Szervezze fel: mikor lehet törölni?

A digitális adatok mentése vicces dolog. Ennek megtartása gyakran nem jelent értéket (vitatható nyilatkozat, és én hozzá fogok érteni), de mivel ez nem foglalja el a fizikai helyet, és a virtuális tér olcsó, felfüggesztjük.

Mindent megtakarításnak azonban vannak következményei. Ha az adatok megőrzésével vagy törlésével küzd, a munkafájloktól a fényképekig az e-mailig, ez az oszlop segít átgondolni a jelenlegi dilemmát, és új stratégiákat dolgozhat ki az egyre növekvő terhelés kezelésére.

A megtakarítók pszichológiája

Valamit eldobni vagy törölni gyakran inkább pszichológiai vagy érzelmi nehézségről van szó, mint ésszerű döntésről. Nagyon gyakran, amikor az ujjunk lebeg a törlés gomb fölé, az a dolog, amely megakadályogat minket, nyomja meg a potenciális értéket, nem pedig a valós értéket. Úgy gondoljuk, "Lehet, hogy az e-mail szálban szerepel információ a projektről, amely két évig befejeződött, és amire a jövőben szükségem lesz." Vagy: "Mi lenne, ha egy nap megtanulnám fotószerkesztő szoftver használatát, és megtisztítanám azokat a képeket, amelyek a jelenlegi állapotban nem nagyon jóak?"

Amikor e-maileket, fényképeket, zenét, jegyzeteket és más fájlokat mentünk, sokan közülünk nem értékelik az adatok valós értékét a jelenlegi állapotban. Olyan jövőbeli körülményekre gondolunk, amelyek előfordulhatnak, vagy nem. A dolgokra lógunk, mert mi okozza a hibát? A digitális tárolóhely olcsóbb, mint valaha. Sok felhőalapú tárhelyet ingyen kaphat. A külső merevlemezek nem olyan drágák. És egy tipikus otthoni számítógépen, táblagépen és okostelefonon sok helyet foglal el - még akkor is, ha a legkisebb mennyiséget vásárolja meg -, sokszor több, mint valaha egy évtizeddel ezelőtt.

Az egyik gondolatmenet az, hogy az összes rendelkezésre álló hely felhasználásával soha nem szabad törölnünk semmit. Az archiválás rendben van, de a törlésnek nincs értelme. Hiba az óvatosság oldalán, és mindent elment. A táborban élő emberek - nevezzük őket megtakarítóknak - gyakran virágzik a potenciális érték fogalmán. "Mi lenne, ha üzleti vállalkozásaink kitalálnák, hogyan lehet értékes információkat kinyerni az összes régi e-mailből?" És valószínűleg konzervatív megközelítést is alkalmaznak: "Még nem tudjuk ezen adatok történetének értékét, ezért meg kell őriznünk azt az időt, amikor ezt megtesszük."

Amikor a mentők megpróbálják elérni megőrzött adataikat, általában néhány váratlan valós problémát vetnek fel. Először: ahogyan az informatikai osztály munkatársa elmondta: "A tárolás olcsó, de fenntartása drága." Az archívumok indexelésével és lekérésével - pénzben, időben vagy mindkettőben - költség merül fel, attól függően, hogy hol és hogyan archiválják. Ha úgy gondolja, hogy az összes olyan információval rendelkezik, amelyre valaha szüksége van, mert szorgalmasan archiválja az Outlook-fájljait, kettős kutya merem megpróbálni valami konkrét lekérdezését. A fájlok archívumba küldése egyszerű. Kihúzva őket, és megtalálva mit akarsz, fáj a nyaka, és valójában kevés ember csinálja. A megtakarítók mindent nem azért mennek el, mert szükségük van adataikra, hanem azért, mert szeretik azt az elképzelést, hogy szükség esetén meg tudják szerezni az adataikat. Kérdezd meg magadtól, hogy azok az.PST fájlok, amelyeket az elmúlt 10 évben megtagadtak a törlésről, nem más, mint biztonsági takaró.

Más szavakkal, amikor valamit archivál, attól függően, hogy hol és hogyan archiválódik, elérhetetlenné válhat és több problémát okozhat, mint amit érdemes letölteni.

Kiegyensúlyozott megközelítés a mentéshez és az archiváláshoz

Véleményem szerint jobb megközelítés az, hogy egyértelműen megkülönböztessük a "munkafájlokat" vagy az "aktív adatokat" és az egyéb típusú adatokat. A „munkafájlok” kifejezést olyan adatok leírására használom, amelyekre szükségem van a folyamatban lévő, illetve a közelmúltban befejezett munkákhoz, hogy ésszerűen szükségem legyen a közeljövőben. Az "aktív adatok" alapvetõen ugyanazt jelentik, de lehet, hogy jobban leírják azokat a számítógépes fájlokat, amelyek nem kapcsolódnak a munkához, például a családi fényképeket és a szórakoztatást (zene és videók). Különbség van az aktívan játszott zene és a gyűjtés céljából összegyűjtött zene között, de valószínűleg nem fog lejátszani… soha.

A fájl kora nem mindig mutatja meg, hogy aktív-e. Például néhány régi fényképet aktívnak tekinthet, ha meg akarja osztani őket, vagy beépíteni a projektekbe, például a családtörténetet vagy a falnaptárt. Ha azonban ugyanazon fotókompozíció 18 verziója van, és ezek közül 16 homályos, akkor nagyon valószínű, hogy valaha is használja ezeket a 16 felvételeket, vagy bármilyen értéket megszerez tőlük. Ha egy fájl értéke alacsony, az a kukába kerül. Engedje el a képzeletbeli potenciális értéket, és csak törölje azt.

Azt is gondolom, hogy ez segít a törléshez hasonló archiválás gondolatában, azaz ha valamit archiválunk, alapvetõen elérhetetlen, még akkor is, ha nem mentek el jórészt.

Íme egy nagyon világos példa: Az Egyesült Államok kormánya azt diktálja, hogy az amerikaiaknak hét év értékű adóügyi nyilvántartást kell vezetniük, tehát az összes adat "aktív", és oly módon el kell menteni, hogy könnyen hozzáférhető legyen. A több mint hét évvel ezelőtti adónyilvántartása valószínűleg archiválható, mivel nagyon valószínűtlen, hogy valaha is meg kell férnie hozzájuk, de valószínűtlen, hogy Önnek vagy családjának, üzleti partnereinek vagy jogi tanácsadójanak szüksége lehet vagy akarja őket a jövő.

Hogyan lehet tudni, mikor kell törölni (vagy archiválni)

Honnan tudja, mikor törölheti számítógépének adatait és fájljait? A magadnak beillesztett szabályok valószínűleg fájltípustól függően változnak, így itt találunk néhány tippet a tipikus irodai fájlok (szövegszerkesztés, táblázatok, prezentációk stb.), E-mail, fotók, valamint zene és videók számára.

Pontosan adja meg az értéket. Gyakorlatilag, amikor ideje tisztázni a rendetlenséget, jelölje ki, hogy mire van szüksége vagy szeretne tudni a munkáról, az adatokról vagy a fájlról, és hol találja meg. Ezután keresse meg azokat a helyeket, ahol másolatot készített - amely gyakran ugyanaz a hely, ahol elindíthatja a törlés gombot.

Tegyük fel például, hogy menti a következőket: elküldött számlák PDF-fájljait, a kifizetett számlák ellenőrzésének másolatát és az összes számlázási tevékenység táblázatát. A fizetés megérkezése után egy bizonyos időpontban érdemes lehet törölni (vagy archiválni) a számla PDF-fájljait. Az üzlet lezárult, az ellenőrzés befejeződött, és jó eredményei vannak az előrehaladásról.

Törölje a fényképeket fényképezés közben. A fényképekkel ne feledje, hogy az a tény, hogy képes több tízezer kép mentésére, nem azt jelenti, hogy meg kellene tennie. Ha szokta törölni a nem koncentrált képeket és más rossz képeket, amikor elkészíti őket (ez az egyik legfontosabb dolog a digitális fényképezésben).

Szemetes rutin e-mailek. E-mailben törölje a rutin üzeneteket és a gyors kommunikációt, amely nem tartalmaz olyan információkat, amelyekre később szüksége lehet. A legtöbb ember rendezhet címzett szerint, és tudja, hol fog ezeknek a fájloknak a nagy része lenni.

Csak az e-mail mellékletek egy példányát mentse el. Törölje a mellékletekkel ellátott e-maileket, de szükség esetén mentheti a mellékletet helyben. Vagy fordítva: tartsa meg az e-mailt, dobja el a fájlt. Akárhogy is, az e-mail csatolmányok jó hely a másolat azonosításához, és csak egy példányra van szüksége. A kifejezetten az e-mailekkel kapcsolatos további tippeket lásd: „Hogyan lehet elkerülni az e-mailek túlterhelését”.

Dump (vagy archív) média, amelyet nem játszik. Az összes zene- és videótartó számára reálisnak kell lennie, hogy mely fájlokat fogja lejátszani. Ha valódi nehéz médiafelhasználó vagy, élvezze azokat a felhőalapú szolgáltatásokat, amelyek licencet adnak a tulajdonában lévő média számára (a la iTunes Match), hogy ne kelljen tárolnia a dolgok helyi másolatait, amelyekre gondolsz, de soha valójában játszani.

Lehet, hogy ez csak a személyiségem, de a szabadság érzetét érzem, amikor nem vagyok megtámadva olyan fájlokkal, amelyekre egyszerűen nincs szükségem. Még egy kis haszontalan adat, vagy olyan fájlok törlése, amelyeknek nincs valós értéke, segít nekem úgy érezni, hogy inkább azokra az adatokra összpontosítok, amelyek nem számítanak.