Szerveződés: hogyan fedezze fel költségelszámolását az év vége előtt

Az év végéhez közeledik. Csendesen dolgozik az íróasztalán, amikor új e-mail érkezik a számviteli osztálytól. Hangosan felpörögsz a tárgysorban, és minden munkatársuk megfordul, hogy lássa, mi a baj. Arca elpirul, amikor beismeri, hogy addig a pillanatig teljesen elfelejtette elküldeni egy költségjelentést. Az e-mail szerint a határidő ma van. Az arcától érkező hő rettegés érzésévé válik, amely a mellkasán és a gyomor gödörébe fuss. Vállalata néhány száz dollárnak tartozik neked, és ebben az évszakban valóban felhasználhatja. Ne ess pánikba! Ezek az egyszerű lépések segítenek a költségek ellenőrzésében.

Egyes szervezetek megkönnyítik a költségjelentések benyújtását, még akkor is, ha késik. Például óriási segítséget nyújt a költségjelentési rendszerhez kötött vállalati hitelkártyák használata, ám nem mindenki élvezi ezt a luxust. Tehát vegyen mély lélegzetet, és kövesse ezeket a lépéseket, hogy a késedelmes kiadási jelentést a lehető leghamarabb elküldje.

Vegye figyelembe, hogy e cikk nagy része az önálló vállalkozókra is vonatkozik, akiknek az év végén be kell számolniuk a bevételeket, hogy igényeljék az üzleti költségek adókedvezményeit.

1. Kérdezze meg, mikor van a valódi határidő, és tudjon-e késedelmet benyújtani

Attól függően, hogy a szervezet mikor állítja be a pénzügyi évet és hogyan kezeli az elhatárolásokat, a költségjelentések benyújtásának határideje már elmúlt. De ez nem feltétlenül jelenti azt, hogy már késő benyújtani a bevételeket. Okos emberek pad határidők. Ha valaki azt mondja, hogy a határidő péntek napja végén van, nagy esély van arra, hogy az igazi határidő hétfő reggel vagy későbbi.

Kérdezze meg valaki a könyvelést vagy a főnököt, hogy nyújtson egyértelmű részleteket a költségjelentések valódi határidejéről és arról, hogy tehet-e bármit, ha elmulasztotta. Gyakran van. Ha késleltetni tudja, akkor legyen kedves és kegyelmes az embereket segítő emberekkel, és hajoljon hátra, hogy pontosan azt adja meg, amit kérnek. Legyen részletes. Ne feledje, hogy szívességet csinálnak neked. Mindent megtesz annak érdekében, hogy visszatérjen azáltal, hogy megkönnyítik a munkájukat.

2. Ellenőrizze a nyugták szabályait

Ha korábban már benyújtott költségjelentést, akkor valószínűleg ismeri a nyugták benyújtásának alapvető szabályait. De tudod a finom részleteket? Ha egy költségjelentést sokkal a költségek felmerülése után nyújt be, akkor valószínűleg elveszített néhány bevételt. Megtudhatja, létezik-e irányelv, például úgy, hogy csak 10 dollárt meghaladó költségekhez kell bevételeket követelni. Arra is kérdezze meg, hogy meg tudja-e mutatni a fizetés igazolását, ha hitelkártya-kimutatást nyújt be a kiemelt sorral. Ezek a részletek megváltoztathatják a kiadási jelentés elkészítéséhez szükséges időt.

3. Készítsen vázlatot a tételekről és a dátumokról

Miután eljött az ideje, hogy elkezdje elkészíteni a lejárt költségjelentést, készítsen durva listát a főbb költségekről, amelyekre igényelnie kell, például a vásárolt tárgyakról, az utazásról és az ügyfelek vendégszeretetéről. Ha csak egy tételt vagy egy utazást nyújt be, akkor hagyja ki ezt a lépést.

Ha a listán szereplő elem esemény, például ügyfél látogatás vagy konferencia, jegyezze fel a dátumokat. Majd az esemény alatt hozzon létre egy bejegyzést minden napra, így:

X konferencia: június 1-3

Június 1

Június 2

Június 3

4. Képzelje el költségeit

Az utazásokkal vagy rendezvényekkel kapcsolatos költségek összerakásakor segít először felsorolni a legnagyobb kiadásokat (például repülési, szállodai és részvételi díjak), majd megpróbálom minden nap visszahívni vagy újraképzelni a kisebb kiadások fedezésére. Ezt a napi bejegyzés alatt tegye meg.

Szeretek egy durva vázlatot készíteni a lehetséges költségekről, majd kitölteni, amint emlékszem rájuk (az 5-7. Lépés tartalmaz néhány trükköt a hiányosságok kitöltésére, ha a memória nem sikerül). A vázlatnak tartalmaznia kell a következő pontok számát, amelyek az Ön dátumai szempontjából relevánsak:

• Kiindulási hely. Hol aludtál? Van-e valamilyen kiadása ezen a helyen, például a Wi-Fi-díjak?
• Helyi utazás. Elmentél bárhová, és ha igen, hogyan jutottál el oda (autó, taxi, autószolgálat, tömegközlekedés)? Hogy tért vissza? Ha mérföldes díjat igényel a vezetésért, mi volt a távolság?
• Ételek. Hol volt reggeli, ebéd és vacsora? Vásárolt italokat, beleértve palackozott vizet és kávét, vagy harapnivalókat?
• Kellékek. A nap folyamán várt vagy váratlanul kellett vásárolnia?
• Befejezés helye. Hol fejezte be a napját? Mit fizetett érte?

Ezeknek a kérdéseknek a feltevése gyakran segít felidézni azokat a költségeket, amelyeket egyébként elfelejtett volna.

5. Bördüljön át a bevételek között

Ha van halom bevételeket, akkor essen át rajta, és illessze őket a létrehozott körvonalakhoz. Ennek oka van, hogy előbb ezt a lépést nem csinálom. A bevételek néha átalakítják memóriánkat oly módon, hogy a nap részét kihagyják. Tegyük fel például, hogy megnézte a bevételeket, és látta, hogy gyorsan elfogyasztott reggelit egy kávézóban, majd később ebédett a konferencia helyszínén. Most élénk emlékszel erre a két eseményre, és készen állsz arra, hogy továbblépjen a következő nyugtára. De emlékezetéből valószínűleg kihagyta a két hely közötti 15 dolláros Uber-utat, csak azért, mert nem volt fizikai nyugtája a memória kiváltásához. Könnyű elfelejteni a részleteket, ha nincs ravaszt.

6. Olvassa be a naptárát

A naptár tartalmazhat további emlékeztetőket, amelyek elősegítik a pontos költségjelentés elkészítését. A nap kitöltésekor nyissa meg a naptárt, és szkennelje be, hogy ellenőrizze az utazás dátumait és a fontos eseményeket. Egyes bejegyzések kiválthatják a memóriát a költségekről, valamint a költségek hiányát. Például, ha egy üzleti partner naptári meghívót küldött vacsorára egy utazás napján, és ő fizetett, akkor nem kell aggódnia, hogy aznap este meg kell keresnie étkezésének igazolását.

7. Olvassa el a menta

Egy másik remek hely a hiányzó kiadások keresésére a pénzverde. A Mint egy személyes pénzügyi alkalmazás, amely összes pénzügyi tranzakcióját egyetlen kereshető weboldalra és alkalmazásba egyesíti. A Mint segítségével szűrheti az összes hitelkártya- és bankkártya-költséget dátum szerint, ami segíthet felfedezni az elfelejtett költségeket. Ebben a példában, amelyet korábban adtam egy Uber-nyugtáról, az információkat megtalálhatja a pénzverdeben található dátum keresésével, amely megkönnyíti az e-mailben a valódi igazolás megtalálását.

Címkékkel is felveheti a pénzverdeben a sorok tranzakcióit, és ha ezt egész évben vállalta üzleti költségekre, akkor könnyen megtalálhatja az összes igényelhető költséget.

Korábban említettem, hogy ha nem talál nyugtát, akkor felteheti azt a kérdést, hogy benyújthat-e hitelkártya-kimutatást egy példányt, amely kiemeli a sorot költségként. A pénzverde is itt segít, mert megmondja, hogy melyik hitelkártyát használt.

8. Ne felejtse el a tippeket és a parkolást

A kiadások két kategóriája, amelyet könnyű figyelmen kívül hagyni, a tippek és a parkolás. A készpénzben fizetett kis tippek, például a szállodai takarító személyzetnek és a hamburgereknek, soha nem érkeznek bevételekkel. Lehet, hogy a parkolási díjak készpénzben is vannak nyugták nélkül. De ezek összeadódnak, és érdemes azt állítani, ha elkészítette őket.