Videó: Начало работы с Wrike (November 2024)
A Wrike az egyik legjobb megoldás az olyan vállalkozások számára, amelyeknek gyorsan ki kell építeniük egy projektmenedzsment platformot. Az adminisztrátorok és a csoportvezetők, akik csoportokat, feladatokat és projekteket irányítanak, természetüknél fogva többfeladatok, és a Wrike kiválóan segíti őket ezen információk összegyűjtésében, miközben a feladatokat megszervezi és a projekt munkafolyamatait mozgatja. Az alábbiakban 10 funkciót, eszközt és rejtett Wrike-trükköt találunk, amelyekkel a több projekt kezelése a lehető legátláthatóbb és stresszmentes.
1. Egyéni munkafolyamatok
A Wrike egyik legnagyobb szolgáltatáskiegészítése 2015-ben az egyéni munkafolyamatok, amelyek lehetővé tették a fiók adminisztrátorok számára, hogy az alapértelmezett munkafolyamatokat módosítsák az állapotok átnevezése vagy újraújítása céljából, és további munkafolyamatokat hozzanak létre az egyes csapatok számára. Ezek az egyéni munkafolyamatok kontextusban értelmesebbek az egyes mappák, projektek és csoportok számára, különösen akkor, ha a különböző szakaszokra bontott irányítópultra esik. Különösen egy projektgazda vagy csoportvezető számára, ha a munkafolyamatokat oszlopokra bontja, például jóváhagyott, folyamatban, áttekintésben stb., Megkönnyíti az áttekintést és a kezelési folyamatot, ha több mappa és feladat között lapol.
Maguk az egyéni munkafolyamatok - a normál munkafolyamatokhoz hasonlóan - színben koordinálódnak, az aktív, törölt, befejezett vagy tartott feladatok munkafolyamatonkénti lebontásával. Ugyanakkor hozzáigazíthat az irányítópulton párhuzamosan ülő egyéni munkafolyamatokat, amelyek megmutatják a tervezés, fejlesztés vagy marketing csapatok konkrét kapcsolódó lépéseit, például a teljes munkafolyamatok mellett egy másik munkafolyamatban. Ha vállalkozása egy Wrike Enterprise-fiókhoz jött létre, akkor használja ki a központi irányítópulton kezelt egyéni munkafolyamatokat.
2. Mappák, mappák és további mappák
A mappák vitathatatlanul a Wrike legszélesebb körű szervezeti eszközei. A platformon mindenféle különféle mappa található, mindegyik eltérő engedélyekkel és testreszabható tervekkel rendelkezik, hogy intuitív projektkezelő fájl-szekrényt hozzon létre. Először is fontos, hogy az Információk részt minden mappába csomagolja a lehető legtöbb adattal a projekt céljairól, a csapat tagjairól, a csoport elérhetőségéről és a különböző feladatok előrehaladásáról. A Wrike a mappákat úgy tervezi, hogy könnyen átvihetők legyenek egy csapatból a csapatba, és minél több információt fejt ki a borítón, annál kevésbé kell ásnia a következő felhasználót.
Maguknak a mappáknak a különféle felhasználási eseteire különféle típusokra bonthatók. Időt takaríthat meg a feladatkezelés során, egy szervezet létrehozhat egy sprintmappát, ahol a csapatok különféle feladatokat dobnak, hogy mindenki naprakész legyen a projekt előrehaladásáról. Az űrlapos e-mailekhez egy támogatási csoport létrehozhat egy sablonmappát, ahonnan következetes válaszokat vonhat le az ügyfelek közötti interakciók során. Vannak privát mappák az érzékeny emberi erőforrásokkal (HR) kapcsolatos kérdésekre vagy egyszerűen egy "Csak neked" engedélyekre beállított mappákra, amelyek szemcsés szervezeti eszközként használhatók. Végül, a csapatok az Almappák segítségével megoszthatják a Wrike-n kívüli projektadatokat egy meghatározott dátumtartományban, Gantt-diagramként vagy Microsoft Excel-fájlként exportálva.
3. Valós idejű jelentések
Egy újabb szolgáltatás a Wrike Reports, amely automatikusan valós idejű láthatósági jelentést készít a projekt állapotáról és előrehaladásáról, egy kattintással a Wrike irányítópultján. A Jelentések lapon a projekt adminisztrátora vagy a csoportvezető kiválaszthat bizonyos projekteket vagy feladatokat, dönthet arról, hogy mely csapatokból vonja be az adatokat, szűrőket adhat hozzá (például a projekt tulajdonosa, állapota vagy a kezdő / befejező / létrehozási dátum), és akár egy sávot létrehozhat vagy táblázat grafikon. Az ilyen típusú jelentések hasznosak a napi vagy heti előrehaladás frissítésében, de testreszabhatók olyan mutatók bemutatására is, mint például a csapat tevékenysége és a teljesítmény. Az adatmegjelenítések nem fantasztikusak, de a legrelevánsabb adatok felhasználásával gyorsan létrehozhatók.
4. Címkézzen mindent
A Wrike felhasználók korlátlan címkéket hozhatnak létre mappákhoz és feladatokhoz; hasonlóan működnek, mint az olyan együttműködési eszközökben található gyors címkézés, mint például az Evernote Business, mivel a címkék nem csak szervezeti eszközként működnek, hanem a különböző projekt elemek és dokumentumok társításához. A feladatot több releváns mappával megcímkézheti, egyszerűen úgy, hogy mappákba húzza, és megcímkézi a feladatot az egyes mappákhoz társítva anélkül, hogy megkettőznék. A Wrike nyomon követi a feladathoz kapcsolódó összes változó címkét, tehát ez segít a feladat állapotának időbeli leképezésében is, a különböző projektek és csapatok között, amelyekhez az társul.
5. Válogassa át a Feladat Hátraléteget
A feladat rendezése a projekt munkafolyamatainak természetes része, de prioritások meghatározásakor könnyű engedni, hogy túl sok feladat elcsúszjon a Háttér szakaszba, és egyre több Wrike-időt vesz igénybe. Tehát egy mappán belül a feladatokat vagy időrendben, vagy bármilyen egyedi sorrend szerint soroljuk be, amelybe rendezte őket. A Wrike segítségével rendezheti a feladatokat prioritás, dátum, állapot és cím alapján. A csapata arra kényszerítésére, hogy foglalkozzon az elmaradott feladattal, állítson egy mappát prioritásra, majd húzza és dobja el az elmaradott feladatokat abban a sorrendben, amelyben ellenőrizni szeretné őket. A prioritások szerinti osztályozás felülbírálja a dátumokat, az állapotot vagy a címet, az elmaradott feladatokat elöl és közepén tartva, amíg nem ellenőrzi őket a halomból.
6. Integrálás és automatizálás
A Wrike folyamatosan bővít új integrációkat a különféle szoftver-szolgáltatásként (SaaS) alkalmazások között, beleértve a Google és a Microsoft irodai csomagjait, a különféle felhőalapú tárolási szolgáltatásokat, marketing és help desk platformokat, online felmérési eszközöket (például a SurveyMonkey) és az együttműködési alkalmazásokat (mint például a Slack és az Atlassian HipChat).
Ez mind hasznos módszer arra, hogy az átfedő üzleti folyamatokat több helyre egyesítsék, de ezek az integrációk különösen hasznosak lehetnek a projektek és feladatok kezelésének kézi szempontjainak automatizálásához. A Wrike integrálódik mind a Wufoo űrlap-automatizálási szolgáltatással, mind a Zapier automatizált műveleti eszközzel, lehetővé téve a felhasználók számára, hogy a visszatérő projektbejegyzéseket a projektkérésekkel automatikusan tömörítsék a Wufoo automatikusan töltendő űrlapjaiba (a Zapier új projektekbe hajtja végre, a projektkérések kézi továbbítása nélkül vagy az új projekt- és feladatbejegyzések kitöltése nélkül)).
7. Halmozza fel a sablonokat és a kütyüket
A Wufoo / Zapier integráció nagyszerű az ismétlődő munkafolyamatok automatizálására, de a Wrike egyedi sablonjai is hasonlóak. Egy létező projektből vagy feladatból egyéni sablon létrehozásához kattintson a jobb gombbal a mappában lévő feladatra, és másolja be egy új címmel. Azt is lehetővé teszi, hogy másolja a leírásokat és a megjegyzéseket, amelyeket a feladathoz vagy a projekthez mellékel, és akár ugyanazon felhasználók felett is másolja, ha egy adott csapat újrafelhasználja a sablont. Soha nem kell manuálisan újra létrehoznia egy projektet vagy feladatot. Emellett több feladat alapján is létrehozhat sablont, ha az adott feladatokat "halasztott" állapotba állítja, és megismétli a másolási folyamatot. A sablonok azok a területek, amelyekre a Wrike valóban ragyog, feladat- és termelékenységi előnyöket adva a hasonló projektmenedzsment megoldásokhoz, például a Basecamphoz képest.
A widgetek egy másik út, amellyel a Wrike segít időt spórolni. Vannak előre elkészített kütyü, például a Nekem hozzárendelt és a Mai hét / ezen a héten, de ez a szolgáltatás annál értékesebb, ha egyedi projektek létrehozásakor figyeljük meg az egyes projekteket, feladatokat vagy a csapattagokat. Egy projekt- vagy feladatmappában kattintson a jobb gombbal az elemre, és válassza a Hozzáadás az irányítópulthoz lehetőséget, hogy hozzon létre egy egyszerű modult, amelyet kívánt módon húzhat az irányítópultra.
8. Túl az egyszerű keresésen
A Wrike alapvető kulcsszókeresése gyors és hasznos, ha bizonyos szavakat tartalmazó feladatot vagy projektet talál, de a platform fejlett keresési funkciója sokkal hatékonyabb motort kínál, hogy bizonyos területeken keressen egy kulcsszóra egy megjegyzésben, leírásban vagy címben. Az összetett keresés segíthet a mellékletek megtalálásában is, ha fájlnevekre keres. Nincs speciális gomb vagy opció a fejlett kereséshez; egyszerűen elkezdi beírni a fő keresősávot (vagy egy adott mappában található keresősávot), és idézőjelekkel határozza meg a kihagyandó mezőt, szavakat vagy projekteket. Megadhat további paramétereket is, például hozzáadhat egy "@me" címkét olyan keresési eredmények megtalálásához, amelyekben név szerint szerepelnek.
9. Ismét hasznosítsa az e-mailt
A Wrike e-mailes integrációi megkönnyítik a Gmailből vagy a Microsoft Outlookból származó feladatok létrehozását és szerkesztését az asztali és a mobiltelefonon egyaránt, lehetővé téve az e-mailek műveleti elemekké alakítását, és azokat közvetlenül a csapat tagjaihoz rendelni. Ezen integrációk révén a Wrike @mention értesítéseket is láthatja a beérkező levelek mappájában, e-maileket adhat közvetlenül a Wrike mappákhoz, és közvetlenül az e-mailből válaszolhat a megjegyzésekre.
A mobiltelefonon a Wrike Android és iOS alkalmazások új intelligens beérkezett üzenetek funkcióját kínálják az üzenetek gyors ellopokkal történő szkennelésére, rendezésére és archiválására, valamint az egyedi vagy csoportos üzenetek ideiglenes elrejtésére különböző kötegekbe, amely egyesíti a Wrike tevékenységét Patak és értesítési központ. A Google új Beérkezett üzenetek alkalmazásához hasonlóan ez is egy módja annak, hogy csökkentsék a rendetlenséget és az e-maileket platformmá tegyék, amelyen a felhasználók ténylegesen megtehetik a dolgokat (ahelyett, hogy folyamatosan átszitálnák és kitisztítanák).
10. Fordítsa okostelefonját egy projektparancs-központba
Az új intelligens beérkezett üzenetek mellett a Wrike mobil alkalmazásai Android és iOS számára szinte mindent megtehetnek a webalkalmazás által. A Wrike alkalmazások egyetlen feladat nézetet tartalmaznak dátummal és hozzárendelési funkcióval, gyors feladat létrehozással és ellop műveletekkel, valamint (az Android alkalmazásban) kettős nézettel a táblagépekhez. A projektmenedzserek és a csapatok nem érezhetik, hogy 2016-ban csak webes gondolkodásmód szorítson. Nagyon sokkal könnyebb megnyitni a mobilalkalmazást menet közben, ellenőrizni egy feladatot, és továbblépni a napoddal.
