5 Fontos szempont az időkövetési szoftver kiválasztásakor

Ha vállalata olyan időkövetési megoldást keres, amely segít jobban megfigyelni, hogy az alkalmazottak mennyit töltenek az egyes feladatokra, akkor örömmel hallja, hogy tucatnyi megoldás segíthet. Sajnos, mivel oly sok szolgáltatás létezik, ijesztő lehet a megfelelő eszköz megtalálása. Az olyan tényezők, mint a projektmenedzsment (PM) funkcionalitás, az alkalmazottak felügyelete, a testreszabás és természetesen az ár, olyan szempontok, amelyek egyenlő és intenzív vizsgálatot igényelnek.

, lebontjuk a legfontosabb szempontokat, amelyeket figyelembe kell venni az időkövető szoftver kiválasztásakor. Minden tényezőt részletesen elmagyarázunk, és elmondjuk, mit kell keresnie a helyes döntés meghozatala érdekében. Boldog vadászat!

1 1. PM vs Pure Play

Az időkövető szoftver két különféle ízben kapható. Vásárolhat eszközöket, amelyek a teljes átfogó PM-csomag kis részei, vagy olyan szoftvereket is vásárolhat, amelyek alig tesznek többet, mint regisztrálni, nyomon követni és segíteni a munkaidő kifizetésében. A PM eszközök ideálisak olyan professzionális szolgáltató cégek számára, amelyek olyan tevékenységeket akarnak elvégezni, mint például felhőalapú fájlmegosztás, feladatkezelési delegálás, projekt elemzés, költségjelentés, költségvetési előrejelzés, számlázás, kifizetések teljesítése, számlázható órák követése és előrejelzések készítése a jövőbeli személyzeti igényekre vonatkozóan.. A nagyvállalatok közepes méretű vállalkozásai inkább használják ezeket az eszközöket, mint a kisvállalkozások és a független vállalkozók. Ebben a kategóriában olyan eszközöket talál, mint a Mavenlink, a Wrike és a Zoho Projects - ezek mindegyike képviseli a PM-piac legjobbjait, beépítve a minőségi időkövetést.

Az olyan szabadúszó vállalkozók és cégek számára, amelyek eltökélt szándéka, hogy nyomon kövessék, hogy kik dolgoztak és mikor, van egy másik kategóriája az időkövetési szoftver számára, amely valószínűleg több értelmet jelent. Ebben az osztályban olyan szoftvereket talál, mint például a Hubstaff és a Szerkesztők által választott eszköz TS lapjait. Ezek az eszközök nem csupán annyit tesznek lehetővé, hogy hozzáadja és nyomon kövesse az időt, szerkessze a már naplózott időt, jelentést készítsen a ledolgozott időről, és felügyelje a munkavállalók személyzetét. Mindkét eszköz kivételesen jól teljesíti ezeket a feladatokat. Sajnos a tiszta játékidő-követő eszközök nem biztosítják a PM funkciókat, amelyeket az utóbbi kategóriában talál. Ez azt jelenti, hogy a nagyobb cégeknek, amelyek PM-eszközöket igényelnek, harmadik féltől származó eszközöket kell használniuk, ha a tiszta játék időmérését választják.



2 2. Ár és tervek

A tiszta játékidő-követési megoldások olcsóbbak, mint a PM-lakosztályokhoz kötött időkövetési megoldások. A TSlapok egy ingyenes tervvel kezdődnek, amely egy felhasználó felé irányul. Ez a terv ideális szabadúszóknak, akiknek a projektek során munkát kell követniük. A TSheets egy olyan tervet is kínál, amely akár 99 felhasználót is igénybe vehet, havonta 4 dollárba kerül, havonta 16 dollár alapdíjjal. A Hubstaff egy havi 5 dolláros alaptervvel kezdődik, amely hozzáférést biztosít az egyszerű időkövetési eszközökhöz, a munkavállalói fizetési ütemezés menedzseréhez, a napi 24 órás támogatáshoz és a felhasználói beállításokhoz, amelyeket munkavállalók szerint kezelhetnek. A Hubstaff egy havonta 9 dolláronkénti prémium csomagot is kínál, amely magában foglal mindent, amit az alapcsomagban talál, de hozzáférést biztosít a Hubstaff alkalmazásprogramozási felületéhez (API) és egy alapvető ütemező eszközhöz is.

Mivel ennél sokkal több funkcionalitást szerez a PM-központú eszközökből, nem meglepő, hogy többet fizet. A Mavenlink legolcsóbb csomagja, amely tartalmazza az időkövetést, felhasználónként havonta 39 USD. Zoho legolcsóbb időkövetési terve havonta 25 dollárba kerül korlátlan számú felhasználó számára, de csak 20 projektre. A Wrike legolcsóbb időkövetési terve havonta 24, 80 dollárba kerül.



3 3. Munkavállalói megfigyelés

Néhány megoldás túlmutat azon túl, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az alkalmazottak ott és mikor dolgoznak, amikor azt mondják, hogy vannak. Néhány eszköz, például a Hubstaff, képernyőképeket rögzít, miközben az alkalmazottak órák vannak, majd ezeket a képernyőképeket megküldik a vezetőknek, mielőtt az alkalmazottak jóváírhatnák a műszak befejezését. Ezek az eszközök műszakban is rögzíthetik a billentyűzet és az egér tevékenységének naplóját. Az általunk tesztelt eszközök többsége lehetővé teszi a munkavállalók mozgásának GPS-követéssel történő nyomon követését, amikor az eszköz mobilalkalmazásait használják, és néhányuk lehetővé teszi, hogy megkövetelik a felhasználóktól, hogy egy önmagáról készítsen képet, amikor megérkeznek vagy elhagyják a helyet.

Ha ilyen szintű (hátborzongató) felügyeletre van szüksége, akkor a mező szűk lesz. Nem minden alkalommal, amikor a nyomkövető eszköz ezt beépített szolgáltatásként kínálja, a PM-alapú eszközök általában nem kínálják ezt a funkciót. Mielőtt elkezdené a termékek kipróbálását, mindenképpen kérdezze meg minden szállítót, hogy kínálják-e ezt.



4 4. Saját mezők

A legtöbb eszköz teljes egészében a követési időn alapszik. Egyes eszközök azonban lehetővé teszik a vállalkozások és magánszemélyek számára szükséges további adatkészletek figyelembe vételét, amelyek inkább a termelésre összpontosíthatnak, mint az időtartamra. Ez különösen akkor hasznos az építési, szállítási és gyártási szolgáltatásoknál, amelyek ugyanolyan hajlamosak a létrehozott szerkezetek, a megtett távolságok és az előállított tárgyak munkaidőben történő mérésére. Például a TS-lapok segítségével hat teljesen testreszabható mezőt építhet fel, amelyeket minden egyes időtúllépéshez felszólításként adhat meg. Ha építőipari vállalkozást irányít, akkor azonnal felkérheti: "Volt-e valamilyen esemény? Igen vagy nem." Ha a munkavállalók nem válaszolnak, akkor nem lesznek képesek időtúllépésre. Vagy megkérdezheti a kamionosokat, hogy hány mérföldet vezettek éppen most. Ezeket a mezőket ezután jelentésekbe vonják be, hogy dimenziósbb képet kapjanak arról, hogy hogyan történik a munka, mennyire eredményesek a csapatok, és minden egyéb releváns munkahelyi adatgal kapcsolatban, amelyre szükség lehet egy teljes kép létrehozásához a munkanapon vagy a műszakban.

Bár a Wrike nem nyújt ugyanolyan fejlett nyomon követést, mint a TS-lapok, a műszak elején és végén továbbra is fontos adatokat gyűjthet az alkalmazottaktól. A Wrike lehetővé teszi az egyéni mezők hozzáadását a munkaablakhoz, hogy a jelentések áttekintésekor olyan dolgokat láthasson, mint például "számlázhatóság", munkahelyi események, futott kilométer stb. Sajnos ezek az elemek megjelennek a átfogó feladatnézet a PM konzolon belül, de az adatok nem jelennek meg az időbeviteli jelentésekben.

Ha vállalkozása inkább hajlandó mérni a termelést, mint az órát, akkor az egyedi mezőkkel rendelkező megoldás jobb lehet az Ön számára. Feltétlenül kérdezze meg a gyártót, hogy milyen testreszabási lehetőségeket kínálnak, valamint hogy ezek a testreszabások hogyan számolnak be a jelentésekben.



5 5. Integrációk és kiterjesztések

A Zoho Projects legnagyobb előnye a Zoho szoftverökoszisztémájához való hozzáférés, amely magában foglalja az ügyfélkapcsolat-menedzsment (CRM), az e-mail marketing, valamint az emberi erőforrások (HR) szoftvereket és menedzsment eszközöket. Ezeket a termékeket egyszerűen átfogó megoldássá alakíthatja, amely kézi beavatkozás nélkül adatait továbbítja a másikról. Ez nagyszerű a fizetések feldolgozásához, a projekt munkatársaihoz, a számlázáshoz és szinte minden máshoz, amely ötvözi a munkaidőt az egyéb szoftverekben megjelenő adatokkal.

Feltétlenül kérdezze meg a gyártót, ha integrálnak-e harmadik féltől származó eszközökbe. Ha két szállítót egyformán szeret, de az egyik több ilyen organikus integrációt kínál, mint a másik, akkor az előbbivel kell mennie. Ne feledje: A legtöbb időkövetési megoldás nyílt alkalmazásprogramozási felületet (API) kínál, ami azt jelenti, hogy a házon belüli fejlesztő csapata integrálhat más nyílt API-eszközökkel. Ha azonban egy kisvállalatot működtet, vagy ha egyszerűen nincs meg a házon belüli műszaki képessége, akkor valószínűleg szüksége lesz ezekre az integrációkra, hogy szervesen szállítsák a gyártón keresztül.