Szervezze fel: 11 tipp az e-mailek hatékonyabb kezeléséhez

Az e-mail olyan érzéssel érezhet bennünket, hogy küzdünk a fejeink víz felett tartása érdekében. Hosszú a beérkező levelek oldalai? Minden nap elkezdi olvasni az e-maileket, és azt gondolja, hogy válaszol a legfontosabb üzenetekre, csak arra, hogy felnézzen és rájönjön, hogy egy óra elcsúszott, és eddig semmit nem tettél? Néhány naponként elfogy az e-mail helye? Úgy érzi magát az e-mail, mint a termelékenység szorzó, vagy a termelékenység gyilkos?

Csak néhány egyszerű trükköre van szükség ahhoz, hogy hatékonyabban kezeljék az e-maileket, így nem érzi magát, hogy elmulasztja. Ezeknek a tippeknek egy része a legtöbb e-mail programban található funkciókra támaszkodik, mások pedig a saját szokásainak megváltoztatására szolgálnak úgy, hogy az e-mailekkel folytatott kis mindennapi interakciók segítséget nyújtanak az Ön irányításában.

Gondoljon úgy, mint a fogak tisztítása. Különbség van a napi fogászati ​​higiénia és a fogorvoshoz fordulás között, de mindkettőt meg kell tennie. Naponta kétszer kell kefével és naponta egyszer fogselyemmel készíteni, és ezek a szokások rendkívül fontosak az egészséges fogakhoz. Hathavonta fel kell hívnia egy fogorvost is, hogy alaposabb tisztítást, röntgenfelvételt és egyéb megelőző kezelést végezzen. A napi higiénia megakadályozza a nagyobb problémák felépülését. A fogorvos látogatása segít felhalmozni és kijavítani a felmerülő problémákat, még mielőtt az ellenőrzés alól kikerülnének.

Természetesen, még fogakkal is, a dolgok rosszul fordulhatnak. Egy baleset kiüti őket, vagy a génjei végül hatással lehet rájuk, ugyanúgy, mint egy új projekt vagy a munkahely megváltozása hirtelen e-mail robbanást okozhat. Bármi legyen is a helyzet, ez nem azt jelenti, hogy abba kell hagynia a fogselyem felvételét vagy a fogorvos rendszeres találkozását - vagy minden nap meg kell tisztítania az e-mailjét. Ha váratlan problémája merül fel, továbbra is be kell tartania a jó szokásokat, hogy mindent ellenőrizhessen.

Ha megváltoztatja az e-mailekkel való rövid távú interakció módját - mikor és hogyan ellenőrzi, milyen gyakran törli az üzeneteket és így tovább -, ez hosszú távon megkönnyíti az életét.

Íme néhány fő tipp, hogyan lehet az e-maileket kevésbé megterhelni. Hadd figyelmeztessem Önt, hogy ezek a tippek a józan ész gyökerei és nem tartalmaznak varázslatos golyót, ami azt jelenti, hogy nem fújják el az agyad, és nem válnak éjszakai szenzációvá. De a fogselyem sem fog.

1. Törölje először

A beérkező levelek megnyitásakor az első lépés a beolvasás, hogy megtekintse, mit törölhet. Nézze meg a tárgy sort és a feladót. Ez szemét? Promóciós e-mailt jelent, amelyet soha nem fog elolvasni? Egy munkatársának a témában szereplő értesítése van arról, hogy ma el fognak menni, és nincs esély arra, hogy az e-mail szövegében szereplő bármely további információ releváns lesz Ön számára? Ha igen, dobja ki.

Az összes üzenetet, amelyet nem fontosnak tart, ki kell választani, és ömlesztve át kell helyezni a kukába. Ha nem rohan egy adott reggelen, akkor meg is próbálhatja azonosítani egy vagy két rendszeres e-mailt, amelyből leiratkozik.

Miért számít először ezt a lépést megtenni? Ha az irreleváns üzeneteket azonnal törli, megkönnyíti a fennmaradó üzenetek megtekintését. Ha látja a fennmaradó üzeneteket, akkor gyorsabban elkészítheti a fontos üzeneteket. Ha a napi bejövő levelek akár öt vagy tíz százalékát azonosítja úgy, hogy "nagyon valószínű, hogy nem igényel cselekedetet", hogy azonnal törölje azt, akkor sokkal jobb helyzetben lesz, hogy napi hatékonyan kezdje.

2. Használjon egynél több e-mail címet

Nem bírom el a marketing e-maileket vagy a szállítási visszaigazolásokat, sokkal kevésbé emlékeztetem a bankomat arra, hogy fizessem meg a hitelkártya számlám, ha már beállítva az automatikus fizetésre. (Grr.) Mindezek az üzenetek zavarják a beérkező leveleimet, és megnehezítik a fontos e-mailek észlelését, azzal a különbséggel, hogy van stratégiám a velük való foglalkozásra.

Mindezen kis jelentőségű üzenetekhez külön e-mail címet használok.

Van néhány módszer erre. Teljesen erre a célra beállíthat egy új e-mail fiókot, így csinálom, vagy létrehozhat álnévcímet a jelenlegi fiókjával. A legtöbb e-mail szolgáltató engedi meg ezt. Ezután létrehoz egy szabályt vagy szűrőt az e-mail fiókjában, hogy az álnévnek küldött összes üzenet átugorja a beérkező levelek mappáját, és egy másik mappába menjen. Hívja a Beérkezett üzenetek 2 vagy az Alacsony fontosságot, vagy bármi, amit akar.

Egy külön e-mail cím erre a célra történő felhasználásának egyik előnye, hogy ezt a nem egészen felesleges e-mailt, amelyet néha szürke levélnek is nevezünk, elkülönítjük a fontos levelektől. Ezen túlmenően, ha egy cég eladja az Ön e-mail címét egy másik terjesztési listára, akkor az új és nem kívánt marketing üzenetek sem kerülnek az elsődleges beérkező levelek közé. Harmadik előnye, hogy ezeket az üzeneteket nem zavarja, tekintve, hogy be kell jelentkeznie egy másik e-mail programba, vagy navigálnia kell egy másik bejövő postafiókba az elérésükhöz.

3. Írj rövid

Amikor e-maileket ír, mondja el, hogy mire gondol, legyen egyértelmű és tömör. Miért? A rövid írás segíti az üzenetet olvasó embereket a pont elérésében és az e-mailek hatékonyabb feldolgozásában. Lehet, hogy felveszi a hangját, és természetben válaszol, ami megkönnyíti az életét.

Egyes helyzetek teljes mondatokat és formális nyelvet igényelnek, de a töredékek rendkívül hatékonyak lehetnek az e-mailben. Használja őket, ha van értelme. A nyelvtani rendõrség nem fog utána jönni. Természetesen néha nagyon részletesebbnek kell lennie, és ki kell használnia az e-mail papírkövetési aspektusát - mindenről nyilván van nyilvántartás. Általában véve azonban nem tömör, világos és egyértelmű nyelv.

Nem mindenki találkozik röviddel, és kudarcként jelentkezhet. Annak elkerülése érdekében, hogy barátságtalanul hangzzon, adhat hozzá hangulatjelet vagy felkiáltójelet. Vagy egyszerűen értesítse az embereket arról, hogy megpróbál tömörnek lenni az e-mailben, és nem szabad, hogy személyesen fogadják el.

4. Használjon csoportokat vagy terjesztési listákat

Ha többször küld üzenetet ugyanahhoz a csoporthoz, állítson be egy csoport- vagy e-mail álnevet. Az Outlookban elosztási listának hívják. A Gmailen lépjen a Névjegyekbe (Contacts.google.com), válassza ki a csoporthoz hozzáadni kívánt személyeket, majd kattintson a címke ikonra. Adjon nevet a csoportjának. A mentés után beírhatja ezt a nevet, hogy automatikusan üzenetet készítsen a csoport mindenki számára.

A csoportok használata nemcsak időt takarít meg, mivel kiküszöböli az egyes személyek nevét, amikor elküldi a csoportot, hanem beállítja a taktikák egyszerű törlését is, ahogyan egy kicsit később kifejtem.

5. Készítsen sablonokat vagy konzervált válaszokat

Ha van olyan üzenet, amelyet újra és újra küld, ne írja meg minden alkalommal a semmiből. Használja újra, amit írt, sablon vagy konzerv válasz készítésével, ahogy a Gmail ezt hívja.

Az emberek által gyakran küldött üzenetek néhány példája a következő:

• Köszönöm, hogy felvette a kapcsolatot, de nem érdekel,
• Nyugtázás. Köszönöm, és kérlek, tudassa velem, ha szükségem van valami másra a végemtől, és
• Ez úgy hangzik, mint a jogi osztályunk. A legjobb kapcsolattartó pont:

Miután beállított néhány sablont, válaszolhat olyan üzenetekre, amelyek általában felesleges időt vesznek igénybe anélkül, hogy sokat gondolkodnának rajta, és így elkezdhetik a fontosabb munkát.

6. Használja újra a tárgysorokat

A küldött üzenetek újbóli felhasználása sablonok és konzervválaszok révén növeli hatékonyságát azáltal, hogy minimalizálja az írást. A tárgysorok újbóli felhasználásával könnyebben és gyorsabban törölheti vagy archiválhatja a régi üzeneteket. Elmagyarázom, hogy a következő.

7. Válassza a Törlés lehetőséget

Az adatkorlátozás bárkire felvihet, még a jól szervezett emberekre is. Hely felszabadításának módja az, hogy törli az ömlesztett üzeneteket. Ez a fajta házimunka úgy gondolja, hogy hasonló a fogorvoshoz. Nem kell ezt minden nap csinálnia, de rendszeresen és rendszeresen elvégezve segít megelőzni a nagyobb problémákat. Különösen hasznosnak tartom a törlés három módszerét.

Először rendezze el az elküldött e- maileket fájlméret vagy melléklet szerint, és dobja el a legnagyobb, amire nincs szüksége. Az elküldött üzenetekre azért gondolok, mert ha mellékletet küldtem, akkor nagy esély van a fájl tulajdonosara, és ezért egy másolatot máshol mentem el.

A második módszer az elküldött levelek tárgysorba rendezése, és a rendszeresen küldött üzenetek keresése. Ha heti üzenetet küld a "Hűtőszekrény takarítása ma 4 órakor" tárgysorral, akkor gyorsan láthatja, kiválaszthatja és törölheti őket egyszerre.

Harmadszor, rendezze az üzeneteket címzett szerint. Valószínűleg van néhány kolléga, barátja vagy embercsoportja, akikkel gyakran e-mailt küld. Valószínű, hogy a közted és köztük küldött üzenetek sokasága nem túl fontos. Ha soha nem lesz szüksége rájuk, válasszon egyszerre több üzenetet, és tömegesen törölje őket.

8. Kapcsolja ki az értesítéseket, zárja be az e-mailt a fókuszhoz

Hihetetlenül megszakító és zavaró, ha képernyőn értesítést kap a minden bejövő üzenetről. Azt gondolnám, hogy a munkavállalók túlnyomó többsége számára jobb lenne, ha az e-mail riasztások teljesen le vannak tiltva. Ez csak az ritka esetekben hasznos. Tehát kapcsolja ki az értesítéseket.

Hasonlóképpen zárja be az e-mail alkalmazását vagy annak böngészőjét, ha legalább 30 percig nagy hangsúlyt fektetett munkát kell végeznie. Fáj nekem ezt a tippet írni, tudva, hogy szinte senki sem fogja követni. Nagyon kevés ember csinálja, de szeretném, ha meggyőzne több embert a kipróbálásra. Képzelje el, mennyire könnyebb lesz megtalálni az áramlását, ha nem zavarja az e-mail.

Gondoljon vissza az utóbbi időben, amikor offline üzemmódban dolgozott, akár Wi-Fi nélküli repülőgépen, akár akkor, amikor az internet nem működött. Vagy talán olyan időzónából dolgozott, ahol nincs sok más kolléga, és ezért a nap hosszú szakaszában nem volt e-mail megszakítás. Az e-mail bezárásával közelítheti meg azt a tapasztalatot, hogy nem szakad meg, miközben továbbra is igénybe veheti más online információkat.

9. Co-opt Auto Replies

Az előző tipphez kapcsolódóan mondjuk, hogy nem fogja bezárni az e-mail ablakot, mert attól tart, hogy valaki sürgős ügyben megpróbál kapcsolatba lépni Önnel, és hiányozni fog. A megoldás? Állítson be irodán kívüli vagy automatikus válaszüzenetet, amelyben fel van tüntetve: "Ha ez egy rendkívül sürgõs kérdés, kérjük, küldjön szöveges üzenetet / hívjon / üzenetet írjon nekem…", és adja meg telefonszámát, a laza fogantyút vagy az elõnyben részesített sort kommunikáció.

10. Törölje! Vagy mappákba való fájlküldés

A nem törölt e-mail gyakran jó szándék, amely nem teljesült. Tudja, mikor engedje el. Ne lógjon az üzenetekre, ha valószínűleg soha semmit sem fog tenni velük. A jelentéktelen üzeneteknek a beérkező levelekben való meghagyása nagyon produktív, elvonja a figyelmet, és csak arra emlékezteti Önt, hogy mit szeretne tenni egy tökéletes világban, de nem.

Azért, hogy a postaládájába kerüljenek, nem részesítenek szívesebben.

Ha az üzenetek törlése komolynak tűnik, helyezze át őket új mappába. Hívja fel ezt a mappát függőben lévő vagy jó szándékkal. Fontos dolog, hogy távolítsa el őket a Beérkező levelek mappából. Várjon néhány hónapot. Nézze meg, hányszor feltárt vagy válaszolt valaha. Ha a válasz nulla, akkor talán fontolja meg újra törlését.

11. Rendszeresen ürítse ki a kukát

Rendszeresen ürítse ki a kukát. A kuka törlése helyet fog felszabadítani. A legtöbb e-mail program, beleértve az Outlookot is, rendelkezik olyan beállítással, hogy automatikusan eldobja a kukát, amikor kilép az alkalmazásból. Ha soha nem emlékszik arra, hogy eldobja a kukát, azt javaslom, kapcsolja be ezt a funkciót.

A legtöbb embernek valószínűleg nem kell havonta egyszer vagy negyedévente egyszer üríteni a szemetet. Fennáll annak a veszélye, hogy a kukát túl gyakran törli, mivel a kukába ment olyan e-mailek mentésére, amelyekre gondoltál, hogy nem kell, de kiderül, hogy megteszi. Sok üzenetet mentettem meg a kukából, általában ugyanazon a napon, amikor odatettem.

Hogyan lehet meghúzni a sürgősségi kábelt

Most, ha vágyakozik a tiszta pala elérésére a beérkező levelekkel, íme egy utolsó trükk, amelyet kipróbálhat:

1. Hozzon létre egy új mappát. Nevezze el Régi beérkező leveleknek vagy e-maileknek 2019. július (vagy az aktuális hónap és év) előtt.

2. Válassza ki a bejövő üzenetek mappáját. Vigye az egészet az új mappába.

• 38 Gmail-tipp, amely segít az e-mail meghódításában. 38 Gmail-tipp, amely segít az e-mail meghódításában
• A push for nulla e-mail A push for nulla e-mail
• 4 módszer az e-mail túlterhelés elleni küzdelemhez az irodában 4 módszer az e-mail túlterhelés elleni küzdelemhez az irodában

Voálá. A nullszázalékban van, és nem is kellett egyetlen üzenetet elküldenie.

Senki sem várja el, hogy egy kaotikus postafiókot átalakítsa egy éjszaka alatt. Alkalmazza néhány pozitív szokást apránként. Végezzen néhány időszakos műveletet, például ürítse ki a kukát vagy tömegesen törölje az elküldött e-maileket, hogy érezze magát, ha előrehalad.