A szervezeti puzzle utolsó darabja - és amelyet az emberek általában leginkább rettegnek - az e-mail kezelés.
Akárcsak a mappakezelés és a fájlnevezési konvenciók esetében, az e-mailkezelés életmód-megoldást igényel. Ki kell dolgoznia azokat a szabályokat és alapelveket, amelyekkel élni tudsz minden nap. Ne feledje, hogy a szervezett állapotban tartás hasonló az étrend és a testmozgás betartásához. Ennek elmulasztása és a szervezet kezelése, mint egy egynapos tavaszi takarítási projekt, hasonló az összeomlásos diétához. A látott eredmények nagyon rövid élettartamúak.
Mielőtt belemerülne az e-mail átszervezési projektbe, szánjon egy percet rá, hogy rájönjön, hogy nem kell tökéletesnek lennie. A cél olyan életviteli szabályok kidolgozása, amelyeket ésszerűen be tudsz tartani, és amelyek megkönnyítik a munka vagy a személyes életét, eredményesebbé és jobbá teszik. Ha egy új, új Microsoft Outlook beépülő modult telepít, akkor a beérkező üzenetek tisztító motorját felidézheti, próbálkozzon az Xobni-val (ingyenes, 29, 99 USD plusz verzió, 4 csillag), amely indexeli a fájljait, vagy az Evernote for Windows Premium programmal (évente 45 USD, 4, 5 csillag), amely lehetővé teszi, hogy e-mailt küldjön az Evernote-hez, ahol a szoftver kiemelkedő keresési lehetőségeinek előnyei állnak rendelkezésére.
Lásd a doboz alját
Abban a pillanatban, amikor rájöttem, hogy szisztematikus megközelítésre van szüksége az e-mailekhez, az volt az első alkalom, amikor kinyitottam a beérkező levelek mappát, és több mint három oldal tartalommal bírtam. A fájlok többségét „olvasottként” jelölték, de mivel nem cselekedtem velük, a bejövő mappába hagytam őket. Emlékszem, hogy túlterheltek és arra gondoltam, hogy ha még a második pillanatban sem kezdtem el e-maileket dobni, a probléma egy órán belül súlyosabb lesz, és másnap reggel biztosan elviselhetetlen.
Ennek eredményeként egy egyszerű célt tűztem ki magamnak: Mindig látni kell a beérkező levelek mindkét alját. Más szavakkal, szeretném látni a képernyőn a legutóbb kapott üzenet és a legrégebbi üzenet bejegyzéseit.
Nem tartom magam e szabványnak minden nap minden pillanatában. Ez neurotikus és ellentmondásos lenne. Célom azonban, hogy megnézem a postafiók alját, mielőtt minden nap elhagyom a munkát, és ha ez nem sikerül, legalább pénteken. Komolyan gondolom az e-mailek túlterhelését is, amikor egy nap beteg vagyok, vagy időt szabadon veszek. Miután visszatértem nyaralásomból, legalább egy hetet adok magamnak, hogy felvegyék az e-maileket, és megpróbálom az első vagy két nappal az irodában nem aggódni.
Hónapról hónapra
Az üzleti e-mail fiókom kezelése pontosan ugyanúgy történik, mint az elektronikus fájlok mappákba kezelése. Minden mappába megy.
Először néhány alapmappát hozok létre projektenként, például az A, B és C projektet. Az egyes projektmappákban minden hónapban almappákat hozok létre, amelyeket két számjegyű év és hónap jelöl, aláhúzott havi betű rövidítés. Például a 2011. júniusi mappa neve 1106_JUN.
Amikor új e-mailek érkeznek, gyakran néhány órát, egy napot, akár hetet vagy kettőt is ülnek a postafiókomban. De soha nem elárasztanak engem, mert van egy olyan rendszerem, amely mindent kezelhető szinten tart. Itt vannak a rendszerem szabályai. Lehet, hogy ezek nem felelnek meg Önnek, de példát adhatnak egy megoldásra. Testreszabhatja saját megoldását az életmódjának megfelelő szabályokkal.
1. szabály: Ha az e-mail nem igényel műveletet (beleértve az újraolvasást), azonnal eldobom.
2. szabály: Ha egy e-mail kritikus - vagyis azonnali fellépést vagy mély újraolvasást és esetleg választ igényel -, akkor a beérkezett üzenetek mappájában marad, amíg nem cselekszem. A beérkező levelek mappában akár egy hónapig is maradhat. Egy hónap elteltével meg kell cselekednem. Ez a határidő. Miután megtettem az e-mailt a megfelelő mappába.
3. szabály: Ha az e-mail tartalmaz nekem szükséges információkat, de nem igényel azonnali intézkedést, akkor a nap végére, vagy a hét végére, ha elfoglalt vagyok, a megfelelő mappába kell helyezni. Ha attól tartok, elfelejtem cselekedni, mert az nem azonnal látható a beérkező levelek mappájában, emlékeztetőként létrehozhatom egy naptár elemet. Az e-mailt egy mappába kell letölteni. Nincsenek kivételek.
4. szabály. Péntek délután 10-20 percet adok magamnak, hogy szétválaszthassam a beérkező levelekben található tartalmakat, és esetleg olyan elemekkel cselekedjek, amelyek nem igényelnek hosszabb választ. Mire elhagyom az irodát, láthatnám egy vagy két hüvelyk méretű fehér helyet az alján (a szoba a hétvégén újból kitölthető).
5. szabály. Egy év elteltével archiválja vagy faszolja be. Hajlamosak az e-mailek adatait körülbelül egy éven keresztül megőrizni, és mindent meg archiválni, amit rendkívül könnyű megtenni, ha adatait mappákba rendezzük hónap és év szerint.
Egy másik szervezési módszer, amelyet a fizikai papírmunka napján népszerűsítettek, 31 numerikus címkével ellátott mappa létrehozása, amelyek mindegyike a hónap napjának felel meg. Napi feladatlista létrehozása helyett papírokat és emlékeztetőket (és születésnapi kártyákat, valamint fizetendő számlákat stb.) Kell a megfelelő műveleti dátumnak megfelelő mappákba helyezni. A dátum megérkezésekor kinyitja a mappát, és most feladata, hogy vigyázzon mindenre, ami benne van.
Még egy módszer a rekeszekre osztás. Ha olyan projektmenedzsment eszközt használ, mint a Basecamp (ingyenes, 4 csillag és az Editors 'Choice), akkor soha nem kell mentenie az e rendszerben kezelt projektekhez társított e-maileket. Az alapkampány ezt megteszi érted. Nagyon sok ember szétválasztja a személyes e-mail életét azáltal, hogy az egyik webes fiókot a listákra és a levelezőlistákra fordítja, míg a másikat fenntartja a barátokkal és a családdal való kommunikációra. Miért nem használja ugyanazt a koncepciót az üzleti életben?
Megszabadulni az e-mail szorongástól
Semmi esetre sem azt támogatom, hogy a rendszerem vagy a 31 napos mapparendszer mindenki számára megfelelő legyen. A rendszerem számomra működik, mert hajlamosak arra, hogy a dolgokra emlékezzem, amikor azok bekövetkeztek. Ezenkívül valóban várom azokat a néhány percet minden hét végén, amikor egyszer megismételtem a postafiókban. Végül, az az alapvető cél, hogy mindig láthassam a postafiók alját, kényelmet nyújt nekem. Ha egy információképernyőn túl vérzik az információ, ez valamiféle fordulópontot eredményez bennem. Elviselhetetlennek érzi magát, minthogy nem találok semmit, és soha nem ásom ki a kijáratomat.
Más emberek azonban szorongást érezhetnek, ha több mint egy tucat mappát kezelnek, vagy teljesíteni tudják a saját maga által kitűzött határidőket. Lehetséges, hogy eredményesebb, ha egyetlen gördülő ablaktáblán látja a leveleit. Az a kockázat, hogy túl érzékenynek és felelõssé válnak, nem rossz ötlet leírni azokat a dolgokat, amelyek elárasztottnak érzik magukat, mert ha azonosíthatja, amit nem akar az e-mailben, szabályokat és irányelveket hozhat létre a azt.
Bármelyik szervezeti rendszert is létrehozza magának vagy vállalkozásának, összpontosítson az életmód-szerű szokásokra és az általános szabályokra. Nem kell minden nap tökéletesnek lennie. Csak ki kell dolgoznia egy olyan rendszert, amely a pályán tartja Önt.
Vegye el
Fontos ötletek a cikk eltávolításához:
1. Kezelhető mennyiségű e-maillel könnyebbé és könnyebbé válhat a munkája.
2. Az e-mailek kezelésének elveinek kidolgozásakor az életstílus-szokásokra összpontosítson, nem pedig a kemény és gyors szabályokra.
3. Határozza meg, hogyan fogja kezelni az e-maileket naponta, hetente és havonta, valamint azt, hogy milyen gyakran archiválja az e-mailek adatait.
4. Kitalálja ki, hogy mit nem akar az e-mailből, majd hozzon létre szokásokat, amelyek megakadályozzák annak bekövetkezését.
