Videó: Meet Asana, your work manager. But better. (November 2024)
A munkafolyamat és a termelékenység eszközeivel kapcsolatban az Asana más együttműködési platformokat fúj ki a vízből. A munkafolyamatok az, amire Asana készült, és elsajátításuk miatt az Editors 'Choice bólintást adott neki, miközben megkapta a PCMag-ot, hogy belsőleg használja a választott munkafolyamat-eszközként. Minden funkció és tervezési elem a végső célkitűzésbe illeszkedik, amely egy projekt vagy minden feladat összes aspektusának integrálását és szervezését a felhasználói lemezen egy teljesen átlátható élménnyé teszi.
Leültem a házon belüli Asana-mesterünkhöz, akinek az irányítása rejtett trükköket és technikákat derített fel a munkafolyamat-kezelő eszköz szinte korlátlan energiájú felhasználására. Nagyon vonakodva beleegyezett abba, hogy a bonyolult internetes oldaláról távolítsa el a kereszt-indexelt feladatokat, az alfeladatokat és a messzemenő projektnaptárat, hogy megosszák a munkafolyamat-bölcsesség néhány rögökjét. Az Asana mester úgy döntött, hogy személyazonosságát árnyékban tartja, és e cikk alkalmazásában azt kérte, hogy a PCMag egyszerűen Sheev-ként hivatkozzon rá.
1. Ragadja meg a kereszt-indexelés erejét
A kereszt-indexelés a különbség az Asana használata és az Asana elsajátítása között. Sheev ezt a platform legértékesebb tulajdonságaként jellemezte: az a képesség, hogy egy feladatokat több projektbe indexeljen több projektbe, miközben az a feladat felhasználásával az egyes felhasználók vagy csoportok számára eltérő módon jeleníti meg az információkat, attól függően, hogy hol vannak indexelve. A keresztirányú indexelés sem másolja a feladatot, így annak használata azt jelenti, hogy egyetlen feladatot tízszeresen keresztindexizálnak különböző projektekben, nem pedig 10 azonos feladatot különböző helyeken. Egy feladat keresztindexeléséhez vigye az egeret közvetlenül a feladat neve fölé, és megjelenik egy plusz gomb. Kattintson rá, és írja be a projekt nevét.
A menedzser szintjén az adminisztrátorok ekkor megtekinthetik egy magas szintű projektet, amely tartalmazza az összefonódott feladatok és az alfeladatok listáját, amelyek a munkafolyamat-kialakításuk szerint alakulnak ki. Miután egy feladat úgy haladt, ahogy egy előre elkészült projektben előre látják, megnézhetik, hogy ugyanaz a feladat hogyan haladhat a különböző csapatok között, hogy megértse a termelékenységet (és eldöntsék, vajon az a feladat gyorsabban teljesíthető-e, ha átnevezik a másik csapattag vagy megosztott projekt).
Az alfeladatok keresztindexelését is elvégezheti: nyissa meg az alfeladatot, kattintson a bal felső sarokban lévő túlcsordulás gombra, és válassza a Hozzáadás a projekthez lehetőséget. Az alfeladat megjelenik a megadott projektben vagy projektekben, de továbbra is megtartja a helyét a szülői feladatban. Az Asana segítségével végtelen számú és szintű feladatot és részfeladatot hozhat létre, miközben továbbra is kapcsolódik az általános munkafolyamat-kialakításhoz. Mint Sheev kifejtette, ha a keresztindexelésre gondolunk a szülői feladatok kifelé történő elágazása szempontjából, olyan kialakítást kapunk, amelyben a feladat különböző projektekhez és csapatokhoz történő kereszt-indexelése a munkafolyamat számára saját életet biztosít az üzleti életében.
2. Csapatok és értesítések
Sheev következő aprósága az Asana bölcsességről a csapatszervezésre vonatkozik. Elmagyarázta, hogy a felhasználók miként használhatják fel a csapatbeszélgetéseket és konfigurálhatják az értesítéseket, hogy szervezeti kultúrát hozzanak létre a munkafolyamatok körül. Az Asana irányítópultján a Csapatbeszélgetések lapon Sheev azt mondja, hogy míg a @ említésen alapuló alapbeszélgetés hasonlóan működik, mint a Slack (az együttműködés szerkesztői választása is), az Asana lehetővé teszi, hogy csapatokra kiterjedő bejelentéseket küldjenek, amelyek szál- alapú értesítések. A beszélgetések nem kapcsolódnak a feladatokhoz, de megemlítheti a felhasználókat vagy hivatkozhat a bennük lévő felhasználókra, amelyek hiperhivatkozásként jelennek meg. Az Asana üzeneteket a csapat korlátozza, így nem alkalmasak a projekt-specifikus ötletbörzere, mint a csapat funkciói, amelyeket egy olyan platformon találsz, mint például a Basecamp. De a csapat alapú engedélyek biztosítják, hogy az egyes feladatokkal kapcsolatos értesítések csak az érintett felhasználók számára érjenek el.
A csapatok értesítései azon alapulnak, hogy ki követi egy adott szálat, és szabályozzák, hogy mennyi információ jön be. Az adminisztrátorok azt is ellenőrzik, hogy mekkora láthatóságot ad a többi csapat tagjának a különböző feladatok során. Az Asana üzenetek kizárólag a beszélgetésekre vonatkoznak, míg az értesítések a feladatokra és a projektekre vonatkoznak, de mindkettő megjelenik az új Asana Beérkező levelek mappában. A feladat és a projekt engedélyek beállíthatók magántulajdonban, egy adott csapat vagy felhasználói csoport számára magántulajdonban, vagy egy csoportban vagy egy nagyobb szervezeti munkaterületen.
3. A részletes keresést úgy kezelje, mint a könyvjelző
A Slackhoz hasonlóan az összes archivált Asana-adat kereshető. Az Asana keresősávja hasznos alapértelmezett javaslatokat jelenít meg, ideértve a hozzárendelt feladatok keresését, valamint a létrehozott vagy követett feladatokat vagy beszélgetéseket. De az igazi hatalom megtalálható a speciális keresési mezőiben. Az Asana-felhasználó szűkítheti a keresést bizonyos kulcsszavak alapján, az a csapattag, amelyhez egy feladatot vagy beszélgetést hozzárendelt, mely projektekhez vagy a szervezeti szekciókhoz tartozik a feladat, vagy akár kik is követhetik azt. Emellett kereshet esedékesség dátuma alapján, hogy a feladat teljes vagy hiányos-e, vagy szűkítheti a keresést a mellékletekre, ha egy adott fájlt keres. Még hosszabb legördülő lista a keresési paraméterekről, beleértve az alfeladatokat, a meghatározott címkéket vagy a keresést több projektben.
Sheev az Asana keresési képességeit egyfajta konzervkeresésként kezeli. Bármely keresés gyorsan menthető, majd megjelenik a kezelő bal oldali navigációjában a keresések alatt (könnyen elérhető könyvjelzőként, amely hozzáférést biztosít a feladathoz, csapathoz, projekthez vagy fájlhoz, amelyekről tudják, hogy újra és újra szükségük lesz). A keresési eredmények megjelennek a központi ablakban. Kattintson az oldal címének bal oldalán található csillagra, és elmenti a bal oldali keresősávba. Ahelyett, hogy az érzéseikre keresnék, hogy emlékezzenek ugyanazokra a paraméterekre, amikor legközelebb szükségük lesz a pontos projekt adatokra, az információ pontosan az irányítópulton található.
4. Nem rendelt projektek = Mentális szervezet
Feladatokat lehet kiosztani Asanában, de a projektek nem, bár korlátozhatja, hogy ki látja a projekteket. Mielőtt megosztaná, senki nem láthatja a projektet, csak te. Az Asana naptár nézetének felhasználásával, a feladatok és a projekt esedékességének beillesztésével együtt, Sheev javasolja, hogy hagyja el a feladatokat egy magánprojektekben kioszthatatlanul mentális szervezeti eszközként. Leírhatja például a következő években elvégzendő feladatok kívánságlistáját, amelyeken dolgozni szeretne, és ezeket a feladatokat egyenként indexelheti közprojektekbe, mivel azok valós időben megjelennek. Ez egy módja annak, hogy az összes feladatot megszervezi, és megoszthatja más csapatokkal és osztályokkal, ahogy szeretné, miközben nyomon követi az összes munkát. Ilyen módon ellenőrizheti, hogy a felhasználó - például a menedzser - megtudja egy adott feladatot, amelyet elvégz, ahelyett, hogy túlterheli ezt a személyt a közelgő tevékenysége nyomával.
5. Tartson kéznél egy "kapcsolóállomás" projektet
Az Asana-ban lévő csapatok közötti megosztás kihívást jelenthet, ezért Sheev azt javasolja, hogy egy nyilvánosan látható projektet használjon egy osztályok közötti feladatlistaként, hogy az egész munkaterületet naprakészen tartsák azon, amelyen a különböző csapatok dolgoznak. Mivel az Asana jelölések kicsit trükkösek lehetnek, ez egy nyilvános projektet jelent egy csapaton belül, amelynek mindenki tagja. A projektek előrehaladtával az adminisztrátorok a feladatot a listában különböző osztályokhoz vagy felhasználókhoz rendelhetik. Ily módon mindenki tudja, miért felelős, és mely csapatok osztják meg az adott feladatok terhelését.
6. Sablonok, biztonsági mentés és beépítés
Az Asana egyik legújabb tulajdonsága az, hogy másozatok hozzárendelésével klónozza a feladatokat csapatok között. Ha egyszerűen rákattint egy feladat jobb oldalára, és kiválasztja a Másolás hozzárendelését, az Asana felhasználók alapvetően sablonokat hozhatnak létre a feladatból a másolat parancs használata nélkül. Miután másolatot rendeltek más csapattagokhoz, automatikusan követőként is felveszik a feladathoz, ami természetes módja a vezetők körben tartásának. Kattintson a Hozzárendelés mezőre, majd kattintson a jobb oldalon lévő négyzetben a személy ikonra. Ezután írjon be több nevet, és a feladat lemásolásra kerül, és több emberhez rendeli meg.
Maga a másolat parancs használata jó módszer a projekt adatainak biztonsági mentésére. Az Asana egy alapvető változásnaplót tartalmaz egy feladat vagy projekt alján, de egy olyan munkafolyamatnál, amelyet több tag vagy csapat módosít, érdemes a klónozási funkció segítségével sablont készíteni egy rejtett projektben, arra az esetre, ha valami kritikus törlődik. vagy felülírva. Az Asana minden oldalának van egy egyedi URL-je is, így könnyedén elhozhatja ezt a lezárt sablont, és szükség esetén megoszthatja azt. Egy feladat kézi másolásához kattintson a túlcsordulás gombra a feladat bal bal sarkában, majd kattintson a másolat elemre. Kiválaszthatja azokat a mezőket, amelyeket meg szeretne másolni a folyamatban.
A sablonok szintén jó eszköz a fedélzeten történő fedélzeti felvételhez. Rendezett sablonsorozat létrehozása elősegítheti, hogy egy új alkalmazott megismerkedjen a platform használatával és a projekt terhelésével, ha pontosan navigál a csapat munkafolyamatának folyamatában. Az Asana legújabb nagy kiadásában hozzáadott interaktív turnéval kombinálva egy klónozott feladat vagy projektlista golyópontok sorozatát képezi az újszülöttek felgyorsításához.
7. Többszörös hozzárendelés
Sheev legjobb trükkje, ha a projekteket mozgásban tartják, ha a feladatok vagy a csapatok elakadnak, ismét a keresztindexelés használata. Ez lehetővé teszi a vezetőknek, hogy a projektet több részre bontják, beleértve az alfeladatokat, és mozgatják a dolgokat a projekt zümmögésének fenntartása érdekében - lehetővé téve, hogy több csapat párhuzamosan működjön anélkül, hogy egy lineáris haladáshoz lenne kötődve.
Asana nem szívesen fogad el valaki, aki megpróbál több feladatot kiosztani több felhasználó számára - azon gondolkodás alapján, hogy ez csökkenti az elszámoltathatóságot a felelõsség elosztásával. Sheevnek azonban van egy trükkö, hogy megkerülje ezt. Amikor egynél több felhasználóhoz hozzárendelni kívánt projektet néz meg, önállóan hozzárendelheti a feladatokat, majd másolatot készíthet további feladatokkal vagy alfeladatokkal, amelyeket a különböző csapattagokhoz rendeltek. Ez egy olyan technika, amelyet Asana természetellenesnek tekinthet, de ez segíthet abban, hogy egy elakadott projekt újra elmozduljon azáltal, hogy hatékonyabban osztja el a munkaerőt.
