Asana értékelése és besorolása

A termelékenység rajongói szeretik Asanát - és jó okból. Ez az online csapat-együttműködési eszköz a munkafolyamat-menedzsmentre specializálódott, de az aplomb segítségével kezeli a feladatkezelés rosszindulatú feladatait is. Ugyanakkor az Asanát nem szabad összetéveszteni a teljes beruházáskezelő szoftverrel, annak új Timeline funkciója ellenére. Nem tartalmazza sem a natív időkövetést, sem más olyan fejlett eszközöket, amelyeket várunk látni a teljes körű projektmenedzsmenthez. A feladatok és a munkafolyamatok kezelésére azonban ez egy rugalmas és elegáns eszköz, amelyet az akarata szerint meghajolhat. Asana az egyik legjobb együttműködési és termelékenységi alkalmazás a csapatok és a Szerkesztők választása számára.

Árképzés és tervek

Ha azt szeretné megtudni, hogy mi az Asana lényege, a szolgáltatás ingyenes fiók szintjét kínál 15 és kevesebb tagú csapatok számára. Az egyetlen fő korlátozás az, hogy nem használhatja az Asana Timeline nézetét, a fejlett irányítópultokat vagy a speciális keresési eszközöket. Ezeket a funkciókat később részletesen tárgyaljuk. Az ingyenes felhasználói fiókok minden más feladatkezelési funkciót megkapnak, beleértve a feladatok létrehozásának, az emberek hozzárendelésének, az esedékesség dátumának hozzáadásához, a megjegyzések írásához és a fájlok csatolásához való képességét is. A létrehozható feladatok vagy projektek számát sem korlátozzák. Javasoljuk, hogy használjon ingyenes fiókot legalább néhány hétig egy kis tesztcsoporttal, mielőtt fizetett szolgáltatási szintre frissít.

Az Asana Premium személyenként évi 119, 88 USD, havonta fizetve pedig 11, 99 USD. A Premium fiók mindent tartalmaz az ingyenes fiókban, és megszünteti a csapatméret, az irányítópult és a keresési eszközök korlátozásait. A prémium fiókokhoz további kiegészítő lehetőségek vannak, beleértve az Asana Timeline funkcióját, a magáncsapatokat és a projekteket, az egyedi mezőket, a feladatfüggőségeket, az adminisztratív vezérlőket és az elsőbbségi támogatást. A magánprojektek csak a meghívott tagok számára érhetők el, míg a nem magánprojektek a csapat mindenki számára elérhetők.

Nagyon kicsi, legfeljebb 15 fős csapatok, akik prémium szolgáltatásokat akarnak, alacsonyabb árat fizetnek: évente 75 dollár személyenként, vagy havonta személyenként 7, 50 dollár. A hallgatói csoportok felvehetik a kapcsolatot a társasággal az Asana Premium ingyenes, hat hónapos próbaverziójára is. Az ár emelkedett az elmúlt években, de azok az emberek, akik már léteznek és aktívak az Asana-megállapodásokkal, továbbra is alacsonyabb áron folytathatják az árakat.

Összehasonlításképpen: a Todoist Premium évente 29 dollárt fizet személyes használatra vagy 29 dollárt személyenként évente a csapatok számára. A csúcskategóriában a Podio személyenként havonta 9 dollárral kezdődik, vagy évente kb. 86 dollárral kezdődik. Tehát Asana sokkal drágább, mint a Todoist, ám az ár közel áll a Podio Basic és Plus terveihez.

Az Asana rendelkezik a kanban tábla funkciókkal is, így más népszerű kanban alkalmazások, mint például a Trello, a Wrike és a Volerro, szintén tisztességes játék az összehasonlításhoz. A Trello személyenként évi 119, 88 dollárt számít fel, ugyanúgy, mint az Asana. A Volerro személyenként havi 7, 99 dollárt számít fel. A Wrike majdnem ugyanolyan összeget számol fel, mint az Asana Premium a professzionális szolgáltatási szintért (117, 60 USD / fő / év), és jóval magasabb díjat számol fel üzleti szintű szolgáltatásáért (297, 60 USD / fő / év).

Mi az Asana?

Az Asana olyan munkafolyamat-kezelő eszköz, amelyet elsősorban a feladatok kezelésére használ. Ez különbözik a hagyományos projektmenedzsment alkalmazásoktól, éppen a struktúra hiánya miatt. Asana olyan, mint egy kártyacsomag, míg a projektmenedzsment szoftver olyan, mint egy társasjáték. A társasjátékokat előre beállított szabályok sorozatával játszották. Szokatlan, hogy a játékosok túl messzire kóborolnak ettől a beállított utasításoktól, bár mindenki egyetérthet bizonyos módosításokkal.

Egy pakli kártyával több lehetősége van. Például játszhat közismert játékot a bevett szabályokkal, például ötkártya húzással, vagy kitalálhatja saját játékát. Tegyük fel, hogy úgy dönt, hogy rommi játékot játszik. Az asztalnál mindenkinek először meg kell állapodnia arról, hogy melyik rummi verziót kell játszani (egyenes rummy, 500 rummy, gin rummy és így tovább). Van egy sablon a játékhoz, de a pontos szabályokat minden játékosnak előzetesen meg kell határoznia.

Asana esetében ugyanolyan előre definiált módon lehet használni, mint vannak egyedi módok is. A megkülönböztetés még egy pontja, hogy az Asana jobban illeszkedik a folyamatban lévő munkához, míg a projektkezelő alkalmazások általában jobbak, ha egyértelmű kezdési és befejezési dátumok vannak, valamint elérhetők is. A hírportál felépítése és elindítása egy projekt. A hírportál napi tartalmának írása folyamatos munka.

Pontosabban fogalmazva, Asana nyomon követi, ki felelős az adott feladatért, az egyes feladatokkal kapcsolatos információkat és az adott feladat előrehaladásával kapcsolatos összes egyéb információt. Ha ez továbbra is zavarónak tűnik, akkor tudd, hogy az Asana igényeinek megfelelő beállítása a legnehezebb. A kezdeti időszak után Asana nyitott jellege szintén az egyik legjobb szempontja. Nézze meg az Asana útmutatóját, hogy hogyan kezdje el, és végül elsajátítsa annak összes funkcióját.

Asana felépítése

Mielőtt az Asanát mindenki számára megnyitná a szervezetben, a rendszergazdák egy csoportjának el kell végeznie a végső döntést arról, hogy az Asana hogyan kerül végrehajtásra és felhasználásra. Bár néhány együttműködési eszköz megkönnyíti az egyszerűséget, az Asana esetében ez nem igaz. Az Asana intuitív, de ha elindulsz, annak teljes struktúrahiánya megnehezítheti a bemerülést jó előrejelzés nélkül. Asana némi segítséget nyújt a Projektsablonok felépítésében, amelyeket később megvitatunk, ám a szervezeti struktúra értelmezésének esélye félelmetes lehet.

Ami az alapvető munkafolyamat-hierarchiát illeti, minden csapat felelős egy-egy projekt sorozatáért, egyedi feladatlistákkal. Minden feladatnak lehet alfeladatai, valamint megbízottja, esedékességének dátuma, mellékletei, megjegyzései, címkéi és követői. Ezeket a feladatokat és részfeladatokat használja a munka nyomon követésére. A megjegyzések és egyéb adatok segítenek megérteni, mi történik a feladattal, így nem kell e-mailen vagy más módon megbeszélnie az ügyeket. A feladatok és az alfeladatok elvégzése után az egész történelem és minden, ami történt, magához a feladathoz kapcsolódik. Így minden munkaműveletnek van értelmes kontextusa.

Amellett, hogy képes nyomon követni a különbségeket, az Asana hasznos az is, hogy szélesebb perspektívát nyújtson az egyes csapattagok felelősségéről. Az egyéni keresések, amelyeket később részletesebben tárgyalunk, vagy akár csak valaki más feladatlistájának áttekintése eredményes módszer arra, hogy kiderítsük, valakinek van-e túlfoglalva vagy alulteljesítménye. Ezeket az információkat felhasználhatja hatékony változtatások végrehajtására.

Adatvédelem és biztonság

Asana legalább a TLS 1.1 protokoll használatával biztosítja a kapcsolatok létesítményeit a webhelyével, és adatait "az SSAE 16 által ellenőrzött adatközpontokban tárolja az Amazonon keresztül az Egyesült Államokban". Az Asana hibajavító programot is kínál a szolgáltatás sebezhetőségének felfedésére. Asana nemrégiben szerzett SOC 2 Type 1 tanúsítást. A Soc 2 ellenőrzéseket az Amerikai CPA-k Intézete végzi, és e szervezet szerint ezek "a szolgáltató szervezet ellenőrzéseire vonatkoznak, amelyek a szolgáltató szervezet által a felhasználók adatainak feldolgozására használt rendszerek biztonsága, rendelkezésre állása és feldolgozási integritása szempontjából relevánsak, valamint a az e rendszerek által feldolgozott információk adatvédelme. " A Slackhoz hasonlóan az Asana állapotát online irányítópulton keresztül is ellenőrizheti.

Felhasználási szinten az Asana átfogja az összes csapattag közötti együttműködést. A projektek és a feladatok biztosan magántulajdonban vannak Asanában, de az eszköz lényege az, hogy minden csapattag számára egyenlő hozzáférést biztosítson az alkalmazásokban szereplő információk megtekintéséhez, szerkesztéséhez és azokkal való kapcsolattartáshoz. Ez azt jelenti, hogy Asana megengedi, hogy a projekteket csak megjegyzésként jelölje meg, vagy ezt az engedélyszintet az egyes tagokhoz rendelje.

Azoknak a csapatoknak a számára, akik az Asanát nyílt platformként használják, nagyon fontos folytatni a párbeszédet az elkötelezettség szabályairól annak biztosítása érdekében, hogy mindenki vállalja, hogy ugyanúgy használja az alkalmazást, hogy ne írja felül egymás munkáját, és így tovább. A közelmúltban Asana új vállalati biztonsági lehetőségeket nyújtott be, ideértve annak ellenőrzését, hogy mely alkalmazások használhatók az integráció során, és korlátozni tudja, hogy kik vegyenek fel vendégeket.

Nézz és érezz

Az Asana elérhető az interneten, az App Store-on és a Google Play Store-on, de nem kínál asztali alkalmazást. Néhány együttműködési alkalmazás, például a Slack, asztali változatokat kínál, de ez nem jelent megszakítót.

Az Asana webes felülete hatékony és érzékeny, elegendő szín- és formavilággal rendelkezik, hogy érdekesnek és hasznosnak tartsa anélkül, hogy túl zsúfoltnak lenne. Van néhány meglepetés is, például az ünnepi animációk, amelyek időről időre megjelennek a képernyőn, bár ki is kapcsolhatják ezeket a kiegészítő effektusokat, ha nem vonzzák magukat. Az Asana a Hacks nevű billentyűparancsok sorozatát is tartalmazza a beállítások szakaszában, amelyek különféle funkciókat és személyiséget adnak hozzá. Például, nyomja meg a TAB + B-t egy kis macska szórakozás után, miután engedélyezte a kapcsolódó csapkod.

A hálózati műszerfal három fő területre oszlik: bal oldali sín; egy főablak, amely a bal oldali választás alapján változik; és egy megfelelő információs mező, amely mindent átmásol, amit a főablakban megtekintett. A főablak tartalmaz egy elemet, például feladatok vagy projektek gyors hozzáadására szolgáló gombot, egy keresősávot és egy profil ikont. A profilbeállításaiban felveheti az alapvető fiókadatokat, beállíthatja az értesítési preferenciákat, beállíthatja a megjelenítési beállításokat és a fent említett vizuális effektusokat, és konfigurálhatja az integrációkat más alkalmazásokkal, például a Harvest és a Zapier. Asana fenntartja a támogatott alkalmazások és integrációk teljes listáját.

A legújabb tervezési frissítés szerint a bal oldali sín menüben navigálhat az interfészen, amely szintén teljesen elrejthető, ha a főoldalra kíván koncentrálni. Fentről lefelé a fő opciók a Kezdőlap, a Saját feladatok, Beérkezett üzenetek és az Irányítópult. Ezek a lehetőségek a szervezet globális beállításaitól függően eltérhetnek. A Kezdőlap egy új szakasz, amely a kedvenc és a legutóbbi projekteket mutatja, míg a Saját feladatok mindent, ami hozzá van rendelve, vagy amit követ. Ha valamelyik projekt fölött egy új szalaghirdetést lát a Kezdőlap lapon, az egérmutatóra kattintva megtekintheti a legfrissebb tevékenységeket. A Beérkezett üzenetek csak az Asana tevékenységeinek adagolása. Konkrét projekteket adhat az Irányítópultok szakaszhoz, hogy nyomon kövesse a frissítéseket és áttekintést kapjon a feladat elvégzéséről. Sárga pont jelenik meg a Beérkezett üzenetek mellett, ha olvasatlan értesítések vannak.

Az átgondolt kialakítás miatt az Asana főablaka az Ön igényeihez igazodik. Például, amikor a bal oldalon egy projektre kattint, a főablak felbukkan egy kontextus menüt a projekt neve alatt, az Idővonal, Naptár, Beszélgetések, Haladás és Fájlok elemmel. Az elemeket rendezheti például megbízott vagy esedékesség dátum szerint bármely feladat nézet alatt, vagy választhatja, hogy csak a végrehajtott vagy hiányos feladatokat jelenítse meg. A feladatok a képernyőn csúsznak, amikor rákattintanak és húznak rájuk, hogy megváltoztassák a sorrendüket, ami az újrabeosztást igazán egyszerűvé teszi. Ha szeretné, feladatokat szekciókba is rendezheti, de vegye figyelembe, hogy ezek a szakaszok máshol nem érintik a feladatok osztályozását.

Kiegészítő szolgáltatások és használatban

Asana nem fukarkodik a funkciók mellett. Amikor elkészít egy feladatot, hozzárendelheti azt egy csapattaghoz, ütemezheti az esedékességi dátumot, vagy hozzáfűzhet egy ismétlődő dátumot, feltöltheti vagy hivatkozhat a kapcsolódó dokumentumokba, megjegyzéseket írhat, hozzáadhat címkéket, és akár feliratkozhat, vagy leiratkozhat magadra és másokra, hogy értesítéseket kapjon bármikor. változások történnek a feladaton. A Megjegyzések szakasz különösen hasznos, mivel támogatja a gazdag szöveg formázását, a megjegyzés szerkesztését, és többek között a @ szimbólumon keresztül történő közvetlen megemlítést is támogatja.

A címkék segítenek a feladatok kereshetőbbé tételében, és a fejlett keresési funkció, amelybe később belemerülünk, elég jó. Az interaktív jelölőnégyzetek lehetővé teszik a feladatok elvégzését, amikor elvégzik őket - és ugyanolyan könnyen törölhetők, ha Ön vagy egy másik Asana tag hibásan talál valamit. Az Asana lehetőséget ad arra is, hogy egyedi mezőt hozzon létre. Felvehet egy mezőt, amely jelzi a feladat prioritását (alacsony, közepes, magas), vagy felhasználhat egyéni mezőket a feladat állapotának jelzésére (függőben, folyamatban, végleges jóváhagyásra vár).

Az Asana egy olyan naptárt is integrál, amely segítségével nyomon követheti az esedékesség dátumait. Pozitív módon az Asana komolyan veszi a felhasználói visszajelzéseket. Miután túlzottan negatív visszajelzéseket kapott a naptár változásairól, Asana visszaállította a frissítést, és azon dolgozik, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a teljesítményjavítások mellett a régi funkciókat is fenntartják.

Az Asana nem kínál csevegési funkciókat, ami csalódást okoz, bár integrálódik a Slack és a Microsoft Teams rendszerbe. Az Asana beszélgetéseknek neve egy teret, amely egy üzenőfal, amelyen a csapat tagjai megvitathatják egymással olyan kérdéseket, amelyek nem kapcsolódnak közvetlenül valamelyik konkrét feladathoz. Például a tagok megvitathatják a jövőbeli projektek körét, kreatív ötleteket vagy eljárást. Ennek ellenére ez nem hatékony a közvetlen üzenetküldéshez vagy alkalmi beszélgetésekhez.

Az Asana sem a legmegfelelőbb eszköz a grafikus-igényes projektekhez, de az évek során tovább javult. A kanban-nézet, amelyet később tárgyalunk, az egyik ilyen fejlesztés. Feltölthet képeket feladatokra, de nem jelölheti meg őket az alkalmazásban. A mellékelt képeket azonban előnézetben is megtekintheti, az alkalmazásból.

Sablonok és nézetek

Ha nem biztos benne, hogyan állítson be egy projektet, akkor az Asana számos sablont tartalmaz. Az induláshoz nyomja meg a Plusz gombot> Projekt. A sablonok a középső lap. Az előre elkészített sablonok példái közé tartozik a Találkozók napirendje, A termék ütemterve és a Munkavállalók fedélzetén történő beépítés. Természetesen saját sablonokat is létrehozhat, amelyek szintén nem ragaszkodnak ehhez a struktúrához. Gondolj rájuk kiindulási pontként.

Egy másik hasznos funkció az Asana azon képessége, hogy függőségeket teremtsen a feladatok között. Tegyük fel, hogy az A, a B és a C feladat bejelentkezett az Asanába. Ha a C feladatot nem lehet elvégezni, amíg az A és a B feladat nem fejeződik be, addíciós függvényeket hozzáadhatunk e három közé.

Természetesen akkor számíthat arra, hogy Asana valamilyen Gantt-diagram funkcióval rendelkezik. Írja be a viszonylag legutóbbi idővonal nézetet. Itt a felhasználók láthatják a feladatok mindegyikét Gantt stílusban. A függőségeket a feladatok közötti vonalak képviselik, és bármikor módosíthat. A Gantt-diagramok különösen akkor hasznosak, ha látják, hogy az egyik feladat késése vagy egy csapattag hosszabb távolléte hogyan befolyásolhatja a célpontokat a sorban. Asana emellett kifejtette azt a képességét, hogy a nézetben a feladatokat szakaszokra bontja. A Teamwork Projects Gantt diagram nézetet kínál, de ez közel sem olyan jól megtervezett.

Kanban táblák Asanában

Az Asana most egy Board nézetet tartalmaz, amelynek célja, hogy a csapatoknak módot biztosítsanak a munka kezelésére a kanban használatával. A Kanban alkalmazások az elvégzendő és az összes folyamatban lévő munka megjelenítésében segítik, különös hangsúlyt helyezve annak biztosítására, hogy a csapatok ne kerüljenek túl sok a feladatok elvégzésére, így elveszítik a figyelmet és kevésbé lesznek eredményesek. A Kanban ezt úgy végzi el, hogy korlátozza az egy adott személynek vagy osztálynak az adott időpontban kiosztható feladatok számát.

A Trello egy másik termelékenységi alkalmazás, amely a kanban stílusát használja. Az egyik módszer több oszlop felállítása, amelyek korrelálnak a befejezés állapotával. Lehet, hogy van értelme, ha oszlopok vannak például a DEV, a QA és a termelés számára. A feladat egyik szakaszból a másikba történő áthelyezéséhez húzza át a következő feladatot.

Vegye figyelembe, hogy a Board View használatához kifejezetten ebben a stílusban kell projektet készíteni. Más szavakkal, a felülvizsgálat idején nem válthat át egyszerűen az alapértelmezett feladatnézetből erre a stílusra. A nézet megváltoztatásához a Projekt létrehozása szakaszban csak nézze meg az elrendezés részt, és válassza a Fórum lehetőséget.

Mint korábban említettem, a Tábla nézetek hasznosabbak lehetnek azoknak a csapatoknak, akik vizuális anyagokkal dolgoznak, mivel az oszlopban minden feladathoz borítóképeket állíthat be. Csakúgy, mint az Asana többi nézete, létrehozhat testreszabott mezőket, amikor a fórum nézetben jelenik meg, és közvetlenül a @ szimbólummal jelölheti meg a megjegyzéseket, ez egy hasznos, de kevésbé általános szolgáltatás a dedikált kanbanalkalmazások között. Ászana azonban nem rendelkezik minden kívánatos kanbán funkcióval. Hiányzik az úszási sávok és a befejezetlen termelés korláta. A KanbanFlow mindezen funkciókkal rendelkezik.

Összetett keresés és jelentések

Az Asana kiváló, speciális keresési funkcióval rendelkezik. Felső szinten egy kifejezés lekérdezésekor megadhatja, hogy feladatot vagy beszélgetést keres-e. Egyéb alapértelmezett mezők a következők: hozzárendelve, projektekben; és követi. Ezenkívül meghatározhatja, hogy egy feladatnak melléklete van-e, ha befejeződött, valamint annak esedékességének időpontját. A további továbbfejlesztéshez szűrőket adhat hozzá az egyedi mezőkhöz, az Emberek, Címkék, Függőségekhez és még az Alfeladatokhoz is. Ha nem találja meg, amit keres ezen eszközökkel, valószínűleg nem létezett.

Az Asana megkönnyíti ezen összetett keresések bármelyikének interaktív jelentésként történő mentését, amelyek a gyors hozzáféréshez a bal oldali menüben találhatók. Ezek a jelentések frissülnek, mivel az új elemek megegyeznek a feltételekkel, és a keresés feltételeit bármikor szerkesztheti. Nagyra értékeljük ezt a funkciót, mivel felbecsülhetetlen értékű lehet azoknak a vezetőknek, akik kitalálják, ki termelékenységet mutat. Még az egyének számára is jó módszer az egyén előrehaladásának nyomon követésére az idő múlásával.

Asana mobilalkalmazásai

Az Asana ingyenes mobil alkalmazásokat kínál Androidra és iOS-re. Tesztelés céljából az Asanát telepítettük egy Android 9.0 rendszert futtató Google Pixelre. Nem volt gondunk az alkalmazás letöltésével és a fiókba énekeléssel.

Az alkalmazást kissé eltérően állítják be, mint az interneten, de a felület megőrzi tiszta megjelenését. Például a navigációs linkek és struktúrák többsége a képernyő jobb oldalán, a bal helyett található. Miután bejelentkezett, Asana közvetlenül a Feladatlistájába viszi, amely valószínűleg hol tölti az ideje nagy részét. Bár az összes alapvető funkció, beleértve a feladatok létrehozását, nyomon követését és teljesítését, az alkalmazásban található, Asana hajlamos a legjobban egy nagy képernyőn működni, ahol egyszerre sok információ jelenik meg, tehát a kis képernyő mérete t ideális.

Ennek ellenére határozottan lehetséges, hogy produktív legyen telefonjáról, és nagyra értékeljük, hogy bárhonnan elérheti az Asanát, ahol van internetkapcsolat. Nevezetesen, az alkalmazásoknak is nagy része elérhető offline lehetőségekkel. Ha offline módban dolgozik a mobil alkalmazásokban, szürke felhőket lát, amelyek azt jelzik, hogy a tartalom még nem volt szinkronizálva, így egyik együttműködő sem látja azt, amíg az eszköz nem kapcsolódik össze és szinkronizálja.

Egy pakli kártya

Az Asana átgondolt tervezése, folyékony interaktív elemei és a nagylelkű tagok kiosztása ingyenes verziójában egy hatékony feladatkezelő alkalmazássá teszik a személyes projektekhez és a csapatmunkához. Rugalmassága, széleskörű szolgáltatáskészlete és a munkafolyamat-nézetek változatossága szintén dicséretes. Mindezek miatt az Asana szerkesztői választást keres az együttműködési alkalmazásokért. Noha nem olcsó és a szerkezet hiánya kezdetben némi aggodalmat okozhat, megígérjük, hogy ez egy eszköz, amelyet érdemes használni.