Szervezés: hogyan váltottam át a felhőben dolgozni

Miután évek óta hibrid rendszeren dolgoztam, ahol néhány fájl lokális volt, és néhány felhőben volt, nemrégiben átváltottam a teljesen online működésre. A Google Drive használatát választottam, de ugyanolyan könnyedén lehetett bármilyen hasonló szolgáltatás, például a Microsoft Office Online.

Íme, hogyan vándoroltam az új környezetbe, néhány teljesen előnye és hátránya, hogy teljesen online dolgoztam, és tanácsok, ha átváltásra is gondolok.

Miért migráltam a Google Drive-ra

Régóta használom a Google Drive-ot, beleértve a Google Dokumentumokat, Táblázatokat és Diákat. De a közelmúltig soha nem használtam kizárólag az összes munkám során.

Korábbi beállításomban néhány fájlt helyben tároltam a számítógépemen (természetesen biztonsági másolatot készítettem), és csak egy maroknyi fájl volt a Google Docs és más online fájlok formájában. Leginkább a Google Drive-ot használtam együttműködő fájlokhoz, például egy dokumentumhoz, hogy megtervezzem a vakációt a barátaival.

Az egyik fő ok, amiért úgy döntöttem, hogy teljes mértékben a felhőbe költöztem, az az volt, hogy sok különböző eszközt használtam, sokkal jobban, mint valaha. Bármelyik nap szeretném elvégezni a munkát körülbelül öt különböző eszköz bármelyikétől, attól függően, hogy otthon vagyok, ülésen vagyok, vagy valahol máshol. Van egy asztali Mac, egy Chromebook Pixel, amely hordozható, de nem nagyszerű találkozókhoz, okostelefon és laptop. És alkalmanként valaki más számítógépén dolgozom.

Amikor csak lehetséges, inkább inkább közvetlenül a fájlokon készítek jegyzeteket és szerkesztéseket, ahelyett, hogy külön jegyzetet készítenék egy jegyzetelő alkalmazásban arról, hogy mit kell tennem a fájlhoz később. A felhőben történő munka kielégíti ezt az igényt, és a Google Drive egyéb igényeim nagy részét is kielégítette, például a Microsoft Office fájlformátumokkal való kompatibilitást, a sok tárhelyet és az összes eszköz támogatását.

Ha az összes munka felhőben van, közvetlenül hozzáférhet a fájlokhoz. Amíg van internetkapcsolat (és néha még akkor is, ha nincs), szerkesztheti a fájlokat. Néhány évbe telt, amíg a Google Drive eljutott erre a pontra, de most, hogy itt van, nagyszerű eredményekkel használom.

Tippek a felhőbe történő migrációhoz

Ha úgy dönt, hogy minden munkáját felhőben tartja, és egyikét sem tárolja helyben, akkor egy nagy kihívással kell szembenéznie: kitalálni, hogy mit tegyen az összes régi fájljával. Azt tanácsolom, hogy ne aggódjon a régi fájlok miatt. Ne pazarold idejét arra, hogy megpróbáld tökéletesen áttelepíteni vagy újrarendezni az összes régi adatot, amelyet talán soha többé nem fogsz megnézni.

Ehelyett inkább arra összpontosítson, hogyan szervezi vagy tárolja az új adatokat a jövőben. Az én esetemben azonnal elkezdtem használni a Google Drive-ot az összes új dokumentumomhoz. Új mappákat hoztam létre a Google Drive-ban az interneten, amelyek tükrözték ugyanazt a szervezeti rendszert, mint amit az asztalomon használtam. Amikor elindítottam egy új fájlt, Google Doc-ként készítettem. Nagyobb figyelmet fordítottam a jelenre, mint a múltra.

Volt néhány fájlom, amelyeket nem réginak, se újnak, hanem "folyamatban lévőnek" minősítek. A folyamatban lévő fájlt már régen létrehoztam, de ez továbbra is releváns és manapság használatban. Saját esetemben általában táblázatok, amelyekben naplózom a munkát, amikor kitöltöm. Például van egy folyamatban lévő fájlom, ahol nyomon követhetem az általam írt cikkeket, a közzététel dátumait és más metaadatokat. Folyamatosan egészítem hozzá, és ez mindig hasznos és releváns, bár évekkel ezelőtt létrehoztam.

A folyamatban lévő fájlok áttelepítéséhez egyszerűen feltöltöttem őket a Google Drive-ba, egyenként, és konvertáltam őket Google-formátumú fájlokká. Az Excel fájlok Google Táblákká váltak. Könnyen.

Az egyik, hogy egyenként csináltam őket, az volt, hogy ellenőriztem és megbizonyosodtam arról, hogy kinyílnak-e, és hogy a tartalma nem zavart. Szerencsére minden zökkenőmentesen ment át. Ennek ellenére körülbelül egy hónapig a számítógépemen tartottam a fájlok rendkívül értékes eredeti példányait, körülbelül egy hónapig, ami újabb tanácsokat ad nekem: Órja át a fontos fájlok eredeti példányát egymást átfedő ideig.

Ha valami baj történik a migrációval, akkor az eredeti példányokat kell beszerezni. Olyan, mintha egy papíralkalmazást távolról letétbe helyezne egy mobilalkalmazás segítségével, és a bank egy üzenetet küld Önnek: "Miért nem lógsz rá arra a csekkere, amíg nem törlődik?"

Egy másik tanács az, hogy teszteljük, hogy a szolgáltatás működik-e minden eszközén. Nyisson meg különféle fájlokat. Most kapcsolja ki a Wi-Fi-t, és próbálja meg megnyitni őket. Lehetséges, azaz van-e olyan fájljainak offline másolata, amelyekre számíthatott volna (egy pillanat alatt több elérhető offline hozzáférésről)? Szerkesztheted? Telepítenie kell valamelyik alkalmazást vagy bővítményt a kívánt munka elvégzéséhez? Sokkal nehezebb, mint gondolnád, hogy ideje legyen ezeknek a próbáknak a lefolytatására, de az biztos, hogy megmutatja, hogy valahol megjelenik, és nem tud tenni semmit, amit tervezett.

Miután elkezdtem dolgozni az új rendszerrel, amely teljes egészében a Google Drive-ban működik (de még abban az átfedési időszakban, mielőtt az összes helyileg tárolt adatát töröltem volna), telepítettem a Google Drive szinkronizáló összetevőjét a számítógépre, és biztonsági másolatot készítettem az elmúlt két évre. értékű adat a felhőhöz. Nem teszteltem minden fájlt annak ellenőrzése érdekében, hogy tiszta módon konvertálódnak-e a Google Drive-ra, ahogyan ezt a fontos folyamatban lévő fájloimkal tettem, de jobban éreztem magam, tudva, hogy a régi adataim nagy részét behúztam, arra az esetre, ha valaha is szükségem lenne rá. A következő oldalról szóló tanács: Biztonsági másolat készítsen a régi fájlokról, de ne fordítson rá túl sok időt rá.

A kockázatok és a jutalmak, a kényelem és a kellemetlenség mérlegelésekor úgy éreztem, hogy elegendő számomra készíteni a régi adataimról, amelyekre valószínűleg soha többé nem lesz szükségem, a Google Drive-ba biztonsági másolatot készíteni, és egy napot felhívni.

Vannak más előnyök és hátrányok is. Vegye figyelembe, hogy nem sorolom fel minden profi és vonzó véleményét, csak néhányat, amelyek relevánsak a Google Drive kizárólag munkafájlokhoz történő használatához.

Munka a felhőben: profik

Automatikus biztonsági mentések. Tudom, hogy a legtöbb ember, aki nem készít biztonsági másolatot adataira, nem fog hamarosan indulni. Amikor a Google Drive-ban dolgozik, nem kell gondolni a biztonsági mentésre. Ez automatikusan és gyakran fordul elő.

Olyan sok hely! A Google Drive nagy mennyiségű helyet foglal el. Mindenki, aki rendelkezik Google-fiókkal, legalább 15 GB-ot kap, de többet vásárolhat olcsón. Ráadásul vannak más kiskapuk is, amelyek több helyet biztosítanak Önnek. Például a Google Drive-ban létrehozott fájlok, például a Google Docs, nem számítanak bele a tárolási korlátba! Ez óriási.

Kompatibilis az Office-val. Bár fájlokat kizárólag a Google Drive-ban hozok létre és szerkesztek, nem mindenki, akivel együttműködtem, nem. Sokan még mindig használják a Microsoft Office alkalmazást. A Google Drive segítségével bármilyen Google fájltípust exportálhat Microsoft formátumba. Néhány kattintással konvertálhatom a Google Doc-t Word.docx fájlvá.

Együttműködés. A valós időben történő együttműködésért semmi sem veri felül a Google Drive-ot. Fájlokat oszthat meg más felhasználókkal, kezelheti azokat, akik megnézhetik és szerkeszthetik őket, és akár cseveghet is a munkatársakkal, amikor együtt dolgoznak egy fájlon.

Helyi szinkronizálás. Mint már említettem, gyorsan tudtam biztonsági másolatot készíteni a régi fájljaimról a Google Drive-ra, mert van egy helyi szinkronizáló összetevő. Ez a szolgáltatás lehetővé teszi a Google Drive számára, hogy kettős feladatot teljesítsen online együttműködési irodai csomagként, valamint fájlszinkronizáló és biztonsági mentési programként.

Ár. A Google Drive ingyenes. A Microsoft Office évente mintegy 100 dollárba kerül. Kell ennél többet mondanom?

Munka a felhőben: Hátrányok

Adatvédelem és biztonság kérdései. Azokat az embereket, akik egyáltalán nem akarnak felhőszolgáltatást használni, szinte mindig aggódnak a magánélet és a biztonság. Valaki más az Ön adatait olyan helyen tárolja, amelyet valószínűleg nem tud pontosan meghatározni. A Google alapértelmezés szerint titkosítja a Drive-ban tárolt fájljait, de a vállalat kezeli az Ön kulcsait is, ami néhánynak piros zászló. Ha nem bízza a fájlok tárolására szolgáló társaságban, vagy ha a fájlok nagyon érzékeny információkat tartalmaznak, akkor valószínűleg nem a felhőbe történő áttérés történik.

Offline hozzáférés. A felhőben történő munka azt jelenti, hogy internetkapcsolatra van szüksége. Az online és az offline szabályok és konfigurációk közötti navigálás valódi fájdalmat okozhat. Időnként a dolgok rosszul fordulnak elő, vagy nem, ahogy várták.

A Google Drive használatával offline is dolgozhatunk, ami nagyszerű, kivéve, ha sok figyelmeztetés van, és őszintén szólva: nem emlékezem meg őket. Tudom, hogy a működéshez a Chrome böngészőt kell használni, de gyakran elfelejtem a részleteket. Megállapítottam, hogy a fájlok betöltése, amelyeken dolgozni szeretnék, mielőtt elhagynék a területet Wi-Fi-vel, jó megoldás, de megint csak akkor, ha a Chrome-ot futom. Ezután könnyedén tudok dolgozni ezeken a fájlokon (mindaddig, amíg véletlenül nem zárom be a fület).

De rendetlen lehet.

Amikor offline szerkesztést végeztem, továbbra is csatlakoztatnom kell az eszközt az internethez, hogy a változások felhőbe kerüljenek. Néha problémákat okoz. Tegyük fel, hogy offline számítógépen dolgozom, miközben repülőgépen vagyok. A repülő leszáll, taxival szállok, és emlékszem egy újabb változtatásra, amelyet meg akarok tenni. Ha kinyitom a telefont, és adatkapcsolat használatával töltem le a fájlt, megnézem a régi példányt, mielőtt az összes módosítást végrehajtottam a repülőgépen, mert még nem szinkronizáltam őket. Tegyük fel, hogy elfelejtem ezt a pontot, és telefonon keresztül végrehajtom néhány változtatást. Amikor végre csatlakoztatom a laptopomat az internethez, a Google azt fogja mondani, hogy valami nem megfelelő. Vannak megoldások, de egyikük sem tiszta vagy egyszerű. Készüljön fel a másolásra és beillesztésre.

A keresés működik, kivéve, ha nem. Amikor a Google-on tárolja a fájlokat, az keresztnevet az internetes keresésben, nagy elvárások vannak a kereső eszközre vonatkozóan. A fájloknak a Google Drive-ban történő keresése számomra hiányzott vagy hiányzott. Amikor fájlnév alapján keresek, valószínűleg megtalálom, amire szükségem van, de nem mindig. Különösen úgy tűnik, hogy a fájlnevekben szereplő aláhúzások a Google-nak hurkot dobnak. Van egy 160530_SIN_RR_Collaboration-Chart nevű fájl, de amikor az "Együttműködés" kifejezésre keresem, az alábbi kép megmutatja, hogy mi fordul elő.

A Google megkeresi a fájljainak tartalmát, ami segít, ám még mindig eltarthat próba-és hibalehetőségeket, hogy megtalálja a kívántt. Amikor más munkatársak megosztanak fájlokat veled, ezekre a legjobban találom meg a fájlokat, kereséssel vagy anélkül. Végül a csillaggal (kedvencek) jelölt fájlokra, valamint a legutóbbi fájlok listájára támaszkodom, amelyeket a Google Drive nagyon sokat kínál.

Online figyelmeztetés. A Google Docs szolgáltatásban való működéshez nyitott böngészőablaknak kell lennie, és néhány ember számára az online állapot csúszós lejtőn van. Számomra ez nem sok probléma. Számos eszközt és trükköt használok a termelékenység növelése és a zavarás minimalizálása érdekében. Másoknak azonban egyszerűen online lehetõség egy meghívás az interneten való böngészésre, és nem valódi munkára. Ha jobban tud munkát végezni, amikor leválasztja az internetet, akkor a felhőben való munka valószínűleg nem az Ön számára.

Ha el kellene költöznie a felhőhöz?

A kizárólag a felhőben történő munka előnyei vannak, de némi frusztrációval jár. Mint mondtam, az online munka nem feltétlenül jelenti a Google Drive használatát, de sok előnye és hátránya azonos lesz a hasonló megoldásokban. Néhány kérdés, amelyet fel kell tennie magának a felhőbe való költözés előtt:

• Van-e legtöbbször megbízható internet-hozzáférés?
• Hajlandó vagyok megtanulni az offline és az online működési szabályokat?
• A felhőben dolgozva olyan módon tudok hozzáférni a fájlokhoz, amelyeknek nincsenek jelenleg, és amelyeket valójában felhasználni fogok?
• Hajlandó vagyok-e megszervezni azt, ahol a munkámat tárolják, hogy könnyen megtalálhassam?
• Képes leszek ellenállni az internetes szörfözés kísértéseinek, ha mindig kapcsolatban állok?

További tanácsokért olvassa el a 30 Google Drive-tippet.