Szervezés: intelligensebb adatmegosztás

A kommunikáció minden vállalkozás életének eleme. Mégis, túl sok üzleti vezetõ, akik napi kihívásokkal szembesülnek, figyelmen kívül hagyják annak szükségességét, hogy az alkalmazottak az információk megosztására gyakorlati módszereket biztosítsanak.

Amit az "információmegosztás" alatt értem, magában foglalja a szóbeli kommunikációt, az írásbeli dokumentációt, a szerver karbantartását, az e-mailek írását és egyebeket. E cikk alkalmazásában az elektronikus dokumentumokra fogok összpontosítani, de rendkívül fontos figyelembe venni, hogy az információcsere hogyan történik a szervezet egészében és minden szinten.

A megosztás fontossága

Miért fontos az információ megosztása? Minél jobb az információmegosztás, annál hatékonyabban fog működni vállalkozása. A munkavállalók számára a munkahelyi sikerességhez és a munkavégzéshez szükséges információk jobb megadása növeli a munkával való elégedettségüket is.

Ha az információkat nem osztják meg jól, akkor a vállalkozások kevésbé hatékonyan működnek és pénzt pazarolnak. Minden alkalommal, amikor egy új alkalmazott csatlakozik a csapathoz - akár állandó csereként, akár ideiglenesként (fogyatékosság, szülési szabadság, sabatikus), akár új szerepet tölt be -, ennek a személynek hatalmas összeget kell megtanulnia munkaköri funkcióiról, valamint arról, hogy hogyan az üzlet működik. Amikor az alkalmazottak jól megosztják az információkat, az új csapattagok megtanulják, amit gyorsabban meg kell tudniuk. És valójában tudniuk kell, hogy hogyan és hol kell információt találni, nem pedig a kérdésekre adott konkrét válaszokat. Ez az "embernek a halat tanítani" elv.

A vállalkozás egyik legdrágább költsége a bérbeadás, mivel elveszített idő szükséges az új alkalmazottak felkészítéséhez. Minél gyorsabban alkalmazottak rájönnek, hogyan kell válaszolni a saját kérdéseire, annál hamarabb jelentősen hozzájárulhatnak az alsó sorodhoz. A vállalati információmegosztás javításának célja az, hogy megkönnyítse az emberek számára a saját problémáik megoldását. Egy másik cél az, hogy minimalizáljuk az emberek számát, amikor ugyanazokat a hibákat megismételjük. Képzelje el, mennyire simábban és jövedelmezőbben tudna működni vállalkozása, ha minimalizálná ezeket a költségeket.

Az alkalmazottak megosztott információtípusai

Nézzük meg néhány, az információ megosztását megosztandó módszert: eljárási dokumentáció, személyzeti szervezeti diagramok, munkafolyamat-diagramok, alkalmazottak elérhetőségi adatai, ügyfelek elérhetőségi adatai és az emberi erőforrások űrlapjai. Valószínűleg az Ön vállalkozása révén a HR formákat minden alkalmazott számára könnyen elérhetővé tették - általában azért, mert a törvény előírja. Az összes többi dokumentum esetében azonban valószínű, hogy elavultak vagy egyáltalán nem léteznek.

Ehelyett sok olyan információ, amelyet le kell írni, valaki fejében tárolódik, és ez számos okból problémás. Kezdetként: egy ember soha nem szabad egyetlen üzleti kritikus információ birtokosa sem. Ez túl kockázatos. Ha ez a személy megbetegszik, elhagyja a szervezetet, vagy embereket vagy gyakorlatokat bántalmaz a szervezeten belül, az hátráltathatja az üzleti éveket! Másodszor, ha az információt valaki fejében tárolják, nem pedig látható helyen, senki más nem járulhat hozzá ehhez. Harmadszor, más emberek, akiknek szükségük van az információra, soha nem tudják biztosan, hogy a legfrissebb verzióval rendelkeznek-e. Az okok folytatódnak.

A belépő szintű munkaerő egyik legcsodálatosabb tulajdonsága az, hogy tudják, hogyan kell kinézni. Ha tudnia kell valamit (például hogyan kell írni a képleteket az Excel programban), és kitalálhatja a leíráshoz használt alapfogalmakat (például összeg, termék, hivatkozott táblázatok), megtalálhatja a választ online.

Túl gyakran a vállalkozásokat nem az ilyen önellátás támogatására tervezték. A munkahelyen nem mindig keresi a választ. Időnként embereket kell vadásznia, és ki kell ráznia őketől a szükséges információkat, amint azt az előző szakaszban említettem. A válaszokat nem tárolja kereshető helyen. De legyenek!

Az emberek megosztása

Ha ezt a cikket olvassa és gondolkodik: "Az én vállalkozásom a gyomban van. W-nek soha nem lesz ideje vagy erőforrásai ilyen típusú hátsó naplózáshoz", ne félj. Így bonthatja le egy négylépésesen kezelhető projektre.

1. Magyarázza el a megosztás fontosságát. A 15 perces ülésen a szervezeted munkatársainak nyíltan mondják el, miért fontos a dokumentumok megosztása.

2. Helyezzen el fél napot a dokumentációs projekt számára. Vásároljon mindenkinek ebédet, ha édesíteni kell az üzletet.

3. Ha vállalkozása csapatokba van rendezve, minden csapatnak meg kell találkoznia, hogy megvitassa, milyen dokumentumokat kell összeállítani vagy frissíteni. Emellett fontossági sorrendbe is állíthatják, mely dokumentumokat kell a legfontosabb létrehozni annak alapján, hogy mi a tudás csak egy ember fejében él.

4. A félnapos projekt során mindenki csak egy dokumentumért felel. A bonyolult folyamatokért kettő vagy több ember felelős. A projekt célja az üzleti igényekhez szükséges dokumentumok felállítása - nem egészen aznap készül el.

A félnapos projekt végén a csapat tagjai (vagy az egész szervezet, ha az Ön vállalkozása kicsi) megoszthatják egymással azt, amit létrehoztak és milyen messzire jutottak el. Győződjön meg róla, hogy mindenki megérti, hogy az összes dokumentum élő dokumentummá válik.

Ez az utolsó lépés döntő fontosságú, és megérdemel egy vagy két magyarázatot.

Élő dokumentumok

Az élő dokumentum az idő múlásával változik, és általában nem csak egy adminisztrátor, hanem egy embercsoport is megváltoztathatja azt. Alapvető fontosságú, hogy mindenkinek, akit érintnek a dokumentumok, esélye legyen mérlegelni kezelési módjukat és bennük lévő dolgot, még a junior alkalmazottakat is, akik valójában a legjobban tudnak bizonyos feladatokkal kapcsolatban.

Az élő dokumentumok célja az, hogy mindenki számára hozzáférhetővé és átláthatóvá váljanak - és nemcsak a meglévő alkalmazottak, hanem a jövőbeli alkalmazottak számára is.

Nemrégiben egy barátomnak kellett rögzítenie egy táblázatot, amelyet a szervezete használt az osztályon felmerülő költségek kiszámításához. A táblázat nem megfelelő képleteket tartalmazott, és az a személy, aki azt állította be, bezárta a fájlt - és néhány évvel korábban visszavonult. Miután egy kicsit megbotlott egy megosztott szerveren, a barátom talált egy dokumentumot, amelyhez csak a magas rangú személyzet férhetett hozzá, amely tartalmazza a jelszót. Rendkívül szerencsés volt, hogy az előző alkalmazott előre gondolta, hogy ezeket az információkat olyan helyre teszi, ahol a megfelelő emberek megtalálhatják azokat. Ugyanakkor még ebben az esetben is jobb lett volna, ha barátom (és az összes vezető munkatárs) előre ismerték volna, hogy ez a jelszóval ellátott dokumentum létezik, hol található, és mi a neve.

Következetesség

Az élő dokumentumokat megosztott szerveren lehet tárolni, vagy wikként kezelni. Ha a fájlokat egy szerveren tárolják, akkor ki kell dolgoznia az egyezmények elnevezésére vonatkozó irányelveit, hogy mivel az emberek új fájlokat és mappákat adnak a kiszolgálóhoz (vagy archiválják a régebbi fájlokat), akkor következetes módon csinálják. Ha mindenki ugyanazon az oldalon található, akkor a nevek egységesek lesznek, és mindenki gyorsan megtalálhatja, amire szüksége van.

Az információk megosztásának utolsó lépése az élő dokumentumok hozzáférhetővé tétele azok számára, akiknek szükségük van rá, és ehhez vissza kell térnie a fájl- és mappanevezési konvenciókhoz. Még akkor is, ha létrehoz egy wikit, szükség lesz valamilyen szabványra, amellyel az oldalak elnevezése és szervezése az oldalon történik.

Feltétlenül magyarázza el minden alkalmazottnak, hogy milyen elnevezési konvenciókat használnak és miért. Tisztában kell lennie azzal, hogy mit akar, és miért. Íme néhány kiemelendő szempont:

1. A szervezettség elősegíti üzleti és csapatmunka sikerét.

2. A következetes elnevezési konvenciók használata mindannyian ugyanazon az oldalon marad, és javítja a csapat mentalitását.

3. Ha rendelkezik egy rendszerrel, időt takaríthat meg, mert gyorsan megtalálja a dolgokat.

4. Minimalizálja a saját hibáit, például az adatok törlését vagy a fájlok felülírását.

5. A szervezet növekedésével hatékonyabban tudunk kezdeni az új üzleti tevékenységeket.

6. Amikor új alkalmazottakat foglalkoztatunk, azok kiképzése kevesebb időt vesz igénybe, és a gondolkodásmódunkba való beépítésük gyorsabb lesz.

Vegye el

Fontos ötletek a cikk eltávolításához:

1. Az információ megosztása kulcsfontosságú az üzleti siker szempontjából, és mindenki részvételét igényli.

2. Az élő dokumentumok idővel megváltozhatnak, és változniuk kell; az élő dokumentumoknak több ember számára hozzáférhetőnek kell lenniük, akik képesek azok megváltoztatására, valamint az összes olyan ember számára, akik rájuk támaszkodnak, de jelen és jövőben elérhetőek.

3. A következetesen címkézett és tárolt dokumentumok könnyen megtalálhatók, és így valóban felhasználásra kerülnek.