Az egyik kedvenc mondásom mindig is az volt, hogy "Ha valamit meg akar tenni, add oda egy elfoglalt embernek". Nem nagy titok, hogy az emberek, akik folyamatosan el vannak foglalva, stratégiákkal rendelkeznek az elvégzendő dolgok rangsorolására és kezelésére. Ezek a stratégiák, bár ritkán tesznek egyértelmûvé, általában egy fõ koncepció: a határidõk körül forognak.
A határidők biztosítják a szerkezetet. Megteremtik az elszámoltathatóságot és segítenek megelőzni a negatív következményeket. Vannak, akik szeretik őket, mások utálják őket, de azok, akik általában átkarolják őket, sikeresek.
Itt található 5 tipp arról, hogy a szervezett emberek miként kezelik a határidőket, és hogyan tudnak a játék tetején maradni.
1. Mindig ügyeljen a határidőre!
Talán azt gondolta, hogy a határidők első számú szabálya az, hogy ésszerű határidőket adjon magának. Ez jó tanács, de valójában ennél fontosabb, mint: Mindig állítsa be a határidőt!
Mindig két határidő van: az általa kiosztott határidő és a „lejárt határidő”. A határidő, más néven "vagy más" dátum, az abszolút utolsó nap és idő, amikor valami történhet. Szinte mindig az a határidő, amelyet valaki más megad neked. A lemondási határidőre példa a kormány által kitűzött adóbevallási határidő. Másik lehetőség a főiskolai jelentkezés határideje.
A párnázott határidő viszont az Ön által kitűzött határidő. A határidő kitöltése azt jelenti, hogy valamivel korábban állítja be a határidőt, mint a lejárt határidő, hogy hagyjon egy kis mozgási helyet a dolgok elromlásához. Mindig tartsa be a saját határidejét, és mindig tartsa be a másoknak kiosztott határidőket. Soha ne tervezzen beszerezni valamit közvetlenül a huzal alá (ez nem igazán "terv", igaz?). Inkább olyan váratlan eseményeket tervezzen, mint például a beteg napok, elakadások egy elakadt metróvonalon, e-mail leállás, postai sztrájk vagy más felek, amelyek egyszerűen meggondolják magukat arról, hogy mit akarnak és mikor akarnak.
2. Tegye láthatóvá a határidőket.
A határidőknek ott kell lenniük, ahol láthatják őket. Mint a teendők és célok esetében, minél többet lát a határidőn, annál valószínűbb, hogy elfelejti őket. A nyomtatott fali naptár ragyogóan működik. Papírfüzet használata esetén írja be a határidőket egyoldalas naptárba (az Internetből kinyomtatható), hajtsa fel a felét, és használja könyvjelzőként. Ha papír nélküli jegyzetek típusú személy vagy, akkor állítsa be a határidejét egy naponta használt alkalmazásban, legyen az Outlook, Google Calendar, Excel vagy valami más. Használhat akár egy asztali widget-naptárat is, attól függően, hogy mennyi közelgő határidőt kell kezelnie.
A határidők alkalmazásba helyezésének egyik előnye, hogy megkönnyíti a megosztást. Néhány egérkattintással vagy a képernyő megérintésével emlékeztetheti kollégáit vagy partnereit a fenyegető határidőkre.
3. Ismerje meg munkaciklusait.
A határidők láthatóvá tétele nagyban függ a munkaciklusoktól, azaz attól függ, hogy hajlamos-e napi, heti vagy havi határidőket meghatározni. Például szoktam dolgozni egy negyedéves magazinon, tehát mindig három naptárt rögzítettem a paprika táblához a következő három hónapban. Amikor szeptember volt, láttam a legfontosabb közelgő határidőket, noha novemberig nem érkeznek. Volt egy éves naptár is, amely bemutatta a még távolabb eső fontos határidőket, de digitálisan tartottam ezt a naptárt, mert nem kellett minden nap látnom. A nagyon produktív emberek egyensúlyba hozzák a hozzáférési határidőket a látni kívánt határidőkkel. A túl sok határidő betekintése lenyűgözővé válik. A legfontosabb közelgő projektekhez szükséges határidők betekintése tartja a feladatot.
4. Használjon dupla emlékeztetőt.
Ha a határidő messze van, de nagyon fontos, használjon dupla emlékeztetőt. Más szavakkal, állítson be két riasztást vagy értesítést, hogy néhány nappal azelőtt emlékeztesse Önt, hogy a határidő közel van. Ez a trükk különösen akkor fontos, ha a határidőn kívül esik a tipikus munkaköre - az olyan dolgok, amelyeket valószínűleg elfelejt. Ha hat héttel csütörtökönként be kell mutatnom egy beszélgetést (amit ritkán csinálok), a hétfőtől hétfőtől kezdve emlékeztetőt helyezem a naptárba, hogy a kijelölt hét elején emlékezzem, hogy az esemény jön és hogy fel kell készülnem.
5. Kövesse következetesen a határidőket.
A "következetesen tartsa be a határidejét" egyike azoknak a dolgoknak, amelyeket könnyebben lehet mondani, mint megtenni. De ha megérti, hogy ez befolyásolja az ön munkahelyi értékét, akkor az önmagában is elég motiváló lehet.
A határidők következetes betartása növeli az Ön mint alkalmazott, csapattag vagy partner értékét. Gondoljon arra, hogyan néz ki azokra az emberekre, akik következetesen betartják a határidőket. Megbízhatóak, erõs etikájuk, és csapatjátékosoknak tekintik őket. A határidők betartása ritkán jelenti azt, hogy a munkát kizárólag magadnak végezzék. Szinte mindig az, hogy egy láncot kitöltenek, és ahol van egy lánc, vannak olyanok is, akik nem tudják betartani a saját határidejukat, amíg nem találkoztak a sajátoddal. Ha nem érkezik meg időben, akkor nem is lehetnek időben.
Olyan sok ember nem tartja be következetesen a határidőket, mint azok, akik általában kiemelkednek. Ha több hónapig egymás után betartja a határidőket, akkor az emberek észreveszik, és ez megváltoztatja, hogyan látnak téged, és mennyire bíznak benned.
És hasonlóan a mondáshoz: "Ha valamit meg akar tenni, add oda egy elfoglalt embernek"? Minél többet tartózkodik a határidőn, annál valószínűbb, hogy folytatja a határidők betartását. Ez ciklikus viselkedés.
Csináld vagy ne… Nincs határidőn belül „kipróbálás”
Bár a határidőkkel kapcsolatos tippek a legtöbb ember számára érvényesek, mindig mindent megtesznek, ami a leginkább értelmezhető az ön számára, a munkájához és a szokásaihoz. Például néhány ember egyszerűen nem tartja be a párnázott határidőket. A naptárba felírt dátumnak kell lennie az esedékesség határidejének, és bármi más, ami szükségessé válik, a fejükben zajlik. És ez rendben van.
De amikor a szokásai akadályozzák a saját termelékenységet és sikert, próbálja meg felismerni, és változtasson. A nagyon egyszerű emlékeztető vagy értesítő rendszerek az Ön által használt alkalmazásokban (az Outlook-tól a Gmail-ig a Basecamp-ig) nagy segítséget nyújthatnak a jobb szokások kialakításában. Tehát dolgozzon ki egy naptárt, használja az alkalmazás funkcióit, amelyek már kéznél vannak, és állítson be néhány határidőt (a beépített kócolóhelyiséggel). Örülni fogsz, hogy megtetted.
