Szervezze fel: 10 stratégia a jobb, hatékonyabb tennivalók listájához

Mennyire hatékony a teendők listája? Segít a nap tervezésében? Segít a rangsorolásban? Vagy ez egy soha véget nem érő lista azokról a dolgokról, amelyekben bűntudatot érez azért, hogy még nem tette meg, és most valószínűtlen, hogy egyáltalán megteszi?

A jó tennivalók listája nemcsak a nap formálására képes, hanem arra is, hogy mindenkire koncentrálja a figyelmét. A feladatok leírásával hatékonyan bontja el nagyobb céljait irányíthatóbb részekre. Az asztalra felhalmozódott papírok heti tisztítása segíthet abban, hogy elérje azt a nagyobb célt, hogy szervezett maradjon és papírmentes maradjon. Még egy bevásárlólista is utalhat egy nagyobb célra, ha jobban eszik vagy többet főz otthon.

Amikor megtanulja, hogyan lehet hatékony teendők listáját elkészíteni, jobban hozzáigazíthatja a valódi céljaidathoz. A jó tennivalóknak útmutatást kell adniuk, nem pedig rettegéssel. Íme néhány tipp a jobb tennivalók listájának elkészítéséhez.

1. Válassza ki az Ön számára a megfelelő tennivaló alkalmazást

A jobban elvégzendő lista elkészítésének első lépése annak eldöntése, hogy hol tartja azt. Semmi baj, ha papír teendők vannak. Ha neked működik, remek. Ennek ellenére számos oka van egy igazán jó tennivalók listájának alkalmazásának:

• A teendő alkalmazások beépített emlékeztetőket tartalmaznak.
• A digitális listákat könnyebben lehet szerkeszteni, mint a papírokat, tehát szükség szerint módosíthatja prioritásait és tisztázhatja a feladatokat.
• Nem veszítheti el a felhőbe mentett digitális listát. Ha nem természetesen szervezett ember vagy, akkor ez kulcsfontosságú előny.
• A teendő alkalmazás különböző nézetei csak olyan feladatokat jeleníthetnek meg, amelyek relevánsak a pillanatban.
• A feladatlista-alkalmazások együttműködhetnek; hozzárendelheti feladatokat más emberekhez, és értesítést kaphat azok elvégzéséről.
• Választhat egy teendők listájának alkalmazás olyan funkciókkal, amelyek motiválnak, függetlenül attól, hogy ez egy gyönyörű formatervezés vagy egy játékos élmény.

Hatalmas számú tennivalók listája van. Elveszítheti a teljes napi termelékenységet, ha felfedezi az összes olyan feladatkezelő alkalmazást, amely bármilyen alkalmazásboltban keresésben megjelenik. Miután sokuk közül kipróbáltam, a legjobban ajánlom:

• Todoist
• Any.do
• ászana
• dolgok

Néhány egyéb, bizonyos körülmények között remekül működő alkalmazás a Google Feladatok (a G Suite alkalmazásokhoz történő integrációhoz), a Microsoft To-Do (ha Microsoft Office-t vagy a Windows 10-t használ), a Habitica (ha szereted a játékot) és az Omnifocus (azok számára) akik sok részletet adnak feladataikhoz). Nagyon sok más van. Ha ezek egyike sem találja meg a képzeletét, kérdezze meg barátait (különösen a szervezett barátait), mit használnak. Próbáljon meg néhányat, és válasszon egyet, amelyik tetszik, és ez biztonsági másolatot készít információjáról a felhőbe, hogy soha ne veszítsen el semmit.

Ha segítségre van szüksége a feladatok nyomon követésében, mert úgy tűnik, hogy mindig folyamatban vannak vagy tartózkodnak, egy olyan kanban fórumalkalmazás, mint a Trello, jobban szolgálhat, mint egy hagyományosabb teendők listája.

2. Készítsen egynél több listát

Nagyon kevés embernek van csak egy tennivalója. Készítsen feladatok listáját a munkához és külön egy személyes feladatokhoz. Lehet, hogy közös listája van a háztartási feladatokról, a Someday listáról, ahol felírja azokat a dolgokat, amelyeket meg szeretne tenni, de amelyek nem sürgõsek, és így tovább.

Ha egynél több lista rendelkezik, akkor segít koncentrálni. Amikor dolgozik és készen áll valamilyen munkával kapcsolatos feladat elvégzésére, nem akarja megzavarni azt a tényt, hogy szabadnapján születésnapi tortát kell sütnie.

Az összes kiváló teendő alkalmazás lehetővé teszi, hogy több listát készítsen. Keressen néhányat, amelyek egyszerűek és nyilvánvalóak, például:

• Munka
• Személyes
• Háztartás

Lehet, hogy számodra értelmesebb az A és a B projekt, nem pedig az általános munkalista. Mi kell még? A listalistát később bármikor megváltoztathatja.

3. Adjon hozzá új feladatokat a lehető leggyorsabban

Amikor új feladat bukkan fel a fejedben, a lehető leggyorsabban írja be a teendők listájába. Ha a to-do alkalmazásnak van valamilyen gyorsbillentyűje egy új feladat hozzáadásához, tanulja meg azt. Ha alkalmazásában mobiltelefon-parancsikon található, állítsa be.

Amikor felvesz feladatokat a teendők listájába, amint rájuk gondol, rögtön megakadályozhatja, hogy azokon maradjon. Miután leírták, nem kell többé emlékezni.

4. Jelöljön ki esedékességi idõt

Ha egy feladatnak esedékessége van, akkor vegye fel a teendők listájába. Az esedékesség dátumai segítik a prioritások meghatározását.

A valós életben nem minden feladatra van szükség nehéz és gyors határidővel, hogy megkapja azt a teendők listáján. Adjon meg egy dátumot a feladatokhoz, amikor csak durván tudja, mikor gondolja, hogy meg tudja csinálni.

Ez két okból hatásos: Először is, a legtöbb tennivaló alkalmazás lehetővé teszi, hogy megnézze, mi várható "ma", "holnap" és "ezen a héten", függetlenül attól, hogy milyen listán vannak. Tehát mindent láthat, amely esedékes " ma "a munkalistán, a Személyes listán stb. Másodszor: a feladatok esedékességének megadásával hatékonyan megtervezheti a hétét, ami kiváló időkezelési stratégia.

5. Vizsgálja felül a Daily oldalt

Kezdje minden nap úgy, hogy szemmel veszi a napi teendők listáját, és értékelje, hogy ésszerű-e. Ezután vizsgálja felül. Ha ma túl sok a feladat, és tudod, hogy nem fogsz mindet elvégezni, akkor a kudarcot állítja fel.

6. Határozzon meg három és öt napi feladatot!

Egy átlagos napon három és öt feladat között ellenőrzem magam. Ha véletlenül 12 feladatot terveztem a napra, tudom, hogy nem jutok el mindegyikhez, ami azt jelenti, hogy újra kell rangsorolni őket, és meg kell változtatnom az esedékesség időpontját. Ha észreveszem ezt a potenciális problémát a napom kezdete előtt, jobban alkalmazkodhatok, nem pedig úgy érzem, hogy stresszbe kerültem azokkal a feladatokkal, amelyeket elvégeztem, és nem.

Mi a napi feladat korlátja? Attól függ, hogy milyen feladatokat írsz le, és milyen nehéz azokat elvégezni. Idővel, ha nyomon követi, hogy hány feladatot hagy ki naponta - a legmegfelelőbb alkalmazások ezt elvégzik az Ön számára -, akkor megtanulja a maximumát. Miután megismerte a maximális értékét, korlátozhatja a napi megbízásokat ésszerű számra.

7. Írja le a feladatokat, ne a célokat vagy a célokat

Nem számít, mit írsz a teendők listáján. Töltse fel listáit feladatokkal, nem pedig célokkal. Ehhez tudnia kell a kettő közötti különbséget.

A célok nagyszerű eredmények vagy kívánt eredmények. Általában nehéz számszerűsíteni. Példa erre: "folyékonyan válik hindi nyelven". Ha ezt felveszi a tennivalók listájába, akkor nem lenne túl hatékony.

A célkitűzések jelölők a cél elérése felé. Sokkal könnyebb összekeverni ezeket a feladatokkal, mivel a célok pontosabbak és számszerűsíthetők. Például egy célkitűzésre lehet "beszélgetni hindi nyelven a kedvenc filmeimről".

Tehát mi a feladat? A feladatok az a célkitűzés elérése érdekében végrehajtott tevékenységek. Lebontani egy célt, és megvan a feladat. Nagyon gyakran egyedi események, bár megismétlődhetnek. Lehet, hogy egy feladat "három új Hindi igék megtanulása" vagy "30 percig tartó tanulás".

A feladatok - nem célok vagy célok - tartoznak a tennivalók listájához.

8. Tartsa külön a céljait és céljait

A célok és célkitűzések meghatározása fontos része a jobb és hatékonyabb teendők listájának elkészítésében. A tökéletes világban az elvégzett feladatok elsősorban a céljaik elérésére irányulnak. Ha nem, miért pazarolja az idejét ezek elvégzésével? Tudnia kell, hogy mi a célja, de nincs rá szüksége a teendők listáján.

Írja le céljait és céljait valahol máshol. Ha a teendők listáján jegyzetek található, tedd őket oda. Ha naplót vezet, akkor felírhatja céljait, és negyedévente vagy évente felülvizsgálhatja azokat. Időről időre utaljon a céljaire, de ne hagyja, hogy elvonják magukat a konkrét dolgoktól, amelyeket ma meg kell tennie.

9. Gyakran nézd meg a teendők listáját

A hatékony tennivalók listája egész nap vezeti Önt. Nézze meg a hét elején, hogy megtervezze az idejét. Nézze meg a nap elején, hogy módosítsa a napi tervét. Nézze meg ebéd után, hogy tudja, mire kell még összpontosítania a nap hátralévő részében. Ha elveszti magát egy feladatban, vagy szüksége van egy kis szakadékra, nézzen meg a tennivalók listáján valami apró és egyszerű dolgot, amellyel időközben megbirkózhat.

Minél jobban megnézi a listáját, annál inkább bízik benne. Minél többet bízol benne, annál kevésbé kell emlékeznie arra, milyen feladatokat kell elvégeznie. Minél kevésbé kell emlékezni, annál inkább felszabadítja a gondolatait, hogy a kezelt feladatra összpontosítson.

10. Tegye szkennelhetővé a teendők listáját

Ha gyakran vizsgálja meg a tennivalók listáját - és azt hiszem, hogy kellene -, akkor gyorsan rájön, mennyire hasznos az, ha pillanat alatt látja, amire szüksége van, nem pedig mélyrehatóan.

Használjon szűk nyelvet vagy rövidítéseket a feladatok írásához. Számos alkalmazás rendelkezik prioritási besorolással vagy csillaggal, amelyet hozzáadhat, amely lehetővé teszi a kritikus feladatok kiemelését. Színkódolja a feladatait, ha ez segít. Alkalmazjon olyan ikonokat, amelyek további információt nyújtanak a feladatról, például arról, hogy telefonhívást igényel-e, vagy az egészségügyi ellátással kapcsolatos-e. Nem számít, milyen gyorsan néz át a teendők listája, képesnek kell lennie arra, hogy rengeteg információt nyerjen arról, hogy mit kell tennie.

A termelékenység szíve

A nagyszerű tennivalók középpontjában a személyes termelékenység áll. Olyan öröm, hogy megtalálja az Ön számára megfelelő feladatkezelő alkalmazást és folyamatot. A listán szereplő tételek ellenőrzése a teljesítmény érzetét adja, és kulcsfontosságú eleme a szervezésnek. A megbízható elvégzendő rendszer könnyebbé és kevésbé stresszes az élet.