Videó: Levél írás (November 2024)
Az e-mailt könnyű utálni. És ó, mennyire szeretjük utálni. A külvilághoz mutató kapcsolatként nagyszerű. Mint a munkatársakkal való beszélgetés módja, nem annyira. Ez nem valós idejű, az emberek visszaélnek velük (hello, "Mindenkinek válasz"), és a fontos üzenetek el vannak temetve a hírlevelek, hirdetések és olyan termékek és szolgáltatások előfizetési e-maileinek napi iszapjaiba, amelyekre esküszhetünk, hogy soha nem iratkoztál fel.
Nem mindig volt így. Több mint két évtized telt el, miután Ray Tomlinson amerikai számítógépes programozó 1971-ben bevezette az első e-mail rendszert az e-mailek elkapásához. De amikor megtette, forradalmat hozott az emberek kommunikációjában, a munkahelyen és azon kívül. Tomlinson március 6-án, 74 éves korában halt meg.
Manapság a cégek e-maileket vezetnek az online együttműködési eszközök, például az Atlassian HipChat, a Google Hangouts és leginkább a Slack használatához. A tevékenység várhatóan 2019-re 3, 5 milliárd dollárra növeli a globális piacot azon elemzők számára, amelyeknek elemzői a vállalati szociális hálózatokat 3, 5 milliárd dollárra hívják fel - több mint kétszeresét, mint 2014-ben volt - állítja az IDC 2015. júliusi jelentése.
A Slackra vagy hasonló irodai belső kommunikációs eszközre váltás ugyanolyan egyszerű, mint egy ingyenes próbafiók megnyitása. A laza nagyszerű lehet a csapattagok közötti gyors cserére, illetve a dokumentumok és jelentések megosztására a vállalat egészében. De van egy tanulási görbe, ez drágulhat, és ugyanolyan nagy időigényes lehet, mint az e-mail, ha nem is rosszabb.
"Ez megköveteli a munkavállalók bevásárlását" - mondta Danny Groner, a Blogger Partnerség és az Outreach menedzser a Shutterstock stock fényképészeti weboldalon, amely a Slackot használja a belső kommunikációhoz. "Ha az emberek belevásárolnak és hajlandók felismerni, hogy van érték, akkor három-hat hónapon belül elhagyod a régi utat."
Ez a tényező segít eldönteni, hogy vállalkozása készen áll-e megbúcsúzni az e-mailekkel. Ezek alapján több mint fél tucat kicsi és közepes méretű vállalkozás (SMB) adatait vesszük alapul. Interjúim során az irodai üzenetküldés a Slack-ba vagy hasonló eszközbe került.
1. Kitalálja ki, miért váltott
Nem elegendő az e-mailek kicsomagolása, mert "rossz". A konkrét célok segíthetnek meghatározni egy új szolgáltatás felállításának és bevezetésének módját. Greg Edwards, a WatchPoint Data kiberbiztonsági cég vezérigazgatója egy gyorsabb módszert akart az információk megszerzéséhez az alkalmazottaktól és az alkalmazottaktól, de fájlok csatolására, együttműködésére és archiválására alkalmas anyaggal. Gazdagabb funkcionalitásra volt szüksége, mint amit az azonnali üzenetküldés (IM) kínálhat, ezért kipróbálta a Slackot, és azt találta, hogy "mindent megtettem, amit kerestem".
2. A nagy fegyvereknek vezetniük kell a csatát
Igen, ez csata lesz. A legtöbb ember hozzá is szokott, ha az e-mail megszakad. A váltás csak akkor működik, ha a felső vezetők a legnagyobb pompomlányok - és az első felhasználók. Egy kisebb cégnél ez lehet a tulajdonos vagy vezérigazgató. Egy nagyobb társaságnál az osztályvezetõ lehet. Miután feliratkozott a Slack-ra, Edwardsnak folyamatosan emlékeztetnie kellett nyolc alkalmazottjára. "Még mindig szeretnék embereket e-mailemmel válaszolni, és azt mondanám:" Küldd el nekem Slackban."
Más vállalatok enyhébb megközelítést alkalmaznak. A virtuális telefonszám-készítő Burner egy másik csevegőalkalmazást használt, amikor a cég egyik társalapítója néhány barátot meghívott Slack-ra. "Mindenki egyre inkább elkezdte használni a Slack-ot, és megöltük a másikikat" - mondta Greg Cohn, a Burner vezérigazgatója. Becslései szerint e-mailjeinek száma 30-50% -kal csökkent - és jobban csökkent volna, ha munkája során nem kellett volna embereket küldeni a vállalaton kívül.
3. Fontolja meg lehetőségeit
Slack nagy játékos, de vannak alternatívák. Az Sameroom eszközei segítenek az üzenetek megosztásában a nem kompatibilis kommunikációs platformok között, és a vállalat többféle megoldást használ az irodák közötti üzenetküldésre, például az Atlassian HipChat, az Intercom és a Slack, bár elsősorban az alvást használja. Többek között a Fleep felhasználók üzeneteket írhatnak a platformon belül e-mailekre és e-mailekre történő továbbításhoz, amely szolgáltatás nem érhető el a Slack ingyenes verziójában (Andrei Soroker, a Sameroom vezérigazgatója szerint).
4. Vegye figyelembe a költségeket
A laza ingyenes, amíg 10 000 üzenetet és öt támogatott eszközt nem talál meg. Ezt követően havonta 8 dollárba kerül (felhasználónként 6, 67 dollár). Jeff Gladnick, a Great Dental Websites (GDW) webfejlesztő cég alapítója és vezérigazgatója havonta 200 dollárt fizet a Slackért 30 alkalmazottjának. Imádja a szolgáltatást, de szeretne valami olcsóbbat találni. "Gyorsabban üt a falra, mint gondolnád" - mondta. - És akkor a munkatársak panaszkodnak, amikor nem találnak cuccokat, és azt mondják, menjünk vissza az e-mailbe. Tehát vásárolsz. Olyan, mint a heroin, elakad és nem tud lemenni."
5. Ajánlat képzés
Nehéz elképzelni, hogy egyszerre az embereknek meg kellett tanulniuk az e-mail használatát. Ugyanez van Slack-nak. Győződjön meg arról, hogy az alkalmazottak megismerik a Slack alapjait, például a csatornák működését, valamint a be- és kikapcsolódást. Ha a Slackot integrálja a meglévő irodai termelékenységi alkalmazásokba, akkor ellenőrizze, hogy megértik-e ezeket és hogyan kapcsolódnak egymáshoz. További útmutatások a 7 alapvető tipp a laza felhasználók számára című részben. Minél több a fedélzeten dolgozó alkalmazottak, annál kevésbé valószínű, hogy belecsúsznak a rossz szokásokba, amelyek ma létrehozták a morass e-mailt.
6. Döntse el, hogy mekkora megengedi a kultúrájának szocializációját a nem munkavállalók
A GDW alkalmazottai Slack csatornákat nyitottak azok számára, akik szeretik a macskát, a síelést és a snowboardozást. "Kultúránk nagy része eljutott Slackba" - mondta a GDW Gladnick.
De a túl sok móka rossz lehet. Ahelyett, hogy az embereknek esélyt adnának a feladatok közötti gőzfúvásra, az elcsúszási csatornák óriási időpazarlássá válhatnak.
A Slack nemrégiben bejelentette saját belső hangbeszélgetését, a Skype-hez hasonlóan.
Soroker elmondta, hogy egyszer egy Skype-t használó cégnél dolgozott, és "voltak olyan emberek, akik egész munkájukat csak viccelték ezekben a (Skype) csevegőszobákban, macskaképek és animált GIF-ek cseréjével" - mondta. "Ha ez valósággá válik, veszélyes." Ugyanebben a szobában Soroker azt mondta, hogy nincsenek szórakoztató Slack-csatornák. "Egyáltalán nem mondunk semmit, hacsak munka nem kapcsolódik hozzá. Arra törekszünk, hogy unalmas legyen."
7. Ne hagyja figyelmen kívül a kommunikációs alkalmazásokat az ügyfelekkel való kapcsolatfelvételhez
Az együttműködési eszközöket és a belső üzenetküldő alkalmazásokat nem valószínűleg arra tervezték, hogy az ügyfelekkel kommunikálhassanak, de a cégek most ezeket használják. A Cohesion Singapore, a csoportépítő események szervezője, mint például a lézeres címke és a buborékfoci, a WhatsApp Messenger és a Telegram Messaging segítségével válaszol a leendő ügyfelek kérdéseire. A 18 hónapos cég körülbelül egy évvel ezelőtt elhagyta az e-maileket az üzenetküldő alkalmazások javára, mert lehetővé tette az alkalmazottak számára, hogy gyorsabban reagáljanak - mondta Xavier Chng, a Cohesion Singapore társalapítója. Megjegyezte, hogy az ügyfelek hajlandók prémiumot fizetni a "belső értékekért", például a gyors válaszokért.
