Sap business egy profi áttekintés és értékelés

Az SAP SE tiszteletreméltó német szoftvergyártó, elsősorban a Global 1000 társaságok számára, és élvonalbeli adatbázisokra, vállalati erőforrás-tervezésre (ERP) és pénzügyi szoftverekre specializálódik, beleértve a főkönyvi könyvelést is. Az SAP ERP (korábban SAP R3) az egyik legszélesebb körben alkalmazott ERP alkalmazás a globális piacon, és ragaszkodik a hagyományos megvalósítási úthoz, amely általában széles körű testreszabást, többéves megvalósítási útvonalakat és több százezer dolláros tanácsadói díjat igényel.

Ennek ellenére a felülvizsgálathoz az SAP Business One-t vizsgáljuk (amely havonta 82 dollárral kezdődik a hosztolt professzionális kiadásnál); a kis- és középvállalkozások (kkv-k) kínálatát képviseli. Teszteljük mind az általános pénzügyi elszámolás, mind az ERP szempontjából. Az általam tesztelt változat az SAP Business One volt az SAP saját HANA adatbázisához és analitikus motorjához; a Business One azonban Microsoft SQL Server verzióban is elérhető (ha jobban tetszik). Ugyanakkor csak a HANA számára biztosított Business One kínál több valuta képességet, míg a Microsoft SQL Server verziót kizárólag az Egyesült Államokban való használatra tervezték.

A legtöbb kkv-számviteli és ERP-rendszer továbbra is moduláris megközelítést alkalmaz, lehetővé téve a pénzügyi számvitel, az ügyfélkapcsolat-kezelés, az emberi erőforrások (HR) és a komplex készletgazdálkodás összeállítását. Az SAP Business One Professional (amely szintén 3 145 USD-ért kapható a helyszíni Professional felhasználói licencért) szilárd számviteli maggal rendelkezik, ám e többi terület funkcionalitását zökkenőmentesen integrálja több modulon keresztül (ami azt jelenti, hogy sokkal többet vásárolhat, mint te valójában felhasználni szándékozik), például az előnyeinek adminisztrációja (BA) modulja, amelyet később a felülvizsgálat részletez.

Ez a tulajdonság önmagában emeli a Business One bonyolultságmérőjét, de a szoftver arra koncentrál, hogy támogassa a bonyolult és nagymértékben testreszabható üzleti és működési követelményeket. Ha vállalkozása előnyeit élvezheti a testreszabhatóság e szintje miatt, és nem bánja egy erőteljes kezdeti tanulási és megvalósítási görbével, akkor az SAP Business One nagyon megéri az erőfeszítést. Azok a vállalkozások, amelyek valamivel egyszerűbb és felhőre tervezett termékeket keresnek, jobban elérhetők lesznek az Editors Choice nyertesekkel, az Intacct (a pénzügyi számviteli oldalon) és a NetSuite OneWorld (mindenre kiterjedő ERP rendszerek) esetén.

Ne gondoljon rá, mint egy irányítópultra

A Business One-t teszteltem egy távoli asztali kapcsolat (RDP) használatával egy SAP szerverhez, amelyen fut a HANA verzió. Míg ezt a tesztfiókot az SAP saját szerverein karbantartották, fontos megjegyezni, hogy a szoftver helyszíni verziójával dolgoztam, virtuális szerverekre telepítve és a felhőben tárolva. Az SAP Business One Cloud verziója egy másik állat, amelyet kifejezetten csak felhőkhöz, böngésző alapú hozzáféréshez fejlesztettek ki, és teljes egészében az SAP kezeli a szolgáltatási réteget.

Ez valószínűleg az egyik ok, amiért nehezen tudtam elérni a tesztpéldányomat a böngészővel. Az SAP fenntartja azt is, hogy a Firefox webböngészővel is elérhető, amely jelenleg (és meglepő módon) az egyetlen támogatott webböngésző. Ez soha nem működött értem, de az SAP biztosítja, hogy dolgoznak rajta. Függetlenül attól, hogy miként fér hozzá a rendszerhez, az első képernyő, amelyet látni fog, az SAP "Cockpit" irányítópultja. A pilótafülke nagymértékben testreszabható, releváns felhasználói szintű adatokat jelenít meg, és hasznos portálként szolgál a rendszer teljes navigálásához.

Ez a navigációs rendszer három részből áll - egy szalagsorból a pilótafülke tetején, egy függőleges menü oldalsávból a képernyő bal oldalán, valamint a műszerfalon megjelenő kütyüből. A felső szalagszalag egyszerűen elemezheti a nyilvántartásokat. Például, ha a Megrendelések fájlban van, az eszközsoron vannak nyilak az előre és hátra lépéshez.

A bal oldali sáv menü bármely tranzakcióra, adatbeviteli képernyőre vagy jelentésre eljuthat a rendszerben. Fel van osztva funkcionális területekre, például adminisztrációra, pénzügyi, értékesítésre, beszerzésre, lehetőségekre (alapvetően CRM) és másokra, beleértve a Jelentések címkével ellátott részt. A készlet és a bérszámfejtés szintén megtalálhatók a főmenüben. Ha egy fejlécre kattint, alszintek jelennek meg. Megadhat vagy megnézhet tranzakciókat, vagy jelentéseket készíthet, beleértve az alapvető pénzügyi kimutatásokat. Az SAP Business One a négy alapvető pénzügyi kimutatás közül háromot szolgáltat. A különálló kimutatás a visszatartott bevétel változásáról nem tartozik a jelentések közé, de elég könnyű létrehozni a Microsoft Excelben, ha valóban szüksége van rá.

A pilótafülke újabb lehetőséget kínál az adatok bevitelére, elérésére és jelentésére. A képernyőn megjelenő kütyü mozgatható, ami azt jelenti, hogy hozzáadhatja és törölheti azokat az egyéni felhasználói igényektől függően, és rengeteg előre elkészített kütyü érhető el. Szerkesztheti a meglévő kütyüket vagy létrehozhat saját információkat is, amelyek az adott pozícióhoz szükségesek. Az egérmutatóra kattintva egy widget adatpontján megjelenik egy kis képernyő, amely részletesebb információt nyújt arról az adatpontról. Ezt a widget határozza meg, és a rendszer legtöbb szempontja szerkeszthető és testreszabható. Összességében ez a widget-stílusú adatmegjelenítés jellemző a nagyobb számviteli és ERP-alkalmazásokban, és a verseny nagy részében megtalálhatja, beleértve a felhő-központú alkalmazásokat, például az Intacct vagy a NetSuite OneWorld. Új widgeteket hozhat létre az oldalsáv menü Pervasive Analytics választásával.

Két kütyü különösen figyelemre méltó. A Common Function widget a leggyakrabban végrehajtott műveletek parancsikonjainak táblázata. Kényelmesnek találtam egy egyéni hivatkozások készítését egy adott személy számára, bár megyék szintjén is alkalmazható lenne. Egy másik értékes widget a Workbench. A Workbench az összes dokumentumot és jelentést tartalmazza, amelyek egy adott munkafolyamatra vonatkoznak. A tesztelés céljából létrehozott tesztvállalatban ezt a modult az értékesítési folyamathoz állítottuk össze, és lényegében folyamatábra volt az egész folyamaton keresztül, a becslés generálásától a követelések rendszerén keresztül. Az alfolyamat ikonja mellett egy kis lefelé mutató nyílbuborék található, és rákattintva megjelenik a munkafolyamat ezen részével kapcsolatos jelentések. Négy munkapadot biztosítunk - értékesítés, beszerzés, készlet és pénzügyi szolgáltatások.

Két másik navigációs segédeszköz van, amelyeket gyakran használtam a tesztelés során. Ha egy diagram ablak nyitva van, a jobb gombbal történő kattintással vagy a sor számának dupla kattintásával megjelenik a sor tranzakciójának minden részlete. Gyakran lényegesen több adat van a nyitott ablakon. Néhány sor bejegyzésén is van egy narancssárga nyíl, amely a sorban látható egy vagy több elemre mutat. Ez azt jelzi, hogy az adatokba be lehet dolgozni. Például, ha egy készletjelentést mutató jelentésben a narancssárga nyílra kattint, megjelenik a cikk leírása, elhelyezkedése és költsége, valamint a raktáron lévő szám vagy ha az elem utórendelés alatt áll.

Szervezeti felépítésétől függetlenül, a számlarendszer elég rugalmas ahhoz, hogy kezelje. Az SAP Business One négy alapértelmezett számlaszegmenst biztosít (a teljes számla, részleg, régió és részleg), és akár 10 szegmenst definiálhat, hogy nagyobb számla-részletességet biztosítson.

A főkönyvi számviteli tesztelésem során elsősorban a teljes rendszer Főkönyvi szakaszát vizsgáltam, de az SAP Business One Professional ugyanolyan erőteljesen fizetendő és követelhető, bérszámfejtő, állóeszközöket és leltárt készít. Különösen a leltárban vannak azok a helyek, ahol a belépési szintű számviteli rendszerek gyakran hiányoznak. A Business One Készletrendszere lehetővé teszi a különféle költségszámítási módszerek használatát a különféle típusú készleten, valamint kiting és BOM (anyagjegyzék) feldolgozást is.

Az alkalmazás HANA verziójában a többdevizás lehetőségek robusztusak, és más földrajzi területeken is megőrizheti a valutaosztásokat, átalakítva amerikai pénznemre az időszak lezárásakor. A Business One csak ezt a valós idejű konverziót végzi egy időszak lezárásával, de szimulálhatja a konverzió közelítését a középtávú jelentéseknél. Az Ön igényeitől függően problémát jelenthet a valós idejű valutaátváltás bármilyen napján vagy időpontjában, bár a legtöbb felhasználó számára a periódus végén történő átváltás a zárónapi értékelés segítségével elegendő.

Mehetsz?

Vannak jó és rossz hírek is a mobil felhasználók számára. Rossz hír: Az írás idején az SAP Business One Professional web alapú verziója csak egyetlen böngészőt támogat - a Mozilla Firefoxot. A jó hír az, hogy a Firefox elérhető iOS, Android, Windows és Mac operációs rendszerekhez. Az SAP azonban továbbra is kiegyenlíti ezt a hozzáférési képességet. A tesztelésem során még a számítógépemen sem tudtam elérni az SAP Business One rendszert Firefox használatával.

Az SAP tisztában van ezekkel a problémákkal, rendelkezik erőforrásokkal, amelyeket viseli, és ismeri a mobil hozzáférés és a BYOD értékét (hozza el saját eszközét), ezért nem hiszem, hogy a mobil hozzáférés rövid időn belül felkészül és működik. Azt tanácsolom azonban, hogy ha ez a szolgáltatás fontos vállalkozása számára, akkor győződjön meg arról, hogy a viszonteladó, amellyel együtt dolgozik, bizonyíthatja működő Firefox hozzáférését az Ön készülékein.

Előnyök adminisztrációja

Az SAP Business One egyéb, opcionális moduljainak és képességeinek mélyebb megfigyelésénél a könyveléssel kezdtük, majd ábécében mozgattunk az adminisztráció előnyeire. Mint az összes többi kiegészítő modulnál, amelyet vállalkozása beépíthet az SAP platformba, az Előnyök menedzsment modulja nagymértékben konfigurálható komplex és részletezett juttatási tervekhez és csomagokhoz a vállalkozások számára. A mySAP HR modul egyik alkotóeleme, a BA modul integrálva van az SAP bérszámfejtési moduljával, és rugalmas keretre és automatizált munkafolyamatokra támaszkodik a HR adminisztráció korszerűsítése érdekében.

A modult néhány kulcsfontosságú elemre bontják. Az adminisztrátorok számára az SAP olyan eszközkészletet kínál, amely magában foglal egy beiratkozási varázslót az egyedi tervek és előnyök konfigurálására az orvosi, fogorvosi és látási lefedettség terén. Tartalmaz egy jogosultsági ellenőrző eszközt, és integrálódik a főbb szolgáltatókhoz a lefedettség részleteinek begyűjtéséhez. Akárcsak a BA szoftverekhez, mint például a BambooHR és Nevezetesen, a modul tartalmaz juttatási jelentési funkciókat is az alkalmazottak és a tervek juttatási adatainak összesítésére és összegzésére, valamint az egyéni juttatási jelentések készítésének képességét.

A munkavállalói oldalon a BA modul egy Munkavállalói Önkiszolgáló portált hoz létre, ahol a felhasználók megtekinthetik az ellátások tervét és lefedettségét, és módosíthatják az előnyök kiválasztását. A modul nem megy túl mélyen a prémium előnyökbe és juttatásokba, de lefedi az alapvető egészségügyi terveket, biztosítási terveket, rugalmas kiadási számlákat (FSA) és megtakarítási terveket, például a 401 000-et.

A felhasználói élmény (UX) összhangban áll az SAP tervezési alapelveivel, ami azt jelenti, hogy régi iskola, csupasz csontokkal rendelkezik, mint a Fairsail HRMS. Mélyreható testreszabást kínál az SAP szabadalmaztatott megjelenítési sémáinak és infotípus-paramétereinek felhasználásával. A modul összességében értékes kiegészítés a szervezet all-in-one ERP képességeihez, bár önálló BA-értéke és végrehajtása messze van a Szerkesztők Choice Zenefits funkcióitól, funkcionalitásától és intuitív UX-jétől.

Fontos a jó kapcsolat

A CRM minden modern vállalati értékesítési szervezet kulcsfontosságú eleme - annyira, hogy az SAP úgy döntött, hogy nemcímkézi CRM funkcióit "CRM" -nek, hanem "Értékesítési lehetőségek" -nek jelöli őket. Az ügyfeleket (és a potenciális ügyfeleket) a rendszer Értékesítési rendelés szakaszában állítják be, importálják a Microsoft Outlookból, vagy megadják az Értékesítési lehetőségek képernyőn. Az Értékesítési lehetőség képernyőn importálhat egy meglévő ügyfelet vagy ügyfelet az "Üzleti partnerek kódja" mezőre kattintással, amely azután megjeleníti az üzleti partnerek listáját. A rekord többi mezőjében megadhatja a lehetőséget (azaz milyen tételeket vagy szolgáltatásokat szeretne kiemelni), a várható befejezési dátumot és az értékesítési folyamat szakaszát.

Az értékesítési szakaszokat az Ön által létrehozott táblából veszik át, amely az értékesítési folyamatot az ólomtól kezdve a találkozókon és árajánlatokig vagy más mérföldkövekig végzi, és (remélhetőleg) végül megrendeléssel fejeződik be. Mindegyik szakaszban megadnia kell a becsült bezárási százalékot. Nem kell minden szakaszon keresztülmenned minden előadással, de a bezárási százalékot arra használják, hogy előre jelezzék annak valószínűségét, hogy valóban megrendelést kapnak. Mennyire hasznos ez nagymértékben a saját becslési mutatóitól, de a Business One megközelítése minden bizonnyal érdekes.

Az SAP Business One "To Go" dokumentációja, amely alapvető felhasználói útmutató, részletesen meghatározza ezt a folyamatot (és mások), és a szoftverrendszert figyelembe vevő minden vállalkozás számára kötelező olvasási dokumentum. Mint minden CRM alkalmazás, az SAP Business One képes kampányokat létrehozni és kezelni, főleg a Kampánykezelő varázslón keresztül, amelyet könnyűnek találtam. Az értékesítési folyamat részeként szerepel a szolgáltatási szerződések, az ügyfélszolgálati kártyák és a szolgáltatási hívások létrehozásának és fenntartásának képessége.

Erős készletgazdálkodás

Az SAP Business One Professional nyilvánvalóan jól képes értékesítési szervezetek széles skálájának vezetésére, de a könnyű gyártási és raktározási szervezetek irányításában is jóllehet, bár képességei kissé elmaradnak az ezen vertikális szakterületen működőktől, például az Epicoról.

Az SAP Business One Professional leltára különösen alkalmas a kis- és középvállalkozások (kkv-k) piacára. Annak ellenére, hogy rendelkezik bizonyos funkciókkal, amelyek szükségesek a termelési készletláncban, ez nem nyújt elegendő támogatást a valódi üzletviteli művelet támogatásához. Ennek ellenére az SAP Business One Professional rendszer még a Leltár modulban is kiterjedt elemzési és előrejelzési képességekkel rendelkezik.

Az Anyagforrás-tervezés (MRP) modul, amely hiányzik számos belépő szintű rendszerben, például a Cougar Mountain Denali Summitban, lehetővé teszi, hogy elegendő mennyiségű elemzést és előrejelzést végezzen, és ezeket az képességeket az Intelligens előrejelzés funkció tovább erősíti. Ez a funkció a "Háromszoros exponenciális simítást" vagy a "Lineáris regressziót tompított trenddel és szezonális beállítással" használja, hogy pontos előrejelzéseket készítsen a jövőbeni értékesítési és készletkészlet-igényeiről, az alkalmazás pedig a megadott adat mennyiségét és típusát figyelembe véve válassza ki a legmegfelelőbb módszert. Ez az előrejelzési eredmény felhasználható az MRP varázsló bemeneteként, amely végigvezeti a megrendelések előrejelzéséhez szükséges paraméterek és az azok teljesítéséhez szükséges készlet (azaz a beszerzési rendelések) bevitelének folyamatát. Vagy ha a termelési modulokkal használja, akkor a termelési megrendelésekhez, amelyek szükségesek a készlet előállításához, amely ezután teljesíti az értékesítési követelményeket. Beállíthatja a minimális és maximális készletmennyiséget, és elvégezheti a Gazdasági Rendelési Mennyiség (EOQ) elemzését, hogy fenntartsa az előrejelzett eladásoknak megfelelő optimális készletmennyiséget, miközben minimalizálja az általános költségeket és a raktáron kívüli állapot valószínűségét.

Készletének költségeihez az SAP Business One Professional mind a négy fő költségszámítási módszerhez nyújt funkcionalitást, beleértve az első-be első kimenetet (FIFO), a mozgóátlagot, az alapköltséget és a soros / kötegelt költségeket. A soros / tételes költségszámítási módszer lehetővé teszi, hogy a készlet egyes tételeire költséget rendeljen, amely lényegében specifikus tételköltség. Amit nem fog találni, az a „Last-In First-Out” (LIFO) módszer támogatása, de a dolgok elvégzésének ez a módja nem részesült előnyben, így valószínűtlen, hogy újabb, kisebb műveletekre lenne szükségük.

Az SAP Business One Professional leltárkészletei a raktár köré irányulnak. A raktár meghatározható cseppraktárként, szeméttárházként vagy egyszerűen "raktárként". Ha egyszer tárolóraktárként lett megadva, akkor minden elemet hozzá kell rendelni egy tálcához, bár lehet egy "általános" tálca, amely több különféle elemet tartalmazhat. Miután a raktárakat felállították a ládákkal, minden tranzakciónak (átvétel, kézbesítés, átadás, gyártási megrendelés vagy vásárlás) hozzá kell rendelnie egy bin számot. A tálcaszámok vonalkóddal vannak ellátva, és a rendszer ezeket a tálcakijelöléseket felhasználva képes megőrizni az anyagok számláját (BoMs), kitting-et és válogatási listákat. A BoM-eket a Termelési modulban hozzák létre és tartják karban, bár a Készlet, az Értékesítés, a Beszerzések, az MRP és a Termelés szorosan integrálódnak, és ezek a szolgáltatások a modulok között áramlanak, attól függően, hogy a felhasználó melyik elemhez és tranzakcióhoz fér hozzá.

Az SAP Business One Professional nem nyújt hatalmas számú beszámolót, bár tartalmaz olyan jelentéseket, amelyeket valószínűleg gyakran használ. Megadhatja azt is, hogy a készlethez kapcsolódó kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KPI-k) melyeket a Készlet nyitóoldalán szeretné megjeleníteni, ami szintén hasznos. Ha egyedi jelentésre van szüksége, akkor ne felejtse el, hogy a legtöbb SAP-termék, beleértve a Business One Professional-t, jelentéskészítője a Crystal Reports, amely valójában SAP-termék. Noha ez egy nagyszerű jelentéskészítő eszköz, nem igazán könnyű használni. Tehát valószínűleg jó ötlet lenni, ha valaki házon belüli tanácsadóval vagy tanácsadóval ismeri ezt a jelentési alkalmazást.

Összességében, az SAP Business One Professional többi alkotóeleméhez hasonlóan, a Készlet modult is időnként nehezen használtam. Az adatképernyők némelyike ​​lehet tompás és intuitív, és nem mindig világos, hogy mit kell beírni egy mezőbe, vagy hol található a szükséges adat. Ennek ellenére ez egy nagyon átfogó súgórendszer és kiváló dokumentáció azok számára, akik hajlandóak erőfeszítéseket tenni.

Fent és túl

Az SAP Business One átfogó és kifinomult pénzügyi rendszert kínál, amely könnyen kiterjeszthető egy igazi ERP rendszer funkcióinak kiegészítésére, beleértve a termelési, HR, CRM és MRP modulokat. Még az SAP HANA adatbázis fejlett funkcióinak felhasználásával is megfigyelhető projektek és prediktív üzleti elemzés.

Ennek a képességnek az a hátránya, hogy a teljes rendszer meglehetősen összetett. Egy bizonyos funkció elérése egyszerű. Általában többféle módon lehet eljutni egy adott tranzakcióhoz vagy beszámolóhoz, és többrétegű lebontás is történik, ami azt jelenti, hogy olyan finomra juthat, ahogyan a legtöbb felhasználó igényli vagy szüksége lesz. Az összehasonlító táblázat mintegy 150 rendelkezésre álló standard jelentést mutat, bár ez az ábra kissé megtévesztő. Mint az összes rendelkezésre álló jelentési lehetőségnél, nagyjából bármilyen jelentést megszerezhet, amelyet szeretne vagy szüksége.

Ugyanakkor sok esetben az összes rendelkezésre álló jelentéskészítési lehetőség több szinten történő végrehajtása jelentős feladattá teheti a nem szabványos jelentés elkészítését. Szerencsére nagyon könnyű exportálni a jelentést a Microsoft Excelbe, és ott manipulálni. A Crystal Reports szintén elérhető, és ha vállalkozásában van valaki, aki tapasztalattal rendelkezik az alkalmazásban, akkor könnyebb előállítani néhány jelentést ezzel. Mind a Microsoft SQL Server, mind a HANA adatbázisához a rendszer Studio Managerén keresztül lehet hozzáférni, amely lehetővé teszi összetett lekérdezések létrehozását, űrlap képernyők létrehozását és widget készítését.

Alsó vonal

A gazdagság túlzott elterjedtsége nem ritka a kkv-rendszerekben, és az SAP Business One is szenved ebben a „rossz állapotban”, csakúgy, mint a többi kkv-k ERP-rendszerei, amelyek ebbe az körbe tartoznak. És mindegyiküknél a megoldás az, hogy egyértelmű ötlettel járunk a megvalósításban, hogy milyen szerepet játszanak az alkalmazottak és a viszonteladó / partner a rendszer telepítésében és konfigurálásában.

Végül, egy olyan rendszerhez való átállás egyik legfontosabb tényezője, mint az SAP Business One, annak felismerése, hogy a zökkenőmentes felállás és a működés nem lesz gyors. A kisebb könyvelési alkalmazásokkal, mint például a QuickBooks, és sok új, közepes tartományú, felhőalapú számviteli rendszerrel néhány nap alatt telepítheti a rendszert, vagy könyvelője segítségével, és kiképezheti valakit, hogy akár két nap alatt is használhassa. Ne várja el, hogy ez az eset áll fenn az SAP Business One vagy bármely más középszintű alkalmazás esetében, amelyet ebben a körben teszteltek, főleg ha tradicionálisabb ERP-stílusú keretekre épülnek, mint például az Open Systems Traverse.

Reálisan meg kell terveznie, hogy a megvalósítás, a konfigurálás és a tesztelés több hétig tart. Ezenkívül egyértelmű árajánlatot kell kérnie az SAP-partnerétől vagy a VAR-tól arról, hogy ezek a szolgáltatások mennyivel járulnak hozzá a rendszer általános költségéhez. Ha szeretne valamilyen képet kapni az alkalmazás használatáról és módosításáról, forduljon a YouTube-hoz. Több tucat demó és oktatóanyag létezik, amelyek megfelelő betekintést nyújtanak a várakozásra.

Az SAP Business One robusztus rendszer, és a megfelelő viszonteladóval / partnerrel kiváló választás sok kkv számára. Ne feledje azonban, hogy vállalkozásának számviteli és informatikai ismeretekre is szükség van, hogy valóban eredményesen tudja használni a rendszert.