Szerveződés: hogyan lehet együttmûködni a microsoft irodában 5 egyszerû lépésben

A Microsoft Office 2016 legnagyobb újdonsága, hogy valós idejű együttműködési szerkesztést tesz lehetővé. Az, hogy több személy egyidejűleg dolgozzon ki egy fájlt, és hogy minden fél láthassa a változásokat, amint az együttműködők végrehajtják őket, már régóta a rivális irodai lakosztályok értékesítési pontja, nevezetesen a Google Drive a dokumentumokkal, a Sheets-rel és más online termelékenységi alkalmazások. Az élő társszerződés az Office alkalmazásban örvendetes, ha késő, az Office alkalmazások kiegészítéseként. Az együttműködő szerkesztési szolgáltatások használata egy kicsit a telepítést és néhány know-how-t igényel. Ez az öt lépés segít az indulásban.

1. Ellenőrizze a nevét

Hogyan fogják tudni az emberek, hogy kik vagytok, amikor bejelentkeznek a fájljaikba és elkezdenek szerkeszteni? Nyisson meg egy alkalmazást, például a Word vagy az Excel, és lépjen a Fájl> Beállítások elemre, majd az Általános lapon „A Microsoft Office másolatának testreszabása” címet fog látni. A Mac felhasználók ezt a beállítást a Beállítások> Felhasználó menüben találják meg. Itt frissítheti nevét, kezdőbetűit és egyéb azonosító adatait. Valószínűleg látni fog néhány olyan adatot, amelyet már kitöltöttek a Microsoft-fiókod alapján, vagy bármilyen információt megadtak a vállalati fiók rendszergazdája.

Mindenesetre a név és a kezdőbetűk frissítése akkor hasznos, ha az emberek valami mással ismernek téged, mint a hivatalos neve vagy a megadott név. Az azonosítható kezdőbetűk kiválasztása abban is segít, ha a kezdőbetűket megosztja együttműködőivel. Például megváltoztattam a nagyon gyakori kezdőbetűimet, JD, JED-re.

2. Mentse a fájlokat a felhőbe

Senki sem dolgozhat veled egy fájlnál, ha a fájlt nem menti megosztott helyre. A fájlok nyomon követése könnyebbé válik, ha a megosztott helyre menti őket a get-go alkalmazásból, ahelyett, hogy arra vár, hogy az Office 2016 megkérdezi, hogy készítsen másolatot egy megosztott helyre (amit meg fog tenni, amikor csak próbáljon meg megosztani egy helyben mentett fájlt).

Lépjen a Fájl> Mentés másként elemre, és válasszon egy helyet a OneDrive-on (a háztartási felhasználók ezt az első lehetőséget választják), a OneDrive for Business vagy a SharePoint.

3. Hívja meg az együttműködőket

Az együttműködők meghívásához szüksége lesz a Megosztási beállítások menüre, amely a jobb felső sarokban található. Keresse meg a "pluszjelű személy" ikont. Innentől az "Emberek meghívása" lehetőséget választhatja.

Az Emberek meghívása ablakban ugyanabban az ablakban nyílik meg a mező, ahol megadja az e-mail címeket, hozzáad egy opcionális üzenetet, és megosztja a fájlt e-mailben. Az Office 2016 for Mac verziójának Mac verziójában a Megosztás gomb felajánlja a Hivatkozás másolása és a Melléklet küldése opciót is, amelyet a Windows felhasználók megtalálnak a Fájl> Megosztás panelen. A Megosztás panel alján található a „Megosztási hivatkozás beszerzése” választás, amely a fájlra mutató linket másolja a vágólapra, amelyet beilleszthet bármilyen kommunikációs vagy együttműködési platformra.

4. Ha a valósidejű szerkesztések nem jelennek meg, frissítse a változások megtekintéséhez

Ha Ön és minden munkatársa ugyanazt a OneDrive for Business vagy a SharePoint helyet használja a fájlok mentésére, és mindannyian ugyanazt az Office 2016 verziót használja, akkor látnia kell a fájlban bekövetkező változásokat, minden egyes személy gépelésével színes és azonosító kezdőbetűket vagy képet.

De ha a munkatársak más módon férnek hozzá a megosztott fájlhoz, például a Word online verzióján keresztül, ahogyan a munkatársam tesztelés közben tette, akkor előfordulhat, hogy a változások nem jelennek meg valós időben. Manuálisan kellett frissítenem vagy frissítenem a fájlt.

Az ablak végén keressen egy sort, amely azt mondja: "elérhető frissítések".

Frissítse a dokumentumot, ha rákattint a szövegre, és megjelennek az együttműködők módosításai.

5. Zárja be a tartalmat a változások megelőzése érdekében

Időnként meghívhat együttműködőket, hogy segítsenek egy dokumentum szerkesztésében, de van olyan tartalom, amelyet nem szabad megváltoztatni. Zárhatja le a Szerkesztők blokkolása eszköz segítségével, melynek elnevezése nem olyan intuitív. Úgy tűnik, hogy visszavonja a szerkesztési jogosultságokat, ha valójában egyszerűen bezárja a szerkeszteni kívánt tartalmat.

Jelölje ki a zárolni kívánt tartalmat. Lépjen az áttekintés> A szerzők blokkolása elemre. A kiemelt szakasz mellett most egy ikon jelenik meg, amely azt jelzi, hogy senki sem változtathatja meg.