Szervezze fel: 7 egyszerű tipp, hogy végre megkapja a papírmenteset

Hány papír van a konyhapulton, étkezőasztalon vagy más olyan helyen, ahol nem tartoznak? Lóg a nyugtákra, arra az esetre, ha újra szüksége lesz rájuk? Van egy halom papírt az állatorvostól, amelyet őriz meg, arra az esetre, ha pontosan meg kell emlékezni arra, hogy milyen gyógyszereket vett a háziállat három évvel ezelőtt? Mindez a papír ott ül, és vár egy időre, amikor képes lesz kezelni vele, bármit is jelent. (Ez azt jelenti, hogy minden oldalra pillant, majd az összeszerelést az újrahasznosító tartályba dobja.) Ideje megszabadulni a papírtól és az összes bűntudattól, amely vele együtt felhalmozódik. Itt az ideje, hogy papírmentesen menjen.

Közel egy évtizede papírmentesen dolgozom. Papírmentesen nem azt értem, hogy életemben nulla papír van. Természetesen továbbra is szükségem van papír születési bizonyítványomra, és egy kicsi papír jegyzetfüzetet használok egy nyelvi osztályhoz, amelyet elviszem. Általában azonban nem lógok papírra. Ehelyett fontos dokumentumokat szkennelek egy tárolási szolgáltatásra, és a digitális jegyzeteket egy jegyzetkészítő alkalmazásban tárolom. A telefonomba beírom a tennivalók listáját és a bevásárló listámat, és az online térképhez rögzítem az éttermek ajánlásait. A papír eltávolításához nagyon sok egyszerű módszer létezik.

A digitalizálás egyszerű. A kemény rész nem hagyja, hogy a papír újra becsapjon. Ha készen áll, hogy megszabaduljon az élet legnagyobb részétől a papírnak, itt kell tudnia az induláshoz és a folyamatos tartáshoz.

1) Felejtsd el a lemaradást

Úgy tűnhet, hogy ellentétesen hangzik, de a papírmentesítés első lépése az, hogy elfelejti a már felhalmozódott papírmaradványokat, és ehelyett azokra a új szokásokra összpontosít, amelyeket Önnek el kell fogadnia ahhoz, hogy a papírmentesítéshez most kezdődjön. Ne nézz hátra: fogadjon el egy előremenő megközelítést.

Naponta eljuthat a meglévő papírhalmokhoz - akár nem. Egyelőre ne hagyja, hogy ezek az iratok visszatartsanak. Ha elmarad az elmaradás, akkor túlzottnak érzi magát, és amikor az emberek túlterheltek, elhalasztják. Tehát felejtsd el most. Ehelyett tegye meg erőfeszítéseit annak biztosítása érdekében, hogy a lemaradás ne nőjön nagyobbra.

2) Vedd meg ezt az öt alkalmazást

Öt alkalmazás vagy szolgáltatás van szüksége papírmentesítésre. Ők:

• egy teendők listájának alkalmazás,
• szkennelő alkalmazás,
• online tárolási szolgáltatás, ahová elhelyezi a digitális fájlokat (egy pillanat alatt bővebben erről),
• e-aláírási eszközök (az Adobe Acrobat jó példa) a digitális dokumentumok aláírására nyomtatás nélkül, és
• dokumentum kézbesítési szolgáltatás hivatalos dokumentumok kinyomtatása nélkül.

Itt olvashatja az egyes alkalmazástípusokra vonatkozó ajánlásaimat.

3) Válasszon tárolási szolgáltatást

Nézzünk egy kicsit többet a harmadik alkalmazásba, a tárolási szolgáltatásba, mert bonyolultabb, mint a többiek. A tárolási szolgáltatásban tárolhatja a papírdokumentumok digitális verzióit.

Ideális esetben olyan tárolási szolgáltatást szeretne, amely hozzáférhetővé teszi fájljait függetlenül attól, hogy hol tartózkodik, és biztonsági másolatot készít azokról. Az egyik lehetőség egy online tároló és fájlmegosztó szolgáltatás, például Dropbox vagy Microsoft OneDrive használata.

Egy másik lehetőség egy szolgáltatás használata, amelyet kifejezetten az emberek számára terveztek, akik papírmentesen akarnak menni. Neat és FileThis két példa. Speciális eszközökkel rendelkeznek a papírmentesített emberek számára, például képesek automatikusan címkézni és címkézni az általuk felismert dokumentumtípusokat, például adókat. A FileThis rendelkezik egy "letöltés" szolgáltatással is, amely automatikusan lemásolja az e-mail fiókjában található fontos dokumentumokat.

Nem számít, melyik szolgáltatást választja, válasszon egyet, és ragaszkodjon hozzá, hogy az összes digitális dokumentumot egy helyre tudja helyezni.

4) Iratkozzon fel e-mail nyilatkozatokra és digitális fizetésekre

Ha továbbra is kap papíralapú számlákat és nyilatkozatokat, iratkozzon fel, és küldje el e-mailben, bárhová csak lehet. Ha továbbra is rendszeresen küld csekkeket, akkor nézd meg, válthat-e az online fizetésre.

Míg a közüzemi társaságok és bankok évek óta tiszteletben tartják a digitális fizetéseket, addig az utolsó birtoklás, akik nem mindig fogadják el őket, a földtulajdonosok és az alapkezelő társaságok. Ha ragaszkodik ehhez a nehéz helyzethez, akkor próbálja megmagyarázni, hogy gyorsabban és megbízhatóbban kapják meg a pénzt, amikor elfogadják a digitális fizetéseket. Még a legkisebb vállalkozások is elfogadhatják a közvetlen banki átutalásokat, kevés díjjal vagy anélkül. Ha az összes számlát digitális formában tudja kifizetni, nem pedig csekkekkel és borítékokkal, akkor egy lépéssel közelebb kerül a papírmenteshez.

5) Beolvasás és aprítás

Most itt az ideje, hogy új szokásokat fejlesszen ki. A szkennelés, aprítás vagy újrahasznosítás valószínűleg a legtöbbet fogja tenni. Nagyon szívesebben szkennellek egy mobil alkalmazás segítségével, de használhat egy asztali szkennert vagy a többfunkciós nyomtató szkennelési funkcióját is.

Készíts magadnak egy olyan szabályt, amely így jár: Amikor kapok egy új darab papírt, amelyet digitalizálni kell, akkor a telefonomat azonnal beolvassa, majd a papírt az újrahasznosítóba vagy az aprítóba rakom. Még jobb, ha közvetlenül az őrlőbe dobja. Miért várni?

Nehéz lehet arra kényszeríteni magát, hogy kövesse ezt a szokást. "Jelenleg nincs ideje ezt átvizsgálni." Mondhatnád. Gyakorolja az új szokását egy vagy két dokumentum beolvasásával a hátralékból, csak kipróbálhatja. Mennyi ideig tart? Melyik alkalmazást használta? Előfordulhat, hogy a természetes fényben történő dokumentumok szkennelése simább, mint beltéri világítás esetén. Miután megérezte, hogyan kell csinálni, és mennyi időbe telik, akkor könnyebben követheti el az időt.

6) Egyéb munkafolyamatok fejlesztése

A szkennelés és az aprítás egy munkafolyamat. Ahogy kényelmesebbé teszi a papírmentes életmódot, rájön, hogy több munkafolyamatra van szüksége más helyzetekhez.

Íme egy példa: Új termék vásárlásakor képeket készíthet a használati útmutatóról, a nyugtáról, a jótállási és a sorozatszámról, vagy bármilyen más releváns információról. Töltse fel ezeket a képeket a tárolási szolgáltatásba, majd megszabaduljon az idegen dokumentumoktól.

Egy másik munkafolyamat, amelyet létrehozhat, az, hogy egy halom papírt ment, amelyet Ön szerint el kell aprítania, de jelenleg nem biztos benne, majd egy odaadott napon átnézheti azokat. Válasszon időpontot és dátumot, akár szombaton, akár a hónap első vasárnapján, és használja ezt az időt a verem kiürítéséhez.

Bizonyos esetekben érdemes lehet a papírokat beolvasni, miközben megőrzi az eredeti példányokat, biztosítási igazolások, háztulajdonosok dokumentumai stb. Digitalizálásával biztonsági másolatot készít, és biztosítja a hozzáférést az általuk tárolt információkhoz, még akkor is, ha nem tudja megszerezni a kezét az eredetin.

7) Ne nézzük túl

Vannak olyan dokumentumok, amelyek felvetik a kérdést, hogy megtartják-e az eredetiket, vagy digitalizálják és megrontják-e őket. Ha egy nehéz hívással szembesül, ne mutassa be. Ha papírmentes lenne, az életét egyszerűbbé és könnyebbé kell tennie - nem több stresszt. Az eredeti példányt egy mappába, harmonikus iratgyűjtőbe vagy irattartóba tegye. Senki sem fog elvinni, és elveszi a Papír nélküli Klub kártyáját, ha néhány papírt letesz.

Az orvosi nyilvántartások bonyolultak, mivel csak akkor kell digitálisan digitalizálni és elektronikusan tárolni, ha HIPAA-kompatibilis rendszerrel rendelkezik. Dönthet úgy, hogy egyszerűen becsúsztatja őket egy mappába vagy a harmonikába, és évente egyszer átszitál rajta mindent, ami készen áll a dobásra.

Ennek ellenére ne hagyja, és ne zavarja a céltalan papírok digitalizálását. Ha Ön az a fajta ember, aki szorgalmasan a papírra lóg, és úgy gondolja, hogy felelős dolgot csinálsz, akkor ijesztőnek érezheti, hogy megsemmisít és újrahasznosít bármit . De szüksége lesz valamilyen szendvicsre vagy magyarázatra a két évvel ezelőtti nyugdíjakról? Rázza fel őket, és engedje el.