Szerveződjön meg: hogyan kezdje el jobban szerveződni

? wmode = transparent "Mit akar tudni a szervezésről?"

Ez egy olyan kérdés, amelyet gyakran felteszek kollégáimat és barátaimat, hogy ötleteket szerezzenek erre az oszlopra. Utoljára, amikor megkérdeztem, egynél több ember válaszolt: "Hogyan kezdjem el?"

Ha írnék egy kezdő útmutatót a szervezéshez, akkor ez egy nélkülözhetetlen tanácsokkal járna: bontja el projektjeit kisebb darabokra.

A siker egy kritikus célja, hogy kisebb célokat és napi feladatokat bontjon le. Minden szervezett ember megteszi, de nem minden tanácsadási cikk teszi egyértelművé. Úgy gondolom, hogy ennek egyértelműnek kell lennie. Annyira fontos, hogy ne ragyogjon rajta.

A szervezés valódi titka az, hogy kitaláljuk, hogyan lehet rávenni magad arra, hogy elvégezze a szervezet működéséhez szükséges tevékenységeket és folytassa a továbblépést. Képesnek kell lennie a tevékenységek meghatározására - és erről szól a cél lebontása.

Hol kezdjem a szerveződést?

Mielőtt megszervezné, meg kell szereznie egy célját.

"Szervezni akarok lenni" nem cél. Próbáld meg képet adni arról, amit valójában akar. Próbáld szavakba fogalmazni. Próbáld meg ezeket a szavakat pozitív és cselekvőképesvé tenni, nem pedig negatívvá.

Tegyük fel, hogy úgy érzi, hogy az e-mail címed ellenőrizetlen. E-maileket szeretne rendezni.

Negatívan megfogalmazott cél: "Az e-mail e-mail rendetlenség, és már nem akarom így."

Pozitívan meghatározott cél: "Azt akarom, hogy mindig gyorsan megtalálhassak egy e-mailt, amikor szüksége van rá."

A pozitív és megvalósítható cél arra összpontosít, amit meg akar csinálni ("gyorsan talál e-maileket"). A negatív dőlésszel látott cél csak megismétli azt a problémát, hogy az e-mail rendetlen és elégedetlen.

Íme egy másik példa:

Negatívan megfogalmazott cél : "Túl sok papír van. Becsapják az asztalomat és zavarokat okoznak, és utálom." (Vegye figyelembe, hogy nincs világos kép arról, hogy mi történik, vagy hogyan akarja változtatni a helyzet.)

Pozitívan meghatározott cél: "Olyan minimalista munkaterületet akarok, amely elősegíti a figyelmet. Fontos, hogy a számítógépemet és az OCR teljesítményét kihasználjam, és hatékonyabban keressem a fontos dokumentumokat." (Vegye figyelembe a pozitív szavak, például a „fókusz” és a „hatékony” hangsúlyát.)

Szó szerint el kell képzelnie, hogy mit akar, és pozitív szavakba, konkrét, cselekvési szavakba kell tenni. (További tippeket talál a célok kitűzéséről és eléréséről.)

Hogyan lehet egy célt felépíteni?

Miután megvan egy célja, és azt szavakba tette, meg kell bontania azt.

A cél dekonstrukciójának egyszerű módja az, hogy gondolkodjon azon, mit írna a napi teendők listájába a cél elérése érdekében.

Soha nem szerepelne a teendők listáján: "Hozzon létre egy minimalista munkaterületet, amely elősegíti a fókuszálást." Inkább írhat:

• tiszta bögrék és csészék az asztalról
• beolvasott papírok a beérkező levelek között
• megsemmisítette a beolvasott papírokat
• egyenesítse ki a számítógép vezetékeit

(Ha egy kicsit elveszett azzal, hogy milyen dolgok tartoznak a tennivalók listájához, felfrissülök a jobb teendők listájának létrehozásában.)

Példa: Fotószervezés átalakítása

Hosszabb példát szeretnék mondani neked arról, hogyan lehet egy nagy szervezeti projektet kisebb részekre bontani, hogy teljes mértékben elcsábítsák, hogyan történik.

Egy kollégámmal, Stephanie-vel dolgoztam egy teljes digitális fotószervezés átalakításán (amelyről részletesen írok egy jövőbeli oszlopban). Több ezer fényképe van több számítógépre és online tárolási szolgáltatásra elosztva, és csak azt akarja, hogy azok szerveződjenek.

1. Definiálja a célt. Az első alkalommal, amikor együtt ültünk, hogy megvitassuk a projektet, azt kérdeztem tőle: "Mit akarsz? Mi a célja?" Megállítottam, mielőtt még válaszolni sem tudott. "Hadd fogalmazjam meg újra. Mit akarsz tenni azokkal a fényképekkel, amelyeket most nem tudsz megtenni?"

Stephanie lényegében azt mondta, hogy azt akarja, hogy könnyen megtalálja a fényképeket, függetlenül attól, hogy milyen készüléket használt.

2. Megértsék a problémát. Következő kérdésem a következő volt: "Most, mikor keres egy fényképet, hogyan néz ki? Emlékszik-e a dátumra, vagy a képen szereplő emberekre, vagy egy eseményre, amikor a fényképet készítették?"

Amit ez a kérdés valóban feltett: "Milyen megoldást kell megterveznünk, hogy az megfeleljen az Ön igényeinek?"

Azt mondta, hogy fényképeit általában dátum szerint nagyjából emlékszik, például "főiskolai", de néha a fotón szereplők is.

Néhány lehetséges megoldást fontolóra vettünk, de mégsem rendeztünk semmit. Gyakran elősegíti a fejlődést néhány szervezeti projektben, tehát ellenőrizze, hogy a cél meghatározása megváltozik-e, minél többet megtudsz a problémáról.

3. Rendeljen magának kis feladatokat. Találkozónk alapján Stephanie elküldte a feladatok rövid listáját. Valami így néz ki:

leltár készítése: sorolja fel azokat a helyeket, ahol a fényképeket tárolják, mind helyi, mind online módon

kapcsolja be a Photostream-et (Stephanie több Apple eszközt használ, így a fényképek összevonása a Photostream-en keresztül logikusnak és egyszerűnek tűnt a korai lépés)

lekérheti a jelszavakat minden olyan fotóhelyről, amelyet egy ideig nem használnak

töltse le a Facebook fényképeket és adatokat.

Ez a négy feladat felelte meg Stephanie "következő lépéseinek". Figyelem, a listája csak néhány elem hosszú. Ezeket a feladatokat egy nap alatt könnyen elvégezheti, ha lehajolt, vagy kevesebb, mint egy hét alatt, ha napi egyet elvégzett.

4. Állítson be határidőket. Az egyszerű, rövid feladatok végrehajtásának módja a határidők meghatározása. Szeretek olyan feladatkezelő alkalmazást használni, mint például a Félelmetes megjegyzés vagy az Any.do, hogy nyomon követhessem a feladatomat és határidőket rendeljek nekik. Stephanie projektjével kapcsolatban nem tudom, hogy megadja-e magának a határidőket, de enyhe határidők vannak az alapján, amikor eldöntjük, hogy a projekt folytatása mellett találkozzunk egymással. Feltételezem, hogy a következő ülésünk a naptárában jelenik meg, és felelősségre vonja őt azért, amit tett, amit mondta.

Ez az, amit nehéz tenni

Nem mindenki érzi magát elszámoltathatónak. Úgy gondolom, hogy mindannyiunknak van stratégiája annak, hogy elszámoltathatónak érezzük magunkat, például hogy elmondjuk valaki másnak a terveinket, vagy pénzt tételezzünk azzal, hogy megteszünk vagy nem fogunk tenni valamit. A feladat emlékezete nem nehéz. Csak küldjön emlékeztetőt az okostelefonjára. A csinálás nehéz. Ha nagyon apró, nagyon konkrét feladatok vannak, akkor legalább növeli az esélyedet, hogy át fog lépni.

Az "minden utazás egyetlen lépéssel kezdődik" mondás igaz. Vagy ha inkább, a „A felbukkanás a csata fele” ugyanazon szándékkal szól. Világos és cselekvési lehetőségeket kell adnia magának, és ésszerű idő alatt el kell végeznie azokat. Ellenkező esetben soha nem fogsz elkezdeni.