Szervezze fel: 5 egyszerű lépés az induláshoz a gantt táblázatokkal

Mielőtt új projektet indít, elősegíti az ütemterv, a szükséges lépések valamilyen világos áttekintését és a lépések sorrendjét. Ez alapvetően egy Gantt-diagram. Nem számít, ha a projekt személyes - például egy fedélzet hozzáadása a ház hátuljához, vagy üzleti -, mint egy új weboldal felépítése. Tudnod kell

• mikor és hol kezdsz,
• az összes lépés az út mentén és mennyi ideig fog tartani,
• ki felel minden lépésért,
• - a lépések végrehajtásának sorrendje, és -
• amikor a projekt befejeződik.

A Gantt diagramok, amelyeket a mérnöknek és tanácsadónak, Henry Ganttnak neveztek el, aki az 1910-es években fejlesztette és felhasználta őket, egy projekt vizualizációja az elejétől a végéig. Rendkívül általános típusú termelékenységi eszközök, és sok projektmenedzsment szolgáltatás kulcseleme. Valójában a kiváló TeamGantt szolgáltatás még a nevét is felveszi a listáktól., Elmagyarázom, mi a Gantt diagramok, mit csinálnak, és hogyan használják az emberek, és öt lépést adok a kezdéshez.

Mi a Gantt-diagram?

"A Gantt-diagram a projekt befejezéséhez szükséges lépések vizualizációja" - magyarázta Kayvon Ghaffari, a LiquidPlanner vezető programmenedzsere, amikor nemrég kértem tőle, hogy osszon meg néhány betekintést a Gantt-diagramok megkezdéséért. A LiquidPlanner egy Editors Choice-nyertes projektmenedzsment és munkahelyi együttműködési alkalmazás, amely hangsúlyozza a Gantt-táblázatokat.

Ghaffari emlékeztetett arra, hogy egy projekt különbözik a többi típusú munkától. "A projekt olyan munkakészlet, amelynek van kezdete és vége, és a projekt létrehozásának feladata egy feladatkészlet" - mondta. A Gantt-diagramok konkrét projektekhez, nem pedig a folyamatban lévő munkahoz készülnek. Arról szól, hogy segítenek abban, hogy az elejétől a végéig elérjék, ezért fontos, hogy legyen egy vég.

Gantt-táblázatok olvashatók balról jobbra, fentről lefelé. (Lásd a fenti képet a TeamGantt-ból.) Az x tengely idő. A diagram akkor kezdődik, amikor a projekt elindul, és a projekt kézbesítésekor ér véget. Az y tengely hosszának futtatása feladat, bár csak listában vannak. Pontos elhelyezkedésük az y tengelyen nem releváns, bár hajlamosak időrendi sorrendbe esni.

"A feladatnak három összetevője van: mi az, mennyi ideig tart, és ki fogja csinálni" - mondta Ghaffari. Egy Gantt-diagramon minden feladatot egy oszlop jelöl. A sáv hossza megmutatja, hogy mennyi időt vesz igénybe a feladat. A tálcák gyakran színkorlátozottak, jelezve, hogy mely személy vagy osztály felelős a feladat elvégzéséért. Ami a „mi” kérdés. A feladat neve általában megjelenik a sávban, vagy akkor látható, amikor rákattint.

Amellett, hogy megmutatja a projekt összes feladatát és azt, hogy mennyi ideig fog tartani, a Gantt-diagramok bemutatják a szekvenálást és a függőséget. Más szavakkal, megmutatják, hogy milyen sorrendben kell végrehajtani a feladatokat, és hogy egy dolognak meg kell történnie a másik előtt. Miért olyan fontos?

Mit csinálnak Gantt-táblázatok?

"A Gantt-diagramok vizuálisan egyértelművé teszik, hogy nem tud mindent egyszerre csinálni" - mondta Chris Savoie, a Workfront közvetlen termékstratégiája. Egy faház építésének példáját használta. Megvásárolhatja a körmöket és a fát egyidejűleg, de vágnia kell a fát, mielőtt szöget adna a fához.

A Gantt-diagramok mutatják a feladatok közötti függőségeket, általában olyasmi, mint egy vonal, amely összeköti őket.

Mielőtt belépett a Workfrontba (amely a LiquidPlannerhez hasonlóan a munkahelyi együttműködés és a projektmenedzsment eszközéül is szolgál), Savoie néhány rendkívül összetett projekten dolgozott az Egyesült Űrszövetségnél, a NASA Johnson Űrközpontjával együttműködve. Megemlítette, hogy bár a szekvenálás és a függőségek fontosak még olyan egyszerű projekteknél is, mint például a faház építése, elengedhetetlenek a hatalmas, évekig tartó projektekhez, például a Nemzetközi Űrállomás felépítéséhez.

Egy másik dolog, amelyet a Gantt-diagramok tesznek, az, hogy segítsen a szervezeteknek vagy a projektvezetőknek az erőforrások kezelésében. "Csak azért, mert egy feladat létezik, még nem azt jelenti, hogy van egy ember, aki szabadon teheti meg" - mondta Ghaffari.

A Gantt-diagram segítségével könnyen beláthatja, mikor tervezik az emberek vagy osztályok feladatainak elvégzését, miközben szabadok. "Be kell tudnia számolni az emberek menetrendjeiről és arról, hogy hány óra van a napban" - tette hozzá. A Gantt-diagramok hatékony módot kínálnak az idő, a feladatok és az erőforrások megtekintésére.

Az első lépések a Gantt-táblázatokkal

Ha magas szintű megértést kap arról, hogy mi a Gantt diagramok és miért hasznosak, akkor elkezdheti készíteni azokat saját projektjeire. Ez az öt lépés segít Önnek az indulásban.

1. Válasszon sablont vagy készítsen egyet a semmiből

Általában egy új Gantt-diagram elindításakor lehetősége van sablon használatára vagy a semmiből indulásra. A sablonok külső forrásból származhatnak, a projektmenedzsment szoftver által biztosított sablonok vagy a korábbi saját projektjeikből származhatnak.

A sablon létrehozásához a korábbi munkád felhasználásának egyik előnye, hogy gyakran sokat tanulhat a múltban történt eseményekről. A sablon információkat nemcsak a feladatokról és a sorrendről nyújt, hanem arról is, hogy valamelyik feladat a vártnál hosszabb ideig tart-e.

2. Jelölje meg mérföldköveit

A Gantt diagramok létrehozására szolgáló legtöbb szoftver magában foglalja a mérföldkövek hozzáadását. A mérföldkő egy jelölő, amely jelzi, hogy a projekt egy szakasza teljes. Például egy weboldal létrehozásakor a drótvázak lezárása tipikus mérföldkő.

Amikor egy Gantt-diagramot a semmiből épít, gyakran hasznos az összes mérföldkövet ábrázolni, mielőtt bármilyen feladatot hozzáadna. Az összes mérföldkövet felsorolva a projekt kisebb részekre bontható, és ezeket a kisebb darabokat könnyebb megfogalmazni, mint az egész projektet egyszerre.

3. Adjon hozzá feladatokat, szekvenciaeseményeket és hozzon létre függőségeket

A következő lépés feladatok hozzáadása, események sorrendje és függőségek létrehozása. A feladatok hozzáadásakor feltétlenül nézzen meg történeti jelentéseket, vagy beszéljen azokkal az emberekkel, akik elvégzik a feladatokat, hogy pontos becsléseket kapjanak, mennyi ideig tartanak.

Az események szekvenálásakor ne feledje, hogy több feladat is elvégezhető egyszerre, de nem ugyanaz a személy. Egy webhely-felépítésben az egyik személy dolgozhat drótvázon, míg egy másik személy összegyűjti a prototípus mintatartalmát. A drótváz tervező ugyanakkor nem képes hangulatjelző táblák létrehozására is.

Add csak a függőségeket, miután felsorolta az összes feladatot, és rendezte őket a megfelelő sorrendbe, és legyen óvatos velük. "Ami igazán zavarhatja Önt, ha félúton belép a Gantt-diagramba, és látja, hogy például a 12. feladat már nem függ az 5. feladattól" - mondta Savoie. Hozzátette, hogy a kezdőknek rendkívül óvatosnak kell lenniük, hogy ne távolítsák el a függőségeket, hacsak nem biztosak abban, hogy helyes ezt tenni, mert nagyon nehéz visszahozni őket, ha hosszú eseményláncot hoznak létre.

4. Nézze meg erőforrásait

"A feladatoknak megfelelő sorrendben kell lenniük, majd ellenőrizni kell, hogy ki elérhető a feladatok elvégzéséhez" - magyarázta Ghaffari. Mint fentebb említettem, az a tény, hogy van egy elvégzendő feladat, még nem jelenti azt, hogy valakinek szabadon meg kell tennie.

Ghaffari megjegyezte, hogy a vállalat Gantt diagramszoftvere nem engedélyezi a túlfoglalást, vagyis a LiquidPlanner nem engedi, hogy valaki hozzárendeljen egy feladathoz, ha az adott személyt már egyidejűleg más feladathoz rendelték.

A Gantt-diagramok nemcsak azt mutatják, hogy egy erőforrás túl van-e foglalva, hanem annak következményei is vannak a projekt ütemezésének többi részére, ha azt kijavítják.

5. Együttműködés

"Nagyon fontos, hogy az emberek megértsék, hogy a Gantt-diagram nem varázslat" - mondta Ghaffari. "Csak azért, mert valamit megterveztek, nem azt jelenti, hogy ennek bármi köze van a valósághoz."

Az együttműködés révén megbizonyosodhatunk arról, hogy a Gantt-diagram megfelel-e a valóságnak. A Gantt chart szoftver gyakran egy nagyobb projektmenedzsment vagy munkahelyi együttműködési csomag része. A csapat minden tagjának képesnek kell lennie arra, hogy legalább látja a diagramot, ha nem frissíti a feladatokat és a benne szereplő egyéb információkat. Ilyen módon, ha egy megbízott korábban befejezi a feladatot, és hatalmában áll frissíteni az előrehaladását, hogy megjelölje a feladat teljesítését és helyesbítse a becsült időt, és ezzel segíthet más megbízottakat, hogy a feladataikat korán elvégezzék. Vagy esetleg megjelölheti magát rendelkezésre álló erőforrásként, amely segíthet más feladatok elvégzésében a következő ütemezett hozzárendelésig.

Ghaffari így foglalta össze az együttműködés hatalmát: "Ha a Gantt-diagram vákuumban van, ki tudja, hogy pontos-e? Ha együttműködő, akkor be vannak építve ellenőrzések, és valószínűbb, hogy tükrözik a valóságot. Itt van a Gantt-diagram ragyog."

Ne támaszkodjon túl sokat a Gantt-listákon

Ghaffari és Savoie egyaránt azt mondta, hogy Gantt táblázatokat használnak egy projekt megtervezéséhez és bejelentkezéséhez, de nem szeretik a napi munkát irányítani abban. "Általában ez egy terv, nem egy végrehajtási ütemterv" - mondta Savoie.

Savoie azt is megjegyezte, hogy a kezdõk nem veszik észre, hogy az emberek ritkán, ha soha nem nézik meg egyszerûen a teljes Gantt-diagramot, mert tipikusan hatalmasak. "Szüksége lenne egy hirdetőtáblára, hogy kinyomtassa" - mondta.

Ghaffari szerint: "A Gantt-diagram felépítése nem a végcél. Ez a feladatterv megjelenítése és a sorrend meghatározása. A Gantt-diagram segít az embereknek megérteni, hogy a terv hogyan fog működni."

Ha érdekli a Gantt-diagramok, valószínűleg általában a projektmenedzsment is érdekli. Néhány kiváló kiegészítő javaslathoz, amelyek segítségével a projekt nyomon követhető, olvassa el a 4 tipp a projektmenedzsment megkezdéséhez és a „Hogyan javítsuk a kommunikációt a jobb projektmenedzsmenthez” című szakaszt.