22 Excel tipp a táblázatkezelővé váláshoz

Nagyon-nagyon kevés ember létezik a Föld bolygón, akik azt mondhatnák, hogy minden bonyolult kis dolgot elsajátítottak a Microsoft Excelről. Ez a világ premier táblázatkezelő alkalmazás, és közel 35 éve az iparági szabvány, helyettesítve az egykor tiszteletére méltó Lotus 1-2-3-at, az első számítógépes gyilkos alkalmazást a 80-as években.

A Microsoft Excel táblázatok dominanciáját még nem kell igazán tesztelni, természetesen nem a Corel Quattro Pro (még ma is értékesítik a WordPerfect Office Pro-ban), az Apache vagy a LibreOffice nyílt forráskódú eszközeinek, vagy akár a Google Sheets (a Google Drive táblázatkezelő része)).

Ennek oka van. Az Excel több, mint egy márka, amelyet mindenki ismer: erős. Szinte mindent megtesz, amit a táblázatoktól kérhetnek. A jelenlegi Excel 2019 verzió, amely a Microsoft Office 2019-ben áll rendelkezésre a Microsoft 365 előfizetés és más módszerek részeként, a PCMag Editors 'Choice.

Nem csak a számokra vonatkozik. Nagyon sok ember feltölti az adatokkal az Excel látszólag végtelen rácsát, sima fájlként használja. Ez viszonylag hatékony kapcsolatkezelőt vagy teljes körű ügyfélkapcsolat-kezelőt tehet. Nem olyan megdöbbentő, ha látjuk, hogy az emberek szövegszerkesztőként használják annak ellenére, hogy a Microsoft Word általában közvetlenül mellette ül.

Egy dolog szinte minden Excel-felhasználónak közös: nem ismeri eléggé. Olyan sok módszer van a számok szeletelésére és kockázására, az adatok új kinézetének megadására, és még lehetetlen mindegyiket újraszámolni. Teljes könyveket írnak a témáról. De könnyű elsajátítani néhány érdekesebb és bonyolultabb tippet, amelyek egy kicsit megkönnyítik a program használatát, és úgy néznek ki, mint az irodád csúcstechnológiájú spreadshetery guruja. Tehát foglalkozzon ezekkel a trükkökkel vagy azok mindegyikével, hogy kiváló legyen az Excelnél.

Sorszakadások és szövegcsomagolás

A táblázatkezelő cellákba való gépelés frusztráló lehet, mivel a beírt szöveg alapértelmezés szerint örökre folytatódik, anélkül, hogy visszakerülne egy új sorra. Megváltoztathatja ezt. Hozzon létre egy új sort az Alt + Enter gépeléssel (ha az Enter csak megnyomja, akkor ki a cellából). Vagy kattintson a képernyő tetején található Kezdőlap fül alatt a Szöveg pakolása lehetőségre, ami azt jelenti, hogy az összes szöveget a cella szélénél jobbra pakoljuk. A sor / oszlop átméretezése és a szöveg újracsomagolása megfelelő legyen.



Ctrl + Shift a Select

Az adatkészlet kiválasztásának sokkal gyorsabb módja van, mint az egér használata és a kurzor húzása. Kattintson az első cellába, amelyet ki szeretne választani, és tartsa lenyomva a Ctrl + Shift billentyűket, majd nyomja meg a lefelé mutató nyilat az összes oszlop adatainak eléréséhez, a felfelé mutató nyilat az összes fenti adat megszerzéséhez, vagy a balra vagy jobbra mutató nyilat, hogy mindent beolvasson. a sor (természetesen balra vagy jobbra). Kombinálja az utasításokat, így kaphat egy egész oszlopot, valamint a bal vagy a jobb oldali sorok mindent. Csak az adatokat tartalmazó cellákat választja ki (akár láthatatlan adatokat is). A Ctrl + Shift + End billentyűkombináció használatakor a kurzor az adatokkal a legkisebb jobb oldali cellába ugrik, és a köztük lévő összes lehetőséget kiválasztja. Tehát ha a kurzor a bal felső cellában (A1) van, akkor ez minden. Még gyorsabban: A Ctrl + Shift + * (csillag) kiválasztja a teljes adatkészletet, függetlenül attól, hogy melyik cellát választotta ki. ( Kép: xuuxuu, a Pixabay-től )



Automatikus kitöltés

Ez nem bátorság, de ilyen könnyen figyelmen kívül hagyható. Elkezdi gépelni egy ismétlődő dolgot, például dátumokat (1/1/20, 1/2/20, 1/3/20 stb.), És tudod, hogy hosszú napod van. Ehelyett indítsa el a sorozatot, és vigye a kurzort a képernyőn az utolsó cella jobb alsó részére - a kitöltő fogantyúra. Ha pluszjelré (+) válik, kattintson és húzza lefelé, hogy kiválassza az összes kitöltendő cellát. Varázslatosan meg fognak tölteni a kezdő mintázatot. Ugyanakkor felmehet egy oszlopra, vagy balra vagy jobbra egy sorban.

Még jobb: automatikusan kitölti a minták nagy része nélkül. Ismét válasszon egy cellát vagy cellákat, lépjen a kitöltő fogantyúra, kattintson és húzza. Kapsz egy menüopciót. Minél több adatot kezdett bevinni, annál jobb lesz a Kitöltési sor opció az automatikus kitöltési beállítások létrehozásakor. Nézze meg ezt a Microsoft útmutatót.



Flash Fill

A Flash Fill okosan kitölti az oszlopot az első oszlopban látható adatmintázat alapján (segít, ha a felső sor egyedi fejlétsor). Például, ha az első oszlop az összes olyan telefonszámot tartalmazza, amelynek formátuma a "2125034111", és azt szeretné, hogy azok mindegyikének nézze ki a "(212) -503-4111", kezdje el a gépelést. A második cellában az Excelnek fel kell ismernie a mintát, és meg kell jelenítenie azt, amit gondol. Csak nyomja meg az Enter billentyűt, hogy használni tudja őket. Ez számokkal, nevekkel, dátumokkal, stb. Működik. Ha a második cella nem ad pontos tartományt, írjon be még néhányat - a mintát nehéz lehet felismerni. Ezután lépjen az Adat fülre, majd kattintson a Vaku kitöltés gombra. Nézze meg ezt a Microsoft oktatóanyagot további információkért.



Szöveg oszlopokhoz

Tegyük fel, hogy van egy névvel ellátott oszlop, először az utolsó mellett, de szeretne két oszlopot, amelyek kitörik őket. Válassza ki az adatokat, majd az Adat fülön (felül) kattintson a Szöveg oszlopokra elemre . Választhat szétválasztásuk elválasztóval (szóköz vagy vessző alapján - nagyszerű CSV adatértékekhez) vagy rögzített szélességgel. A rögzített szélességet akkor használják, amikor az összes adat az első oszlopba be van tömörítve, de rögzített számú szóközzel vagy periódussal elválasztva. A többi olyan, mint a varázslat, bizonyos számokhoz további lehetőségekkel.



Különleges beillesztés az átültetéshez

Van egy csomó sor. Azt akarja, hogy oszlopok legyenek. Vagy fordítva. Diákként mozgatnád a dolgokat sejtről cellára. Másolja ki ezeket az adatokat, válassza a Speciális beillesztés elemet, jelölje be az Átültetés négyzetet, és kattintson az OK gombra, ha más irányba illeszt. Az oszlopok sorokká válnak, a sorok oszlopokká válnak.



Több cella, ugyanaz az adat

Valamilyen okból előfordulhat, hogy ugyanazt a dolgot újra és újra meg kell írnia a munkalap celláiban. Ez kínos. Csak kattintson a teljes cellakészletre, vagy húzza a kurzort, vagy tartsa lenyomva a Ctrl billentyűt, amikor rájuk kattint. Írja be az utolsó cellába, majd nyomja meg a Ctrl + Enter billentyűket - és az, amit írt, minden kiválasztott cellába megy.



Különleges beillesztés képletekkel

Tegyük fel, hogy hatalmas szám van tizedes formátumban, amelyet százalékban szeretne megjeleníteni. A probléma az, hogy az 1-es számnak nem szabad 100% -nak lennie, de az Excel ezt adja, ha csak a Százalékos stílus gombra kattint (vagy a Ctrl-Shift-% gombra kattint). Azt akarja, hogy ez 1% legyen. Tehát meg kell osztania 100-zal. Ez az, ahol a Paste Special jön be.

Először írjon be egy 100-at egy cellába, és másolja be. Ezután válassza ki az összes újraformázni kívánt számot, válassza a Speciális beillesztés elemet, kattintson a „ Osztás ” választógombra, és a gém elhaladja a dinamitot: a számokat százalékba kell konvertálni. Ez a számok nyilvánvaló azonnali összeadásához, kivonásához vagy szorzásához is működik.



Használja a Grafikát a diagramokban

Grafikát tehet az Excel diagram bármely elemébe. Bármely elem. Minden bár, pite darab stb. Támogathatja a saját képét. Például fent található egy Dél-Dakota állam lobogója a kördiagramon (a szeletet kiválasztva, a Sorozatbeállítások kiugró menü használatával és a "Kép vagy textúra kitöltése" kiválasztásával), valamint egy beágyazott PCMag logót (amely a Beszúrás lap Képek gombja). Még egyáltalán nem is tölthet, mert ez a hiányzó szelet okozta.

A clip art vágható és beilleszthető egy elembe - dollárszámlák, amelyek megmutatják a felhasznált dollárokat, víz csöpög a vízvezeték költségeihez, ez a fajta dolog. Túl sok grafikus elem keverése és illesztése lehetetlenné teszi az olvasást, de érdemes megfontolni a lehetőségeket. Hagyja, hogy az állandó grafikai tervező ellenőrizze őket, mielőtt felhasználná őket.



Táblázatok mentése sablonként

Az Excelben többféle típusú diagram található, mint Jimmy Carternél fogakkal és földimogyorókkal, de szinte lehetetlen megtalálni az alapértelmezett diagramot, amely tökéletesen megfelel a bemutatásához. Szerencsére példaértékű az Excel azon képessége, hogy ezeket a grafikonokat testreszabja. De mikor újra létre kell hoznia? Ez fájdalom. Nem kell, hogy legyen. Mentse el az eredeti diagramot sablonként.

Miután a diagram tökéletesült, kattintson rá a jobb gombbal. Válassza a Mentés sablonként lehetőséget. Mentsen egy fájlt CRTX kiterjesztéssel az alapértelmezett Microsoft Excel Templates mappába. Ha ezt megtette, a sablon alkalmazása torta. Válassza ki az ábrázolni kívánt adatokat, lépjen a Beszúrás fülre, kattintson az Ajánlott diagramok elemre, majd az Összes diagram fülre és a Sablonok mappára. A Saját sablonok mezőben válassza ki az alkalmazandó sablont, majd kattintson az OK gombra.

Egyes elemek, például a legendákban és címekben szereplő tényleges szöveg, csak akkor kerülnek lefordításra, ha a kiválasztott adatok részét képezik. Megkapja az összes betűkészlet- és színválasztást, beágyazott grafikákat, sőt a sorozat opcióit is (például árnyék vagy fény a diagram elem körül).



Munka sejtekkel a munkalapok között

Ez a 3D Sum néven működik, ha több munkalapja van a munkafüzetben, amelyek mindegyikének ugyanaz az alapvető elrendezése, mondjuk negyedéves vagy éves kimutatásoknak. Például a B3 cellában mindig ugyanazon heti dollárösszeg van az idő alatt.

A munkafüzet új munkalapján menjen egy cellába, és írja be a következő képletet: = sum ('Y1: Y10'! B3). Ez egy SUM képletet jelöl (összeadva a dolgokat) az összes olyan lap számára, amelyek Y1 - Y10 címet kapnak (tehát 10 éves értékű), és megvizsgálja az egyes B3 cellákat. Az eredmény mind a 10 év összege. Ez egy jó módszer egy mester táblázat elkészítésére, amely visszatér az állandóan változó adatokra.



Elrejtés sima látványban

Könnyű elrejteni egy sort vagy oszlopot - egyszerűen válassza ki az egészet a betű vagy szám fejlécére kattintással, kattintson a jobb gombbal, és válassza a "Elrejtés" lehetőséget. (A felbukkoláshoz válassza az oszlopokat mindkét oldalra egyszerre, kattintson a jobb gombbal, és válassza az „Elrejtés” lehetőséget). De mi van, ha van egy kis rész a kényelmetlenül elhelyezett adatokról, amelyeket elrejteni szeretne, de továbbra is szeretne együtt dolgozni? Könnyen. Jelölje ki a cellákat, kattintson a jobb gombbal, és válassza a Cella formázása lehetőséget. A tetején lévő Szám lapon lépjen a Kategória elemre, és válassza az „ Egyéni ” lehetőséget. Írjon be három pontosvesszőt (;;;) a Típus: mezőbe. Kattintson az OK gombra. A számok nem láthatók, de felhasználhatják őket a képletekben.



Elrejteni egy teljes lapot

A tipikus Excel munkafüzetbe - a fájlba, amelyben dolgozik - rengeteg munkalapot tölthet be (mindegyik lapot az alján található fül jelzi, amelyet megnevezhet). Ha el akarja rejteni egy lapot, ahelyett, hogy törölné, az adatait továbbra is nemcsak referenciaként, hanem a munkafüzet más lapjainak képleteire is elérhetővé teheti. Kattintson a jobb gombbal az alsó lap fülre, és válassza az Elrejtés lehetőséget. Ha újra meg kell találnia, akkor lépnie kell a felülnézet Nézet fülre, kattintson a Rejtett elemre, és válassza ki a lap nevét a felbukkanó listából.

A tetején a Nézet fül menüjében is található az Elrejtés gomb. Mi történik, ha rákattint? Elrejti a használt munkafüzetet . Úgy tűnik, hogy bezárta a fájlt, de az Excel folyamatosan fut. A program bezárásakor a rendszer megkérdezi, szeretné-e menteni a rejtett munkafüzet módosításait. Amikor megnyitja a fájlt, az Excel megadja, hogy melyiknek tűnik egy üres munkafüzet - mindaddig, amíg újra nem kattint a Megjelenítés elemre.



Használja a személyes munkafüzetet a makrókhoz

Amikor elrejti a teljes munkafüzetet, valószínűleg egy olyan munkafüzetet fog látni, amelyben nem tudta, hogy rejtett: a Personal.XLSB fájlt. Valójában ez az Ön számára létrehozott személyes Excel munkafüzet; rejtett munkafüzetként nyílik meg minden alkalommal, amikor az Excel elindul. Az ok, hogy használja? Makrók. A makró létrehozásakor ez nem működik minden alapértelmezés szerint létrehozott táblázatban (mint a Wordben) - a makró hozzá van kötve annak a munkafüzetnek, amelyben létrehozták. Ha azonban a makrót a Personal.XLSB fájlban tárolja., folyamatosan elérhető lesz az összes táblázatfájlban. A trükk az, ha a makrót rögzíti, a „Makró tárolása” mezőben válassza a „Személyes makró munkafüzet” lehetőséget. (A makrót rögzítheti a Fejlesztők fül bekapcsolásával - lépjen a Fájl fülre, válassza az Opciók lehetőséget, kattintson a Szalag testreszabása elemre, majd a Fő lapok mezőben jelölje be a Fejlesztők lehetőséget, kattintson az OK gombra.)



Pivot! Pivot!

Egész könyveket szentelték a PivotTabels-nek. Ezek az óriási adatgyűjtemény összefoglalói, amelyek sokkal könnyebbé teszik az információk elemzését a referenciapontok alapján. Például, ha megszerezte az összes évfolyamot a hallgatók számára a teljes osztályzatban, az összes teszten keresztül, a PivotTable segítségével egy hónapra korlátozhatja a dolgokat egy hallgatóra. Mindenkinek, akinek nagy adatai vannak, velük kell játszania (készítsen egy másolatot az eredeti adatokról, hogy először játszhasson).

Az egyik létrehozásához ellenőrizze, hogy az oszlopok és sorok címe a megfelelő módon legyen-e, majd válassza a PivotTable lehetőséget a Beszúrás lapon. Még jobb, ha kipróbálja az ajánlott PivotTáblák opciót, hogy kiderüljön-e az Excel az Ön számára megfelelő típus. Vagy próbálja ki a PivotChart alkalmazást, amely létrehozza a PivotTáblát egy mellékelt grafikonnal a könnyebb megértés érdekében.



Feltételesen formázza

Hatalmas mennyiségű adatot keres, és azon gondolkodik, hol vannak a legfontosabb pontok? Ki rendelkezik a legmagasabb (vagy a legalacsonyabb) pontszámmal, mi az első öt, stb.? Az Excel feltételes formázása mindent megtesz, kezdve a szegélyt a kiemelt elemek körül és a teljes táblázat színes kódolását. Még az egyes cellákba is beépít egy grafikont, így egy pillanat alatt megjelenítheti a számtartomány felső és alsó részét. (Fent fent a legnagyobb szám gyors zöldben, a legalacsonyabb a vörös megállításban, a spektrum között van.) A Kiemelt cellák szabályok almenüben további szabályokat hozhat létre dolgok keresésére, például olyan szövegre, amely egy bizonyos karakterláncot tartalmaz szavak, ismétlődő dátumok, duplikált értékek, stb. Van még nagyobb, mint / kevesebb opció, így összehasonlíthatja a számváltozásokat.



Érvényesítse az adatokat a legördülő menü létrehozásához

Táblázatot hoz létre mások számára? Ha el szeretné hozni a kiválasztások legördülő menüjét, amelyet az egyes cellákhoz használni szeretne (így nem tudják felcsavarni!), Az egyszerű. Jelölje ki a cellát, lépjen az Adat fülre, majd kattintson az Adat ellenőrzése elemre. Az "Engedélyezés" alatt válassza a " Lista " elemet. Ezután a "Forrás:" mezőbe írja be a listát, vesszővel a lehetőségek között. Vagy kattintson a Forrás mező melletti gombra, és térjen vissza ugyanarra a lapra az adatsor kiválasztásához - ez a legjobb módszer a nagy listák kezelésére. Az adatokat később elrejtheti, továbbra is működni fog. Az adatok érvényesítése szintén jó módszer a bevitt adatok korlátozására - például adja meg a dátumtartományt, és az emberek nem adhatnak meg dátumokat az Ön által megadott előtt vagy után. Még létrehozhat egy hibaüzenetet, amelyet látnak.



Képernyőkép beillesztése

Az Excel rendkívül egyszerűvé teszi az asztalon lévő bármely más nyitott programról képernyőképet készíteni, és munkalapba illeszteni. Csak nyissa meg a Beszúrás fület, válassza a Képernyőkép lehetőséget, és megjelenik egy legördülő menü, amelyben megjelenik az összes megnyitott program miniatűrje. Válasszon egyet a teljes méretű kép beillesztéséhez. Átméretezheti, ahogy szeretné.



Helyezze az Excel adatokat a Wordbe

Harmincöt évvel ezelőtt az Office Suites világában elgondolkodtató az a gondolat, hogy az adatokat Excelből Wordbe vagy PowerPointbe helyezzék. Ma nincs semmi. Akár adatcellákat vesz, akár egy teljes grafikus ábrát vesz, másolja és illessze be a másik programba. Ne feledje, hogy ez egy link- beágyazási folyamat - ha megváltoztatja az adatokat a táblázatban, akkor megváltozik a Word DOC-ban vagy a PowerPoint PPT-ben is. Ha nem akarja, illessze be grafikus formátumba. Ehhez használja a Word saját Paste Special eszközét. Vagy ha Excelből veszi, lépjen a tetejére a Kezdőlap fülre, válassza a Másolás menüt, és használja a Másolás képként lehetőséget. Ezután a grafikát bármilyen programba beillesztheti.



A $ használatával megakadályozhatja a váltást

Amikor egy képletet ír, a cellákat helyük szerint hivatkozza, például A1. Ha másol egy képletet, és beilleszti a következő cellába, az Excel eltolja a hivatkozott cellát, tehát az A2 helyett lenne. A váltás elkerülése érdekében használja a dollárjelet ($). Írja be az A1 dollárt, és vágja ki, és illessze be például egy új cellába, amely megakadályozza az eltolódást az (A) oszlopban; Az $ 1 megakadályozza az (1) sor eltolódását, a $ 1 $ pedig megakadályozza az eltolást bármely irányba, ha a képletet lemásolja.

Ez akkor hasznos, ha egyetlen cellája van, amelyet egy egész képletben használhat. Tegyük fel, hogy mindent el szeretne osztani 100-mal. Meg lehet csinálni egy olyan képletet, mint = (A1 / 100), de ez azt jelenti, hogy a 100-ot nem lehet könnyen megváltoztatni. Helyezze a 100-at a B1 cellába, és használja a = (A1 / B1) -t - de amikor elvágja és beilleszti, akkor = (A2 / B2), majd = (A3 / B3) stb. Fordul. Az $ javítja, hogy: = (A1 / $ B $ 1) kivágható és beilleszthető egy sorba, de a $ B $ 1 referencia soha nem változik. Ezután megváltoztathatja a cellában a 100 értéket, ha szükséges, hogy kísérletezzen más változásokkal.



Végezzen gyors elemzést

Ha nem tudja pontosan, milyen információt szeretne alkalmazni az adatokhoz az Excel programban, akkor próbálkozzon a Gyors elemzés menüvel, hogy gyorsan futtasson az opciókat. Válassza ki az adatokat, majd kattintson a jobb alsó sarokban megjelenő Gyors elemzés mezőre. Megkap egy menüt, amely felfedi a feltételes formázás gyors alkalmazására, diagramok létrehozására, az összegek kezelésére, a szikrák megjelenítésére és egyebekre vonatkozó lehetőségeket.



Nagyszerű Excel gyorsbillentyűk

Az Excel, mint minden nagyszerű szoftver, számos kiváló billentyűparancsot tartalmaz. Itt vannak a legjobbak.

Ctrl +; - beszúrja a mai dátumot.

Ctrl + Shift +: - beilleszti az aktuális időt (a kettőspont az, amit egy óra olvas, például 12:00).

Ctrl + Shift + # - megváltoztatja a dátum formátumát.

Ctrl + 5 - áthúzást alkalmaz a cellában lévő szövegre.

Ctrl + 0 - elrejti az aktuális oszlopot.

Ctrl + 9 - elrejti az aktuális sort.

Ctrl + F6 - Váltás nyitott munkafüzetek között (vagyis nyitott Excel fájlok különböző ablakokban).

Ctrl + ` - Ez az ékezetes jel, az 1 gombbal felfelé. Ez a kombinált kép váltja a lapon az összes képletet.

Ctrl + PageUp vagy PageDown - Gyors váltás a jelenleg nyitott munkafüzet lapjai között.

F2 - kezdje meg az aktuálisan kiválasztott cella szerkesztését (sokkal gyorsabban, mint dupla kattintással).

Shift + F10 - megnyitja a jobb egérgombbal rendelkező menüt abban a cellában, amelyben tartózkodik.



16 Microsoft Word tipp, amelyet meg kell tanulnia

Gondolod, hogy mindent tudsz a Microsoft Wordről? Íme néhány rejtett trükk és időtakarékos hack, amelyeket tudnia kell a Redmond szövegszerkesztő alkalmazásáról.