Szervezés: 5 alkalmazás, amelyhez papírmentesen kell lépnie

A papírmentesítéshez nem kell nehéznek lennie, különösen akkor, ha tudja, milyen eszközök segíthetnek abban. Ha teljes mértékben meg akarja adni a papírt, akkor legalább öt eszközre van szüksége, hogy működjön.

Az életében hol használ még papírt? Lehet, hogy a tennivalók listáját egy notebookban tartja, vagy talán van egy halom dokumentum, amelybe be kell írnia a tintát. Az öt szerszámmal rendelkezik az életében szinte az összes papír:

1. egy teendők listájának alkalmazás,
2. szkennelő alkalmazás,
3. fájlszinkronizáló szolgáltatás,
4. e-aláírási eszközök és
5. dokumentum kézbesítő szolgáltatás.

Nézzük közelebbről ezen eszközök mindegyikét és azok működését. Ezenkívül javaslatokat adok bizonyos alkalmazásokra is, amelyek felhasználhatók az induláshoz.

1. Teendők listája

Soha nem dörzsölnék az ujjukat valakinek, aki papír teendők listáját használja, ha úgy találják, hogy ez nekik megfelelő. Ha azonban papírok nélkül próbál megmenni, akkor az egyik legjobb hely a kezdéshez, ha az összes feladatot és listát áthelyezi egy alkalmazásba.

A legjobb tennivalók alkalmazásai sokkal hatékonyabbak, mint a papírlisták. A papírral elakad a kimenetek, és nem könnyedén átrendezheti a feladatokat, ha a prioritások megváltoznak. Nem is rendelhet feladatokat másoknak, és nem kap riasztásokat, amint elvégzik azokat.

A teendők listájának alkalmazásával emlékeztetőket kap a közelgő esedékességi időkről, értesítéseket, amikor valaki más elvégzi a feladatot, a lehetőséget, hogy bármikor átszervezze a listáját, és még sok más előnyt kínál. A teendők listáján szereplő alkalmazások közül a három első választásom:

• Todoist Premium
• Asana (fent látható)
• Any.do

Ha papíratlanul próbál megmenni, akkor meg kell találnia egy Önnek megfelelő feladatlista alkalmazást, és néhány hétig kibírnia kell vele.

Kezdje a listák három kategóriájának létrehozásával: munkahelyi, személyes és háztartási. Később bármikor megváltoztathatja őket, ha nem igazán megfelelnek az Ön igényeinek. Írja le a munka részében a munkahelyi feladatokat, amelyeket ezen a héten kell elvégeznie. Írja be a személyes listájába minden olyan személyes dolgot, amelyre szükség van, például küldjön egy köszönőlevelet vagy ütemezze a fodrászatot. Használja a háztartási szakaszt az élelmiszerbolt-bevásárló lista elindításához.

Elegendő az induláshoz. A tennivaló alkalmazás használata közben kiderül, hogy mely stratégiák működnek a legjobban az Ön számára, ha listákat rendez, emlékeztetőket állít fel és feladatokat más emberekhez rendel. Az első néhány hétben azonban a legjobb, ha a listáit rövid és egyértelműen tartja. A teendők listájának alkalmazásának első használata olyan, mint egy új szokás elfogadása; ha túl bonyolult, akkor valószínűleg nem ragaszkodik hozzá. Miután valóban megszűnt a szokása, megkezdheti a teendők listájának stratégiáinak finomítását.

2. Szkennelési alkalmazás

A szkennelő alkalmazás felbecsülhetetlen fontosságú a fontos papírdokumentumok digitális fájlokká történő alakításában. A dokumentumok digitalizálásakor biztonsági másolatot készít azokról, azaz megsemmisítheti vagy újrafeldolgozhatja az eredetiket, vagy biztonságosan elküldheti azokat. Néhány olyan elem, amelyet digitalizálni kíván, a papír adóbevallás, személyazonosító okmány, hivatalos igazolás (például születés, halál, házasság vagy oklevél), jótállások és nyugták, receptek és még nem papíralapú dokumentumok is, például a részletek és az utasítások nyomtatva az otthoni wifi router aljára.

A szkennelő alkalmazások a telefon kameráját szkennerré változtatják. Bár bármilyen nyomtatót szkennerrel használhat a dokumentumok digitalizálására, a mobil szkennelési alkalmazások sokkal kényelmesebbek, nem is beszélve, hordozhatóak. Bármelyről képet készíthet bárhol.

A legjobb szkennelő alkalmazások nem csak a beolvasott elem széleit érzékelik, hanem azt is, hogy milyen elem van, akár egy könyv, akár egy névjegykártya. A legegyszerűbbek az optikai karakterfelismerő (OCR) technológiát is tartalmazzák, így körülbelül egy percen belül a dokumentum beolvasása után a szöveg másolható és beilleszthető belőle. Egy jó szkennelő alkalmazásnak képesnek kell lennie arra is, hogy több oldalt egyetlen fájlba állítson.

Két szkennelő alkalmazás, amely megfelel ezeknek a követelményeknek, és mind az Android, mind az iOS számára elérhető:

• FineScanner Pro FineScanner Pro (előfizetések 9, 99 dollártól évente; vagy 59, 99 dollártól a teljes birtokláshoz) és
• Scanbot Pro (6, 99 USD).

3. E-aláírási eszköz

Ha papír nélkül megy, akkor képesnek kell lennie arra, hogy dokumentumokat aláírja nyomtatás nélkül. Szinte nincs ok arra, hogy valaha nyomtasson és aláírjon egy darab papírt, amelyet valaki elektronikus úton küld Önnek. A legtöbb dokumentumot, kivéve néhány kivételt, digitálisan is aláírhatja. Ehhez szüksége van egy alkalmazásra, amely lehetővé teszi digitális aláírás létrehozását és a fájlokhoz való alkalmazását.

Az e-aláírási eszközöket tartalmazó szoftverek néhány példája:

• Adobe Reader,
• Adobe Acrobat,
• Docusign és
• Előnézet MacOS-ra (fent látható).

Az induláshoz először létre kell hoznia egy aláírást, amely gyakran a legnehezebb, mert az aláírások hanyagnak tűnnek, ha egérrel, ujjal és érintőképernyővel vagy ceruzával készülnek. A jó hír az, hogy ezt a lépést csak egyszer kell megtennie. Az aláírás létrehozása és mentése után újra és újra felhasználhatja. A két legnépszerűbb módszerről bővebben a PCMag történeteivel kapcsolatban olvashat arról, hogyan lehet PDF-fájlt aláírni az Acrobat Reader használatával, és hogyan lehet PDF-fájlt aláírni a MacOS előnézetében.

Ha azt tapasztalja, hogy nevével egérrel, ujjal vagy érintőceruzzal írja alá, ellenőrizze, hogy van-e lehetőség egy toll- és papír-aláírással ellátott kép beillesztésére, amelyet azután feltölthet.

4. Fájlszinkronizáló szolgáltatás

A fájlszinkronizáló szolgáltatás az összes dokumentumot elérhetővé teszi az Ön számára, függetlenül attól, hogy milyen eszköz van a kéznél. Íme egy példa arra, hogy elengedhetetlen a fájlszinkronizáló szolgáltatás: Néhány évvel ezelőtt a repülőtéren voltam a Global Entry jelentkezésére. Interjúm kérdezte tőlem a postai cím igazolását. Nem szerepel a járművezetői engedélyen, és nem hoztam magammal levelet, hogy megmutassam neki. Aztán eszembe jutott, hogy beszkenneltem és mentettem egy ingatlanokról szóló dokumentumot, amelyet nekem a kívánt címre küldtek nekem. Megnyitottam a fájlszinkronizáló szolgáltatás mobilalkalmazását, és előállítottam a dokumentumot, hogy megmutassam az interjúkészítőt. Elégedett volt, és megkaptam a globális nevemet.

A három legismertebb fájlszinkronizáló szolgáltatás - és nem habozzon egyikük ajánlására sem: -

• Doboz,
• Dropbox, és
• Google Drive.

Számos fájlszinkronizáló program lehetővé teszi a dokumentumok offline másolatainak mentését az eszközökre is, ami különösen hasznos minden olyan esethez, amire szüksége lehet egy félvészhelyzet esetén, például biztosítási igazolások, azonosító, név vagy telefonszám a telefonfában..

A legjobb fájl-szinkronizáló szolgáltatások közül néhánynak vannak dokumentumamegosztó eszközei is, amelyekbe bejuthatunk a következőkbe.

5. Dokumentummegosztó eszköz

A digitális dokumentumok küldésének általános módja az, hogy csatolják azokat e-mailhez. Ez a lehetőség azonban nem mindig ideális, mert nem mindig tudja megmondani, hogy mikor, vagy ha a címzett megkapta őket. (Használhat olvasott nyugtákat, de csak akkor működnek, ha a címzett nem blokkolta vagy nem utasította el őket.) Az e-mail további problémája az, hogy néhány fájl túl nagy, vagy az e-mail program automatikusan rontja az eredeti minőségét.

A digitális dokumentumok küldésének alternatív módja az, hogy megosszák azokat valamilyen más felhőalapú szolgáltatáson keresztül. A szinkronizáló szolgáltatások, például az előző szakaszban említettek, általában lehetővé teszik a fájl megosztását egy hivatkozás létrehozásával, amelyet elküldhet, ahogy tetszik. A felhőalapú tárolási szolgáltatásoknak (amelyek közül sok már nem különbözik a fájlok szinkronizálási szolgáltatásaitól) általában vannak.

A megosztani kívánt fájlokat általában egy mappába helyezi a szinkronizáló vagy a felhőtároló alkalmazásban, és a jobb egérgombbal kattintva kap egy megosztható linket. Ezen a linken keresztül a címzett letöltheti a fájlokat. Attól függően, hogy milyen szolgáltatást kínál, lehetősége van arra, hogy megnézze, mikor és milyen gyakran tölti le a személy a fájlt. Egyes szolgáltatások, köztük a Dropbox, még a hozzáférés lejárati dátumát is megadhatják.

Várjon, kezdje el ma

Az utolsó tanács a papírmentesítésről szól, ha ma kezdjük, és inkább előre tekintünk, mint hátra. Ez alatt azt értem, hogy ne lássák el bármilyen papírmaradványodat. Ehelyett fogadjon el néhány olyan alkalmazást, amelyek segítenek abban, hogy már papírmentes legyen, és tovább léphessen az új szokásokkal.