6 titkos újságos tipp az emberek számára

Régebben a kisvállalkozások és az új műveletek nehézségekbe ütközhetnek a megfelelő kisvállalati szoftverplatform megtalálása mellett, amely nem szakította meg a bankot. Már nem. A mai szoftverkörnyezet számos nagyszerű megoldást kínál a felhőn keresztül, és mindenkinek szól, a kisebb vállalatoktól kezdve a vállalati számviteli platformokig. Még a nagy szállítói táj között néhány platform is kiemelkedik, és a kisvállalkozások számára az egyik a Freshbooks.

Nagyon tetszik a FreshBooks, a legkiválóbb költség- és időkövetési funkcióktól kezdve a mély pénzügyi beszámolóig, valamint a kiegészítők és integrációk hosszú listájáig. De a platform számos rejtett funkciót és lehetőséget is tartalmaz, amelyek mind az üzleti, mind az ügyfélélményt javítják. Az alábbiakban bemutatjuk a hat leghasznosabb tippet és trükköt a számlázás egyszerűsítéséhez, az ügyfélszolgálat javításához, a fizetések feldolgozásához és a költségek nyomon követéséhez, hogy a lehető legtöbbet hozhassa ki vállalkozásának FreshBooks befektetéseiből.

1. Fájdalom nélküli fizetések

Az egyéni vállalkozók és a kis méretű vállalkozások (SMB-k) tulajdonosai számára, különösen a szolgáltatóiparban, az online fizetések létrehozása és a számlázó szoftverrel történő integrálása hajhúzó erőfeszítés lehet. Az egyik dolog, amelyet sok kkv-nek nincsenek tisztában, az, hogy a FreshBooks kifejezetten az kkv-k számára kialakított, újratervezett fizetési élményt kínál.

A FreshBooks elfogadja a hitelkártyás fizetéseket, valamint olyan online fizetési átjárókat, mint a PayPal és az értékesítési pont (POS) szoftver, beleértve a Stripe-t is. A FreshBooks fizetési élménye lehetővé teszi a vállalkozások számára a hitelkártya-fizetések elfogadását és az ügyfelek azonnali számlák fizetését, automatikusan importálja a fizetési műveletek díjait költségmegtakarításként az időmegtakarítás érdekében, és magában foglalja az ingyenes automatikus számlázási funkciókat. Az Új számla lapon jelölje be az Online fizetés szakaszban a FreshBooks négyzetet, amely kiválasztása esetén az üzleti felhasználók közvetlenül a számla irányítópultján tekinthetik meg a fizetés állapotát; az ügyfelek számára a Fizetés most lehetőséget is biztosítja a biztonságos fizetés oldalhoz vezető számlázó e-mailekben. Ha vállalkozása egyszerű tranzakciókra épül, bonyolult számlázási struktúra nélkül, jelölje be a FreshBooks fizetési négyzetet, és hagyja ki az összes beállítási űrlapot.

2. A COGS kenése

A szolgáltatás alapú vállalkozások és az online kiskereskedők, illetve az e-kereskedelemmel foglalkozó webhelyek esetében, amelyek sok termékértékesítést vezetnek be, vitathatatlanul nincs kritikusabb számviteli költség, mint az eladott áruk költsége (COGS) vagy az adott pénzügyi időszakban eladott áruk könyv szerinti értéke. Ha költségeket vagy nyereséget és veszteséget kell megjelölnie a FreshBooks-ban mint COGS, ez bármit jelenthet a kereskedői fiókdíjaktól és az ügyfelek számára vásárolt egyedi márkanevektől a fizikai termékekhez szükséges készletekig vagy szolgáltatásokig, valamint a megrendelés szállításának költségein.

Az összes mozgó COGS becsukásához és naplózásához a FreshBooksban, lépjen a ráfordítások Profit és veszteség szakaszába, és szerkessze a költségkategóriákat, hogy kiválassza, melyik COGS-kiadás tartozik egy adott díjhoz. Az opciók között szerepel a reklám, a vállalkozók, a munkavállalói juttatások, az irodai költségek és a postaköltségek, a professzionális szolgáltatások, az utazás és számos egyéb kategória. Ezen fő kategóriák alatt létrehozhat és ellenőrizhet a COGS-kiadások alkategóriáit is. Költségkategória hozzáadása szintén egyszerű; egyszerűen kattintson a Szerkesztés elemre a költséglistában, nyissa meg a Kategória legördülő menüt, és adjon meg egy új kategóriát vagy alkategóriát adó-barát nyelven.

3. Nyissa fel az ügyfélszolgálatot és a projektmenedzsmentet

A felhő könyvelési platform soha többé nem csak egy felhő könyvelési platform. Az összes FreshBooks, amely a számlázással, a költségkövetéssel, a pénzügyi beszámolással, az adókkal és egyebekkel foglalkozik, magában foglalja az elemek, projektek és feladatok létrehozásának és teljesítésének finom funkcióit, valamint a beépített ügyfél-támogatási rendszert. Hasznos trükk a dolgok szervezéséhez, valamint a becslések és a számlázás megkönnyítéséhez az, hogy az árutételeket a FreshBooksban jelölik ki. Ez a fajta projektmenedzsment funkció leegyszerűsíti a számlázási munkafolyamatokat, létrehozva elemeket és feladatokat, amelyeket közvetlenül rögzíthet egy számlába vagy beszámolóba.

A FreshBooks beépített ügyfélszolgálatának kihasználásához egyszerűen lépjen a Beállítások és engedélyekbe, és engedélyezze az Ügyfélkezelés és a Jegykezelés beállításait. Ez lehetővé teszi az üzleti felhasználók számára, hogy a jegyeket közvetlenül a FreshBooks alkalmazásban kezeljék, és az ügyfelek kéréseivel és problémáival foglalkozzanak, amikor az alkalmazáson belül felmerülnek - anélkül, hogy külön felhasználói felületre kellene kapcsolódniuk.

4. Hogyan lehet mindet szinkronizálni?

A szinkronizálási hibák számos FreshBooks felhasználó létezésének kockázata. Különösen akkor, ha a FreshBooks-ot más alkalmazásokba kapcsolja, a szinkronizálási problémák gyakran adatmásolást vagy fájlok és névjegyek elvesztését eredményezhetik, különösen akkor, ha könyvelésbe vonják be. A FreshBooks csúcstechnológiával rendelkezik az időkövetés és a számlázás területén, de ha újabb alkalmazást vesz fel könyvelésbe vagy közvetlenül kapcsolódik az e-kereskedelmi webhelyekhez, mint például az Amazon vagy az eBay, az egyik alkalmazásban végrehajtott változások nem mindig teszik egy másikba.

Noha a FreshBooks alkalmazásban nem teheti meg a szinkronizálási problémák elkerülését egy másik alkalmazásban, az alapok legegyszerűbb és legátfogóbb módja az, hogy bevételi és követelési jelentéseket készít minden alkalmazásban. Ezeknek az összegeknek a keresztreferenciája, valamint a havonta ellenőrzendő listák létrehozása az önmaga és az ügyfelek számára az áttekinteni kívánt területekről, egyszerű módot kínál arra, hogy biztosítsa, hogy az összegek egyeztessenek, és valamilyen redundanciában beépüljenek szinkronizálási hiba esetén, legyen az hiányzó vagy hibásan igazított számla vagy kifizetési tétel, amely nem adja össze.

5. Testreszabás, testreszabás, testreszabás

A FreshBooks tartalmaz egy csomó beépített testreszabási, formázási és sablonolási beállítást, amelyeket sok vállalkozás nem használ ki teljes mértékben. Szánjon időt az ügyfelek tapasztalatainak fejlesztésére és testreszabására. A Beállítási lehetőségek menüben kattintson a Színek és logók oldalra, hogy a menü színét a vállalati színsémára változtassa, és feltöltse a vállalati logót. Az ügyfélnek úgy kell éreznie, mintha bejelentkezik a vállalat online számviteli webhelyére, nem pedig a FreshBooks oldalra.

A Sablonok között kiválaszthatja a számlák megjelenését, és testreszabhatja a számla címét, a becsléseket és a jóváírási címeket azzal a lehetőséggel, hogy a számlákat kinyomtató ügyfelek számára kifizetési csíkot jelenítsen meg. Testreszabhatja az ügyfelek által a számla elküldésekor kapott e-maileket is, ezért szánjon rá időt egy egyedi tárgy és e-mail anyag elkészítésére az ügyfél számára.

Végül a Vegyes beállítások oldalon engedélyezheti a közvetlen e-mail számlahivatkozásokat, eldöntheti, hány sor jelenjen meg a számlán, és kattintson a FreshBooks Márkajelölés lehetőségre, hogy megszabaduljon logóiktól és színsémájuktól a saját javára, és adjon hozzá további csengőket és sípokat, például szöveget a logó alatt és felbukkanó üdvözlő üzeneteket arra az esetre, amikor az ügyfelek az oldalt tekintik meg. A FreshBooks vizuálisan lenyűgözőbb ügyfélélményt kínál, mint a legtöbb más online számviteli platform, tehát ne pazarolja a havi előfizetési díját azáltal, hogy csak megfesti a tehetségét.

6. Kérje meg a FreshBooks könyvet a Holtbombák eléréséhez

Minden vállalkozásnak megvan a maga részét az ügyfelek, akik soha nem fizetik meg a számláikat időben - vagy akár egyáltalán nem. Ez minden szervezet számára problémát jelent, de különösen a kisvállalkozások és az induló vállalkozások számára, amelyeknek nemcsak időben kell pénzükre, hanem hiányozhatnak további pénzeszközök hitelintézetek felvételére is, hogy ezeket a hirtelen lépéseket legyőzzék. Szerencsére, ha ebben a helyzetben vagy, a FreshBook fedezte magát. Egyszerűen kattintson az e-mail sablon szakaszra, és számos praktikus sablont talál, amelyek testreszabhatók, köztük egy késedelmes fizetési e-mailt, amely automatikusan elindulhat, ha az ügyfél késik, vagy más ütemezés alapján beállíthatja magát.