Otthoni irodai dolgozók: virtuális asszisztensek serege

Örülök, hogy ezen a héten elnyerték a Nemzeti Kisvállalkozási Hét elismerését, de sok otthoni munkavállaló hetente hét napig él a kisvállalkozás életében. Érdekes volt azonban egy olyan társaságot találni, amely ezeket a munkavállalókat az otthoni vállalkozástól kezdve a vállalkozásig összeköti. Ez egy metro atlanta-alapú felszerelés, az úgynevezett eaHELP, amely egyezik az otthoni irodai dolgozókkal a több tucat iparágban működő vállalatokkal. Van üzleti ügyfeleik, kezdve a kiskereskedőktől és a digitális marketing ügynökségektől a nonprofit szervezetektől és az egyetemektől.

Beszéltem Tricia Sciortino cég elnökével arról, hogy az eaHELP hogyan bocsátja ki virtuális asszisztenseit, és miként illeszti képességeiket a vállalkozásokhoz. Azt is beszéltük, hogy milyen eszközökre, stratégiákra és az otthoni irodai munka kultúrájára van szükség az egészséges munkakapcsolat és a távoli termelékenység biztosításához a virtuális asszisztens és a munkáltató között. Sciortino volt az első virtuális asszisztens, akit valaha felvett az eaHELP, és első kézből tudja, hogyan kell kezelni az otthoni irodai dolgozók munka- és magánéletének egyensúlyát.

PCMag: Mondj egy kicsit az eaHELP-ről.

Tricia Sciortino: Virtuális asszisztens (VA) megoldásokat kínálunk a nagyon elfoglalt vezetők számára. Mi vagyunk az, amit egy VA személyzettel foglalkozó cégnek tartok. Segítünk a különféle műfajú vezetők minden típusától - az egyéni vállalkozóktól és a vállalkozóktól kezdve a kisvállalkozások vállalati vezetőinek - a VA megoldásokkal, amelyek a heti nagyon kevés öt órás növekedéstől a teljes munkaidőig terjedő időtartamig terjedhetnek. Örülünk, hogy segítséget nyújtunk, amely lehetővé teszi a vezető számára, hogy valóban kiszabaduljon az üzleti adminisztratív részekből, és attól tart, hogy az üzletre összpontosítunk, ügyfelekkel foglalkozunk vagy üzleti tervet készíthetünk. Ez elvonja őket a részletekkel kapcsolatos aggódástól.

PCMag: Ez a Nemzeti Kisvállalkozási Hét. Miért lenne szüksége egy kisvállalkozásnak virtuális asszisztensre?

Sciortino: Azt mondanám, hogy ügyfeleink többsége kisvállalkozás. Általában azt tapasztaljuk, hogy kisvállalatként még nem kell teljes munkaidőben bérelnie valakit a helyszínen; lehet, hogy hetente öt vagy tíz órára van szüksége. Mondd, hogy 10 óra van. Minden reggel 9:00 és 11:00 között bejöttek, aztán már eltűntek. De VA-val ezek az órák rugalmasak. Használhat 30 percet 9:00 óráig, majd 15 percet délben. Oda oszthatja az idejét a nap és a hét között, és részmunkaidős órákat vehet igénybe úgy, mint egy nagyon teljes munkaidős, ügyeletes mód.

PCMag: Hogyan válhatnék VA-ként és dolgozhatok az eaHELP-nél?

Sciortino: A karrier oldalunkon van egy pályázat, amelyet felkérünk jelölteink benyújtására, és ez megkezdi a pályázó kapcsolatfelvételi folyamatát a beszerzési csapatunkkal. Az összes jelentkezőt egy készség és képesség ellenőrzésének elég mély folyamatán vesszük át. Két kategóriába soroljuk őket: lágy készségek és kemény készségek. És arra törekszünk, amit sok mélységre gondolunk a padon, mert nagyon szándékosan állunk szem előtt, hogy ügyfeleink kifejezetten több, mint készségekre vagy feladatokra vonatkozó igényeihez igazodjanak.

Természetesen kiértékeljük a pályázók műszaki képességeit: milyen számítógépen dolgoznak, milyen programokhoz férnek hozzá és milyen készségekkel rendelkeznek, de lágy készségeket is keresünk. A jó kommunikátor fontosabb, mint ha Microsoft Office-ja van. Nagyon érzékeny emberekre, jó, professzionális írásbeli kommunikátorra vágyunk - valakit, aki nagyon lelkes, proaktív és találékony, hogy megtalálja a választ, ha ügyfelük valami olyasmit kér fel, amit még soha nem tettek. Ezen túlmenően ellenőrizzük és validáljuk az általuk mondott nehéz képességeket is, néhány olyan általános VA feladattal, mint a naptárkezelés, az e-mail kezelés és az utazás foglalás.

PCMag: Szüksége van egy otthoni irodai dolgozónak a sikerhez?

Sciortino: Az első dolog mindig egy dedikált munkaterület. Lehet, hogy nincs extra helyisége otthonában, irodában, de szüksége van egy speciális területre, amelyet irodájának hív, még akkor is, ha a nappali sarka vagy egy pótágy hálószoba vagy bármi más. mondhatod: "Munkahelyen vagyok; bemegyek az irodámba." Valójában interjút készítünk erről, és biztosítjuk, hogy virtuális asszisztenseinknek legyen egy erre a célra szánt tér, és hogy azokban dolgozzanak, amelyeket úgy hívunk, hogy "figyelmezetés-mentes zóna". Ha a konyhaasztalnál dolgozik, és családja vagy gyermeke (vagy háziállat) áthalad, akkor nem fog működni.

A második dolog, amit mondanék: a munkaidőre vonatkozó határok meghatározása. Nagyon könnyű mindig dolgozni, ha otthon dolgozik, mert nincs lehetősége elhagyni az irodát; a munka az irodában marad. És most, hogy készen állsz a napra, nagyon könnyű még egyszer megnézni az e-mail címét, miközben vacsorát főzel. A lehető legjobb indítási és befejezési időt kell beállítania, mintha irodában dolgozik. A legjobb, ha személyes határain azt mondja: "Minden nap hat órakor elkészítem", hogy elkerülje a kiégést vagy az érzést, mintha folyamatosan dolgozol. A lányom azt mondta nekem: "Anya, csak állandóan dolgozol?" és azt gondoltam: "Hát, igaza van." Hagytam, hogy vérzik.

Egy másik dolog, amelyet hozzá tudunk adni, az ütemezési idő, ha otthonunk kívül van. Lehet, hogy ebédnapra kerül a szomszéddal, vagy hetente néhány órával a Starbucks-ban dolgozik. Kicsit őrült leszel, és úgy érzi, mintha bekerülnének, ha… egész nap az láncra láncoltad.

Az utolsó rész szándékában áll a technológia és az eszközök, amelyek segítenek távolról dolgozni, függetlenül attól, hogy van-e olyan gépe, amely képes megbirkózni a munkaterheléssel: nagyszerű számítógép, nagyszerű szoftver, tiszta gép, újabb gép. De olyan dolgok is lehetnek, mint például egy program használata, amely segít megosztani emberekkel, például a Basecamp vagy a Slack. A jó technológia, valamint a számítógép és az új technológiák használata valóban kényelmessé teszi a távoli munkavállaló előnyeit.

PCMag: Mire van szüksége egy menedzsernek, hogy sikeres legyen az otthoni irodai dolgozó? Most kaptam egy olyan programot, amely "serkenti a munkáltatók és a munkavállalók közötti bizalmat". Három percenként egy képernyőképet készít. Ez nem hangzik túl bizalommal.

Sciortino: Tudjuk, hogy néha nehéz valaki távolról dolgozni valakivel, ha még nem szoktak hozzá; időbe telik ahhoz, hogy létrejöjjön az a bizalom, hogy a másik oldalon lévő személy elvégzi azt a munkát, amelyet arra kért. Vannak azonban dolgok, amelyeket ügyfeleinknek és a VA-knak kommunikációs eszközöket ajánlunk, hogy segítsenek nekik az út során. Javasoljuk, hogy tartson legalább hetente egy videobeszélgetést, hogy megbeszélje, mit kell tenni ezen a héten, és mi maradt a múlt hétről, szemtől szemben láthatják a testbeszédet. Ez csak valami, amiben tényleg hiszünk; ha távolról dolgozik, akkor webkamerára van szüksége.

Rengeteg eszközünk is van, amelyeket az emberek szoros kapcsolattartásának támogatására javasolunk. Különböző alkalmazások vannak, ahol megoszthatják a munkaterületeket, például a Basecamp, az Asana, az Evernote és a Wunderlist, ahol láthatja, hogy a munka az emberek egész nap folyamán történik (és jegyzetet adhat hozzá, vagy egy feladatot elvégezhet). Nagyon könnyű azt mondani: "Hé, lássuk, hol vagyunk ezzel a projekttel."

És akkor javasolunk olyan dolgokat, mint például a telefonhoz tartozó alkalmazásokat, amelyek valóban kényelmesek sms-e, vagy olyan alkalmazásokat használnak, mint a Voxer vagy a HeyTell (ahol ez olyan, mint egy gyors walkie-talkie hangüzenetek küldéséhez).

Őszintén szólva, megpróbálunk nem válni túl komplexnek a kultúra és a csapat ösztönzése szempontjából. Olyan dolgokat használunk, mint a Facebook, és vannak privát csoportok a csapatunk számára, ahol kapcsolatban maradunk. Őket hívjuk virtuális vízhűtőnknek, és felteszik az egyszeri kérdést: "Hé, srácok, bármilyen tanács, van-e valakinek tapasztalata?" A csapat kölcsönösen segítséget nyújt egymásnak.

Heti értékesítési beszámolókat is közzéteszünk: "Hé, csapata, itt vagyunk, ahova vezetünk. Hé, nagyszerű kudarcok és kiáltások." Virtuális irodánk az a magán Facebook csoport, és számunkra ez volt az egyik legnagyobb csapatépítő siker.