Szervezze fel: az együttműködési eszközkészlet

tartalom

• Szervezettség: Az Együttműködési Eszköztár
• Feladatkezelés, Projektmenedzsment, Képernyőmegosztás

Két barátom azt mondta nekem, hogy nemrég azt mondta nekem, hogy fújtam a fejüket. Hogyan? Könnyen. A nagyszerű vacsora kirándulás megszervezésével irányítottam az e-mail szálat (tudod, hogy ezek a szálak mikor robbant fel, és senki sem tud lépést tartani azzal, aki azt mondta, hogy melyik napon szabadon vannak), és ehelyett a Doodle-t használtam. A Doodle egy ingyenes webhely, amely lehetővé teszi online közvélemény-kutatás készítését olyan dolgokról, mint például, mely napokon és időpontokban szabadon ülhetnek össze az emberek. Évek óta használom együttműködésre, főleg a világ minden tájáról különböző időzónákban élő emberekkel való találkozók ütemezésekor.

Olyan csodálatos alkalmazás áll rendelkezésre, amely elősegíti az együttműködést. Lehet, hogy hatékonysággal fújtam a barátaim gondolatait, de az eszembe jutott, hogy rájöttem, hogy még soha nem találkoztak a Doodle-val!

Annak érdekében, hogy segítsem az embereket abban a fáradságos feladatban, mint az együttműködés szervezője, meg akartam osztani a legjobb eszközöket, amelyeket találtam a nagyszerű elmék és ötletek összegyűjtéséhez.

ütemezése

A Doodle vált az ütemezési alkalmazásomnak, mert ingyenes, és használatához a résztvevők nem regisztrálnak. Hozzon létre egy szavazást, küldje el a linket, és hagyja, hogy az emberek válaszoljanak, egyszerűen csak felkeresik a weboldalt, és bejelölik a négyzeteket. Felbecsülhetetlen értékű egy nagy csoporttal tartott találkozók vagy társadalmi rendezvények ütemezésekor.

Amikor mindenki ugyanazt a naptári rendszert használja, például az Outlook naptárát, akkor általában naptárát más csoporttagok számára is láthatóvá teheti, ami segíthet az ütemezésben, de ezek a körülmények nem mindenki számára megfelelőek. Egy másik lehetőség a Tungle.me, amely a Doodle ugyanazon elemeit tartalmazza, valamint azt a lehetőséget, hogy a szabad és forgalmas időket nyilvánosságra hozhassa vagy bizonyos emberek számára láthatóvá tegye.

Dokumentumok és mappák megosztása

Hogyan teheti elérhetővé a fájlokat azok számára, akikkel együttműködik? Ne küldje el őket e-mailben! Ez hanyag és nehéz követni. Jobb módra van szüksége a dokumentumok és mappák megosztására.

A legegyszerűbb megoldások fájlszinkronizálási szolgáltatások, például Dropbox vagy SugarSync formájában érkeznek. Valójában mindkettőt használom, a SugarSync-et a munkafájlokhoz és a Dropboxot a személyes fájlokhoz. Használtam őket dokumentumok megosztására mindenféle emberrel, beleértve a szerkesztõket és még az ügyvédemet is.

Sokkal egyszerűbbnek tartom a Dropbox és a SugarSync beállítását és használatát - és meggyőzem mások használatát -, mint az FTP-helyek, ami a régi és iskolai módszer a fájlok és mappák megosztására.

Szerkesztés együtt, aszinkron módon

A Dropbox, SugarSync vagy más fájlszinkronizáló szolgáltatás használatának az együttműködésének megszervezéséhez egy másik oka az, hogy lehetővé teszik, hogy több ember szerkesszen egy dokumentumot, bár általában aszinkron módon. Más szavakkal: nem nézheti meg, hogy egy másik személy valós időben szerkeszti a fájlt. A változások helyben történnek, és csak akkor válnak láthatóvá a csoport számára, ha a szerkesztést végző személy feltölti a dokumentumot a megosztott helyre.

Ezek a szolgáltatások nem adnak finom részletességet arról, hogy az együttműködők mit tudnak és mit nem tudnak elvégezni (például nem adhatjuk Katenek lehetőséget az X és Y fájlok szerkesztésére, de nem a Z fájlok szerkesztésére), ám alapvető engedélyeket nyújtanak. Például megoszthatja úgy, hogy csak olvasható linket küld ki, vagy meghívhatja az embereket, hogy teljes hozzáférést kapjanak egy bizonyos megosztott mappában találhatóhoz.

Szerkesztés együtt, szinkron módon

A Google Drive (korábban Google Docs) az egyik leglátványosabb együttműködési funkcióval rendelkezik, amelyet valaha láttam: képes valós időben együttműködésre szerkeszteni.

Egyszer dolgoztam egy munkatárssal, aki egy másik államban volt, és hetente telefonos találkozóinkat tartottuk, amelyeket "munkaértekezleteknek" szántunk. Vagyis megvitattuk a projekt állapotát, miközben elvégeztük a projekt állapotát elősegítő munkát. Egy egyszerű táblát használtunk a Google-ban a befejezéshez szükséges feladatok naplózására és prioritási besorolással történő megjelölésére. A héten szükség szerint feljegyzéseket fűzhetünk hozzá. Ezután a találkozónk során átnézhetjük a listát, valós időben elvégezhetjük a feladatokat, miközben telefonon állunk, és kikapcsolhatjuk őket. Néha azonban látna valamit a listán, és azt mondja: "Mit jelent ez?" Megmagyaráznám. És megváltoztatja a feladat megírásának módját, közvetlenül a szemem előtt, hogy biztos lehetek benne, hogy a feladat fordítása ugyanazt jelenti, amit én akartam. Együttműködő boldogság volt.

A Google eszközei nemcsak táblázatokhoz, hanem bemutatókhoz és szöveges dokumentumokhoz is működnek.