Szervezés: hogyan kezelheti munkáját táblázatokkal

Az egyik legegyszerűbb szervezeti trükk, amelyet a munka során használok, a saját fejlődésem privát táblázatainak megőrzése. Senki sem követeli meg, hogy tegyem. Senki sem kéri, hogy lássa a táblázatokat. Teljesen a saját kedvéért őrzem meg őket, hogy hatékonyan működhessek és gyorsan láthassam, amit elértem.

A Get Organized ebben a kiadásában megosztom néhány, a jelenleg tárolt táblázatot, és elmagyarázom, mit tesznek értem. Míg a táblázatok tartalma kifejezetten a munkámhoz kapcsolódik, sok alapelv univerzális és alkalmazható más típusú munkákhoz.

Ötletek mentése és ütemezése

A Szervezni oszlop hetente van, ami azt jelenti, hogy 52 ötletemmel kell állnom, amelyeket ténylegesen felhasználok egy év alatt… ami azt jelenti, hogy valószínűleg további 50–100 ötletemre lesz szükségem, amelyeket végül el fogok utasítani (legtöbbünknek szüksége van hatalmas ötletek generálása valóban jó ötletek megtalálására).

Szükségem van arra is, hogy hetekkel egy időben előre nézzek, és figyelni kell a cikkek közzétételének időpontjaira (minden hétfőn), hogy elgondolkodjak abban, hogy egy adott téma szinkronban lesz-e valami másnel, ami a világon zajlik. Például tavaly májusban, amikor új diplomások kerestek munkát, cikkek sorozatát futtattam erről a témáról: hogyan lehet online álláskeresést végezni, hogyan lehet tiszta és professzionális online profilt létrehozni, tippeket az önéletrajzokhoz és kísérőleveleket stb..

Ehhez nagyon kezdetleges táblázatot tartok, amelynek alján egy folyamatban lévő ötletek vannak felsorolva, és felül egy rács, az összes tervezett közzétételi dátummal. A táblázat segít széles körben gondolkodni arról, hogyan tervezhetem meg a témákat sok hét és hónap alatt. Könnyen megváltoztathatom a jövőbeli cikkek sorrendjét, hogy több időt tegyek a hasonlóan tűnő témák vagy a logikusan kapcsolódó témák között csoportosítva.

Ez a konkrét táblázat a Google Drive-ban található, mivel ez a szolgáltatás szinte bárhol elérhető, és ha van ötletöm, miközben távol vagyok az irodából, bejelentkezhetek, és habozás nélkül hozzá tudok adni.

Mivel gyakran visszatérek ehhez a táblázathoz, hogy befejezzem a munkát, miután elkészítettem, rendszeresen átnézem azokat az ötleteket, amelyeket ötletgyűjtöttem. Sokan írják le ötleteik jegyzeteit, de soha nem utalnak vissza rájuk. Ezzel a rendszerrel legalább hetente egyszer szembesülök a saját ötleteim listájával.

A naplózási projekt előrehaladása

A PCMag-nél végzett munkám nagy része szoftvertermékek és fitnesz-eszközök tesztelése, és ezekről termék-vélemények írása, tehát van egy másik táblázatom, amely erre a munkára szól.

(Elnézést kérek a homályos tartalom kis mennyiségéért a fenti képen.)

Hadd magyarázzam meg gyorsan a fenti képen látható oszlopokat. Az első oszlop, az úgynevezett ID, a közzétett termékértékelés cikk-azonosítója. A B oszlop a termék neve. A C oszlop, az Állapot, megőrzi a felülvizsgálat állapotát, oly módon, hogy a "pubbed-április 12.-13." Azt jelenti, hogy egy cikket 2013. április 12-én tették közzé. A D – I oszlopok olyan munkával kapcsolatos jelölőnégyzetek, amelyeket be kell fejezni egy termékértékelés előtt. mozoghat a szerkesztési és közzétételi folyamaton.

A kritériumok (DI oszlopok) magukban foglalják a termék naplózását egy adatbázisban ("QB"), egy űrlap benyújtását, amely ismerteti a termék specifikációit ("Specs"), feltölti a termék képét ("Image"), és létrehoz egy további diavetítést. képek ("Diavetítés"). Minden terméknek 1-5-ig kell pontoznia ("Értékelés"), és még egy oszlopot hozzátettem a "Megjegyzések" -hez, ahol általában csak azt jelzem, hogy valamely termék megérdemli-e a PCMag szerkesztõinek választását.

A táblázat valójában a szíve egy sor jelölőnégyzet. Ez lehetővé teszi egy pillanat alatt, hogy megtettem-e az összes szükséges prekurzor munkát. De más előnyeivel is rendelkezik.

Ugyanúgy, mint naplózom az ötletgyűjtési ötletemet a jövőbeni Szervezhető oszlopok számára, bejelentkezek a Vélemények táblázatos termékek aljára is, amelyeket esetleg érdekelhetnék a felülvizsgálatban. Ezért mindig van egy futó listám a friss ötletekről.

Ez is nagyon gyors referenciaként szolgál, ha meg kell keresnem a megtekintett termékek közzétételének dátumát vagy az egyedi cikk-azonosítót (amit meglehetősen gyakran teszek). Persze, az irodában más rendszerek is vannak, hogy megtalálják ezeket az információkat, de általában gyorsabb, ha kihúzom ezt a táblázatot, mert testreszabtam az igényeimhez.

A változások nyomon követése

Az utolsó táblázat, amelyet meg szeretnék osztani, az az, amelyet egy adott cikk nyomon követésére használok: A 100 legjobb iPhone alkalmazás. A cikk kezeléséhez komplex szervezetet igényel, mivel a tartalmat gyakran frissítem. Más szavakkal, néhány hetente a 100 legjobb alkalmazás közül néhány új. Vigyáznom kell arra, hogy mely alkalmazások voltak a legjobbak manapság, szemben azzal, amit hat hónappal ezelőtt mondtam.

A módszer nagyon egyszerű. Minden alkalmazást naplózom az Excel programban, ahogy a 100 legjobb listába kerül. Felveszem a dátumot, amikor a cikkhez adták, vagy amikor legutóbb frissítettem a szöveget, ha ez egy olyan alkalmazás, amely még mindig jó, de jelentősen frissült azóta, hogy utoljára beszámolót írtam róla. Vezetek egy olyan futó listát is, amely korábban szerepelt a listán, de azóta elvesztette a helyét.

Ez a táblázat segít nekem megnézni, hogy 100 alkalmazást eltaláltam-e, mert az Excel automatikusan számolja meg őket. Arra is felhasználom, hogy az alkalmazásokat különböző oldalakra csoportosítsam az oldalak törését jelző szegélyek hozzáadásával. A színkódolás lehetővé teszi számomra, hogy mely alkalmazások újak a listában (sárga). Ez a zászló a közzétételi folyamat során, vagyis azt jelenti, hogy ezeket a szakaszokat alaposabban kell ellenőriznem, mint mások.

Engedje meg azt is, hogy nem használom az összes oszlopot, amelyet eredetileg ebben a táblázatban állítottam be. Egyszerre gondoltam, hogy valami információ fontos, csak később rájöttem, hogy nincs rá szükség. Mivel ez a táblázat csak nekem tartozik, ezért következmények nélkül elhagyhatom azokat a területeket, amelyeknek nincs kifizetése. Megtisztíthatom a táblázatokat és megszabadulhatom a nem használt részektől, de sokkal érdemesebb megőrizni őket, és nem használni őket, mint hogy a táblázatot kissé takarosabbá tegyem. Mi az értelme? Senki, de én soha nem látom.

Táblázatok használatának előnyei munkájának nyomon követése érdekében

Az egyszerű táblázatok hatékony eszközök lehetnek a munkájának megszervezéséhez, és ezek elkészítéséhez nem kell Excel-nek fiktívnak lennie. A munka nyomon követéséhez táblázatok használatának előnyei a következők:

• láthatja, amit már tett, így nem ismételje meg (vagy ha meg kell ismételnie, gyorsan megnézheti, mikor és hogyan csinálta az első alkalommal, hogy kihasználhassa ezt a korábbi munkát)
• külön helyet foglal el az ötletek rögzítésére és rendszeres áttekintésére
• munkájának nyilvántartása, ha valaha bizonyítékokra van szüksége az elvégzett eredményekről
• megkönnyíti a saját feladatait azáltal, hogy létrehoz egy olyan információ-visszakeresési rendszert, amely teljes mértékben az Ön igényeihez igazodik.