Szerveződjön meg: a gmail legjobb gyakorlatai

tartalom

• Szervezettség: a Gmail legjobb gyakorlatai
• Gmail-archívumok, tömeges műveletek, laboratóriumok

A Gmail az egyik legnépszerűbb e-mail szolgáltatás. Függetlenül attól, hogy személyes kommunikációra, munkára vagy mindkettőre használja - minél többet fog kiaknázni, ha megérti, hogy néhány alapvető funkció működik.

A Get Organized heti sorozatának ez a kiadása ismerteti a Gmail néhány aláírási funkcióját, és megmagyarázza, hogyan lehet ezeket a legjobban használni az e-mail fiók hatékony megszervezése érdekében, hogy eredményesebbé válhasson.

Üzenet szálak

Mint az összes Gmail-felhasználó tudta, a folyamatos e-mailek egymásba fonódnak. A szálakban szereplő üzenetek száma mindig zárójelben jelenik meg a csere nevének összefoglalása mellett, ha szükséges, a szálak száma.

Az üzenet szál a Gmail egyik kedvenc funkciója, mert ha hat ember válaszol egyetlen csoportos e-mailre, akkor csak az egyik olvasatlan szálot látom, hanem hat olvasatlan üzenetet. Amit internalizálom, hogy van egy vita, amelyre figyelmet kell fordítanom. Ha hat olvasatlan üzenetet látok, ehelyett az az érzésem, hogy hat dologra van szükség a figyelmem.

A szálak megnyitásakor a már olvasott üzenetek összeomlottak maradnak, az olvasatlan üzenetek pedig kibővülnek.

Bevált gyakorlat: Az egyik legjobb trükk a szálak kezelésében az, hogy érintetlenül hagyják őket, mindaddig, amíg nem térnek el a témától. Amikor megváltoztatják a témát, indítson el egy új szálat egyszerűen azáltal, hogy megválaszolja a tárgy sort. Nem kell teljesen új üzenetet elkezdenie. Az összes szállodat belefoglalják az új szálat, és a kommunikáció történetét továbbra is az üzenetben archiválják, az ellipszis alatt, amely azt mondja: "megmutatni a kivágott tartalmat", amikor az egérmutatóra mutat (lásd lent), így bárki hivatkozhat azt.

Címkék

Ha lenne egyetlen olyan szolgáltatás, amely a Gmailt jelöli, akkor címkék lennének. A címkék megértésének módja annak leírása, hogy melyek nem: mappák. A Gmail címkéi gyakran mappáknak tűnnek, és bizonyos mértékben ugyanazt a célt érik el. De a címkék alapvetően különböznek a mappáktól, és ha mappákkal téveszti őket, akkor valóban korlátozza, hogy mit tehetsz a Gmaillel.

Hadd kezdjem azzal, hogy egy kicsit elmagyarázom a mappákat. Az e-mail mappák, amelyek gyakran faszerkezetben vannak kialakítva és képesek almappákat hozzáadni, hasonlóan működnek, mint a valós mappák. Berakod a dolgokat rájuk. Ha van üzenete a fájlnak, akkor csak egy mappába tudja betölteni.

A Gmail címkéi szörnyűnek tűnnek, mint az első pillantásra a mappák. Új címke létrehozásakor a bal oldali sávban jelenik meg, hasonlóan a Yahoo! mappák (alapértelmezett beállításokkal) mappájához. Mail, Hotmail és Outlook. Ezekre a Gmail-címkékre színek is hozzárendelhetők, így még inkább mappákhoz hasonlítanak.

Szóval mi a különbség?

Bármely adott üzenetszálon lehet egynél több címke, például "munka", "2012. október" és "sürgős". A Gmail emellett automatikusan két címkét ad: csillagokat és "fontos" jelöléseket, amelyeket egy sárga címke jelöl meg a közvetlenül az Ön számára elküldött üzenetek bal oldalán, azaz nem listaszolgáltatások, üzenetek vagy más tömeges levelezés esetén.

Gondolj olyan címkékre, mint a címkék. És a bal oldali sínen látható vizuális címkék - gondolj rájuk, mint egy gyorsgombra az összes üzenet rendezéséhez, amelyen van egy bizonyos címke. Vegye figyelembe, hogy még a beérkező levelek is csak egy címke. Ha rákattint a bal oldali sínen található címkére, az új szöveg automatikusan megjelenik a tetején található keresőmezőben.

Ez a szöveg segíti a keresés finomítását, hogy csak a kérdéses címkével rendelkező üzenetekre vonatkozzon. Ne feledje, hogy a Gmail mögött a Google van, és a Google a keresési eszközként jött létre.

Bevált gyakorlat: A címkéket a Gmailben szokásos módon használja, mivel nem helyettesítik a mappákat, hanem inkább arra szolgálnak, hogy elemeket kategorizáljon vagy címkézzenek, és kereshetőbbé tegyék azokat.

Az energiafelhasználóknak fel kell tárniuk a Beállítások területet a fejlettebb címkézési attribútumok konfigurálásához. Beállíthat például szabályokat vagy szűrőket, hogy bizonyos típusú leveleket egy címkére irányítson, és csak akkor jelenjen meg a bal oldali ablaktáblán, ha olvasatlan üzeneteket tartalmaz.