Videó: Unicode: как это работает (December 2024)
Ha tipikus kis- és közepes méretű üzletet (SMB) irányít, fontos, hogy az évet a jobb lábánál kezdje. A kkv-knak gyorsan kell mozogniuk, hogy reagáljanak az új lehetőségekre, amikor azok felmerülnek, és szilárd irodai alapokkal kell rendelkezniük, amelyek alapján elvégezhetik ezt a munkát. Szerencsére, hogy megbizonyosodjon arról, hogy vállalkozása kiváló állapotban van, meglehetősen gyorsan megtehető. Igaz, hogy ez az ellenőrzések bőségszaru; csak légy hálás, hogy egyikük sem az IRS-ből származik. Kövesse az alábbi hatpontos ellenőrző listát, és irodája készen áll minden 2016. évi kihívásra.
1. Készüljön fel az adószezonra
Az üzleti világban gyakorlatilag mindig úgy készül, hogy valamilyen módon fizet adót. De az év eleje (ha egybeesik a vállalat pénzügyi évével) különösen fontos. Kezdje azzal, hogy leül a pénzügyi fejével, és elvégzi a tavalyi könyvek nagyszerű ellenőrzését.
Persze, hideg verejtékre szakadhat, ha a „könyvvizsgálat” és a „pénzügy” szót ugyanazon mondatban használja, de érte el: nem a szomorú IRS-ügynökök elhelyezéséről beszélünk. Ez egy olyan ellenőrzés, amelynek célja annak biztosítása, hogy Ön, vezetése és minden jelenlegi vagy potenciális befektetője megbizonyosodjon arról, hogy pénzügyei - és ezáltal a szervezete is - a megfelelő módon működnek. Ellenőrzi az elmúlt év számát, felbecsüli az üzleti és pénzügyi folyamatokat, és összeegyezteti a ténylegesen bekövetkezett eseményeket mind azzal, amit várt, mint a beszámolóval. Az ellenőrzést a belső számviteli vezetők, vagy egy külső cég vagy a CPA végezheti el. Még egy kis munkacsoportot is létrehozhat, amelyen csoportként végezheti el a munkát. Amit keres:
Az összes jövedelem az előző évben és milyen forrásból származik,
Az előző évben felmerült összes költség, milyen fizetési módokkal, mely kedvezményezetteknek, és melyik költségvetéshez rendelték; fordítson különös figyelmet az irodai, technológiai, harmadik fél által nyújtott szolgáltatásokra és az üzleti infrastruktúra kiadásaira,
Bankszámlakivonatok áttekintése,
IRS és állami / önkormányzati adó (ha van) bejelentés,
Ellenőrizze, hogy betartják-e a megfelelő számviteli eljárásokat; ha nem, akkor értsék meg miért, mert annak oka lehet egy speciális üzleti folyamat, amelyet esetleg felül kell vizsgálni, és
Helyezze az ellenőrzési eredményeket egy szűk jelentésbe (ez egy olyan eszköz, amelyet valójában használni szeretne az év során, így tegye rövidre, szervezetté és értékesvé - nem olyan terjedelmes, hogy nem talál semmit).
Megfelelően elvégzve, ez az ellenőrzés nem haladhatja meg egy hétig, és a jelentés egy alapvető eszközt jelent, amely ellen felhasználni lehet mindent - a beszerzési tervektől az értékesítési célokig.
2. Hardver ellenőrzés
Irodai vezető szemszögéből csak az első lépés lehet a pénz ismerete. Most tudnod kell, hogy hol van minden más is. Kezdje a technológiai hardverrel. Ez nyilvánvalónak tűnhet, de sok kkv-nak gyorsan veszélyességi zónává válik - különösen azok számára, amelyek inkább a közepes méret felé hajolnak, mint a kicsi. Ennek oka a „Hozd a saját eszközét” (BYOD) kifejezés. Olyan sok IT szakember utál, és oly sok felhasználó foglalkozik bármilyen hardver felhasználásával - bármilyen forrásból, és gyakran furcsa vagy rosszindulatú módon fizetnek. Legalább tegye ezt az információt egy szervezett táblázatba, amelyre az egész évben és a következő évben hivatkozhat. Még jobb, ha az információkat egy dedikált asztalkezelő alkalmazásba, például a Microsoft System Center Configuration Managerbe vagy az MMSoft Pulsewaybe helyezi.
Kezdje az 1. lépéstől származó ellenőrzési jelentéssel, mivel ennek tartalmaznia kell a hardvervásárlások hivatalos listáját. Ezután kövesse nyomon az éppen használt eszközöket (garantáltan talál néhány meglepetést). Egyes alkalmazottak személyes eszközöket használnak, amelyekért munkájukat fizettek, míg mások fogyasztói eszközöket használnak mind a munka, mind a személyes feladatok elvégzéséhez, amelyeket a vállalat fizet. Tudja meg, hogy kinek van, hogy megfelelő módon használják-e, és ez segít eldönteni, lehet-e jobb fizetési mód.
És miután megkerülte az új technológia ilyen mozdulatát, ne felejtse el elvégezni a hagyományos hardver-ellenőrzést PC-k, szerverek, nyomtatók és egyéb irodai hardverek keresése céljából, amelyek élettartama végéhez közeledik vagy lízing, így tudod, hogy mit kell frissíteni ebben az évben és mikor. Dolgozzon együtt a hardverértékesítőkkel és a könyvelési részleggel egy terv kidolgozásában, amellyel visszaállíthatja ezt a régebbi hardvert, és helyettesítheti új egységekkel.
3. Szoftver-ellenőrzés
A szoftver-ellenőrzések ugyanazt az alapvető célt szolgálják, mint a hardver-ellenőrzés: Tudja meg, hogy mit telepített, hová telepítette, hogyan fizette ki (tehát, hogy melyik költségvetéshez lett hozzárendelve), és mely licencek vagy előfizetések készülnek megújításra. Mindenképpen jelölje meg ezeket a naptárban.
Csakúgy, mint a hardver-ellenőrzés, a modern idők is egyre bonyolultabbá tették a szoftver-ellenőrzést. Hasonlóan azokhoz az alkalmazottakhoz, akik személyes eszközöket használnak munkájukhoz, sokan saját felhőalapú szolgáltatásaikat is használják. Ez akkor fordulhat elő, mert egyetlen felhasználó úgy dönt, hogy feliratkozik egy adott szolgáltatásra, vagy akár egy egész csapat felhőalapú szolgáltatást telepít egymás között.
Ezeket a szolgáltatásokat gyakran a személyes vagy vállalati hitelkártyákhoz rendelt ismétlődő díjakkal fizetik meg, és a számvitelnek nehézségeket okozhat a vásárlás megértése. Ez könyvelési hibákat hozhat, de ezek kisebbek a lehetséges informatikai problémákhoz képest, amikor ezek a felhőszolgáltatások szoftvereket kérnek a felhasználóktól (amit nem csak az IT nem tesztelt, hanem teljesen megkerülte őket). Gondoskodjon az ilyen szoftverek működéséről, ellenőrizze, hogy megfelelően fizetett-e, és döntse el, hogy megtartja-e őket, vagy helyettesíti-e egy hatékonyabb megoldással.
Hagyományosabb oldalon, használja a szoftver-ellenőrzést, különös figyelmet fordítva a biztonsági szoftverekre - három példa a vírusvédelem, a virtuális magánhálózat (VPN) és a titkosítás. Ezek olyan megoldásépítő elemek, amelyek megállíthatják a folyamatot a nyomkövetésben, ha licencük csúszik, ezért győződjön meg arról, hogy tudja, mikor kell engedélyeket és előfizetéseket megújítani, és mely felhasználóknak lesz szükségük rájuk.
A szoftver ellenőrzési ideje körül jó ötlet megvizsgálni az adatmentési és adatbiztonsági eljárásokat. Ez általában mind a hardvert, mind a szoftvert magában foglalja, de a legtöbb szoftverfolyamathoz ez követelmény, ezért ne adjon rá rövid időt. Tesztelje a biztonsági mentés és a katasztrófa utáni helyreállítási (DR) terveket, hogy megbizonyosodjon arról, hogy továbbra is működnek-e, ellenőrizze a biztonsági másolatban szereplő adatokat mind helyben, mind a felhőben, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nem sérültek-e, és nézze meg, mit fizetett ezekért a megoldásokért az előző évben nézd meg, hogy tudsz-e jobban menni.
4. Hálózati ellenőrzés
Szüksége lesz informatikai vezetésére, hogy segítsen ebben. A hálózati ellenőrzés lehetővé teszi:
Tudja meg, hogy milyen hálózati infrastruktúrát használ jelenleg (mind fizikai, mind a felhőben),
Hasonlítsa össze ezt az infrastruktúrát a rajta futó üzleti folyamatokkal a kapacitás ellenőrzése érdekében, és
Értékelje nem csak azt, amit fizet, hanem azt is, hogy megkapja-e azt, amit fizetett; ez különösen fontos az összes internetes és mobilhálózat-szolgáltató számára.
Elemezze internetkapcsolatát, nem csak az irodában, hanem a külső webszerverekkel, a felhőszolgáltatásokkal, valamint a távközlési és távoli helyekkel is. Megkapta az előadást, amelyért fizetett? Ha a belső IT-részlege nem biztos abban, hogyan tesztelje ezeket az információkat, akkor beszéljen harmadik fél hálózati tanácsadójával. Végül győződjön meg arról, hogy az IT frissíti az irodai útválasztókat, kapcsolókat és egyéb hálózati hardvereket, hogy azok a legfrissebb firmware-t futtassák -, és ellenőrizze, hogy mindezt megvizsgálja-e a jelenlegi üzleti szempontból kritikus alkalmazásokkal, mielőtt az összeset kibontaná. Ha vannak távoli oldalak vagy távmunkások, akik otthoni kapcsolatot létesítenek, ellenőrizze, hogy hálózati hardverük is villog és biztonságos-e.
5. Sétáljon körül az irodában
Ez flipnek tűnhet, de ez egy komoly lépés. Táblázat vagy kezelési irányítópulton keresztül nem talál mindent, amit tudnia kell vállalkozásáról. Kelj fel és vedd fel a túrát. Beszéljen az alkalmazottakkal arról, hogyan teljesítik munkájukat, különös tekintettel a csapat és a folyamatvezetőkre. A munka elvégzésének megértése nem csak a megfelelő eszköz megfelelő alkalmazásához, hanem gyakran a megtakarítások vagy bevételek új lehetőségeinek felkutatásához is kulcsfontosságú.
A hétköznapi oldalon számoljon be arról, hogy az irodája hogyan néz ki és hogyan működik fizikai szinten. Figyelni:
Irodai bútor,
Szobafelszerelés és konyhai eszközök,
Konferencia terem táblák, képernyők, telefonok és
Közös irodai eszközök - aprítógépek, nyomtatók, faxok.
Ellenőrizze, hogy ezekre a dolgokra szükség van-e, jó működési sorrendben, és hogy vannak-e felszerelve a működéshez szükséges kellékekkel (pl. Festék, papír stb.).
6. Elemezze üzleti és marketing terveit
Fejezet nélkül lement a számokra. Itt az ideje, hogy felemelje a fejét, és megnézze a szervezet nagy képet, és ez mindig az üzleti tervvel kezdődik. Ülj le a vezetõ személyzettel, és mutassa át részletesen a tervét. Ön ott van, ahol kell lennie (vagyis, ahol a terve szerint azt mondja, hogy lennél)? Az üzleti vállalkozás módja továbbra is a leghatékonyabb? Tegye fel ezt a kérdést, függetlenül attól, hogy az üzleti vállalkozás optimálisan teljesít-e vagy sem; mindig lehet jobb út. Sorolja fel üzleti folyamatait, konzultáljon a kulcsfontosságú alkalmazottakkal ezekről a folyamatokról, lépésről lépésre térképezze ki őket, majd részletesen mérlegelje őket. Vannak-e hatékonyabb eszközök, szoftverek vagy szolgáltatások, amelyekkel versenyképesebbé válhat? A megfelelő emberek ezt a munkát végzik? A folyamatok hatékonyak vagy feleslegesek? A cél itt nem az, hogy embereket tüzeljen, vagy miközben mikrogazdálkodást végezzen; az, hogy teljes mértékben megértsük, hogyan működik az üzleti vállalkozásod, kezdve a diófélékig.
Vigye át a tavalyi marketing tervet hasonló szemmel. Ellenőrizze az eredményeket, és kérdezze meg, hogy valóban ott kell-e lennie, amikor az eredményeket összehasonlítják a költségekkel. Hol vagy gyenge és hogyan lehetne javulni? Különös figyelmet kell fordítani:
Piackutatás,
Promóció és reklám,
Események és
Sajtókapcsolatok.
A gyakorlat részeként ne felejtse el elemezni a webes és online közösségi hálózati profiljait. Megtalálják a megfelelő vásárlókat? Naprakészek? Frissítették-e a termékek vagy szolgáltatások leírásait, az árakat és még az ügyvezető neveket? Ezeket az adatokat erőteljesen ellenőrizze, mivel semmi sem kapcsolja ki az online ügyfeleket gyorsabban, mint egy olyan webhely megnyitása, amelyet szerinte nem tartanak fenn.
Persze, könnyebb megírni ezt a hat lépést, mint elvégezni. Jelentős mennyiségű munkáról beszélünk, nem kérdés. De ha összecsap, és a megfelelő embereket segíti, mindezt néhány hét alatt el lehet érni. És ez a két hét jelentős folyamat-, költség- és akár profit osztalékot is fizethet vállalkozása számára az év hátralévő részében.
