Szerveződés: ötféle módon szabotálhatja termelékenységét

Nagyon sok időt töltök a szervezetről és a termelékenységről szóló kutatások olvasásával, és sok időt töltök a tech rajongókkal lógni. Mivel találtam elméleteket és bevált gyakorlatokat a termelékenység maximalizálásáról és a szervezésről, észrevettem azon általános szokásokat is, akik szeretik a technológiát, amelyek közvetlenül szabotálják a legjobban működő képességüket.

Az emberek sokat beszélnek a termelékenységről, de ritkán töltenek sok időt annak megvitatására, hogy mi az. Számomra a termelékenység nagyon személyes, de végül a célok eléréséről szól.

A cél lehet bármi, a vállalkozás nyereségének maximalizálása, a kilenc-öt munka gyorsabb elvégzéséig, így maradjon mentális és fizikai erőforrása a személyes érdekek érvényesítéséhez. Vannak, akik mindennap gyorsabban akarnak kijutni az irodából, hogy több időt töltsenek a családjukkal. Egyesek minden órában kétórás munkát akarnak betölteni egy filmi forgatókönyv írására.

Nem számít, mit akarsz csinálni, a legtermékenyebb önmagad azt jelenti:

1. azon gondolkodni, hogy mit akarsz tenni, 2. kitalálni, mit lehet elérni, ha optimális környezetet hoz létre, és

3. kövesse az optimális környezet megteremtését, a feladatok elvégzését vagy a célok elérését.

Természetesen a követés általában a probléma. Hadd említsem meg néhány leggyakoribb módszert, amellyel a tech rajongókat látom, különös tekintettel a termelékenység szabotálására.

1. App-Hopping

Ha szereti a tech-ot, akkor valószínűleg az alkalmazásokat is szereti. Mindig letölt a legújabb alkalmazást. Büszke vagy arra, hogy korai örökbefogadója. Ön azonban szabotálja magát, ha app-hop-ral hoz létre termelékenységi alkalmazásokat. A termelékenységi alkalmazások olyan alkalmazások és szolgáltatások, amelyek segítenek a munka elvégzésében, ideértve a feladatlistákat, feladatkezelő alkalmazásokat, fájlszinkronizáló szolgáltatásokat, jegyzetkészítő alkalmazásokat, naptárakat és irodai lakosztályokat.

Bármely új alkalmazás esetén időigényes befektetés lesz a migrációra és a rendszer használatának megtanulására. Adja hozzá a testreszabást, és sok időt pazarol el, amelyet eredményesen tölthet el. Ezenkívül eltarthat egy ideig, hogy új szokásokat alakítson ki ezeknek az alkalmazásoknak a használatához, amelyeket valószínűleg naponta használ. Ez több elveszített idő, és gyakran több „munkával kapcsolatos munka”.

Ez azt jelenti, hogy meg kell szabadulnia minden olyan alkalmazástól vagy szolgáltatástól, amely nem felel meg az Ön igényeinek. Ennek a döntésnek azonban arra kell alapulnia, hogy a meglévő eszközök megteszik-e a szükséges munkát, nem pedig arról, hogy Ön szerint a fű zöldebb-e egy másik alkalmazással.

Tanács: Válasszon egy alkalmazást minden termelékenységi igényéhez, és ragaszkodjon hozzá.

2. Beesés az e-mail fekete lyukba

A legtöbb tech rajongó tudja, hogy nem szabad pazarolni sok időt az e-mailben, ám ennek ellenére napi órákra belemerülnek. Mennyire rossz az e-mail problémája? Te is tudja, mennyi időt pazarol?

Ennek mérésének egyik módja a RescueTime, egy freemium eszköz, amely láthatatlanul működik a háttérben, hogy rögzítse, hogy mennyi időt tölt minden felhasznált alkalmazásban és webhelyen, beleértve az e-maileket is.

A RescueTime megnyithatja a szemét az e-mail probléma súlyossága ellen, de nem akadályozhatja meg a használatát. A Stayfocusd plugin web alapú e-maileket használhat. Adja hozzá e-mail webhelyét azon domainek listájához, amelyekhez nem férhet hozzá, majd állítsa be a korlátozások érvényesítésének idejét. A StayFocusd blokkolja Önt a webhelyről.

Időkről beszélve, az e-mail problémák megfékezésének másik módja az, hogy új szokásokat hoz létre az e-mailek ellenőrzésekor. A szakértők általánosságban egyetértenek abban, hogy az emberek egyik legrosszabb módja a termelékenység szabotálásának az, ha e-mailt nyit, amint az asztalára kerül. Jobb, ha a napot nagyon eredményes feladattal kezdi, és később elmentheti az e-maileket.

"De" tiltakozol, "mi van, ha van egy fontos e-mail, amelyre sürgősen cselekednem kell?" Ha az e-mail kutyagallér a nyakában, akkor ellenőrizze az okostelefonon a munkahelyi e-mailt, és csak sürgős ügyekben tegyen lépéseket. Hagyja, hogy csak ellenőrizze a telefont, ez megkönnyíti az e-mail alkalmazás bezárását és az igazi munkához jutást. Végezzen el legalább 45 perces valódi munkát, mielőtt végül elindít e-mailt a számítógépére. Lehet, hogy csak sokkal később találkozik magával a fontos feladattal, és figyelmen kívül hagyja az e-maileket, és ez nagyszerű szokás a fejlődéshez.

Amikor minden más kudarcot vall, szeretnék megismételni ezt a mantrát: nem kapok fizetést az e-mailek megválaszolására.

Megjegyzés: Lehet, hogy meg kell változtatnia a mantrát, ha valójában fizetni kell az e-mailek megválaszolására.

Tanács: Használja a RescueTime szolgáltatást az e-mail probléma számszerűsítéséhez. Soha ne nyissa meg az e-mail alkalmazást elsőként a munkaállomáson. Célja, hogy legalább 45 perc alatt végezzen valódi munkát, mielőtt e-mailbe jutna.

3. Úgy véli, hogy a multitasking nem eredményes

Azok az emberek, akik a technológiáról, a tech kultúráról és a termelékenységről olvasnak, tudják, hogy a multitasking nem eredményes.

Nos, sajnálom, de ez csak nem igaz.

A multitasking kutatása azt mutatja, hogy nagyon eredményes, de csak bizonyos értelemben (lásd például a Diwas KC és Narayan munkáját). Rajzolás esetén a multitasking értéke fordított U alakú. Egy kicsit jó, de túl sok ugyanolyan rossz, mint egyáltalán semmi.

A kutatások azt is sugallják, hogy a multitasking értéke az elvégzett munka típusától és típusától függően változik. Őszintén szólva azt hiszem, hogy a legtöbb ember tudja, melyikük

a feladatok alkalmasak és nem alkalmasak a multitaskingra. Beragadt egy olyan találkozóba, amely egyáltalán nem releváns Ön számára? Menj, és vegye fel az e-mailt! Millió dolláros javaslat kidolgozása? Jobb, ha egyedül erre a feladatra összpontosít.

Tanács: Ne hagyja magának mondani, hogy a multitasking rossz, és ölelje meg azt a megfelelő feladatok elvégzéséhez. De ne nyomja meg.

4. Öntudatlanul ismétlődő fiókok létrehozása

Hányszor jelentkezett be online fiókra, csak később tudomásul veszi, hogy már van egy másik e-mail címhez kötve? Gyakori probléma a korai alkalmazók körében, akik büszkék arra, hogy új online webhelyekre és szolgáltatásokra iratkoznak fel, mihelyt rendelkezésre állnak.

Ha egynél több fiókkal rendelkezik, akkor problémát jelenthet, ha késlelteti az kezdeti fiók létrehozását. Probléma az is, ha az első fiókban olyan adatokat tárolt, amelyekre újra szükség lehet.

A duplikált fiókok létrehozásának elkerülésének legegyszerűbb módja a jelszókezelő használata. A jelszókezelők kezelik a felhasználóneveket és jelszavakat, és ennek következményeként nyomon követik azt is, hogy van-e számlád bármilyen alkalmazásban, webhelyen vagy szolgáltatásban.

Személy szerint tesztem a szoftvert és az online szolgáltatásokat munkám részeként, és ennek eredményeként több mint 450 online fiókom van. Soha nem tudnék nyomon követni online regisztrációimat jelszókezelő nélkül. A Dashlane-t használom, amely a PCMag szerkesztõinek választása. Két további szerkesztő választhat: LastPass Premium és Sticky Password Premium.

Tanács: Használjon egy jelszókezelőt, hogy megakadályozzon, hogy öntudatlanul hozzon létre másolatot.

5. A találkozók ütemezése, amikor éles vagy

Szeretsz élesen lenni az ülések során, igaz? Sajnos, hacsak az értekezlet nem a munkájának lényege, akkor az ülések ütemezése, amikor a legélesebbed van, nagyon produktív.

Az e-mailekhez hasonlóan a találkozókat "munkával kapcsolatos munkanak" tekintik. Az igazi munka az, amit csinálsz az ülés után. Ezért a legjobb az ülések ütemezése napközben, amikor tipikusan esik, általában délután, és megóvja fontos óráit, amikor meg tudja oldani a nehéz dolgokat.

Mi köze van ennek a technikai rajongónak? Nos, geeks kollégáim, ha szuperkapcsolatban áll, és a legújabb csatlakoztatott naptármegoldásokat és ütemezési eszközöket használja, mint például a Doodle, akkor a munkatársai és a partnerei láthatják, mikor szabad vagy és mikor elfoglalt. Bárki könnyedén javasolhatja reggeli találkozót, ha ez a nap első időszaka, időrendi szempontból, amikor mindenki szabad.

Tehát zárja be a naptárát bármilyen napszakban, amikor a csúcspontja van. A legtöbb ember számára ez a munkanap első néhány órája. Jelölje meg ezúttal a „fókuszálás” elemet, vagy jelölje be privátként, hogy az emberek láthassák, hogy elfoglalt vagy, de nem tudják, mit csinál. A produktív órák letiltása ugyanakkor elkerüli Önt a nem produktív dolgok ütemezésétől, például az orvos kinevezéseitől. Mentse el ezeket a dolgokat napközben, amikor kiég.

Tanács: Ne ütemezze az üléseket vagy a találkozókat a termelékenység csúcsideje alatt. A munkaidő letiltása a naptárban.