Ha vállalkozása az üzleti dokumentumkezelő szoftvert fontolgatja, hagyja, hogy a számok vezetjenek. Persze, valószínűleg aggódik egy újabb, folyamatos szoftverlicenc-díj miatt, amely hónapról-hónapra és évről-évre növekszik, ám biztos lehet benne, hogy ezek az eszközök végül több pénzt takarítanak meg, mint amennyibe kerülnek. Az olyan szerkesztők választási eszköze, mint a Zoho Docs, nagyobb rugalmasságot, együttműködési funkciókat és tárolási kapacitást kínál Önnek, mint bármilyen papír, fájlmappák és tárolószekrények.
Beszéltem Lisa Croft-tal, az Adobe Document Cloud, a hatékony és költséghatékony üzleti dokumentumkezelő eszköz csoporttermék-marketing menedzserével arról, hogy az üzleti dokumentumkezelés milyen módon takaríthatja meg a vállalat idejét, helyét, és ami még fontosabb: rengeteg pénzt. Ezen eszközök négy legszembetűnőbb módja az, amely kiváló befektetési megtérülést biztosít.
1. A nyomtatás költsége
Ha teljes mértékben megszabadulhat a papíralapú dokumentumoktól azáltal, hogy teljes működését digitálisvá teszi, sokkal kevesebb papírt vásárol, mint a versenytársai. Ezenkívül kevesebb pénzt költenek nyomtatásra, amely magában foglalja az energiaköltségeket, a tintát és a dokumentumok távoli helyre történő fizikai küldésével járó postai költségeket.
Az Adobe számításai szerint a 10 000 dokumentumot kinyomtató vállalkozások körülbelül 2 740 dollárt fognak megtakarítani, amikor átváltanak a digitális dokumentumokra (10 000 dokumentum nagyjából 1/6 GB-ot tesz ki; erről később bővebben). Ha a papírköltségek nem befolyásolják Önt, gondoljon arra, mennyit fog segíteni a környezetnek. Tízezer dokumentum előállításához 11 427 gallon víz, 961 font hulladék és 3725 font fa szükséges. Nagyon káros az ökoszisztéma.
"Próbáljon meg soha nem nyomtatni egyáltalán" - mondta Croft. "Miután kinyomtatott egy dokumentumot, költségeket vezet be annak kezeléséért. Ha digitálisan tartja a végétől a végéig, pénzt takarít meg a kezdetektől."
2. Tárolási költségek
Manhattan belvárosában, ahol a PCMag irodái találhatók, a kereskedelmi ingatlan költsége nagyjából 73 dollár négyzetlábonként. Ha csak 100 négyzetlábot fordít a dokumentumok tárolására, akkor havonta kb. 7300 dollárt vagy 87 600 dollárt költ a papír tárolására.
Ha azonban teljes mértékben digitalizálni szeretné a papír alapú műveletet, akkor 64 800 Microsoft Word dokumentum-oldalt kevesebb, mint 1 GB digitális felhő tárolására képes tárolni. Például a Zoho Docs esetén csak 96 dollárt fizethet 100 GB-os tárhelyért évente. Száz gigabájt 64.800.000 Word-oldalnak felel meg. A Zoho Docs segítségével olyan funkciókhoz is hozzáférhet, mint például a csoportos fájlmegosztás, az online és az egyidejű csoportszerkesztés, valamint az olyan naplófájlok is, amelyek pontosan megmondják, hogy ki fér hozzá és módosította a dokumentumait (erről bővebben később).
3. Csináljon többet kevesebbért, és gyorsabban
Korábban megemlítettem néhány digitális funkciót, amelyek az üzleti dokumentumkezelő rendszereket értékesebbé teszik a vállalkozása számára, mint a szokásos papírdokumentumok. Ebben a szakaszban egy kicsit mélyebben megyek. Az Adobe Document Cloud segítségével például egyetlen fájlt küldhet több felhasználónak, és aláírást kérhet minden címzetttől. Gondoljon arra, hogy sokkal bonyolultabb és költségesebb lenne ez a folyamat a papírral és az Egyesült Államok Postai Szolgálatával. Most szorozzuk meg ezt a költséget annyival, hogy többször is megismételjük a folyamatot egész évben.
"A dokumentum elektronikus aláírása pénzt takarít meg" - mondta Croft. "Nem kell a FedEx-et megküldenie. Nem kell megvárnia, hogy visszatérjen. Ez lerövidíti az időt és a dokumentum további példányait. Emellett kiküszöböli a dokumentumok megváltoztatásával kapcsolatos problémákat is, tehát ismeri a dokumentumot, amely kimentek és aláírták azt a dokumentumot, amelyet tényleg kiküldtél. " A következő szakaszban fogok biztonságba lépni.
Mi a helyzet a csoportszerkesztéssel? Az olyan eszközökkel, mint a Zoho Docs, összeállíthat egy csoportot, és egyszerre módosíthatja a dokumentumokat anélkül, hogy el kellene küldenie őket oda-vissza a tagok között. Még akkor is, ha már használta a Microsoft Word-t és az e-mailt, ez a folyamat sokkal lassabb és kevésbé együttműködő. Valószínűleg létrehoz egy dokumentumot, és elküldi a parancsláncot több áttekintéshez, amely időpontban a dokumentumot vissza fogják küldeni Önnek javítások céljából. Az üzleti dokumentumkezelő szoftverrel az összes befektetett fél egyszerre szerkesztheti a dokumentumot, mindegyik ugyanazon a dokumentummegtekintőn belül.
"Természetesen előny, ha együtt tudunk dolgozni egy dokumentum kidolgozásakor" - mondta Croft. "Ennek értéke az, hogy pénzt takarít meg az utazáshoz, és csökkenti a felülvizsgálati ciklusokat is. Egy dokumentumot az elejétől a végéig egy nagyon összetett cikluson keresztül vesz. Bármikor csökkentheti ezt az időt, pénzt takarít meg. Azok a perifériás dolgok, amelyekre az emberek nem gondolnak, de hosszú távon pénzt takaríthatnak meg."
4. A dokumentumbiztonság sok szempontja
Lehetetlen számszerűsíteni, hogy mennyi dokumentumbiztonság takaríthat meg vállalatát, amíg túl késő van. Például: Mi lenne, ha valaki elfogad egy szerződést, amelyet fizikai papíron küldött nekik, és megerősítetlenül módosítja a megállapodás feltételeit? Lehetséges, hogy a hamis dokumentumban nem jelennek meg a változások, mielőtt aláírnák. Most Ön jogilag felelős az új és hamis megállapodás feltételeiért.
Ezen felül, mi van, ha valaki elveszít egy olyan papírt, amely létfontosságú vállalati információkat tartalmaz, és ez az információ rossz kezekbe kerül? Elveszítheti versenyelőnyeit, vagy peres lehet. Noha nem lehet számot adni arra, hogy ez a kár milyen költségekkel járhat vállalkozása számára, ez szinte minden bizonnyal alacsonyabb, mint az éves üzleti dokumentumkezelési előfizetés ára.
Az üzleti "dokumentumkezelő eszközök tudatják Önnel, hogy ki férhet hozzá és mit csinálhat egy dokumentummal" - mondta Croft. "Küldhetek egy fájlt, és elmondhatom, mikor nyitotta meg, ha megnézték, kinyomtatta. Tudom, hol van a dokumentum. Vajon a dokumentum rossz kezekbe kerül-e? Ezek az eszközök teljes mértékben kiküszöbölik ezt a kockázatot.. Olyan dolog, amire nem gondolja a pénzmegtakarítást, de hosszú távon ezt megteheti."
Találja meg az Ön számára megfelelő eszközt
Noha a Zoho Docs és az Adobe a piacon található legjobb eszközök közé tartozik, más termékek, például a Google Drive, a Microsoft SharePoint és a Dropbox Business egyedi funkciókészleteket kínálnak, amelyek jobban megfelelnek az Ön igényeinek.
Például: A Google Drive teljes online hozzáférést biztosít a dokumentumokhoz, beolvassa a Microsoft Office fájlokat, és korlátlan tárhelyet kínál több mint öt felhasználó számára. A SharePoint ideális eszköz azoknak a cégeknek, amelyek elsősorban a Microsoft Office 365 eszközökre támaszkodnak, mint például a Word, a PowerPoint és az Excel. A Dropbox a legjobb fájlok tárolására, kezelésére és átvitelére. A cég a közelmúltban még hozzátette az IT rendszergazdai eszközöket, hogy nagyobb rugalmasságot biztosítson az Ön számára, hogy ki látja melyik dokumentumot.
