Szervezés: 7 módszer a névjegyek automatikus szervezésére | Jill Duffy

Hány e-mail címet használ? Ennek eredményeként hány kapcsolati adatbázis van? A címjegyzék naprakészen tartása fájdalom, mivel gyakori frissítést igényel. Szerencsére van néhány módszer a névjegyzék frissítésének és biztonsági másolatának készítésének automatizálására.

Itt megosztom veled hét módszert, amellyel automatikusan megszervezheti a névjegyzékét. Öt trükk használja az IFTTT-t, egy ingyenes webhelyet és szolgáltatást, amely azt jelenti, hogy "ha ez, akkor az." Az IFTTT így működik: Ön felhatalmazza arra, hogy hozzáférjen a használt online fiókokhoz, például a Gmailhez, az Evernote-hez, az iOS-kapcsolatokhoz és így tovább. Ezután elkészíti a "ha ez, akkor a" forgatókönyveket (vagy "recepteket", ahogy nevezik), amelyeket a szolgáltatás hajt végre. Megmutatok néhány példát egy pillanat alatt. A receptek létrehozásához nem kell tudnia, hogyan kell kódolni vagy írni szkripteket. Nagyon egyszerű.

Inkább az IFTTT webhelyét használom teljes méretű számítógép vagy laptop képernyőjén, de van egy IFTTT iPhone alkalmazás és egy nemrégiben kiadott IFTTT Android alkalmazás, ha inkább egy mobil eszközön dolgozik.

Tehát itt van öt módszer az IFTTT használatára (és két bónusz módszer az IFTTT-től eltérő eszközök használatával) a címjegyzék megszervezéséhez, biztonsági másolatának készítéséhez és általában karbantartásához. Iratkozzon fel ingyenes IFTTT-fiókra, és keresse ezeket a recepteket a webhely "Tallózás" részében. Észre fogja venni, hogy az itt szereplő receptek jellegűek, de eltérő szolgáltatásokat használnak. Az automatizálással kapcsolatos további javaslatokat lásd a 101 legjobb ifttt recept című részben.

1. Ha érkezik az új Gmail e-mail, akkor hozzáadja a „Címből” elemet a Google Drive-hoz

Engedélyezze ezt a receptet, és amikor új Gmail üzenet érkezik, automatikusan hozzáadja a feladó e-mail címét egy Google Drive-táblázathoz. A recept tesztelésekor észrevettem, hogy másolatokat fog kapni, ami ilyen bosszantó és kevésbé ideális. Ha intelligens, automatizált módon rendelkezik a lista megtévesztésével, kérjük, ossza meg a hozzászólásokban!

2. Ha az Új név hozzáadódik az iOS névjegyekhez, akkor hozzáadja a „Címből” elemet a Google Drive-hoz

Ez az automatizálás ugyanúgy működik, mint az előtte, azzal a különbséggel, hogy az iOS névjegyeket használja, nem pedig az új bejövő Gmail üzeneteket. Ennek eredményeként nem szenved a fent említett ismétlődő probléma. A lefelé nézve csak az Apple felhasználók számára készült.

3. Ha az új névjegy hozzáadódik az iOS-névjegyekhez, akkor hívja meg a kapcsolatot a LinkedIn-en

Kapcsolja be ezt a receptet, és ez segít a LinkedIn kapcsolatok adatbázisának karbantartásában. Használhatja más iOS Contact receptek mellett (nem korlátozódik csak egyre), de megint csak akkor, ha Ön Apple felhasználó.

4. Ha új e-mail érkezik a Gmailbe, akkor a feladó e-mail címét csatolja az Evernote megjegyzéséhez

Ez a recept az egyetlen a listán, amelyet nem készítettek elő az IFTTT-ben, és elérhető a "Tallózás" szakaszban, de megosztottam, tehát most nyilvánosan elérhetőnek kell lennie. Mint az előző Gmail receptnél (ez a lista első számú), új e-mailek érkezésekor másolatot fog tenni, de legalább meg fogja készíteni a névjegyzék biztonsági másolatát.

5. Ha az új névjegy hozzáadódik az iOS-névjegyekhez, akkor csatolja a Megjegyzés az Evernote-hoz

Itt van még egy iOS-felhasználók számára. Biztonsági másolat készítése az iOS-kapcsolatokról az Evernote-ba. Írta: ez a recept rögzíti a feladó nevét, telefonszámát, e-mail címét, címét, tagságát (szervezet / vállalat), munkacímét, jegyzeteit és a hozzáadási dátumot. A receptet szerkesztheti, ha kíváncsi bármelyik mezőre.

Két bónusz trükkö

Noha az IFTTT kiváló szolgáltatás, amelyet könnyen kezelhetünk, van még két taktikám a kapcsolattartási információk megszervezésére.

6. Küldje tovább az üzeneteket Gmail-címének egyedi változatára

Az egyik egy régi Gmail-trükköt használ. Kiderült, hogy a Gmail-cím időszakai nem befolyásolják a levelek kézbesítését. Tehát, és mindkettő ugyanazon a számlán szállítja. A trükk az, hogy egy olyan szabályt állít fel a Gmailen, amely kiszűri a Gmail-cím különböző variációit. Olyan szabályt állítottam fel, hogy ha a bejövő e-maileket a személyes Gmail-címre küldöm, a névben két speciálisan elhelyezett ponttal, az üzenet átugorja a beérkező levelek mappáját, és „Névjegyek” feliratú. Ezt a címet használom, amikor e-mailt kapok a munkahelyem címére, amelyet olyan személytől kapok, aki szintén személyes kapcsolattartóvá válik: továbbítom az üzenetet a különféle variációs Gmail-címemre vagy válaszomra. Ennek eredményeként ezek az emberek és az e-mail előzmények most a személyes Gmailamban vannak, teljesen kereshetőek, de el vannak távolítva a szemüvegből a beérkező levelek között.

7. Automatikusan hozzáadja a névjegyekhez a bejövő és a meglévő e-maileket

A második trükk az ingyenes alkalmazás, a EasilyDo for Android vagy az EasilyDo for iPhone. Ez egy személyes asszisztens alkalmazás, tucatnyi automatizálással, amelyet opcionálisan engedélyezhet. Van egy automatizált kapcsolati információ, amely új és meglévő kapcsolati információkat keres azokból az e-mail fiókokból, amelyekhez hozzáférést engedélyez. Ezután hozzáadja az általa talált embereket a Névjegyek, az Evernote, a Salesforce és a LinkedIn fiókokhoz, vagy a választott személyeket. Az EasilyDo általában felismeri, amikor egy névjegy már létezik, megszabadulva a másolási problémától, amelyet néhány más automatizálás során észlelttem, és még egy duplikátum-automatizálással is rendelkezik, amelyet futtathat a meglévő kapcsolatok tisztítására.

A névjegyek rendszerezése, biztonsági mentése és naprakészen tartása az egyik a házimunkát igénylő karbantartás. De amikor automatizálja ezt a karbantartást, gyakorlatilag nincs munka a vállán.