Videó: CSOK buktatói (November 2024)
Ugyanolyan fontos, hogy Ön és munkatársai megnevezzék a fájlokat, mint a mappák elnevezése. Intelligensen, szisztematikusan és logikusan, a kezdő pozícióból csinálva vállalkozását a siker, a hosszú távú növekedés és a stabilitás érdekében.
Számos vállalkozásnak, amely új szervezeti nyomást fontolgat, valószínűleg óriási elmaradása van a régi fájlokról, amelyeket nem akarnak átnevezni (legalábbis nem azonnal). Rendben van. Néha el kell kezdenie.
Sok esetben ésszerű egy új rendszer bevezetése új projekt, csapat, költségvetési negyedév vagy év indításakor - bármilyen fontos mérföldkő is van vállalkozása számára. Érdemes részben jelentős időponttól indulni, mert hogyan fogsz kezelni a rendezetlen archívumokat. Egy év alatt képes lesz mindent megtalálni és kezelni az utóbbi időben, amire könnyedén szükség van, de nem talál olyan régebbi dolgokat, amelyek ugyanolyan egyszerűen megelőzik az új rendszert. Néhány trükköt adok az archívumok kezeléséhez anélkül, hogy hónapokat (vagy egy gyakornok ifjúságát) költené mindegyikre.
Fájlnevek
A mappákhoz hasonlóan a fájlneveknek:
• egyedi
• jelzi, hogy mit tartalmaz a fájl
• összhangban azzal, hogyan gondolkodik vállalkozása az információkról
• beolvasható (emberi szemmel) annak alapján, hogy Ön és alkalmazottai hogyan találják meg az információkat
• természetesen ábécé sorrendben
• következetes!
Egyedi. Alapvető fontosságú, hogy a fájlnevek egyediek legyenek, különösen akkor, ha együttműködő környezetben dolgozunk, és különösen akkor, ha gyakran másolunk fájlokat egy kiszolgálóra. Ha nincs olyan rendszer, amellyel a fájlneveket egyedinek tartja, akkor fennáll annak kockázata, hogy felülírja és elveszíti az összes adatát. Együttműködő környezetben általában a fájlok szándékos felülírása. Ha, mint én, a felbukkanó figyelmeztetés figyelmezteti magát ("Biztosan kicseréli a meglévő fájlt az újabbra?"), Akkor semmi sem akadályozza meg a rossz fájl felülírását, ha az ugyanaz a név.
Tegyük fel például, hogy van egy tegnap kelt számlám a Gray's Electronics-tól, Grays-számla.pdf. Ragaszthatom a kiszolgálón a Számlák mappába, és figyelmeztetést kaphatok, hogy az ilyen névű fájl már létezik. Azt is feltételezhetem, hogy mivel a számla tegnap beérkezett, valaki más is odatette - de én csak arra kértem, hogy a számviteli osztály aláírja ezt a számlát, tehát az enyémnek a legfrissebbnek kell lennie, így felülírom a régi. Az egész darabokra oszlik, amikor valaki később azon a napon kéri tőlem, hogy húzza ki Grey előző számláját, tudod, a két hónappal ezelőtti számlát… ugyanazzal a fájlnévvel, amely már eltűnt.
Tájékoztató. Butaságnak tűnik kijelenteni, hogy a fájlneveknek meg kell jelölniük, hogy mit tartalmaznak, de sokszor láttam, hogy rosszul megy. Sokan feltételezik, hogy amikor egy mappába fészkelnek, a mappa gondoskodik a nagyobb kategória nevére. Hamisan azt is feltételezik, hogy a fájlok legfontosabb tartalma mindenki számára nyilvánvaló lesz, akiknek hozzá kell férniük a fájlhoz. Vegyük újra a számlázási példát. Tegyük fel, hogy a számviteli osztály háromféle módon találja meg a számlákat: számla száma, adóazonosítója és az az adóhónap, amelyben azt kifizették. A könyvelést nem érdekelte kevésbé, hogy ez "Szürke számla".
Személy szerint két fő azonosítót használok az összes fájlhoz: numerikus dátumok és kódok. Otthon havonta többször blogolok. Az összes szöveges fájlt és fényképet, amelyet a blogomban használok, négyjegyű dátummal (YR MO) és "bg" osztályozóval osztályozzuk. A montreali piacról egy, a szeptemberi utazás során készített fotó neve: 1009bg_montreal_market.jpg. A négyjegyű számok a blogfájloimra vonatkoznak, mert havonta átlagosan csak négy vagy öt üzenetet írok.
Előfordulhat azonban, hogy tucatnyi fotóm van egy adott hónapból. Ebben az esetben vagy kódolom őket egy hatjegyű számmal, hozzáadva a napot a végéhez, vagy rövidítem más jelölőt a karakterek mentése céljából, így leíróbb szöveget tudok hozzáadni a fájlnevekhez. Például:
• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers01.jpg
• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers02.jpg
Mielőtt még megnyitnám a fájlokat, tudom, hogy ezek mind a paprikafotók, amelyeket a blogomba (bg) tettem fel, amelyet 2010. szeptemberében készítettem (1009), Montrealban (mnrl), a piacon (mrkt).
Egy másik trükk, ha sokat utazik, akkor használja a repülőtéri kódot a hely megjelöléséhez: YUL Montrealban, LAX Los Angelesben, LHR vagy LGW Londonban, és így tovább.
Összhangban az üzleti gondolkodási folyamattal. Amint a fenti példából talán már kitalálta, tudom, hogy számíthatok a memóriámra, hogy dátum szerint összegyűjtsem az információkat. Annak eldöntésekor, hogy az elnevezési konvenciók hogyan fognak működni, tudnia kell, hogy vállalkozása miként emlékszik az információkra. De a dátumok két madárot is megölnek egy kövvel. Kódolják a fájlt, amikor az történt, vagy jelentős volt, és félúton érik el, hogy egyedi nevek legyenek. Soha nem véletlenül nyitom meg a 2006-os montreali utazásom képeit, amikor igazán szeretnék a 2010-es év képeit, még akkor is, ha mindkét alkalommal fényképeztem a piacokon.
Feltétlenül javaslom egy dátum felvételét a fájlnevekbe. Az egyetlen igazi kérdés az, hogy melyik dátum a leghasznosabb vállalkozása számára? A számla elküldésének vagy feldolgozásának dátuma, vagy a munka befejezésének dátuma, vagy amikor a szerződést aláírták? A vállalkozástulajdonosoknak, a csoportvezetőknek és az osztályvezetőknek kellene a végső hívást kezdeményezniük, de beszéljünk azokkal az emberekkel, akik először a legtöbb napi munkát végzik. Ők fogják tudni, miért van igazán értelme.
Olvasható. Amikor megnyit egy mappát, azonnal meg akarja tudni annak tartalmát, anélkül, hogy megnyitná a fájlokat, és nem pislogna a miniatűr nézetekbe. A helyes fájlnevezési megállapodás kidolgozása magában foglalja annak meghatározását, hogy mi a kulcsfontosságú információ az egyes dokumentumokban. Komorodok, amikor valaki számítógépét látom a resume.doc fájllal. Melyik folytatás? Mikor frissítették? Hosszú vagy rövid verzió? Hová küldik? Az 1102_CV_marketing_digital.doc lehet az az önéletrajz, amely kiemeli a digitális marketing tapasztalatait, míg az 1102_CV_short.doc lehet az általános szakmai önéletrajz, amelyet frissíteni kíván, amikor a jogi iskolába jelentkezik.
Gondoljon csak arra, hogy mennyire eredményesebb lehet Ön és kollégái, nagy bizonyossággal tudta, hogy az egyes fájlok mit tartalmaznak, mielőtt kinyitotta volna.
Természetesen rendezett. Egy másik ok, amiért szeretek azonosítóként használni a dátumokat, azért, mert minden időrendi sorrendbe fog esni, amikor a mappa fájlokat név szerint válogat, ami általában az alapértelmezés. A tényleges fájl dátuma szerinti rendezés csak azt jelzi, hogy a fájlokat mikor utoljára frissítették, és ez valószínűleg nem lesz az elsődleges dolog, amit szeretne, vagy tudnia kell. Ha mindig az YR MO DA-t a fájlnév elejére helyezi, akkor mindig megrendelése lesz.
Következetesség. Korábban azt az analógiát tettem, hogy a szervezés olyan, mint a formában maradás. A változás nem történik egyik napról a másikra. A jutalmak hosszú távon, nem pedig rövid távon jönnek. Nem kell a divatos diéta mellett ugrálni, hanem változtatnia kell az ön számára megfelelő és tartósan. Ha észreveszi, hogy olyan megoldást talált, amellyel élhet, maradjon rajta!
Intelligens kezelés az archívumokkal vagy az régebbi fájlokkal
Senki sem várja el, hogy átszervezi és átnevezi a teljes adatarchívumát. Ez nem értékes módja az idő eltöltésének, és nevetséges az a gondolat, hogy el is húzhatja. Tehát mi a teendő mindazon rendezetlen fájlokkal és mappákkal a múltban?
Az összes fájl egyszerre gondolkodása kezelhetetlen. Ezért vannak rendezetlenek! Az archívumok kezelésének megkönnyítésének kétféle módja van: öreg és igazán régi. Az, hogy miként határozza meg a régi és a valóban öreg, rajtad múlik.
Számomra az "igazán régi" azt jelenti, hogy több mint 99 százalékkal biztos vagyok abban, hogy soha többé nem fogok hozzáférni a fájlhoz, de ez megtörténhet. Számomra a "nagyon régi" dolgoknak is legalább három évesnek kell lenniük. A két kritériumnak megfelelő fájlok készen állnak a lemezre archiválásra.
A szokásos "régi" fájlok általában olyan fájlokra utalnak, amelyeken egy és három évvel ezelőtt dolgoztam. Ezek a merevlemezemen vagy a szerveren vannak, ahol szükség esetén hozzáférhetek hozzájuk, de az év mappáira kerülnek. Van egy mappám, amelyek a "2010", "2009" és "2008" felirattal rendelkeznek.
Ha az idősebb tartalmakat évente elhelyezi mappákba, akkor tavaszi tisztítást végezhet. Megpróbálta már alaposan megtisztítani a szekrényt anélkül, hogy kiürítené? Nem működik. A szervezéshez új kezdetre van szüksége. Az összes fájl mappákba söpörése évente megkönnyíti a tiszta indítást anélkül, hogy eltávolítana a valójában esetlegesen szükséges eszközöket. Mielőtt megszervezné, tiszta és rendezett ablakot kell látnia!
Mit csinálsz egy több évet átfogó fájllal? Helyezze be a legutóbbi év mappájába. A tavaly dolgozott rajta? Akkor a tavalyi mappákban kell lennie. Miért? Ha attól tart, hogy nem fogja megtalálni? A fájljaid már rendetlenség! A fájlt valószínűleg mindenképpen meg kell keresnie, szóval mi számít, ha még egy mappában van beágyazva?
Vegye el
E cikk fontos elvetési pontjai a következők:
1. A vállalkozás által használt fájlnevezési megállapodást a szervezet minden tagjának meg kell értenie.
2. A fájlnevezési megállapodásoknak segíteniük kell az embereket az információk gyors megtalálásában a név beolvasásával vagy a dátum vagy más jelölő megkeresésével a névben.
3. A "természetesen megrendelt" fájlokat könnyebben lehet beolvasni és rendezni.
4. Légy összhangban a elnevezési konvenciókkal.
5. Kerülje el a hatalmas nagyjavító projektet azáltal, hogy egyszerűen archiválja a régebbi adatokat évről évre.
