Szerveződjön meg: hogyan lehet a fontos adatokat rögzíteni a szkennelési és az ocr alkalmazásokkal

Az optikai karakterfelismerő (OCR) beolvasó alkalmazás elengedhetetlen a szervezéshez. A legjobb szkennelő alkalmazások segítenek mindenféle információ rögzítésében, például egy értekezletről származó prezentációs diák, faliújság-jegyzetek, névjegykártyák, nem is beszélve a fontos dokumentumokról. Használhatók más célokra is, a papír receptek digitalizálásától a garanciavállalásig.

Néhány évvel ezelőtt új útlevelet kellett kapnom, és ugyanazon a napon el kellett vetnem a vízumot. Közvetlenül az útlevéllel való átvétele után azt gondoltam: "Valószínűleg meg kellene volna adnom ennek egy példányát, mielőtt átadom." Kihúztam a telefonomat, és beolvastam. Valóban, a vízum több mint két hétig tartott, és időközben egy csomó papírra szükségem volt az útlevél részleteire. Jó dolog, hogy olvasható példányom volt!

Hogyan működik a szkennelési alkalmazások?

Mobil beolvasó alkalmazás használatakor ez nem sokban különbözik a kép készítésétől. Ideális helyzetben a dokumentumot sima, kontrasztos háttérrel játssza le, és a telefon kamerája felé irányítja.

Ezután a beolvasó alkalmazás végigvezeti Önt a folyamaton. Általában azt mondja, hogy a dokumentum széleit vágja be a telefon képernyőjén a vágási jelekkel. Tartsa állandóan, amennyit csak tudsz, de ne aggódj. Az alkalmazás enyhén mozog. A szkennelés másodperc-két percet vesz igénybe. Amikor elkészült, általában megtekinti a dokumentum előnézetét. Az alkalmazás ezután általában megkérdezi, szeretne-e további oldalakat hozzáadni, vagy új szkennelést indítani.

Lehet, hogy arra gondol, hogy egy szkennelési alkalmazást teljesen kihagyhat, ehelyett fényképezhet minden olyan papírt, amelyet digitálisan el szeretne menteni. Lehet, de két hátrány van. Először: a kép valószínűleg nem lesz olyan tiszta, mint a beolvasás, ezért fennáll annak a kockázata, hogy nem lesz olvasható szövege. Másodszor, nem kereshet a szövegben, ami rendkívül megnehezítheti később megtalálni, amire szüksége van.

Mit kell beolvasnia egy beolvasó alkalmazás segítségével?

Nézzünk példákat arra, hogy miként használhat szkennelő alkalmazást a szervezéshez. Ezután elmagyarázom, mely funkciókat kell keresnie a legjobb szkennelési alkalmazásokban, és megnevezem néhány alkalmazást, amelyek rendelkeznek velük.

Névjegykártyák

Amikor legközelebb valaki névjegykártyát ad át, használjon szkennelő alkalmazást az adott személy elérhetőségi adatainak rögzítéséhez, majd küldje vissza a kártyát. Megmutatja, mennyire könnyű papírmentesen dolgozni, miközben azok adatait digitális formátumban gyűjtik, így később nem kell írnia semmit. Egyes szkennelő alkalmazások felismerhetik a névjegykártyákat, és új bejegyzést hozhatnak létre a kapcsolattartó alkalmazásban. Mások a LinkedIn-ben keresik, hogy javasolják a csatlakozást.

Fali táblák és prezentációs anyagok

Az üléseken a legtöbb ember teljes figyelmünket kívánja az egyes felszólalóknak. Nehéz ezt megtenni, ha egy prezentáción vagy a táblán gurulunk, remélve, hogy nem hagy ki egy fontos részletet. Nagyszerű megoldás a diák vagy más anyagok gyors beolvasása, mivel úgy tűnik, tudván, hogy később részletesebben áttekintheti őket.

Dokumentumok e-mailben vagy biztonsági másolat készítéséhez

Noha sok ember és szervezet szívesen küld digitális dokumentumokat, még mindig sok olyan eset van, amikor papírt találunk. Tegyük fel, hogy bankja fontos papírdokumentumot ad neked aláírásra, de azt akarja, hogy az ügyvéde először ellenőrizze. Remek alkalom a beolvasó alkalmazás használatára. Szkenneljen be néhány oldalt, így e-mailben elküldheti őket stat. Néhány szkennelő alkalmazás tartalmaz egy eszközt, amely lehetővé teszi azok digitális aláírását is.

Egyéb fontos dokumentumok, amelyeket be kell szkennelni és biztonsági másolatot készíteni, tartalmazzák a védőoltási nyilvántartásokat, adóügyi dokumentumokat és törvényes igazolásokat (születés, házasság, bevándorlás stb.).

Mit kell keresni egy szkennelő alkalmazásban

A legjobb szkennelő alkalmazások egyértelműen rögzítik a dokumentumokat, a szöveget kereshetővé teszik, és segít a kész fájlok megfelelő helyen történő mentésében. Itt van, mit kell keresnie:

Automatikus szélérzékelés

A nagyszerű szkennelési és OCR alkalmazás automatikusan megtalálja a dokumentumok széleit. Ha a fényképezőgépet a papírra irányítja, akkor a képernyőn látható kivágási jeleknek önmagában kell keresniük a dokumentum szélét, és igazítaniuk kell őket a különböző méretekhez. Tehát függetlenül attól, hogy A4-es papírlapot vagy névjegykártyát szkennel - az alkalmazás automatikusan kiszámolja.

Mentési és exportálási lehetőségek

A legjobb szkennelő alkalmazások lehetőséget adnak az újonnan beolvasott szövegek mentésére vagy exportálására, például a Google Drive, a Dropbox vagy más tárolási szolgáltatás. Nem akar olyan alkalmazást, amely arra készteti Önt, hogy új helyen tárolja a dokumentumokat.

OCR

A cikk tetején említettem az OCR-t. Ha van OCR, minden beolvasott szöveg szöveggé válik. A szöveget másolhatja, beillesztheti vagy szerkesztheti. Tegyük fel, hogy átnézi a receptet, és látja, hogy az írása hibás. Egy igazán jó szkennelési és OCR alkalmazással képes lesz javítani a helyesírási hibát. Egyes alkalmazások konvertálhatják a végleges szöveget egy ismerős szövegszerkesztő formátumba, például.docx. Mások lehetővé teszik, hogy közvetlenül az alkalmazásban megváltoztassa a szöveget anélkül, hogy először kellene megnyitnia a dokumentumot egy szövegszerkesztőben.

Az OCR lehetővé teszi a dokumentumok szövegében történő keresést is. Ez azt jelenti, hogy ha meg akarja találni az immunizációs nyilvántartásait, akkor megpróbálhatja orvosának nevét keresni a fájl megtalálásához. Nem kell emlékezni arra, hogy mit neveztél a fájlnak. Ha sok keresést használ a fájlok kereséséhez, akkor feltétlenül szüksége van OCR-re.

Keresési funkcionalitás

Lehet, hogy nem vagy túl szervezett, amikor a fájlok más helyre történő exportálására és mentésére van szükség. Ebben az esetben szeretné megkeresni a beolvasó alkalmazás tartalmában bármit, amit egyszer beolvasott, és most szüksége van rá. Egy nagyszerű beolvasó alkalmazásnak megvan a saját keresési funkciója.

Többoldalú támogatás

A nagyon jó szkennelési alkalmazások több oldalt szkennelhetnek egymás után. Ezután könnyedén össze kell rendezni az összes oldalt egyetlen PDF-fájlba. A legtöbb csúcskategóriás szkennelő alkalmazás helyesbíti az oldal-torzulásokat is, például amikor egy könyvet szkennel be, és nem tudja megoldani.

Ár

A legtöbb szkennelési és OCR-alkalmazás ingyenes szolgáltatási szinttel és prémium fizetett szinttel rendelkezik. Az OCR-t néha prémium szolgáltatásnak tekintik. A szkennelési és az OCR alkalmazások ára egy kis dió. Egy darabig 4 és 7 dollár között fizethet egy tisztességes alkalmazásért. Most az egyszeri díjak tízszer magasabbak. Bár az előfizetési arány ésszerűbb, néhány embernek csak néhányszor van szüksége egy szkennelő alkalmazásra évente néhányszor.

A legjobb szkennelési alkalmazások

Most, hogy megértette, mit tehetnek a szkennelő alkalmazások, és miért érdemes egy ilyen alkalmazni, íme néhány a legmegfelelőbb alkalmazás közül. Azokra az alkalmazásokra koncentráltam, amelyek beolvasást és OCR-t kínálnak, és szerkeszthetővé teszik a szöveget. Rengeteg olyan alkalmazás van, amely csak szkennelést végez. Két példa az Evernote szkennelhető és a Dropbox mobil alkalmazás. De nem adnak olyan végleges szöveget, amelyet másolhat, beilleszthet vagy szerkeszthet. Ezek az alkalmazások igen.

Nem számít, hogy melyik alkalmazást választja, rájön, hogy egy megbízható szkennelési alkalmazás kéznél segít a dokumentumok digitalizálásában és a szervezésben.

ABBYY FineScanner

Ingyenes; Pro havonta 4, 99 USD, évente 19, 99 USD, vagy 59, 99 USD egyszeri díj

Az ABBYY FineScanner valószínűleg a legjobb és leghatékonyabb szkenner és OCR alkalmazás a mobil eszközökhöz. Fájlokat exportál különféle formátumokba, lehetővé teszi a fájlok mentését a legtöbb jelentős tárolási szolgáltatásra, és akár 40 nyelven is futtatja az OCR-t. Prémium fiókra van szüksége az OCR beszerzéséhez, amely havonta 4, 99 USD, évente 19, 99 USD vagy 59, 99 USD egyszeri díjat fizet.

Elérhető Androidon, iOS-on

Microsoft Office lencse

Ingyenes

A Microsoft Office Lens egyike azon kevés szkennelő alkalmazásnak, amely teljesen ingyenes. Kissé lassabb és ügyesebb, mint a többi alkalmazás, élek észlelésével és kivágásával, de elvégzi a munkát. Az alkalmazás speciális módokkal rendelkezik a névjegykártyák és a táblák szkenneléséhez. A beolvasott szöveg szerkesztéséhez exportálnia kell a szöveget a Microsoft OneDrive segítségével, majd megnyitnia kell a Word-ben.

Elérhető Android, iOS, Windows rendszeren

Scanbot 9

Ingyenes; Pro első évben 4, 49 dollárral, majd évente 22, 49 dollárral; vagy 69, 99 USD egyszeri használat az iOS rendszeren

A Scanbot kiváló szkennelési és OCR alkalmazás. A társaság nemrégiben átalakította árazási modelljét olcsó egyszeri díjról éves előfizetési vagy drágább egyszeri díjra (69, 99 USD). Ezenkívül az árakat nagyon nehéz nyomon követni. Mindenesetre érdemes megfontolni a Scanbot Pro verzióját, ha szinte bármilyen dokumentumhoz szüksége van gyors és pontos szkennelési alkalmazásra. Jó színjavító és -optimalizáló eszközökkel, valamint egyéb szkennelési funkciókkal, például egy QR-kód olvasóval és vonalkód-leolvasóval rendelkezik. Arra is használhat dokumentumok aláírására, hogy csak ujját, telefonját vagy táblagépét használják.

Elérhető Android és iOS rendszereken