Szervezés: hogyan lehet együttműködési szoftvert használni a munkafolyamatok leképezésére

Az első valódi munkám első napján a folyóiratok kiadója, aki felvételt készített egy hatalmas folyamatábrára, amelyet a falra rögzített. "Így történik egy cikk az írottól a közzétettig" - mondta. Az egész folyamaton átment, hangsúlyozva azokat a részeket, ahol a csapatom és én részt vettünk. Ez 2001 volt, még mielőtt az együttműködési szoftver szabadon elérhető volt, de az a nap óta megtanultak még Asana és Slack korában is érvényesek.

Minden folyóiratcikk túlméretezett poli borítékba került, egy papírdarab elé ragasztva. A papírt színkóddal jelölték a folyóirat számára, amelyben a cikk megjelenni fog. Ezt munkakabátnak neveztük. Minden alkalommal, amikor a cikk más osztályba jutott, akár a másolat-szerkesztõknek igazolás céljából, akár a billentyûzet-osztályhoz a változásokért, útjának történetét rögzítették a munkakabáton. Amikor egy alkalmazott elkészült vele, egy új osztályra kinevezte azáltal, hogy sort írt a nyomkövetési lapra. Bárki, aki látta a munkakabátot, pontosan tudta az összes olyan stádiumot, amelyen a cikk átment, és hol kellett továbbjutnia.

Visszatekintve ezekre a munkakabátokra a mai munkafolyamat-szoftverek előfutára és fizikai megnyilvánulása volt, mint például az Asana. A falhoz rögzített munkafolyamat-diagram kitűnő orientációt jelentett nekem, mint új alkalmazottnak és bárki másnak a fedélzetén. Kristálytiszta képet adott nekem arról, hogy mit csinált a szervezet és hogyan.

A mai világban, ahol papír nélküli környezeteket keresünk, és nagyrészt az elektronikus fájlokhoz és mappákhoz költözöttünk, könnyebb elhagyni az ilyen munkafolyamat-dokumentumok létrehozását és naprakészen tartását. De minden vállalkozás számára, sőt a hobbi-szintű csapatmunka-projektekhez is rendkívül fontos dokumentálni a munkafolyamatot.

Miért a dokumentumfolyamat?

Miért dokumentálja a munkafolyamatot? Van néhány feltétlenül kritikus ok, többek között a következő:

• Segít az üzleti tulajdonosoknak és a vezetőknek teljes körűen átgondolni és megérteni, mi történik az üzleti folyamat minden szakaszában, és miért;
• Ez lehetővé teszi a szükségtelen lépések azonosítását és a folyamatok kivonását;
• Emlékezteti azokat a munkavállalókat vagy csapattagokat, akik távol lehetnek az üzleti bizonyos szakaszától, miért léteznek és milyen értéket nyújtanak;
• Ez elengedhetetlen a csapat tagjainak bejutásához
• Ez az egyik legjobb módja annak, hogy elmagyarázza a potenciális kollégáknak, ügyfeleknek és befektetőknek az üzleti működését; és
• Ez lehetővé teszi a csapat számára, hogy hatékonyabban kezdje el használni az együttműködési eszközöket.

Az utolsó ponthoz már említettem Asanát. Az Asana egy munkafolyamat-kezelő eszköz, olyan, mint egy szteroidok tennivaló listája. Nagyon hasonlít a job-jacket rendszerhez, amelyet az első kiadói munkám során használtam. Az Asana lehetővé teszi az elvégzendő feladatok nyomon követését és egy folyamaton keresztüli áthaladását. Minden feladatnak megtörtént az összes végrehajtott lépés vagy részfeladat. Ha az egyik elvégzi a kézhezálló részfeladatot, akkor a következő lépésre ruházza fel, és egy olyan személyhez vagy osztályhoz irányítja, aki ezt követően felveszi.

Már korábban analógiát tettem, hogy Asana olyan, mint egy kártyapak, míg a projektmenedzsment szoftver olyan, mint egy társasjáték. Amikor megnyit egy társasjátékot, akkor lehet, hogy valami tábla, különféle játékdarabok és egyértelmű szabálykönyv a játékhoz. Mindenki, aki játszik, elfogadja ezeket az előre meghatározott szabályokat. Lehet, hogy eltér a szabályoktól, de a játékot úgy tervezték, hogy maximális élvezetet élvezzen, ha betartja ezeket a szabályokat, így van.

Ha azonban kártyákat játszik, mindenkinek, aki játszik, meg kell állapodnia arról, hogy melyik játékot fogja játszani, és milyen szabályokat fog követni. Te játszhatsz szívet, vagy nyársat is. Néhány kártyajáték, például a Texas Hold'em, jól ismert és bevezetett szabályokkal rendelkezik. Aztán vannak más játékok is, amelyeknek variációi vannak, mint például römi (gin rummy, egyenes rummy, 500 rummy és így tovább), és az asztalnál mindenkivel át kell vetnie a szabályokat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy mindenki egyetért hogyan kell játszani. Lehetőség van még a saját kártyajáték feltalálására is, egyedi szabályokkal, amelyeket mindenkinek meg kell tanítania, akik fel akarnak játszani.

Az Asana (és sok más együttmûködési eszköz; egy pillanat alatt több példát mutatok be), ahogy mondtam, olyan, mint egy kártyapakij. Tehát ahhoz, hogy Asana működjön, mindenkinek tudnia kell, hogy a játékot miként játszják, mi a szabályok, mi a cél és hogyan fejeződik be a játék.

Mi van Kanbannel?

A Kanban táblák egy másik példa az együttműködési eszközökre, amelyek inkább kártyacsomaghoz hasonlítanak. A Trello egy példa egy online kanban eszközre. A szoftverfejlesztő és programozó csapatok gyakran nagyon jól meghatározott, előre meghatározott módon használják a kanban (például a Texas Hold'em játékához), míg azok, akik a kanbanot személyes használatra használják, bármilyen szabályt feltehetnek.

Ha dokumentált munkafolyamata van, akkor könnyen hozzárendelheti azt az Asanába. Sokkal könnyebb elkezdeni az Asana használatát, ha már rendelkezik dokumentált munkafolyamatával, mert ez azt jelenti, hogy már átgondolta a teljes üzleti vagy csapatfolyamatot fentről lefelé. Az Asana elfogadása némi próbálkozást és hibát vesz igénybe, bármi legyen is, de sokkal zavarbabb és bosszantóbb lesz, ha ezt megteszi anélkül, hogy korábban dokumentálná a munkafolyamatokat.

A munkafolyamatok feltérképezése

A munkafolyamat-szoftverrel általában van valami, ami befejeződik, még akkor is, ha az egész folyamat folyamatban van. Bármi is teljesíthető, általában az Ön feladatai vagy alfeladatai.

A befejezés ötlete nagyon eltér a projektmenedzsment szoftverekben. A definíció szerint egy projekt valami dátummal elkészült és kézbesített. De nem minden típusú munka van projekt. A folyóirat-kiadóban, ahol dolgoztam, egy cikk teljes lenne, ha kinyomtatnák. Hasonlóképpen, a folyóirat minden kiadásának befejezési dátuma volt. De a másolás szerkesztése soha nem volt teljes. Ez folyamatos munka volt. Még mindig nyomon kell követni. Konkrét feladatokkal rendelkezik - a cikk másolása - szerkesztése, de a másolás-szerkesztésnek nem volt befejezési dátuma vagy kiadható része.

A munkafolyamat leképezésének folyamata magában foglalja annak pontos azonosítását is, mely folyamatokat vagy eljárásokat kell kifejezetten hozzárendelni és nyomon követni. Ez a pontosság és a részletesség nagyon fontos.

Gondoljon egy főzési receptre. A receptek nem sorolják fel minden egyes lépést, mert sokuk hallgatólagos vagy érthető. A receptek nem mondják el, hogy repedj a tojáson, ürítse ki annak tartalmát és dobja ki a héjat, mert az "tojás hozzáadása" ezt már jelenti, és feleslegesen nehézkes lesz felsorolni ezeket a lépéseket. Hasonlóképpen, munkakörnyezetben azt is érthetjük, hogy a "cikk szerkesztése" azt jelenti, hogy "ellenőrizze a címsort, ellenőrizze a szövegvonalat, másolja a szerkesztést, és bármilyen kérdést hagyjon a szerzőnek".

Bizonyos helyzetekben azonban finomabbnak kell lennie. Egyszer dolgoztam újságkiadásban, ahol a címsorok, a képaláírások, az oldal alján található dátum és az oldalszám ellenőrzése külön kellett volna lennie a másolástól, mivel gyakran figyelmen kívül hagyták.

Más szavakkal, ki kell kitalálnia, milyen szintű részlet szükséges. Túl sok lépés, és a szoftvert használó emberek figyelmen kívül hagyják az eljárást. Túl kevés, és kritikus hibák fordulhatnak elő. Valószínűleg néhány próbálkozás és hiba elhúzódása lesz a megfelelő alkalmazás érdekében, de néhány döntést meg kell hoznia, mielőtt elkezdi.

A gondolkodásmód feltérképezése

A munkafolyamatok feltérképezésekor időt töltene arra is, hogy kitalálja, hogyan gondolkodik szervezete együttesen. Mi a szervezete gondolkodásmódja a projektekkel, emberekkel vagy érdeklődésre számot tartó témákkal kapcsolatban? Ez releváns az Asanában, valamint más együttműködési eszközökben.

A laza jó példa erre. A Slack egy olyan üzenetküldő platform, amely hangsúlyozza a pull (nem a push) értesítéseket, tehát a fogadni kívánt üzenetek kiválasztásának lényege. Ahhoz, hogy ezeknek az értesítéseknek megfelelő szűrőket készítsen, részben támaszkodnia kell a csatornákra. A csatornák olyanok, mint a csoportok, és ahhoz, hogy a csatornákat hatékonyan lehessen létrehozni, ismernie kell a csapat gondolkodását , nos, mindent. Gondolja-e az osztályok vagy projektek szempontjából? Gondolod témák vagy ügyfelek szempontjából? Ha ingatlantulajdonban lévő társaságot működtet, akkor talán a környékeket, az ingatlanértékek küszöbét vagy az ügynököket veszi figyelembe. A csatornák létrehozása előtt meg kell határoznia a csapata gondolkodásmódját, hogy azok ténylegesen megkönnyítsék a csapatmunkát.

Az együttműködési eszközök gyakran tartalmaznak többféle információszervezési módszert is, például színkódolás, címkézés és néha színkódos címkézés használata. Emlékszel azokra a színes kódolású munkakabátokra, amelyeket korábban ismertettem? Ugyanaz az üzlet. Megfelelő használat esetén a színkód egy vizuális jelölő, amely azonnal világosan továbbítja az információkat. Ezért a színkódolás növeli a termelékenységet. Nagyon javaslom a színkódolás használatát az együttműködési eszközben, mindaddig, amíg először megérti a csapat gondolkodását arról, hogy miért kell elsősorban valami színkóddal ellátni. Milyen információkat kell azonnal és szavak nélkül továbbítani? Meg kell értenie a csapat gondolkodásmódját, hogy képes válaszolni erre a kérdésre.

Beleértve a kultúrát

Fontos, hogy dokumentáljuk a munkafolyamatokat, mielőtt azokat egy együttműködési eszközhöz sorolnánk, ugyanolyan fontos megérteni és feltérképezni a gondolkodásmódot. Az utolsó rész a kultúra.

Az együttműködési eszközök tükrözik a vállalati kultúrát, és fordítva. Nagyon fontos meghatározni az elkötelezettség általános szabályait a professzionalizmus, a formalitás szintje tekintetében, valamint arra, hogy hol érdemes és nem helyénvaló a témát levonni.

Munkavállalói vagy csapattag szempontjából az együttműködési eszközöket gyakran használják gőzfúvás helyeként. Tapasztalataim szerint az emberek a sérelmeiket függetlenül attól tartják, függetlenül attól, hogy az együttműködési eszközök külön-külön teret adnak nekik. Egyes szervezetek értékelik a nyílt vitát és még a munkáról folytatott heves vitákat, míg mások ezt zavarónak és potenciálisan veszélyesnek tekintik.

Az együttműködési eszközök önmagukban nem tudják diktálni, hogy az emberek megfelelő helyeken szellőző és elutasító jellegű-e. A vállalati kultúrából kell származnia. A vezetõ pozícióban lévõ embereknek világossá kell tenniük, hogy akarják-e a csapat tagjai panaszt és érvelést feltenni a munka összefüggésében vagy azon kívül. Ki tudja, mikor van probléma? Szeretne-e a csapat tagjai névtelenséget, mielőtt aggályaikat vagy panaszaikat kifejezik? Panaszkodnak a katarzis miatt, vagy a munka és a munkafolyamatok lehetséges problémáinak kiemelésére? Ha ez egyébként is megtörténik (és így van), akkor jobb, ha figyelembe veszi, és döntéseket hoz róla, ahelyett, hogy úgy tesz, mintha nem történik meg.

További források

Egy másik erőforrás, amely megkönnyíti a munkafolyamatok feltérképezését, az elme-térképező szoftver; olvassa el ezeket a tippeket arra vonatkozóan, hogy egy elmetérkép miként teheti lehetővé a projekt menedzsmentjét. Ha a projektkezelő szoftver használatának kezdeti napjaiban van, akkor ez a négy tipp az induláshoz segít. Az Asana mélyebb megismeréséhez segít elolvasni néhány tippet az Asana használatához.