Videó: LEDIGA JOBB: HR- och kvalitetschef samt kvalitetsansvarig (December 2024)
A szakértők szeretik mondani, hogy a találkozók elpusztítják a termelékenységet. A szükségtelen és rosszul megtervezett találkozók természetesen eredményesek. De néhány ülésre szükség van. A találkozók új üzleti ügyleteket zárhatnak le. Csapatot indíthatnak produktív új vállalkozásokra. Javíthatják a rossz irányba haladó projektet. Megkönnyíthetik a társatársak azon kollégák körében, akik nem képesek együtt lennie ugyanabban a térben. Ha feltétlenül meg kell tartania egy értekezletet, szüksége lesz néhány tippre a produktívabb értekezletek megtartásához, valamint a megfelelő szoftverhez.
ütemezése
Az Outlook valószínűleg az a találkozó ütemezéséhez használt tipikus irodai szoftver, amiben eszébe jut, de az Outlook számos funkcióját nehézkesnek és nehéznek tartom megtanulni a rendeltetésszerű használathoz. Ha az ülés összes résztvevője hozzáértő Outlook-felhasználó, akkor valószínűleg megtalál egy olyan időt a találkozásra, amely mindenki számára megfelelő, fenntart egy konferenciatermet, és az Outlook segítségével csak a naptárra szerezheti az értekezletet. Szükségem van valami egyszerűbbre, és valamilyen szervezeti eszköz rajongóm vagyok, így csak el tudom képzelni, hogy mások mit érznek az Outlook mint ütemező eszköz.
A Doodle.com ilyen egyszerű megoldás. Ez az egyik kedvenc webhelyem a találkozók és a megbeszélések tervezésére. A Doodle.com egy ingyenes webhely és szolgáltatás, amely az ütemezést olyan egyszerűvé teszi, mint egy szavazás létrehozása. Meghívja az embereket a szavazásra (küldve egy URL-t, vagy közvetlenül meghívva őket a Doodle-tól), és ellenőrizve, hogy rendelkezésre áll-e a rendelkezésre álló jelölési idő, a szavazás készítője által megadott választások alapján. Ez egy hatékonysági álom.
A Doodle-ról bővebben lásd a Doodle alapítójával, Michael Naef-rel készített interjúmat, amelyhez egy videó tartozik, amely bemutatja a Doodle működését.
Virtuális találkozó tárolása
A Webex és a GoToMeeting két legismertebb virtuális találkozószolgáltatás, amelyet tapasztalataim szerint általában olyan emberek használnak, akiknek a vállalata már rendelkezik fiókkal a szolgáltatónál. Mindkét fizetős fiók tele van olyan funkciókkal, mint például a találkozók rögzítése, a többi résztvevővel folytatott csevegés, az összes megosztása valaki számítógépes képernyőjén, több webkamera csatlakoztatása és még sok más. A GoToMeeting használatához telepített alkalmazás szükséges.
A Webex ingyenes fiókot kínál (a GoToMeeting nem), de néhány szűk korlátozással jár. Például csak egy személy tarthat megbeszéléseket, és az ülésen legfeljebb három ember lehet. A találkozón mindenkinek a VoIP-t kell használnia, mivel a telefonos tárcsázás nem támogatott, és a gazda megoszthatja asztalát, tábláját és dokumentumait, de az alkalmazásokat és a távolról futó dolgokat nem. Tehát ha valamelyik szolgáltatást használja, akkor valószínűleg fizetett fiókot igényel.
A Join.me egy másik népszerű lehetőség a virtuális találkozók szervezésére. A Webexhez hasonlóan ingyenes opció is van, de a korlátozások laza korlátozásai vannak. Az ingyenes Join.me fiók akár 10 résztvevőt fogadhat el egy virtuális találkozón, támogatja a képernyőmegosztást és az irányítás megosztásának lehetőségét (azaz a tárhelyi feladatok egy részének átadása egy másik résztvevőnek).
A MeetingBurner (ingyenes; Pro számlák havi 39, 95 USD-től) egy másik lehetőség, amely a böngészőben telepítés nélkül szükséges. Ingyenes fiókkal akár tíz ember találkozóit is tarthat, de a VoIP nem támogatott - a Skype azonban működik, és a szolgáltatáson belül működik.
A Skype nem rossz eszköz bizonyos típusú találkozók rendezésére, de nem mindig olyan megbízható, mint a többi. Mint a többi eszköznél, az ingyenes Skype-fiók számos korlátozással jár (a képernyők megosztása nem nagy a megbeszélésekre, és a videokonferencia csak egy másik személlyel lehetséges), de ez kényelmes opció lehet, ha gyorsan meg kell hangot adnia. hívjon olyan emberekkel, akik szerte a világon vannak… és akik már rendelkeznek Skype-fiókkal.
Együttműködés szemtől szemben
A fent említett webinar-eszközök többsége megkönnyíti az online virtuális együttműködést, de amikor mindenki ugyanabban a helyiségben van, és szemtől szembe tud beszélni, szeretek olyan eszközöket használni, amelyek kevésbé igényelnek gazdálkodást.
A Google Drive (ingyenes) praktikus az irodában, mivel több ember valós időben frissítheti a dokumentumokat. Láthatja, ha valaki más szerkeszti vagy megtekinti ugyanazt a dokumentumot, amelyet nyitott. A Google Drive sajnos nem ideális a mobil eszközökön. Még mindig sokkal könnyebb használni laptopokon üléseken, mint például a Google Drive iPad alkalmazáson keresztül.
Asana kiváló online együttműködési feladatkezelő (és projektmenedzsment) eszközzel viharral vette át az együttműködési világot. Ez egy nagyszerű szolgáltatás, amelyet az egész munkaciklus során felhasználhatunk, és megmutatja annak értékét az ülések során új feladatok létrehozásakor, mint például az ülések végén az embereknek kiosztott nyomon követési tevékenységek.
Jegyzetel
Az Evernote (havonta 45 USD-tól díjmentes) a jegyzetkészítés 800 fontos gorillája, amelyet dühösen használom az ülések során. Szeretem, hogy beépített hangfelvételi funkcióval rendelkezik, amely lehetővé teszi, hogy rögzítsem a teljes beszélgetést, arra az esetre, ha később utalnom kell rá. Kiválóan működik egy mobil eszközön a kamera funkciója miatt. Készítsen egy képet a tábláról, töltse fel az Evernote-ba, és a kép összes szövegét az OCR elemzi, és teljes mértékben kereshetővé válik.
A Minutes.io (ingyenes), amelyet kifejezetten a találkozó jegyzőkönyveinek készítésére terveztek, egy böngészőben működik, de online és offline is működik. Amikor a program felkéri arra, hogy váratlanul készítsen hivatalos jegyzeteket egy találkozóról, a minutes.io gyorsan elindul és jól működik, sablont adva a feladathoz.