Zoho projektek áttekintése és besorolása

A Zoho Projects telepítése és interfésze

A Zoho Projects webhely tiszta és naprakész megjelenésű. A webhely elég intuitív, hogy ha a legalapvetőbb online alkalmazásokat, mint például a webmail használ, néhány percen belül kitalálhatja a Zoho Projects projektet. Ez a könnyű használat és egyszerűség azon kisvállalkozások számára szükséges, amelyek nem rendelkeznek dedikált projektmenedzserrel az alkalmazottak számára.

A vállalkozástulajdonosok és a csapatvezetők értékelni fogják, hogy a Zoho Projects arra kéri az embereket, hogy tegyék lehetővé két tényezőjű hitelesítést a számlák biztonságosabbá tétele érdekében. A két tényezővel történő hitelesítés biztonságosabbá teszi a Zoho-fiókjába bevitt összes vállalati információt.

A Zoho Projects elrendezése a releváns lehetőségeket a megfelelő időben kéznél van. Fiók létrehozása, az első projekt létrehozása, mérföldkövek és feladatok hozzáadása, valamint további emberek meghívása az Ön részvételéhez percekig tart. Amikor új emberek csatlakoznak, a webhely interaktív tippeket ad nekik az induláshoz és a következő lépésekhez.

A testreszabható irányítópulton keresztül láthatja az Ön számára leginkább megfelelő grafikonokat vagy frissítéseket, így amikor bejelentkezik a Zoho Projects fiókba, pillanatképet kap a fontos projektekről vagy állapotról. Például hozzáadhat egy Feladat Állapot widgetet, amely megmutatja a kördiagramot és a nyers számok számát is arról, hogy hány feladat van nyitva, illetve lezárva. Függetlenül attól, hogy foglalkozik-e az adatlapokkal vagy az egyes munkaterhelésekkel, ennek megfelelően módosíthatja az irányítópultot.

Kommunikáció és együttműködés

Néhány kedvenc Zoho Projects szolgáltatásunk a kommunikációhoz és az együttműködéshez kapcsolódik. Az alkalmazás bőséges eszközöket nyújt, amelyek közül néhányat a kezdeti beállítás során beilleszthet vagy kizárhat. Az egyik ok, amiért kizárhatja ezen eszközök némelyikét, ha a csapat más alkalmazásokat használ átláthatóbb csapat üzenetküldéshez vagy együttműködéshez, és nem akarja, hogy a kommunikáció máshol történjen.

Az egyik kedvelt eszköz egy csevegődoboz, amely közvetlenül a munkaterületre van beépítve. A csevegődoboz használata azt jelenti, hogy kérdéseket tehet fel kollégáival a projekten vagy a feladatokon, amelyekkel dolgozik, anélkül, hogy másik alkalmazásra kellene fordulnia.

A Zoho Projectsnek fórumai vannak, ahol aszinkron módon cseveghet kollégáival, állapotfrissítési mezővel, amelyben elmondja kollégáinak, mit csinál, és egy olyan tevékenységi adattáblázatot, ahol fordított időrendi sorrendben láthatja a projekt összes tevékenységét.

Egy másik, kedvelt kommunikációs eszköz a szinte zökkenőmentes integráció a Zoho Meeting-szel. Bizonyos oldalak tetején egy Találkozzon most gomb jelenik meg. Nyomja meg, és lehetővé teszi online video- vagy audio-értekezlet létrehozását egy új lapon. A találkozó megkezdése előtt megjelenik egy meghívó prompt, amely lehetővé teszi az emberek felvételét a találkozóra. Kollégáid valós időben értesítést kapnak a meghívóról és a találkozóra mutató linkről. Csatlakozhatnak anélkül, hogy bármilyen más alkalmazást meg kellene nyitni, vagy beírni egy értekezlet-azonosítót.

Általában véve a Zoho Projects értesítéseit jól hajtják végre, mivel néhányuk interaktív. Például válaszolhat vagy kommentálhat fontos kérdéseket az értesítési mezőből, ahelyett, hogy arra az oldalra mutatna, amelyen az eredeti információk megjelennek. Ez jó a termelékenység szempontjából.

Főbb projektmenedzsment szolgáltatások

A Feladatok és Mérföldkövek szakaszok segítségével megadhatja és frissítheti a projekt munkájának finom részleteit. Minden feladatnak nem csak határideje, hanem kezdő és záró dátuma is lehet. A százalékos érték megadásával becsülheti meg, hogy milyen közel áll a feladathoz.

Amikor belemerül a feladat részleteibe, van egy beépített időzítő a feladathoz töltött idő nyomon követésére, bár ez az Express-fiókban és a magasabb szintű tervekben szereplőkre korlátozódik (azaz nem szerepel a Free vagy a Standard tervekben). Ha üzleti vállalkozásai óránként számláznak, akkor tetszeni fog a lehetőség, hogy a feladatra fordított időt számlázható vagy nem számlázható módon rögzítse.

Egy másik lehetőség lehetővé teszi, hogy a projektet „szigorú” idővonalra állítsa, azaz nem adhat határidőket a mérföldkövekhez, amelyek kívül esnek a projekt időtartamán.

A Zoho Projects függőségekkel rendelkezik, bár a beállításuk meghatározása nem olyan intuitív, mint az alkalmazás többi részének használata. Néhány más projektkezelő alkalmazásban, például a LiquidPlanner, függőségeket hozhat létre a feladatok között, húzva egy sort a másikra a Gantt-diagram nézetben. A Zoho Projects alkalmazásban meg kell nyitnia egy feladatot, majd kiválasztania kell a függőség hozzáadását. Megnyílik egy kis ablak, ahol beírja annak a feladatnak a nevét, amelyet hozzá kíván rendelni az aktuálishoz, és az új feladatnak ugyanabban a feladatlistában kell lennie, mint a másiknak.

A szoftver hozzáadott egy kanban nézetet, amely lehetővé teszi, hogy oszlopokban kártyákként láthassa a feladatokat. Ez nem olyan hasznos, mint egy igazi kanban fórum alkalmazás, mert nem tudja testreszabni az oszlopokat a Zoho Projects alkalmazásban. Ehelyett néhány előre elkészített lehetőség közül választhat, mint például a Nyitott és Zárt (nem a leghasznosabb nézet), a Prioritás vagy a Százalék teljes. Vannak olyan projektmenedzsment és feladatkezelő alkalmazások, amelyek tartalmazzák a kanban nézeteket, az Asana pedig eszébe jut, de a projekt létrehozása előtt el kell választania a kanban használatát. Miután úgy döntött, hogy ezt a módszert használja, nincs visszaút. A Kanban nem igazán "nézet", hanem olyan módszertan, amelynél be kell tartania magát, miután kiválasztotta a használatát.

A Zoho Projects másik kulcsfontosságú projektmenedzsmentje az erőforrás-kezelési jelentés. Segít látni, hogy melyik csapattagnak kell sok feladatot elvégezni, nincs túl sok munka, vagy éppen a megfelelő mennyiség van-e a különböző időszakokban. Vizuálisan egy nagy diagramban jelenik meg, egy kis egyensúlyval (mint pl. Egy óriás totter), amely jelzi, hogy egy ember hány vagy kevés munkát adott egy hét alatt nekik. A kis csapatok esetében az ilyen szokatlan adatok bemutatása valószínűleg nagyon jól működik. Nagy csoportok esetén, ahol az adott osztályon 50 vagy több alkalmazott van, rémálom lenne, ha végiggördülnénk és keressük az egyensúlytalanságot. Azoknak a nagy csapatoknak, akiknek szilárd erőforrás-kezelési eszközökre van szükségük, vessenek egy pillantást a LiquidPlannerre. Ez az alkalmazás egyik erőssége.

Röviden megemlítettük a Gantt-táblázatokat, de segít megtudni, hogy hol található: az alkalmazás bal szélén, a Jelentések gomb alatt (ha el van rejtve, kattintson a három pontra a felfedéshez). Ugyanazon a területen találja meg az Erőforrás-felhasználást, a Tervezett és a tényleges jelentéseket, valamint a Feladat-jelentéseket. A Gantt-táblázatokban húzhatja és leejtheti a csavarkulcs-sáv szélét, hogy megváltoztassa annak hosszát, és ott van egy váltógomb, amely megmutatja a kritikus utat. Ha önmagától kérdezi: "Mi a kritikus út?" Ez a 2020ProjectManagement.com webhelyről származó meghatározás segíthet: "a projekttervben a tevékenységek leghosszabb sorozatának, amelyet időben be kell fejezni, hogy a projekt megfelelő időben befejeződjön".

Időkövetési funkció

A Zoho Projects alapvető időkövetést kínál egy átfogó projektmenedzsment-központú csomag részeként, mint például a Mavenlink. Amikor belemerül a feladat részleteibe, a jobb felső sarokban van egy beépített időzítő, amely nyomon követi a feladatra fordított időt, és folyamatosan bejelölte, ha elhagyja az oldalt. Az időzítő az Express-fiók és a magasabb csomagok felhasználói számára korlátozott (azaz nem érhető el a Free vagy a Standard csomagokban). Ha üzleti vállalkozásai óránként számláznak, akkor tetszeni fog a lehetőség, hogy a feladatra fordított időt számlázható vagy nem számlázható módon rögzítse.

A projektekhez hozzáadtuk a "Kormányhivatalfestés" nevû feladatot, hogy nyomon lehessen követni az idõt. Az idő naplózásához kattintson a jobb felső sarokban lévő időre, vagy visszamenőleges hatállyal írja be az időt az időrendbe. Úgy találtuk, hogy a Heti Napló Idő opció egyszerű módszer az idő nyomon követésére. A Heti napló típusa megtalálható az Időablakon, és a jobb felső sarokban a Napló hozzáadása időről a Heti napló időre cserélve. Meg tudja lapozni a mezőkön, és megadhatja az egyes projektek óráinak számát. Ezenkívül a Naptárban egy feladatra kattintással is megnézheti a projekt előzményeit. Összekapcsolhat egy alfeladatot, naplózhatja az órákat, csatolhat dokumentumokat, és nyomon tudja követni a kérdéseket.

Egy másik vonzerő, amely tetszett a Zoho Projects-ben, az a képesség, hogy egy munkát kritikus feladatként jelölnek meg. Ez jó emlékeztetőként jelentkezzen be és jelentkezzen be. A Zoho Projects előnye, hogy egyszerre több feladatot is be tud készíteni. Nem találja ezt a funkciót más időkövetési alkalmazásokban, mint például a Hubstaff vagy a VeriClock, vagy akár a TS-táblázatokban sem, a többi Szerkesztő választásunkban. A Zoho Projects erősebb projektmenedzsment és időkövetési funkciókat kínál, de olyan termékeket találtunk, mint például a TSheets. Ezenkívül a jövőbeli időt nem fogja követni úgy, mint más programokban, például a Wrike.

A Zoho Projects erős adminisztrátor-követési funkcióval rendelkezik. A jóváhagyások nyomon követéséhez keresse meg az Időtábla modul melletti kis ikont. Ha rákattint az ikonra, akkor látni fogja az összes feladatot és jóváhagyási kérelmet. A Zoho Projects azt is lehetővé teszi, hogy minden munkát számlázható vagy nem számlázhatóként jelöljön meg, ami segít a könyvvitelben.

A TS-lapokkal ellentétben a Zoho Projects nem engedi megkülönböztetni a fiókokat az adminisztrátorok vagy az alkalmazottak idejének nyomon követése céljából. Csak azt az engedélyt állította be, hogy ki mit tekinthet meg. A Zoho Projects olyan lenyűgöző konfigurációs lehetőségeket kínál, mint a VeriClock. A Zoho Projects alkalmazásban megakadályozhatja az alkalmazottakat, hogy az időablakot adják hozzá, vagy beállíthat engedélyeket, hogy csak a saját maguk láthassák őket.

Bejelentkeztünk a Zoho Projects mobilalkalmazásba, és a Hírcsatorna és a Honlap oldalakat jól szervezettnek találtuk. A Hírcsatorna oldalon láthatja a végrehajtott tevékenységek listáját, például a feladatok hozzárendelését. Az idő megváltoztatásához a mobilalkalmazásban válassza az Időablakot, és válassza ki a szerkeszteni kívánt feladatot. Kattintson a Szerkesztés elemre, és megadhatja az időt. Ezután kattintson a jobb felső sarokban található pipára. Szeretnénk, ha egy stopperóra könnyen elérhető lenne a mobilalkalmazásban. A Zoho Projects szerint azonban a helyszínen dolgozó felhasználók naplózhatják az idejét, miután a műszak befejeződött, mivel az ügyfelek homlokát ronthatják a telefonjukra néző munkavállalóknak, miközben olyan otthoni átalakítást végeznek. Mégis szeretnénk látni ezt a funkciót.

Összességében úgy találtuk, hogy az időkövetési funkciókat a Zoho Projects-ben valamivel nehezebb navigálni, mint a Hubstaff és a TSheets, amelyek egyaránt az időkövetésre koncentrálnak. Ezért kapja a Zoho Projects egy ötcsillagos Editors 'Choice besorolást a projektmenedzsment körünkben, de kissé elmarad a TS Editor-ok lapjaitól az időkövetési szoftverünkben. Figyelembe véve a Zoho Projects teljes funkcionalitását, az időkövető eszköznek nagyobb hangsúlyt kell fektetnie. A Zoho Projects azonban mély és lenyűgöző funkciókkal rendelkezik.

Hibakövetés, problémakövetés

Ha szoftverfejlesztő csapat vagy, amelynek szigorú hibakövetésre van szüksége a projektmenedzsment alkalmazás részeként, van néhány lehetősége. Egyrészt hibákat importálhat a Zoho Projectsbe CSV, XLS és XLSX fájlokból, valamint a JIRA-ból. A második lehetőség a mellékelt IssueTracker használata, amely a Zoho Projects-hez tartozik. Ez az eszköz segít a szoftverfejlesztési projekt során felmerülő problémák beküldésében, nyomon követésében, rendezésében és javításában. A fiókjában nem mindenki férhet hozzá az IssueTrackerben tárolt adatokhoz. Csak a rendszergazdák és kezelők konfigurálhatják a problémák állapotát és munkafolyamatait.

A Zoho az IssueTracker-et is értékesíti önálló alkalmazásként, Zoho BugTracker néven. Van egy ingyenes verzió a nagyon kicsi csapatok számára, de különben számíthat arra, hogy évente 480 dollárt fizet legfeljebb 15 ember számára, plusz további 36 dollár évente minden további személyért.

Integrációk és alkalmazások a Zoho projektekhez

A Zoho egy teljes üzleti alkalmazáscsomagot készít. Ebből következik, hogy számos saját program szorosan integrálódik a Zoho Projectsbe, vagy legalábbis lehet.

Már említettem, hogy a Zoho Meeting videokonferencia-eszköze bármikor megnyílik, amikor meg kell találkoznia kollégáival. A Zoho Projects-et integrálhatja a Zoho Books és a Zoho Invoice könyvtárak kezeléséhez is.

A Zoho Projects a Google Alkalmazásokkal is együttműködik. Amikor a kettő integrálva van, fájlokat tölthet fel közvetlenül a Google Drive-ból a Zoho Projects programba, és exportálhat naptári eseményeket egyikről a másikra. A Gmailt is felhasználhatja feladatok létrehozására és a munkaidő naplózására.

További támogatott integrációs lehetőségek: Dropbox, Box, Evernote, GitHub, Microsoft OneDrive, Bitbucket és Zapier. Ez nem egy különösen hosszú lista, de sok alapot lefed.

A Zoho számos alkalmazásához rendelkezik mobilalkalmazásokkal, beleértve a Zoho Projects és a Bug Tracker alkalmazást. Az alkalmazások Android és iOS rendszeren egyaránt megtalálhatók. A mobil projektmenedzsment alkalmazások nem helyettesítik a teljes webalkalmazást, de legalább lehetővé teszik az embereknek, hogy lépést tartsanak a fontos megbeszélésekkel, és megnézhessék, milyen előrelépést tesznek mindenki a projektben, függetlenül attól, hogy hol tartózkodnak.

Kiegyensúlyozott projektmenedzsment alkalmazás

A Zoho Projects egy kiegyensúlyozott projektmenedzsment alkalmazás. Megfelelő áron és intuitív kezelőfelülettel kínál minden olyan összetett projekt kezeléséhez szükséges eszközt, mint például a Gantt diagramok és az időkövető modul. Különösen vonzó a kisvállalkozások számára, amelyek néhány projektet és embert vezetnek, de nem százat. Kevés időbe telik a Zoho Projects finomabb pontjainak megismerése, de nem sok. Összességében a Zoho Projects kiváló projektmenedzsment eszköz, és továbbra is a PCMag szerkesztõinek választása.