Kezdje az új évet jobbra: smb it checklist

Az év jobb indítása informatikai szempontból azt jelenti, hogy annyi rendet kell hoznia a káoszba, amennyit csak tudsz. A karácsony és az újév közötti hetek általában IT-segítségnyújtási kérelmek, telepítések és egyéb véletlenszerű kezelési feladatok szempontjából nyugodtak. Január nagy része követi a példát, mivel a szervezet többi része visszatér az ünnepekből és lassan lendületet ad. Ezek a hetek hasznosak az informatikai vezetők számára, akiknek időre van szükségük házuk rendezéséhez, hogy szilárd technológiai alapot biztosítsanak az év hátralévő részére. Az alábbiakban bemutatunk hat kulcslépést, amelyet az informatikai vezetőknek 2016-ban a lehető leghamarabb meg kell tenniük.

1. Tervezze meg a hardverbérlet frissítését

Remélhetőleg pontos hardver-naplót vezet, amely lefedi az összes helyszíni infrastruktúrát, ideértve nemcsak a PC-ket és a notebookokat, hanem a hálózati hardvereket, a nyomtatókat és a mobil eszközök állandóan bővülő kategóriáját is. Kinek van; ahol található; alapvető azonosító információk, például a sorszámok, és ami a legfontosabb, a lízing frissítési dátumai. Jegyezze fel, hogy milyen hardverek fognak frissülni ebben az évben és mikor, és győződjön meg arról, hogy ezt figyelembe veszi a projektterveiben. Különös figyelmet fordítson az alkalmazottak által használt mobil eszközökre, mivel egyre többen használnak személyes mobil eszközöket munkájukhoz (ami felesleges fizetési terheket és biztonsági kockázatokat hordozhat).

2. Végezzen el egy alapos szoftverlicenc-ellenőrzést

Ha tavaly megfelelő eljárást követett, akkor már elvégeznie kellett egy szoftver-ellenőrzést. De ha nem, akkor határozottan nem akarja kihagyni ezt a lépést.

Csakúgy, mint a hardverellenőrzésnél, meg fogja tapasztalni, hogy a felhasználók személyes döntéseket is hoznak a szoftverportfóliójukban. Hasonlóan azokhoz az alkalmazottakhoz, akik személyes eszközöket használnak munkájukhoz, sokan saját felhőalapú szolgáltatásaikat is használják. Ez akkor fordulhat elő, mert egyetlen felhasználó úgy dönt, hogy feliratkozik egy adott szolgáltatásra, vagy akár egy egész csapat felhőalapú szolgáltatást telepít egymás között.

Ezeket a szolgáltatásokat gyakran a személyes vagy vállalati hitelkártyákhoz rendelt ismétlődő díjakkal fizetik meg, és a számvitelnek nehéz lehet kitalálnia, ki fizeti érte. Ez rossz hír számukra, de az IT költségvetési ideje alatt is megharaphat, tehát tedd előre, amennyire csak lehetséges. Ez a tendencia biztonsági szempontból is jelentős fejfájást okozhat, mivel sok úgynevezett felhőszolgáltatás valójában arra kényszeríti a felhasználókat, hogy töltsék le az ügyféloldali modulokat, amelyek szükségszerűen kihagyják a szokásos tesztelési folyamatot. Ha nem tudja, mi működik a felhasználói eszközökön, akkor nem tudja őket megfelelően megvédeni.

Hagyományosabb értelemben győződjön meg arról, hogy a szoftver ellenőrzése lefedi a szokásos alapokat is, vagyis azt jelenti, hogy pontosan meg kell határozni, hogy melyik szoftver van telepítve, hol fut, ki fér hozzá vagy ki rendelkezik licencekkel, és mikor ezek a licencek lejárnak. Különös figyelmet kell fordítani a biztonsági szoftverekre - három példa az antivírus, a virtuális magánhálózatok (VPN-k) és a titkosítás.

3. szenvedjen ezen a biztonsági ellenőrzésen

Az IT biztonsági ellenőrzések természetesen csak kissé élvezetesebbek, mint az IRS látogatása, de a jó hír az, hogy abszolút kritikusak és magasan specializálódtak. Ez azt jelenti, hogy remek alkalmat kínál arra, hogy tanácsadót béreljen fel, hogy végiggondolja ezt a folyamatot az Ön számára. De függetlenül attól, hogy Ön vagy valamelyik külső szakértő csinálja, ügyeljen arra, hogy a következőket részletesen ismertesse:

Adja hozzá az ellenőrzéseket - kösse össze a folyamatot a hardver és a szoftver ellenőrzési adataival.

Identitásvédelem elemzése - Hogyan ellenőrzi a vállalati IT-erőforrásokhoz és adatokhoz való hozzáférést mind a helyszíni, mind a felhőben.

Felhőbiztonsági elemzés - Az összes felhőművelet külön-külön elemezhető legyen, akár csak néhány előadás a helyszíni külső tárolásból, akár egy teljes, beépített, szoftverként szolgáltatásként (SaaS) alkalmazás, amely kulcsfontosságú üzleti folyamatot futtat.

Adatvédelem és a katasztrófa utáni helyreállítás (DR) elemzése - Hogyan működött a tavalyi megoldás, és voltak-e gyenge pontok vagy előre nem látható forgatókönyvek, amelyekkel ebben az évben kell foglalkozni?

Átfogó ellenőrzési elemzés - ezt nem adhatja meg egyetlen tanácsadónak; használja a biztonsági ellenőrzési jelentést az informatikai műveletek biztonságának szintjének felmérésére, és ne csak arra derítse ki, hogy hol kell javítani, hanem azt is, hogy pénzt takaríthat meg különböző biztonsági megoldások vagy taktikák használatával.

4. Ismerje meg üzleti folyamatait

Egy kis cégnél ez megtehető néhány egy-egy ülésen. Egy közepes méretű vállalatnál valószínűleg esélyt kap néhány ebéd megfizetésére. A játék neve itt: "Hogyan működik ez valóban ?" Az ötlet az, hogy először meg kell határozni, melyek a vállalkozásában a legfontosabb folyamatok, amelyek működését teszik lehetővé (azaz lehetővé teszik számukra, hogy pénzt keressenek és működjenek), és ki irányítja vagy birtokolja ezeket a folyamatokat. Ezután szánjon némi időt ezekre a népekre, és kérje meg őket - részletesen -, hogy ismertesse ezeket a folyamatokat; mi igazán fontos ahhoz, hogy megtörténjen; milyen eszközöket használnak ma ezen munka elvégzéséhez; és amit ezek az emberek szeretnének látni, szeretnének megtörténni, vagy csak általában szeretnének szórakozni.

Csak ezekkel az információkkal lehet valóban hozzáadott értéket hozzáadni. Az Ön szakértelme nem csupán annak megismerésében rejlik, mi folyik a technológiában; képes a technológiát kreatívan alkalmazni, hogy ezeket a pénzszerzési folyamatokat gyorsabban, olcsóbban vagy versenyképesebben végezzék el. Csak akkor, ha valóban tudja, hogyan működnek a dolgok, hatékonyan, még könnyedén is megteheti ezt a munkát. Tehát szánjon némi időt a képernyőre, és ismerje meg munkatársait. Meg fog lepődni, mennyire örülnek ezeknek a beszélgetéseknek, és mekkora mértékben növekedhet a belső készlet.

5. Beszélj a Marketingkel

Az informatika és a marketing általában két részleg, amelyeknek nem sok köze van egymáshoz, eltekintve a felületi kölcsönhatástól. A szociális média marketing körüli felpörgetéssel azonban a technológia egyre fontosabb szerepet játszik a vállalat általános marketingtervében. Tehát az év eleji csevegés nagy osztalékot fizethet az év hátralévő részében. A marketing szempontjából legfontosabb kérdések:

Online és szociális média jelenlét menedzsment - Sok marketingosztálynak nincs értelme a számukra elérhető kifinomult szintnek az online marketing kampányok irányítása során; Ha hozzáteszi a szakértelmét, azonnal létrehozhat egy évre szóló technológiai tervet mindkét fél számára.

Adatok gyűjtése és tárolása - A marketing emberek általában mindent kérnek, hogy kitalálják, hogyan lehet később felhasználni. Nagyszerű lenne, ha ez a "mindent" nem tartalmazna a webes, tranzakciós és ügyfélkövetési adatok lehetséges petatabátjai. Ha megérti, hogy ezek az emberek ma összegyűlnek, és mit akarnak holnap összegyűjteni, akkor diktálhatja az egész év tárolási stratégiáját.

Adatanalízis - Ha az adatbázis-adminisztrátorok (DBA-k) eddig üzleti intelligencia (BI) kérdésekre válaszoltak, készülj a változásra. Az adatgyűjtés jelentős megjelölésével az adatok bányászatának növekedése megegyezik azzal az értékkel. Az egy vagy két túlhajszolt DBA vállára helyezése valószínűleg hiba. Ehelyett ellenőrizze, hogy az önkiszolgáló üzleti intelligencia (BI) szolgáltatási eszközök (például a Microsoft Power BI vagy a Tableau Desktop) segíthetnek-e a szervezetnél. Beszéljen a Marketing, Pénzügy és más adatigényes részlegekkel arról, hogy milyen betekintést keresnek, majd ellenőrizze, hogy telepíthet-e eszközöket, amelyek lehetővé teszik, hogy maguk is megvizsgálják ezeket a rögöket.

6. Keresse meg a tervezést

Ha követték a már ismertetett lépéseket, akkor pontos elképzelésed van arról, hogy milyen technológiát alkalmaz a vállalat, hogyan használják, és mennyibe kerül. Jól megnézed a lyukakat is, amelyek perforálják ezt a helyzetet - ahol túl sokat fizetnek; ahol a lehetséges biztonsági kockázatok rejlenek; mit kell frissíteni vagy frissíteni ebben az évben, és így tovább.

Ezeket az eredményeket használhatja az IT-év leképezésének megkezdésére. Ki kell kitalálnia, hogy az osztálya hány projektet képes kezelni azon projektek mellett, amelyeknek meg kell történnie (például licencmegújítás, új hardver bevezetés a bérleti frissítések miatt és hasonlók). Csak a nem választható projektek feltérképezése után indíthatja el az értéknövekedés tervezését.

De amikor eljutsz arra a szakaszra, van néhány kulcsfontosságú lépés, amelyet meg kell tennie:

Találkozott a front-line folyamatvezetőkkel; most találkozzon a felső vezetéssel. A front-line emberek betekintést nyújtanak a dolgok működésébe és a segítségére, de csak a felső vezetés adhat neked nagy képet. Mindkét szempontból szükség van egy hatékony technológiai terv kidolgozására.

Dolgozzon a projektek „eladásán”, mielőtt időt fordítana az értékelésre és a tesztelésre. Unalmas és időigényes feladat lehet annak kiderítése, hogy mely eszközök működnek a legjobban a szervezetében. Ne vegye ezt addig, amíg mind a frontvonal szereplőitől, sem a felső vezetéstől meg nem szerezték a nevezési lehetőséget. Más szavakkal, eladja el a projektötletet azoknak a népnek, akik profitálnak, mielőtt jelentős emberórákat költenek rájuk.

A projektek eladásakor ne csak a költségmegtakarításra összpontosítson. Számos IT-menedzser elmulasztja olcsóbb megoldások megtalálását bármilyen, jelenleg használt eszközre. Időnként ez jó szög - különösen olyan kérdésekben, mint például a mobilhívások és az adattervek. Ugyanakkor a feladatorientált szoftverek és a felhőszolgáltatások esetében a megnövekedett funkcionalitásra összpontosítva jobb játék. Állítsa be az érdekelt felek számára a javasolt megoldások bemutatóit, hogy megnézhessék, mit tehet a tervük számukra, és sokkal több figyelmet fog kapni, mint még a legfinomabb költségvetési táblázattal.

Ne vigyázzon túl. Miután felhívta a felső vezetés figyelmét és a folyamat szereplőinek bevásárlását, könnyű eljuttatni a lendületet és az izgalmat. Ez túlságos ígéretekhez vezethet, ami viszont a projekt kudarcához és az Advil függőséghez vezet. Légy nagyon óvatos a projekttervezésnél. Adjon puffert nemcsak idő, hanem költségvetés szempontjából is, arra az esetre, ha külső segítséget kell felvennie, hogy valami időben elkészüljön. Ne feledje, hogy az IT-nek reagálnia kell az előre nem látható helyzetekre is, ezért kulcsfontosságú annak biztosítása, hogy telepíteni tudja a holnapot, miközben hatékonyan kezelni tudja a mai napot.