Videó: M/S TEIGENES, a modern fishing vessel from Norway. (November 2024)
A szervezettség megszervezése és megtartása olyan, mint a fogyás. A rövid távú megoldások nem működnek. Meg kell változtatnia az életmódot, amelybe Ön és alkalmazottai vagy üzleti partnerei hosszú távon ragaszkodhatnak.
Ebben a sorozatban tippeket adok arra, hogyan lehet vállalkozását és saját személyes adatait megszervezni a címzés útján:
1. Hogyan gondolkodik vállalkozása az információkról?
2. A mappák elnevezésének elnevezése és azok átgondolása.
3. A fájlok elnevezési konvenciói.
4. Információmegosztás.
5. Az e-mail kezelése
A szervezett diéta
A fogyáshoz kapcsolódóan egyesek úgy találják, hogy a napi öt vagy hat étkezésből álló étrend számukra megfelelő, másoknak három rendszeres étkezésre van szükségük, és egyáltalán nincs snack. Vannak, akik vásárolnak egy tornaterem tagságot (a tényleges kilépés az elköltött pénzből származhat), míg mások jobban illenek a kis edzésprogramok beépítéséhez a napi programba, például felvonók helyett lépcsőn járnak, vagy munkába kerékpároznak.
A lényeg az, hogy ugyanazok a megoldások nem működnek mindenki számára. Ugyanez vonatkozik a szervezésre.
Az információra gondolkodás módjai
A megszervezés és a tartózkodás életmód elkötelezettségének kell lennie vállalkozása számára. A napi tevékenységekben minden alkalmazottnak és érdekelt félnek képesnek kell lennie ragaszkodni a programhoz. A rendszerezendő rendszerének olyan gyakorlatokból kell állnia, amelyek illeszkednek mindenki szokásaihoz, függetlenül attól, hogy következetesen lépéseket tesz-e, például szükségtelen fájlok törlésére, ahogy megy, vagy nagyobb lépéseket hajt végre egy ütemezett ütemezés szerint, például minden péntek délutáni időtartamot fenntartással beérkező levelek
Tehát, mielőtt önmagadat és munkatársait új szervezeti étrendre állítja, mérlegeljen egy kis időt arra, hogy az Ön vállalkozása hogyan látja az információs szervezetet. Néhány lehetőség a következő:
• dátum vagy hónap szerint, például amikor valami először történt meg, vagy a tervek szerint befejeződik
• a projekt neve szerint
• a felelős személy neve szerint
• költségvetési negyedév szerint
A gyakorlatok összehangolása a valósággal
Fontos, hogy ne próbálja meg illeszteni e szervezeti rendszerek egyikét a vállalkozására, ha az nem tükrözi a csapat tényleges működését. Kérdezze meg kollégáit, ha találtak-e egy adott dokumentumot, esetleg számlát vagy egy szerződést, hol néznék ki őket először? Ennél is fontosabb, hogy néznének ki? Keresnek-e számítógépükön vagy a vállalat hálózatán az eladó név, dátum, termékleírás alapján? Nyitnak egy mappát és szkimpelnek a fájlnevekre, vagy dátum szerint rendeznek, vagy fájltípus szerint rendeznek? Mennyi ideig tart az információ megkeresése? Időt pazarolnak azért, mert olyan módon keresnek, amely nem segíti őket az eredmények gyors szűkítésében?
Ehhez nincs szüksége hivatalos találkozóra. Csak lépj le, és kérdezd. Két percig tart.
Több válasz is lehet. Időnként emlékszik arra a hónapra és évre, amikor egy projekt elindult, míg kollégája rögzítheti a projekt nevét. És mindkét esetben az információ nem feltétlenül statikus. Lehet, hogy a projektnek volt kódneve a fejlesztés során, és talán későn indult el. A mappa elnevezési konvenciókról szóló következő cikkben elmagyarázom, hogyan lehet bevezetni egy rendszert, amely képes kezelni az ilyen jellegű eltéréseket.
Alszik rá egyet
Ennek a feladatnak a formájában meg kell értenie annak formáját, hogy az üzleti vállalkozás hogyan strukturálja információit - de aludjon rajta egy vagy két napig, majd próbálja újra, mielőtt meghozna döntéseit vagy megváltoztatja a meglévő struktúráját. Időnként elfelejtjük, hogy miért működnek bizonyos gyakorlatok, és hirtelen megváltoztatása véletlenül megsemmisíthet más üzleti indokokat.
Például egy irodában dolgoztam, ahol a szabadúszó szerződéseket két tényleges függő fájlmappába soroltam, az egyik a számlákra és egy az adólapokra. Számomra sokkal értelmebbnek tűnt egyesíteni őket. Miért van két dosszié és két mappa, mindkettő felirattal: "Doe, Jane?" A számlákhoz való hozzáféréshez általában a szabadúszó adóinformációit is meg kellett keresnem. Miért nem egyszerűsíti a rendszert? Az egyik ok, ami számomra nyilvánvaló, de abban az időben nem volt, az, hogy a szervezetben sok embernek hozzáférést igényel a számlához, de kevés embernek kell hozzáférnie a személyes adatokhoz, például a társadalombiztosítási számokhoz. Jó dolog, hogy a menedzser megértette ezt az indokot, és el tudta magyarázni nekem, mielőtt a teljes rendszert átszervezték.
Vegye el
A cikk első lépései a következőkhöz:
1. Kérdezze meg kollégáit és magát: "Hogyan gondolok az információkra?"
2. Hagyja, hogy a következtetések levonása végett egy-két napig hagyja, hogy a válaszok a fejedben forogjanak.
3. Bizonyos struktúráknak kellene kialakulniuk. Ha látja, ne aggódjon, mert még reagál.
Ne felejtsd el, hogy a szervezés olyan, mintha megfelelő lenne. Semmi sem fog megváltozni egyik napról a másikra, és sokkal fontosabb, hogy az Ön és szervezete életmódjának megfelelő változásait megváltoztassuk - ezek megmaradnak.
