Videó: What is Office 365 (November 2024)
Az Office 365 a Microsoft leggyorsabban növekvő kereskedelmi terméke, és a vállalkozásban ma az első számú alkalmazás. A Microsoft ez év elején bejelentette, hogy az Office 365-nek jelenleg közel 50 millió aktív üzleti felhasználója van havonta. És a Microsoft legutóbbi beszámolója szerint az Office 365 továbbra is a vállalat legjövedelmezőbb üzleti és termelékenységi terméke.
Mivel a vállalkozások és a kis méretű vállalkozások (SMB-k) áttérnek az Office 365-re és az Office 2016, kihívásokkal szembesülnek egy új technológiára való áttéréssel, miközben foglalkoznak a régi rendszerekkel és jelentős kulturális változásokkal az évek óta azonos módon működő vállalkozások számára. Az a tény, hogy egy vállalat megvásárolja az Office 365-et, nem jelenti azt, hogy alkalmazottaik kihasználják azt az együttműködés és a termelékenység javítása érdekében. Kihívás az, hogy az alkalmazottakat megváltoztassuk szokásaikkal, és ehhez fordítson időt és erőforrásokat, hogy biztosítsuk a felhasználók gyors és zökkenőmentes átvételét.
A MessageOps, egy felhőalapú Office 365 és a Microsoft Azure dokumentummegosztó szolgáltatás oktatást, elfogadást és változáskezelési szolgáltatásokat nyújt, hogy segítse a vállalkozásokat az Office 365-re való áttérésben az Azure-felhőn. Chris Pyle, a MessageOps vezérigazgatója elmondta a PCMag-nak, hogy az Office 365 leegyszerűsíti az átmenetet, ám az elfogadás fokozására szolgáló egyértelmű stratégia nélkül a vállalkozások nem képesek és nem szabadítják fel a platform teljes üzleti értékét.
"Az Exchange és a SharePoint használatával nem kell tudnia, hogyan kell beállítani, konfigurálni, kezelni, feleslegessé tenni és elérhetővé tenni." - mondta Pyle. "Az Office 365 segítségével csak annyit kell tennie, hogy hozzáadja az adatait és a felhasználóit, és így teljes mértékben működőképes, jól elérhető vállalati környezetet biztosít. Ehhez a környezethez bárhonnan biztonságosan hozzáférhet, alig vagy egyáltalán nem alkalmazási tapasztalattal. A kisvállalatok rendelkezhetnek a ugyanolyan környezetben, mint a Fortune 500 társaságok, anélkül, hogy magasan képzett, nagyon drága műszaki erőforrásokba kellene befektetniük, és hozzáférhetnek a robosztus eszközökhöz is, amelyeket az Office 365 minden nagy vagy kicsi vállalat számára kínál, és néhány nap alatt felkészülhetnek és működhetnek."
Pyle 7 ajánlást és tippet fogalmazott meg az Office 365 hatékony bevezetésének megkönnyítése érdekében, és hogyan lehet azt felhasználni az üzleti termelékenység maximalizálására a projektek befejezésekor.
1. Felülről lefelé történő átalakulás
Az Office 365 zökkenőmentes átmenetének biztosítása érdekében Pyle szerint a vezetői felvásárlás kötelező. "Ha az alkalmazottak nem látják, hogy a felsõ vállalkozások reklámozzák és használják a platformot, akkor sem fognak" - mondta Pyle. "Ahogyan a vezetők erős példát mutatnak, úgy a csapatokon belüli" bajnokok "vagy" energiafelhasználók "is. Ezek a munkavállalók nem elégedettek a jelenlegi helyzettel és igazán izgatottak az Office 365 lehetőségeiről."
2. Oktatás és képzés
A vállalat ügyvezetése nem számíthat arra, hogy az alkalmazottak teljes mértékben kihasználják az Office 365 előnyeit anélkül, hogy megfelelő képzést és oktatást kapnának számukra. Pyle azt javasolta a vállalatoknak, hogy állítsanak össze egy „egy pillanat alatt elkészíthető” egyperces vagy kétperces oktatóvideót, ami kényelmes és hatékony módja a folyamatos képzésnek. "A kommunikáció szintén kulcsfontosságú, és az örökbefogadási utakat szórakoztatóvá teszi" - mondta Pyle.
3. Az Embrace Office 2016
Az Office 2016 kiadása könnyebben elérhetővé teszi a felhőt. Több felhőintegráció van, ami kiterjesztett csatlakozási lehetőségeket jelent. "A OneDrive és a SharePoint a felhőben lehetővé teszi a fájlok egyszerű és könnyű mentését és megosztását a felhőben" - mondta Pyle. "Úgy tekintjük az Office 2016-t, mint egy további lehetőséget a vállalkozások számára az Office 365 beruházásuk maximalizálása érdekében. Használhatják az Office 365-mel vásárolt erőforrásokat, amelyek magukba foglalják az Office 2016 for E3 felhasználókat. Mint minden új szolgáltatás vagy új kiadás, a természetesen mindig tanulási görbét kell felvenni annak megállapításához, hogy az összes opció és beállítás megtalálható-e."
4. Vegye figyelembe a biztonságot
Az Office 365 jelenleg több mint tucat alkalmazást foglal magában, beleértve OneDrive, OneNote, Outlook, Sway és Yammer. De Pyle hangsúlyozta az adatbiztonság fontosságát, amikor ezekkel az alkalmazásokkal dolgozik. "Ezen alkalmazások hozzáadása és elérhetővé tétele egyszerű; a felhasználók megoszthatják belsőleg a jobb egérgombbal a" megosztás "parancsot, és akár a Word, Excel, akár a PowerPoint fájlok társszerzőjéig is eljuthatnak, " mondta Pyle. "Az Office 365 az Azure Active Directoryra támaszkodik a biztonság szempontjából, de a szervezeteknek óvatosnak kell lenniük az érzékeny adatok közvetlen ellenőrzésükről való áthelyezésének tervezésekor. A Microsoft a SharePoint és az Exchange adatvesztés-megelőzését is kiegészítette egy további biztonsági szint hozzáadása érdekében. bármi újat is figyelembe véve, a biztonság konkrét megértésének mindig a fejében kell lennie."
5. MDM és mobil termelékenység
Pyle rámutatott az Office 365 mobil képességeire, különösen arra, hogy képes-e elősegíteni az általános termelékenység növelését. "Az Office 365 megkönnyíti a felhasználók számára az erőforrások elérését bármilyen eszközről, bárhonnan, anélkül, hogy aggódnának a csatlakoztathatóság és a biztonság miatt" - mondta Pyle. "Például a felhasználók hozzáférhetnek az Office alkalmazásokhoz táblagépükön és telefonjukon, és a mobileszközök kezelése (MDM) ma már az összes mobil eszközhöz tartozik az Office 365-ben. Végül a szoftver-szolgáltatásként (SaaS) a felelősséget a fogyasztótól viseli át az eladónak (ebben az esetben a Microsoftnak) abban az értelemben, hogy ha nem teljesíti a kívánt módon, akkor egyszerűen kikapcsolja a szolgáltatást, és abbahagyja a fizetést."
6. Belső együttműködés
Az Office 365 egyik legfejlettebb termelékenységi támogatója, Pyle szerint, a OneDrive for Business (OD4B) és a SharePoint (SP) által nyújtott belső együttműködési képesség. "A felhasználó feltölthet egy fájlt a dokumentumkönyvtárba, rákattinthat a dokumentumra, megoszthatja azt egy felhasználóval vagy egy csoporttal, valamint egyidejűleg együttműködhet a dokumentumon" - mondta Pyle.
"A mellékletek minden szervezet számára kihívást jelentenek, mivel a felhasználók látszólag e-mailt használnak fájlszekrényként. Az SP és az OD4B lehetővé teszi a fájlokhoz mutató hivatkozások használatát a mellékletekkel szemben, és mind az OWA, mind az Exchange alkalmazásban a MessageOps eszköz segítségével kattinthat 'Csatlakozás', de lehetőséget kell kapni az OD4B-re való feltöltésre és a linkek megosztására, ami kiegészíti a verziókészítést és az együttműködést annak a folyamatnak a segítségével, amelyet a felhasználók ismernek. Az OD4B és az SP használata lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy biztonságosan dolgozzanak bármilyen eszközön, a Microsoft leggyakoribb böngészőalapú verzióival népszerű alkalmazások, és képesek arra, hogy ellenőrizzék, szerkeszthessék és feltöltsék a módosításokat, amikor a felhasználó legközelebb online lesz."
7. Skype for Business
Pyle szerint a Skype for Business nagyszerű Office 365 funkcionalitást kínál videokonferenciákhoz, online találkozókhoz és azonnali üzenetküldéshez, mint termelékenységi eszköz bármilyen méretű vállalkozás számára. "A felhasználók csatlakozhatnak a Skype-on keresztül, beszélgethetnek oda-vissza PC-jükön vagy telefonjukon keresztül, és szerkeszthetnek fájlokat egyidejűleg vagy soros módon, és szükség szerint léphetnek vissza a korábbi verziókhoz" - mondta.
