Videó: Biztos jó a hozzáállásunk a munkához? | Sorsnavigátor 2 - Siker és boldogság a munkahelyen (November 2024)
Brooke Zimet első kézből tudja, milyen érzés összezavarni a munkahelyi biztonsági űrlapok kitöltését. Ma a Zimet az Emberi Erőforrás Menedzsment Társaság (SHRM) által tanúsított magas rangú szakmai humán erőforrás (HR) tanácsadó és a TalentShip LLC tulajdonosa Portlandben, Ore. Nem tanították meg a Munkahelyi Biztonsági és Egészségügyi Igazgatóság (OSHA) nyilvántartásának megfelelő kitöltésére, amikor a munkavállalók betegnek vagy megsérültek a munka során. Az OSHA ellenőrök által végzett meglepetés-ellenőrzés feltárta a hibákat. "Ha még soha nem történt meg, akkor annyit nem gondolsz, hogy tudnod kell" - mondta Zimet.
2017-től kezdve a vállalatok számára még fontosabb lesz a munkahelyi biztonsággal kapcsolatos dokumentációk megfelelő megszerzése. Ekkor kezdődik egy új OSHA-rendelet, amely megköveteli mintegy 750 000 munkáltatótól, hogy elektronikusan nyújtsák be az éves munkavállalói betegségről és sérülésekről szóló jelentéseket az ügynökségnek, amely az adatokat a honlapján közzéteszi.
A munkáltatóknak nem szabad túl nehéznek lenniük. De amint a technológiai gyártóktól és az ipari bennfentektől megtanultam, a vállalatok nem bízhatnak kizárólag a HR szoftverekben a munka elvégzésében. És ha hibákat követ el - vagy akár túlságosan alapos -, visszatérhet, hogy megharapjon.
HR tech gyártók szoftverfrissítések
Az új OSHA-rendelet, amelyet május elején fejeztek be, a több mint 250 alkalmazottat foglalkoztató amerikai vállalkozásokat, valamint a több mint tucat magas kockázatú iparágban, ideértve az építőipart, az élelmiszerboltokat, a gyártást és az ápolási otthonokat, 20 vagy annál több alkalmazottal rendelkező vállalatokat érinti.
Az új követelmény értelmében az OSHA közzéteszi a munkavállalók biztonsági adatait a weboldalán azzal a elvárással, hogy "a munkahelyi sérülésekkel kapcsolatos adatok nyilvánosságra hozatala ösztönözni fogja a munkáltatókat arra, hogy fokozzák erőfeszítéseiket a munkahelyi sérülések és betegségek megelőzésére" - állítja az ügynökség nyilatkozata. Az új szabály arra kötelezi a munkáltatókat, hogy tájékoztassák a munkavállalókat arról, hogy miként tudják bejelenteni a sérüléseket, és megakadályozzák őket abban, hogy megtorolják őket a munkavállalók ellen.
Miután az OSHA kiadta a frissített szabályokat, több mint fél tucat technológiai gyártónál jelentkeztem be, köztük a helyszíni és felhőalapú HR menedzsment, valamint az idő- és jelenléti szoftverek szállítóival. Szerettem volna tudni, hogy terveznek-e frissítéseket az ügyfelek betartásának elősegítése érdekében.
Különféle válaszokat kaptam. Az ADP a képességek bővítésén dolgozik, állítja a bérfeldolgozó óriás szóvivője. Az SAP SuccessFactors Perform and Reward szóvivője szerint a társaság "Alkalmazottak központi ideje és jelenléte" modulja úgy konfigurálható, hogy nyomon kövesse és összeállítsa a távolléteket típusonként, ideértve a munkával összefüggő betegségeket és sérüléseket. A felhasználóknak azonban letölteniük kell az adatokat az OSHA által elfogadható elektronikus formátumba annak érdekében, hogy továbbítsák azokat az ügynökséghez.
Más HR tech gyártók még mindig kitalálják, mit fognak csinálni. Jonathan Rejholec, a BambooHR vezető termékmenedzserének azt akarja megtudni, hogy az ügyfelek úgy gondolják, hogy ez fontos funkció-e bármilyen intézkedés megkezdése előtt. Az Ultimate Software várakozási megközelítést alkalmaz, mielőtt eldönti, hogy frissíti-e UltiPro HR menedzsment szolgáltatását. A Kronos vizsgálja a Kronos SaaShr termékét. A PlanSource, amely elsősorban a haszonkezelő szoftvereket kínálja, beszél a technológiai gyártókkal, amelyekkel partnereként részt vesz más HR funkciókban, annak meghatározása érdekében, hogy miként lehet a legjobban kezelni a helyzetet. Nir Leibovich, a Zenefits-rel versengő, freemium alapú HR-platformon induló GoCo vezérigazgatója megpróbálja megbecsülni, hogy hány ügyfelét a szabályozás befolyásolja. A GoCo ügyfelek általában öt-300 alkalmazottal rendelkeznek, és Leibovich szerint nem talált adatokat arról, hogy hány ilyen méretű vállalkozás tartozik az OSHA magas kockázatú iparági megnevezésébe.
Az üzleti és tech író és hangszóró, Phil Simon szerint a HR szoftvergyártók hozzá fogják adni a funkciót, ha legitim versenytársaknak akarják őket tekinteni, mint például az ADP, az Oracle, a Workday és más nagy ipari nevek. Másrészt: "Biztos vagyok benne, hogy rengeteg olyan vállalkozás létezik, amely ezt egy táblázatban tárolja, vagy akik nem tudják, hogy HR-technológiájuk képes lenne erre" - mondta Simon, aki korábban a Lawson Software HR tech gyártójaként dolgozott (most része Infor)).
Adatok tisztítása, oktatás és egyéb előkészítési módok
A munkaadók nem teljesen süllyednek, ha a HR tech eladó, ahonnan vásárol, nem frissíti a szoftvert az új elektronikus jelentési szabály betartása érdekében. Az SAP SuccessFactors Perform and Reward-hoz hasonlóan, sok vállalati erőforrás-tervezés (ERP), valamint HR-szoftver és felügyeleti rendszer már generál távolléti jelentéseket. Innentől kezdve a vállalatoknak meg kell tennie azt a további lépést, hogy a releváns adatokat kihozzák a rendszerből és olyan formába, amelyet az OSHA elfogad.
Mielőtt a cégek adatot nyújthatnak be, ellenőrizniük kell, hogy tiszta-e. Nehezebb lehet elérni ezt a pontot, mint amilyennek hangzik. Egyes szervezeteknél, amikor egy munkavállaló megsérül, a gyárpadlón lévő felügyelő vagy menedzser kitölti az eseményről szóló jelentést, vagy várja a HR-t, hogy elmondja nekik, mit kell tenni. Ennek eredményeként néha az űrlapokat nem töltik ki megfelelően vagy hiányosak. "Tapasztalataim szerint az idő kilencvenöt százaléka a rendszer nem működik megfelelően, mert valaki nem figyelt az adatminőségre" - mondta Simon.
Annak biztosítása érdekében, hogy ez ne történjen meg a jövőben, a vállalatok megfelelő képzésen keresztül kiképezhetik azokat a személyzeteket, akik rendszeresen kitöltik a munkahelyi biztonsági űrlapokat. Az állami munkavállalók biztonsági ügynökségei, például az Oregon OSHA online osztályokat kínálnak. Ugyanúgy, mint az OSHA, az OSHA Training Institute Oktatási Központokon keresztül, egy olyan nonprofit szervezetek nemzeti hálózatán keresztül, amelyek ügynökségek által engedélyezett osztályokat kínálnak.
Zimet szerint a szervezeteknek is óvatosnak kell lenniük az általuk megosztott információ mennyiségével kapcsolatban. A változás előtt a munkáltatók óvatosan hibáztak és túlzottan beszámoltak. "De ha ezt most megteszi" - figyelmeztette a nő -, büntetést kaphat. Akkor nem akarsz sok eseményt és balesetet rendezni, mert az ellenőrzést indít."
Ha a kisvállalkozások nagyobb versenytársakkal rendelkeznek, amelyeknek be kell tartaniuk az új rendeleteket, Zimet szerint az OSHA további vizsgálatokat indíthatna az iparában. "Tehát a kis srácoknak is kompatibilisnek kell lenniük" - mondta.
A Zimet az egészségügyben és a korai gyermekkori oktatásban számos társaságnál dolgozott személyzettel (vagy szerződéses formában), az OSHA két iparágban tartja a munkahelyi megbetegedések és sérülések magas kockázatát, ezért gyakrabban vizsgál. Úgy gondolja, hogy az elmúlt években legalább nyolc ellenőrzésen ment keresztül. Ha az új online jelentési szabály OSHA-ellenőrzést vált ki, javasolja a vállalatoknak, hogy hozzanak létre egy ellenőrző listát, amelyre a nyilvántartók hivatkozhatnak. Az ellenőrző listának tartalmaznia kell az adatok tárolásának útmutatásait és az OSHA által az ellenőrzések során általában feltett kérdéseket. "Ez olyan egyszerű lehet, mint egy biztonsági szakasz megléte a vállalati intranetben vagy egy wiki létrehozása" - mondta. "Olyan sok vállalatnak van elavult dolog a kötőanyagokban.
