Szervezés: hogyan lehet nyomon követni a változásokat a google dokumentumokban

2014 óta a Google Docs lehetővé tette az emberek számára, hogy nyomon kövessék a változásokat, miközben másokkal szerkesztik vagy együttműködnek. A változások nyomon követésének lehetősége kétféleképpen több szerkesztési képességet biztosít. Először is szerkesztheti saját munkáját anélkül, hogy a változtatásokat végrehajtaná, arra az esetre, ha Ön vagy valaki más felül akarja őket vizsgálni. Másodszor, létrehozhat egy dokumentumot, és megoszthatja másokkal, és javaslatot tehetnek a fájl módosítására, amelyet Ön vagy valaki más láthat, elfogadhat, elutasíthat, vagy tovább módosíthat. Ez átláthatóbbá és könnyebben kezelhetővé teszi az együttműködés folyamatát.

Noha sokan erre a funkcióra a változások követéseként hivatkoznak - ezt hívják a Microsoft Wordben, és ott már régóta működik -, a Google azt javasolja. A Microsoft Office szolgáltatásához hasonlóan működik. Valójában, ha Google Dokumentumot importál a Microsoft Wordbe, vagy fordítva, akkor az összes követett változás vagy javaslat megmarad és látható.

Így lehet használni a Suggesting alkalmazást a Google Dokumentumokban.

Hogyan javasoljuk a módot

Ha önállóan ír és szerkeszt, vagy változtatásokat javasol valaki más munkájában, akkor kezdje meg a Javaslat üzemmód engedélyezését. Az asztalon keresse meg a képernyő jobb felső sarkában a toll ikonját és a Szerkesztés szót. Kattintson rá, és válassza a Javaslat lehetőséget. A mobil eszközökön keresse meg a beállítások menüt, ahol a neve Javasolt változások. Kapcsolja be.

Miután engedélyezte a Suggesting-ot, az új szerkesztések szerkesztésként jelennek meg az oldalon, nem pedig szöveges szövegként. Például, minden törlés szövegrészként áthúzva jelenik meg. Az új beírt szavak új színben jelennek meg (ebben az esetben zöld színben).

Minden javasolt változtatáshoz a Google Docs létrehoz egy kis összefoglaló mezőt a jobb oldali szélén, amely megmutatja, ki javasolta a módosítást és mi az. Ezek az összefoglaló négyzetek az Ön és más szerkesztők számára lehetővé teszik a változások elfogadását vagy elutasítását, amelyekről később részletesebben foglalkozom.

Hogyan lehet megosztani a dokumentumot

Ha javasolt változtatásokat szeretne kapni másoktól, először meg kell osztania a dokumentumot és engedélyeznie kell a szerkesztést. Az asztal jobb felső sarkában kattintson a kék Megosztás gombra. Mobiltelefonon ez a lehetőség a Megosztás és exportálás alatt található beállításokban található. Meg lehet osztani a dokumentumot csak az Ön által választott emberekkel, vagy létrehozhat egy linket, amely a dokumentumot mindenki számára elérhetővé teszi, aki rendelkezik ezzel a hivatkozással.

Itt van a legfontosabb rész: Szerkesztési engedélyt kell adnia munkatársainak. Az alkalmazandó beállítások közül válassza a Can Edit lehetőséget.

Amikor a munkatársak megkapják a dokumentumot, ellenőrizniük kell, hogy javasolnak, nem pedig szerkesztik -, hogy mindenki láthassa a változásokat. Amikor a csapatok ilyen gyakran dolgoznak, mindenki megszokja, hogy szerkesztéseit a képernyőn látja, és azonnal megtudja, ha a Javaslat nem engedélyezett. Ha az emberek újak a változások követésében, akkor emlékeztetnie kell őket.

Hogyan használjuk a megjegyzéseket

A szerkesztés általános szabálya (amelyet mindenki mindig megtör) az, hogy soha ne írjon a dokumentumba olyasmit, amelyet nem szeretne közzétenni. Például, soha ne tegyen viccet helyőrző szövegként, és soha ne írjon megjegyzést inline-ben. A kérdések és a hosszabb megbeszélés gondolatai megjegyzések közé tartoznak.

Megjegyzés hozzáadásához keresse meg az eszköztáron azt az ikont, amely úgy néz ki, mint egy beszéddoboz, amelynek közepén pluszjel található. Alternatív megoldásként kiemelhet néhány szöveget, és egy jobb oldali margón megjelenik egy megjegyzés gomb. Kattintson rá, és felveheti megjegyzését.

A megjegyzés a jobb margóban jelenik meg az összes többi nyomon követett változás mellett. Az együttműködők válaszolhatnak a megjegyzésekre, és ez lehetővé teszi, hogy közvetlenül a dokumentumban megvitassák a lehetséges változtatásokat.

A megjegyzések elfogadása, elutasítása és megoldása

Miután minden javaslat bekerült, bárki is rendelkezik a munkával kapcsolatban, elolvassa a dokumentumot, és elfogadhatja vagy elutasíthatja a változtatásokat.

A hozzászólásokhoz lehetősége van mindegyik „megoldására”. A megjegyzés megoldása véglegesen és mindenki számára törli a beszélgetési előzményeket, ezért mielőtt megnyomná a gombot, ellenőrizze, hogy az ügy valóban megoldódott-e.

Mit látnak mások?

Amit más emberek látnak, ha ugyanahhoz a fájlhoz hozzáférnek, figyelembe kell venni valamit, amikor változtatásokat javasol, és megjegyzéseket fűz egy dokumentumhoz. Például, ha nem mondták el, az eredeti szerző vagy szerzők e-mailben értesítést kapnak minden egyes javaslatról és a hozzá fűzött észrevételekről a valós időben. Ez azt jelenti, hogy ha valaki szerkesztést javasol, majd meggondolja magát, a szerző e-mailben továbbra is látja az eredeti javaslatot. Ez utálatosság.

Nagyon javaslom ezeknek az értesítéseknek a letiltását, különösen, ha a szerkesztési folyamat nehéz. Ahelyett, hogy megkínozza magát az összes apró gondolat ismeretével, amely áthalad a szerkesztõk gondolatán, lépjen a Google Drive-ba, kattintson a fogaskerék ikonra, és válassza a beállításokat. Az Értesítések alatt ellenőrizze, hogy mindkét négyzet nincs bejelölve.

A verzióelőzmények használata

Egy másik eszköz, amely szigorúan nem része a Suggesting-nak, de mindazonáltal hasznos az együttműködésben történő írás és szerkesztés szempontjából, a Verzióelőzmények.

Nézze meg a Fájl> Verzióelőzmények menüpontot. Két lehetőség jelenik meg: Név Aktuális verzió és Lásd a verzióelőzményeket.

A Név Aktuális verzió használatával mentheti el a fájl másolatát, mielőtt másnak megnyitná szerkesztésre. Ilyen módon, ha valami rosszul fordul elő, például amikor egy társ megfeledkezik a Suggesting bekapcsolásáról, gyorsan és egyszerűen visszatérhet az előző vázlathoz.

A másik lehetőség, lásd a Verzióelőzmények, a fájl korábban elmentett verzióit mutatja dátum és idő szerint. Megváltoztathatja a neveket valami leíróbb jellegűre, ha ez segít. A fájl korábbi verzióinak megtekintésekor a változásokat más színű kiemeléssel láthatja. Ez egy hasznos eszköz az óra visszafordításához, amikor valószínűleg elfogadta vagy elutasította a változtatásokat, és most azt kívánja, hogy nem tetted volna meg.

Hogyan lehet összehasonlítani a dokumentumokat

Az utolsó említésre méltó eszköz egy újabb, a Dokumentumok összehasonlítása. Ez az Eszközök menü alatt található (Eszközök> Dokumentumok összehasonlítása). Ezzel az eszközzel összehasonlíthat két dokumentumot, hogy megnézze, mi különbözik közöttük. Ez hasznos azoknak a változásoknak a megtalálásához, amelyeket (szándékosan vagy más módon) hozzáadtak a dokumentumhoz, akár Ön, akár valaki más. Ez a nézet a fájlokkal kapcsolatos megjegyzéseket is felvethet.

Ha olyan emberek csoportjával működik együtt, akik nem szoktak hozzá a csoportszerkesztéshez, akkor mindig elmentheti munkavázlatát, és összehasonlíthatja azt a szerkesztett verzióval, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nem történt meg a változás.

További Google Docs-tippek

Van néhány további tipp, amit érdemes tudni, ha gyakran használja a Google Dokumentumokat. Először is győződjön meg róla, hogy tudja, hogyan mentheti offline állapotban a Google Dokumentumokat. Ilyen módon az internet kikapcsolása és más váratlan események nem akadályozzák a munkát. Titkosíthatja a Drive-ban tárolt Google dokumentumokat is, ez egy másik praktikus tipp. Feltétlenül fedezze fel a legjobb Google Dokumentumok-tippek listáját is.