Szervezettség: az adódokumentumok szkennelése, mentése és megsemmisítése

Az adódokumentumok szervezése folyamatos folyamat. Először is meg kell tennie valamit az egyes dokumentumokkal, amikor megkapja őket, legyen szó üzleti igazolásról vagy W-2 nyomtatványról a munkáltatótól. Lehet, hogy átvizsgálja. Lehet, hogy egy mappába helyez. Bármit is csinál vele, adóztatásakor újra hivatkoznia kell rá, így képesnek kell lennie rá. Lehet, hogy ezen dokumentumok némelyikét át kell adnia valaki másnak, esetleg egy könyvelőnek, de legalább az adóhivatkozásig az IRS-nek. Végül a magánélet védelme érdekében meg akarja dobni a dokumentumait.

Ha az egész folyamatot lebontja annak előrelátása érdekében, hogy miként fogja később felhasználni és utalni az adódokumentumokra, akkor kidolgozhat egy módszert a fájlok szkennelésére, mentésére és végül megsemmisítésére, így nem szabad véletlenül több munkát végezzen magának az út során.

Milyen adóügyi dokumentumokat kell mentenie?

A munkaadók által elküldött mindent, valamint az ingatlanokkal, bankszámlákkal, adományokkal vagy befektetésekkel kapcsolatos dokumentumokat el kell mentenie. Más szavakkal, mentse el mások által létrehozott és az év végi adóügyi célokból átadott dokumentumait.

Az ön által létrehozott dokumentumokkal kapcsolatban az IRS webhelyén található tippek megjegyzik, hogy a nyilvántartások tartalmazzák "számlákat, hitelkártya- és egyéb nyugtákat, számlákat, kilométernaplókat, törölt, ábrázolt vagy helyettesítő ellenőrzéseket, fizetési igazolásokat és minden egyéb nyilvántartást, amely alátámasztja a levonásokat vagy jóváírásokat igényel visszatérését."

Adózási dokumentumok beolvasása

Valószínűleg elveszi az összes adódokumentumot, és beteszi őket egy dobozba, fiókba vagy mappába. Ez jó, amíg később gyorsan megtalálhatja őket, amikor szüksége van rájuk.

A dokumentumok későbbi és gyorsabb megtalálásának meggyőződése az, hogy beolvasásukkal digitalizálják őket. A dokumentumok szkennelése azzal is előnye, hogy biztonsági másolatot készít, így ha bármi történik a fizikai másolatokkal (tűz, árvíz, négyéves), akkor rendelkeznie kell tartalék készlettel.

Használhat nagy asztali szkennert vagy többfunkciós nyomtatót, amelyhez szkenner tartozik, ami hasznos, ha nagy mennyiségű oldala van, amelyekre be kell szkennelni. Ha csak maroknyi laza dokumentuma van, akkor jobb, ha mobil szkennelő alkalmazást használ.

Számos mobil szkennelő alkalmazás ingyenes. Ezek átalakítják a telefont szkennerré. Megtalálják a dokumentumok széleit, és konvertálják a képeket PDF-ekbe. Ha még soha nem használta ezt, feltétlenül sürgetem, hogy próbáljon ki egyet. Szuper könnyű használni.

Adózási dokumentumok mentése és elnevezése

A dokumentumok beolvasása után a legmegfelelőbb dolog, amit később megtehetsz önmagának, az, hogy intelligensen nevezze el a fájlokat, és egy nagyon világos névvel ellátott mappába ragassza őket, például "2016-os adófizetési dokumentumok".

Használja mind az adóbevallás évét, mind a számítógépes mappában, valamint a fájlok nevében az "adó" és "adók" szavakat. Ilyen módon, amikor később szüksége van a fájlokra, akkor még akkor is megkeresheti azokat, ha nem emlékszik pontosan arra, hová tette őket.

A fájlneveknél szerepeltesse az űrlap nevét is, például 1099-INT vagy W-2, és tartalmazzon minden egyéb konkrét adatot, amely jelzi Önnek vagy valaki másnak, aki pontosan kezeli a dokumentumait, amit a fájl tartalmaz. Például egy jó fájlnév a 2016-os 1099-INT-re a Duffy Bank számára: 2016-TAXES_1099-INT-DuffyBank.

Adódokumentumok aprítása

Nem fáj az adóok digitális másolatainak határozatlan időre történő mentése, de természetesen néhány év elteltével biztonságosan elidegenítheti a papír másolatokat. Mint említettem, az IRS iránymutatásokat tartalmaz arra vonatkozóan, hogy mely dokumentumokat kell menteni mennyi ideig. Ha inkább téved az óvatosság oldalán, akkor hét év az a szám, amelyet meg kell emlékezni, mivel ez a leghosszabb időszak, amelyet a kormány megkövetel.

Mivel ebben az évben 2016-ra fognak bejelentést tenni, biztonságosan megsemmisíthet bármit, ami 2009-től vagy annál korábbi. Ha kisvállalkozást működtet, vagy sok érzékeny dokumentuma van, akkor a saját iratmegsemmisítő birtoklása érhető el. Nem olyan drágák, a PCMag-on tesztelt legjobb aprítók 159 és 329 dollár között mozognak. A Swingline Style + Super Cross-Cut aprítógép a legolcsóbb a legjobban értékelt modellek közül.

Küldje el adóit

Most, hogy megértette, hogyan kell kezelni az adódokumentumokat, itt az ideje, hogy ténylegesen megkezdi az adófizetését - és minél előbb, annál jobb. Noha műszakilag április 18-ig kell elvégezned őket, addig az adókat hamarabb elvégezni jó a nyugalma. Ha visszatérítést kap, akkor hamarabb megkapja - és ki nem akarja? Ha fizetnie kell, akkor több ideje lesz arra, hogy kitalálja, hogyan kell kezelni ezt is.

Ezenkívül, ha hiányzik egy dokumentum, vagy egyikük pontatlannak bizonyul, sokkal jobb, ha most megtudja, mint az utolsó nap éjfélének közelében. Természetesen mindig meghosszabbíthatja a kiterjesztést, de senki nem akarja foglalkozni az ilyen last-minute stressztel, ha el tudja kerülni. Vegye figyelembe azt is, hogy ha a választott adóbevallási szolgálatnál kapcsolatba kell lépnie a támogatással, akkor sokkal jobb az esélye, hogy valakivel kapcsolatba kerüljön, mintha az adókat az utolsó pillanatban elküldi.

Két kedvenc adó-előkészítő szolgáltatásunk van a 2016-os adózáshoz (azokat, amelyeket 2017-ben be kell nyújtania). A TurboTax önfoglalkoztató személyek a legjobb választás azok számára, akik a legbarátságosabb felületet és a legszélesebb körű támogatást akarják, ideértve azt a lehetőséget, hogy videókonferenciát folytathassanak azokkal a szakemberekkel, akik valós időben megnézhetik visszatérését. A TaxAct Online Premium a szerkesztõk választása, hogy a költségvetésbe adják-e az adókat, ha nem kell annyira kézfogás. További információkért lásd a legjobb adó-előkészítő szoftver körét.