Videó: Projektmenedzsment alapok (November 2024)
A legkevesebb gondot jelentő túlterhelt projektek kezeléséhez nem lehet sokkal jobb, mint a Teamwork Projectsnél, amely a szerkesztők egyik választása a projekt menedzsment szoftver megoldásokhoz. A Teamwork Projects egy modern, intuitív felhasználói felület (UI) és a legegyszerűbb, leginkább felhasználóbarát funkcionalitás felületét biztosító szolgáltatáskészlet segítségével könnyedén megtarthatja a projekteket és a csoportokat feladatukban.
Mivel a Teamwork Projects ilyen nagyszerű funkcionalitással rendelkezik, a vállalkozások nem veszik észre, hogy számos hasznos funkció és integráció létezik a felszín alatt, hogy tovább testreszabhassák és egyszerűsítsék a projektmenedzsment tapasztalatait. A következő hét tipp segíthet a csapatnak a projektek befejezésében és a termelékenység maximalizálásában, mind az asztali, mind a mobil eszközökön.
1. Embrace sablonok
Az ismétlődő feladatokhoz és hasonló projektekhez szükséges időmegtakarítás érdekében a Teamwork Projects lehetővé teszi, hogy bármilyen projektet sablonként mentse. Projekt másolásához és sablonként való megnevezéséhez kattintson a Beállítások gombra bármely projekt áttekintő oldalán, és válassza a „projekt másolása / áthelyezése” lehetőséget. Innentől átnevezheti a projektet egy meghatározott sablontípusra, vagy megváltoztathatja a kezdési dátumot, és frissítheti az egyes elemeket, hogy a projekt keretét közvetlenül a következő projektré alakítsa.
A feladatlistát sablonként is mentheti. A Csapatmunka Projektek bármely feladatlistáján bekattinthat a lehetőségekre, és kiválaszthatja a Sablonok elemet, hogy a feladatlistát sablonként mentse (a lista használati esetével kapcsolatos megjegyzésekkel együtt). A feladatlista-sablon létrehozásakor meghatározhatja azt is, hogy szerepel-e a befejezett feladatok, és eldöntheti, hogy csak nyilvános vagy magánsablonnak kell lennie, kizárólag a vállalat számára. A feladatlista új vagy meglévő projekthez történő hozzáadásához válassza az Új feladatlista lehetőséget, majd kattintson a Speciális fülre az elérhető sablonok megtekintéséhez.
2. Címkézzen mindent
Egy másik módja annak, hogy a csapatmunka projektek szervezzék a dolgokat, az, hogy lehetőséget adnak a projekt minden aspektusának címkézésére. A csapatmunka nemrégiben bevezetett egy új funkciót, a Feladatcímkéket, amelyhez egy lista bármely projektének jobb szélén található címkeikonon keresztül lehet hozzáférni. Ezzel felhívja az elérhető címkék színkóddal ellátott listáját, ideértve a jóváhagyott, elutasított, számlázott, áttekintésre vagy függőben lévő címkéket. Felvehet egyéni feladatcímkéket, címkézhet egy projektet több címkével, vagy egyesíthet címkéket. A szolgáltatás adminisztratív beállítást is tartalmaz annak meghatározására, hogy csak adminisztrátorok vagy az összes csapattag hozhat-e létre címkéket.
A feladatok nem az egyetlen projekt elem, a Teamwork Projects lehetővé teszi a címkézést. A platform fájlok, hivatkozások, üzenetek, mérföldkövek, notebookok vagy maguk címkézési lehetőségeit is tartalmazza. A címkézés ugyanúgy működik: egyszerűen vigye az egérmutatót egy adott fájl, mérföldkő vagy projekt fölé, válassza ki a címke ikont, és válasszon egy meglévő címkét, vagy hozzon létre egy újat.
3. Csillapítsa a zajt
Egy különösen elfoglalt projekt esetében, amelyben több csapat is felváltja egymást, és mindig üzenetek és új frissítések jelennek meg, a felhasználók kikapcsolhatják az értesítéseket a beérkező levelek megsemmisítése érdekében. A projekt-értesítések bizonyos típusainak kikapcsolásához válassza a profil alatt a Saját adatok szerkesztése elemet, és a Preferenciák részben kapcsolja ki a teljes feladatú e-mailek, az állapotfrissítési e-mailek, a „követőként hozzáadott” e-mailek stb. Beállítását stb. csak egy adott projektnél, ha belép a projekt Emberek lapjába, és kiválasztja a neve melletti e-mail ikont. Ha vörösre vált, akkor már nem kap értesítést a projektről.
A csapatmunka tavaly bevezetett egy új, a Szűrő nevű funkciót is, amely az értesítések mellett segíthet egy projekt, feladat vagy mérföldkő irányítópultjának feloldásában. Ha beír egy kulcsszót a műszerfal jobb felső sarkában lévő Szűrő sávba, akkor az elrendezés csak az adott kulcsszót tartalmazó eredményekkel fog kitölteni. A szűrők kereshetnek bizonyos címkék alapján, egy adott munkafolyamat-szakaszban lévő projektek megtekintéséhez, vagy egy adott felhasználó számára, hogy nyomon követhessék a csapattag jelenlegi munkaterhelését és előrehaladását. A Szűrő sáv fájlok, üzenetek és notebookok esetén is működik.
4. Vegye ki a parancsikonokat
A Teamwork Projects számos beépített billentyűparancsot tartalmaz, hogy időt takarítson meg a közös tevékenységeknél. Néhány a leghasznosabb ezek közül:
- Szerkeszti az egérmutató fölött levő aktuális feladatot.
- Naplózza az időbélyegzőt az egér jelenlegi feladatán.
- Időzítőt indít az aktuális feladathoz.
- Gyorsan csatolja a fájlokat az egér végrehajtásának feladatához.
- Gyorsan létrehoz egy emlékeztetőt a feladatra.
- Bármely nyitott párbeszédpanel bezárása / visszavonása.
- Megnyitja a Gantt-diagramot a projekt feladatlapján.
- Fókuszálja a keresőmezőt az azonnali keresés beviteléhez.
- Megnyitja a bal oldali "Gyors hozzáadás" menüt.
- Megnyitja a "Projektváltás" menüt.
- A Teamwork Projects tudásbázisában sok más hivatkozás található.
5. Vegye be az ügyfélszolgálatot
A Teamwork Projects integrálódik a vállalat Teamwork Desk help desk megoldásához, amely lehetővé teszi a Desk feladatok hozzáadását a projektekhez. A Teamwork Desk alkalmazásból történő integráció engedélyezéséhez lépjen a Beállítások menübe a fő irányítópulton. Válassza a Feladat hozzáadása elemet egy projekt és feladatlista kiválasztásához közvetlenül a Csapatmunka projektek közül; ezután egy Teamwork Desk ikonnal megjelölve jelenik meg. Ha engedélyezték, a Csapatmunka felhasználók kihasználhatják a Desk olyan szolgáltatásait, mint például az Intelligens Beérkező levelek, hogy az ügyfelek kérdéseit jegyekké alakítsák, amelyeket később projektekké alakíthatnak és a Csapatmunka Projektekben befejezhetnek.
6. Használja ki a mobil alkalmazások előnyeit
A Teamwork Projects egyik fő fejlesztése az elmúlt két évben az Android és iOS alkalmazásokra összpontosított. Az eredmény egy nagyon jó alkalmazásélmény, amely a Csapatmunka Projekteken, valamint a Csapatmunka-asztal és a Csapatmunka-csevegés néhány funkcióján terjed ki. Az Android és iOS alkalmazások hasznosak a haladás megkezdéséhez vagy naplózásához a Teamwork Projects fő összetevőin, és a cég nemrégiben bevezetett egy Gyors hozzáadás gombot az iOS alkalmazáshoz, hogy feladatot, eseményt, mérföldkövet adjon hozzá, üzenetet írjon, naplózási időt vagy feltölthessen. Fájl. A projekt tagjait és státuszait is kezelheti, és cseveghet közvetlenül az alkalmazásban egy másik felhasználóval. Egy feladat létrehozásakor mindig gyorsan hozzárendelheti magadhoz jobbra csúsztatva. Fontos, hogy konfigurálja az értesítéseket, mind az alkalmazáson belül, az egyes projektek számára, mind az okostelefon beállításaiban (annak biztosítása érdekében, hogy csak a kívánt push értesítéseket kapja).
7. Hook In kiterjesztések és integrációk
A csapatmunka egy csomó hasznos integrációt és bővítést adott hozzá a projektmenedzsment képességek javításához a mobiltelefonon, és egyszerűbbé téve a dolgokat az asztalon. A Team Share Projects Android és iOS alkalmazásaihoz tartozó mobil megosztás kiterjesztése lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy képeket, PDF fájlokat vagy bármilyen más fájltípust megosszanak a Teamwork Projects fiókba egyszerű ellop és gyors feltöltés révén. Van még egy mai integrációval ellátott iPhone integráció, amely a felhasználók számára lehetővé teszi a feladatok vagy az idő kezelését az iPhone lezárási képernyőjének Today fülén.
A Google Chrome böngésző kiterjesztésével közvetlenül a böngészőből adhat hozzá feladatokat, hozhat létre projekteket, naplózási időt és számos más lehetőséget anélkül, hogy a felhasználónak meg kellene nyitnia a csapatmunka projekteket. A bővítmény telepítéséhez adjon hozzá a Teamwork Projects for Chrome-ot a Chrome Internetes áruházból, és a bejelentkezés után egy bővítményt nyit meg egy új projekt, feladat stb. Hozzáadásához. Új elem létrehozásakor a böngésző lehetővé teszi, hogy melyik felhasználók, az értesítések típusa és az adott feladat beállításának prioritása. A csapatmunka hosszú listát kínál más harmadik féltől származó integrációkról is, ideértve a Xero és a Zendesk szoftvert is.
