Videó: Melanie Martinez - Show & Tell [Official Music Video] (November 2024)
A szervezettség megszervezése és megtartása olyan, mint a fogyás. A rövid távú megoldások nem működnek. Meg kell változtatnia az életmódot, amelybe Ön és alkalmazottai vagy üzleti partnerei hosszú távon ragaszkodhatnak.
Ebben a sorozatban tippeket adok arra vonatkozóan, hogy miként rendezheti vállalkozását és személyes adatait. Az előző cikk kifejtette annak fontosságát, hogy megértsük, hogyan gondolkodik vállalkozása az információkról. Most megmutatom, hogyan lehet ezt az alapot a számítógépes mappák elnevezési konvencióival és struktúráival megvalósítani. A legtöbb vállalkozás ezeket a mappastruktúrákat akár kiszolgálóin, akár egy projektkezelő csomagban fogja megvalósítani, ám ezek ugyanúgy alkalmazandók a saját asztalán vagy egy e-mail kliensen.
Mik azok a mappák?
A mappák az üzleti vállalkozás csontvázai. Mint egy épület szerkezete, támogatnak mindent, ami körülöttük áll, a kreatív tervezéstől az egyszerű funkcionalitásig.
Karrierje során hét különböző irodában dolgoztam. A tiszta és józan észű mappaszerkezettel rendelkező csapatok mindig voltak a legjobb helyzetben a folyamatos siker és növekedés érdekében.
Különösen a kisvállalkozásoknak kell figyelembe venniük ezt a tényt: A szervezett társaság az, amely a növekedés szempontjából helyénvaló. Gondolhatja, hogy mivel jelenleg csak két ember van a társaságban, sok információt tárolhat a fejében, és nem térképezheti el egy mappaszerkezetre. Sajnos, amikor ideje új alkalmazottakat felvenni és vállalkozását kibővíteni, sok idő vesztegeti az ideje, hogy megtanítsa nekik a spirális rendszerét. Még több időt és pénzt pazarol a hibák, az idő és a pénz kijavításával, amelyeket a növekedésre költhet.
A mappastruktúrája tükrözi az üzleti struktúrát. A mappák be vannak ágyazva más mappákba egy hierarchikus rendszerben, amelynek meg kell egyeznie a munka hierarchikus sorrendjével.
Annak megvitatásakor, hogy Ön és a vállalkozás más szereplői hogyan gondolkodnak az információkról (ezt a részt megtette, ugye?), Valószínűleg valamiféle hierarchiát látott kibontakozni. Azt javaslom, hogy vázolja fel ezt a struktúrát. Nem számít, ha vázolja papírra, felsoroláspontokra, vagy egy jegyzetelő alkalmazásba, mint például az Evernote for Windows (ingyenesen 45 dollár évente, 4, 5 csillag), vagy elme-térképező szoftvert használ. Írásban segít megtudni, vannak-e következetlenségek vagy átfedések.
Példa a szerkezetre
A formatervezés szerkezete egyedi lesz, de mivel ez hatalmas segítséget nyújt a példa megjelenítésében, megmutatom neked azt az alapvető, amelyet az asztalomon használom.
Íróként elsősorban a termékértékelésekkel foglalkozom. A véleményekre gondolva három kategóriát látok a fejemben: 1) ötletek a termékek áttekintésére, 2) folyamatban lévő cikkek és 3) befejezett vélemények. A „kész” kategórián belül inkább emlékszem a véleményekre a közzétételük dátuma szerint, amelyeket hónapra és évre egyszerűsítek, mivel egy hónapon belül soha nem létezik olyan sok, hogy elveszítenem őket. Az "ötletek" kategóriában a dolgok valamilyen folyékonyak. Egyes ötletek egynél több terméket fednek le, mások egyetlen dologra vonatkoznak. De pusztán azért, mert folyékonyak, nem azt jelenti, hogy nem lenne képes rendszerem a szervezésükhöz. A „folyamatban lévő” kategóriában gondolom a felülvizsgált termék nevét. Nos, hogyan fordul ez mappákba?
Ez a rendszer működik, mert számomra fontos, hogy pillanatképet kapjak a folyamatban lévő ötletekről és dolgokról. Jól vannak a mappák nevében, tehát azonnal látom őket, amikor kinyitom a "REVIEW" mappát. Nem kell, hogy lássa az összes terméknevet, amelyet befejeztem a felülvizsgálattal, ezért mappákba rendezem őket a megjelenésük dátuma szerint. A mappák neve egységes. Amikor egy projekt státusza megváltozik a folyamatban lévőtől a befejezéséig, áthúzom a megfelelő mappába, és az elnevezési gyakorlata megegyezik a többi vele járó mappával. Például húzhatom a római számjegyű mappát, mint például a ii, c és d szintre anélkül, hogy át kellene neveznem, és ez jól illeszkedik a rendszerbe.
Tippek és trükkök
Számokat. Figyelje meg, hogy a havi mappák négy számjeggyel kezdődnek. Az első két számjegy az évre vonatkozik, a második a hónapra vonatkozik. Szeretek látni a hónapneveket is, így az aláhúzás után a végére helyezem őket. Nagyon támogatom, hogy néhány okból négy vagy hat számjegyű számot használjak dátumokhoz. Először is személyesen emlékszem arra, mikor történt dolgom, tehát számomra könnyű megtalálni a dolgokat, ha dátum szerint tudom megkeresni őket. Másodszor, a mappák mindig dátum szerinti sorrendben jelennek meg, amikor név szerint rendezem őket, mert az 1101 betűrendben az 1102 előtti, az 1102 előző előtt az stb.
A dátumok használata rendkívül hasznos lesz, ha archiválni kell, amiről az e-mailkezelésről szóló közelgő cikkben fogok beszélni.
Címkék. Példámban az összes nagybetűt az „IDEAS_” betűvel kezdődő mappákban használom, mert azt akarom, hogy az „ötletek” összetapadjanak, ha név szerint válogatom. Ezekre mint címkékre gondolok. A folyamatban lévő felülvizsgálatokhoz nem zavarom a címkét. A mappát csak a termék nevével nevezem el. Ha egyszerre több mint 20 termék-felülvizsgálat zajlik, akkor valószínűleg megváltoztatom a mappák elnevezési konvencióját, és hozzáadom egy címkét, hogy az összes folyamatban lévő anyag összefüggesszen. Az "IN-PROGRESS_" valószínűleg túl hosszú, de talán valami olyan egyszerű, mint az "IN_" működni fog.
Kiderül, hogy különösen az „IN_” nem működik, és így van: Miért vázoltam a teljes mappaszerkezetemet, máshol az „in” szót használtam, hogy valami nagyon specifikusat jelentsen. Látod, milyen fontos először az egészet felvázolni?
Egyedi. A címkék és számok használatának egyik oka az, hogy elősegíti a fájlnevek egyediségét. Soha nem akar két fájlt vagy mappát nevezni ugyanazon a néven, mert ha véletlenül ugyanazon a helyen húzza le, az egyik felülírhatja a másikat. És természetesen zavaró.
Speciális karakterek. Az alulértékeltek a legjobb barátom a mappák elnevezési konvencióiban. Tisztaak és a szöveg könnyen olvasható. Egyesek szóközt és kötőjeleket használnak mappaneveikben - ez rajtad múlik. Bármit is választ, mindig tisztában kell lennie azzal, hogy a karakterek hogyan befolyásolják az ábécé betűrendjét. Néha aláhúzással használom a mappanév elejét, amikor mindig azt akarom, hogy a mappa tetején jelenjen meg, például "_DONE". Ezután könnyen elhúzhatok bármit, ami befejeződött, a felső mappába. Alternatív megoldásként, ha alul akarom, elnevezhetem "z_DONE" -nak.
Szín. A Mac OS fantasztikus abban, hogy a jobb egérgombbal lehetővé teszi a színkód mappák gyors elkészítését. Meg lehet csinálni egy PC-n, de nehézkes. A színkódolásra támaszkodtam, amikor erősen együttműködő tervezési projekteken dolgoztam - kollégámmal és én a megosztott szerveren lévő mappákat sárgaként jelöltük, amikor a tartalom új volt, és még nem csiszoltak, narancssárganak, miután a fájlok meghaladták az első tervezési fázist, és így tovább a lila, amely azt jelzi, hogy a munka megtörtént.
Bármi is legyen a rendszer, amelyet alkalmazsz, maradj rajta! A konzisztencia kulcsa a szervezettség megőrzésének. Ne felejtse el, hogy a megszervezéshez, mint például a formában maradáshoz, hosszú távú életmód-változtatásokra van szükség, nem pedig gyors javításokra. A lehető legnagyobb mértékben és amennyire értelme van, próbálja meg ugyanazokat az alapelveket alkalmazni az egész projektben, csoportban és osztályban.
Vegye el
A cikkből emlékezni kell a következőkre:
1. Vázolja fel a mappastruktúrát, mielőtt végrehajtaná.
2. Szervezze az információkat hierarchikusan, gondolkodva azon, hogy mit kell látnia és tudnia kell egy pillanatkép nézetben, amikor egy mappába néz.
3. Használjon betűket, számokat és speciális karaktereket a mappanevekben, hogy intelligens sorrendben jelenjenek meg.
4. Új mappák létrehozásakor tartsa be az elnevezési konvenciókat.
