonságos adatáramlás biztosítása érdekében.
A számviteli rendszereknél az egyik fő probléma az ügyfélkönyvelés. Néhány évvel ezelőtt egy CPA-barátommal beszéltünk, aki egyik ügyfele fölött dühöngött, aki azt mondta, hogy soha ne írjon be semmit, miután lezárta a könyveket. Az ügyfél újabb bejegyzést tett, és mindent kiegyenlített. Azt mondta, hogy ideje 20-30% -át töltötte be a rendetlenséggel, amelyet ezek a kisvállalkozások okoznak, amikor nincsenek tudomása a könyvelésről, és nem is férhetnek hozzá. Elkezdtük kérdezni a könyvelőket, és úgy találtuk, hogy ez a fajta ügyfélkönyvelés óriási akadályt jelent. Ha bármelyik számviteli vagy CPA konferencián vesz részt, akkor az egyik leglátogatottabb ülés mindig a könyvelés. Ennek megoldására a felhőt használjuk, hogy lehetővé tegyük az átállást, hogy nagyobb számú ellenőrzést biztosítsunk a könyvelők számára, nem pedig a maguknak a kisvállalkozásoknak a felhasználására tervezett rendszerekkel. Felhatalmaztunk a könyvelőket a rendszerek és engedélyek testreszabására az egyes ügyfelek számára.
A könyvelőknek fontos üzleti tanácsadóknak kell lenniük ügyfeleik számára, ám eddig nem tudták hatékonyan ellátni ezt a szerepet a kisvállalkozások számára. Tehát egy vízvezeték-szerelő számára, aki semmit sem tud a könyvelésről, a könyvelő csak számlák írására és pénzeszközök bevitelére fog hozzáférni; ennyi miatt kell aggódniuk. Ha az ügyfél könyvelő, akkor hozzáférést biztosíthat számlájához és tartozásához. Az évek során ez fejlődött, mert az ügyféloldali elszámolás felesleges gonosz a kisvállalkozások számára. Ezekkel a felhőalapú rendszerekkel a könyvelők átvehetik a teljes könyvelési munkát.
Körülbelül egy évvel ezelőtt bevezettünk egy alkalmazást, amely lehetővé teszi az ügyfél számára, hogy képet készítsen egy számláról, amely közvetlenül a fizetési rendszerbe kerül. Az integrációk itt valóban kulcsfontosságúak, mert ezeket összekapcsolhatják az ügyfél webportáljával és egy dokumentumkezelő rendszerrel is. Tehát a számla közvetlenül a dokumentumkezelő rendszer megfelelő mappájába kerül, és ezzel egyidejűleg minden befizetés és hitelkártya-tranzakció beolvasható és azonosítható. Amikor a könyvelők bejelentkeznek a fizetés rögzítésére, az összes tranzakció fel van sorolva. Vannak integrációk a kifinomultabb számlafizetési rendszerekkel, az idő- és számlázási rendszerekkel, az idő- és részvételi rendszerekkel, valamint a 401k-os szolgáltatókkal. Szintén létrehozunk egy nyílt API-t, amely szinte mindent integrál.
A felhőalapú számviteli szoftverek felhasználói lehetnek kisvállalkozások és őket kiszolgáló könyvelő cég, vagy nagyobb vállalkozások, amelyek házon belüli könyvelési osztálytal rendelkeznek. Hogyan különböznek ezek a használati esetek, vagy nem?
Bhansali: Mi történik ezekkel a megoldásokkal, sok beépített elemző eszköz van beépítve. A kisvállalkozásoknak CFO-szintű tanácsadásra van szükségük, de a közepes méretű és a nagyobb vállalkozásoknak saját számviteli osztályuk van és rendszerükben képesek ilyen típusú elemzéseket végezni. CFO-k és vezetők hozzájárulást nyújtanak. A kisvállalkozásoknak nincs ilyen. Tehát olyan felhőmegoldásokban, ahol a könyvelők élő adatokkal dolgoznak, és rendelkeznek az elemzésükhöz szükséges eszközökkel, a könyvelők a kisebb vállalkozások számára végrehajthatják ezt a fajta CFO funkciót. Arról szól, hogy segítsünk a könyvelőknek a felhő kiaknázásában, és a szoftver olyan könyvelőknek (és kiterjesztésükben kisvállalkozásoknak) ad képességeket, amelyeket korábban nem tudtak volna megfizetni.
Milyen hatással van a mobil számítástechnika növekedése a felhőszámvitelre?
Bhansali: Az okostelefonok határozottan megváltoztatják az üzletvitel módját. Különösen az egyéni szakemberekkel foglalkozó könyvelő cégeknél az egyik ok, amiért soha nem végeztek bérszámfejtést, az volt, hogy ha nyaralunk, mondjuk, nekik nincs módjuk elérni azt. Most, számviteli és bérszámfejtési mobilalkalmazások révén bárhonnan meg tudják csinálni. Az alkalmazásunknak nagyon egyszerű képernyője van a mobil adatbevitelhez. Lehetőség van továbbá a számlák és a csekkek beolvasására, és egy másik mobil alkalmazás, amelyen dolgozunk, a munkavállalói költségek, így képeket készíthetnek a költségszámlák bevételeiről.
A könyvelők és az ügyfelek számára a mobil másik fontos szempontja a riasztások. Minden vállalkozás számára vannak küszöbértékek. Egyesek azt állíthatják, hogy ha a követelések meghaladják az 50 000 dollárt, ez problémát jelent. Nagyobb vállalkozás esetén ez talán 300 000 dollár, és ugyanaz a számlákra vagy készpénzre a bankban. A könyvelők beállíthatnak küszöbértékeket ezeknek a fontos üzleti hajtóműveknek az ügyfelek számára, és ha a küszöbértékeket túllépik, a könyvelő beállíthat egy figyelmeztetést, hogy először fogadjon egy szöveget, majd felhívja az ügyfelet, hogy részletesen megvitassa, vagy beállíthat egy figyelmeztetést, hogy kimenjen. mind nekik, mind az ügyfélnek egyszerre. A könyvelői portálok képernyőkkel is rendelkeznek, ahol madártávlatból megtekinthetik minden ügyfél küszöbértékét.
A felhőalapú megoldásokra való átálláskor és az érzékeny pénzügyi adatok kezelésekor hogyan kezelje a biztonsági szempontot a biztonságos továbbítás, fájlátvitel és tárolás biztosítása érdekében?
Bhansali: Teljesen kritikus. Számunkra öt évvel ezelőtt az Amazon Web Services (AWS) felé költözöttünk, amely arra irányult, hogy ügyfél-adatainkat nagyon magas szintű biztonságú infrastruktúrába helyezzük. Ezen felül titkosítunk minden érzékeny adatot, a társadalombiztosítási számoktól és a munkavállalói azonosító számoktól a banki információkig. Ezen felül sok információs és biztonsági (ITS) technológiát rétegezünk a kockázat csökkentése érdekében, valamint a rendszer- és ügyféladataink lehető legbiztonságosabbá tétele érdekében.
