Videó: LEDIGA JOBB: HR-generalist (November 2024)
Rengeteg filozófia és módszertan található az e-mail hatékonyabb felhasználásához. Alapvetőek a zavarás korlátozására és a termelékenységre. De azt is tudnia kell, hogy milyen eszközök állnak rendelkezésére, hogy odajuthasson erre a termelékenyebb helyre.
Az e-mail szolgáltatók és a harmadik féltől származó alkalmazásfejlesztők feltaláltak néhány kivételes eszközt, amelyek sokkal hatékonyabbá teszik az e-maileket. Ötnek gondolom, hogy a legnagyobb hatással vannak és a legszélesebb körben alkalmazhatók. Együtt segítenek
- jobb e-maileket írhat,
- az e-maileket feladatokká alakíthatja,
- visszavonja az e-mailek küldését,
- ütemezze az e-mailek küldését, és
- e-mailek elhalasztása.
A feleslegesen hosszú vagy nem világos e-mailek írása időpocsékolás. Előfordulhat, hogy a címzettnek nincs ideje elolvasni őket, vagy időt pazarolhat az újraolvasáshoz, hogy megértse ezeket, vagy esetleg felelõsnek kell lennie a feladónak. Ráadásul mindenekelőtt az összes pazarolt idő íródik nekik.
Két alkalmazás keményen dolgozik, hogy segítsen jobb e-mailek írásában, mivel magára az írásra koncentrálnak: Grammarly és Crystal.
A Grammarly egy olyan plug-in, amely helyesírás-ellenőrzőként működik, hogy elemezze a nyelvtant, és valóban intelligens javaslatokat tegyen a nyelv szigorítására, egyértelmű íráshoz és a gyakori hibák kijavításához. Figyelemre méltó képessége különösen az ESL hibáinak észlelésére.
A Crystal egy plug-in is, és arra ösztönzi Önt, hogy testre szabja az e-mail nyelvét, hogy vonzza a címzettet. Így működik: A Crystal először online megtalálja a címzetteket - a Twitter-fiókokat, a Facebook oldalakat és így tovább -, és megvizsgálja, hogyan használják és hogyan reagálnak a nyelvre. Tömörek és közvetlenek? Vagy inkább beleakadnak a hosszú vitákba? Az eredmények alapján a Crystal vezeti az írást.
Ha nem erős író, a Crystal nagyon világos kérései valóban segíthetnek a szavak megtalálásában, hogy megírja, amit mondani szeretne. Ez egy értékes javaslat, de van benne valami, ami rosszul dörzsöl engem. Vitathatatlan az a feltevés, hogy személyre szabja a nyelvét, hogy valamit kiszabadítson a másik személytől, és ezt manipulatívnak találom. Lehet, hogy nem zavar téged, vagy talán pontosan az, amit keres. Semmi esetre sem tagadjuk, hogy jó az, amit csinál, mindenesetre.
Kapcsolja be az e-maileket a feladatokba
A beérkező levelek maguk nem a teendők listája, de valószínűleg továbbra is megkapják az e-mailben hozzárendelt feladatokat. A javítás az, hogy összekapcsolt alkalmazást állítson fel a feladatok hatékonyabb áthelyezésére megfelelőbb helyre.
Ahelyett, hogy manuálisan gépelne be egy új feladatot magának a használt teendőkbe vagy emlékeztető alkalmazásokba, csatlakoztassa az alkalmazást közvetlenül az e-mail fiókjához, vagy állítsa be az e-mail továbbítást, és egy vagy két kattintással helyezze el az e-mailt a megfelelő helyre.
Néhány alkalmazás, amely támogatja az e-mailek áthelyezésének lehetőségét egy másik alkalmazásra, akár közvetlen kapcsolat, akár e-mail továbbítás révén, a Wunderlist, az Evernote Plus és a Premium, a Todoist Premium, a Boxer és a Newton Mail.
Visszavonás a küldéshez
Mindannyian idő előtt eltaláltuk a Küldés lehetőséget, akár azért, mert figyelmen kívül hagytunk egy elírási hibát, elhagytunk valamilyen információt, vagy nem álltunk át a jelen pillanatban felírt e-mail átgondolására. Ugyanakkor nem kell sajnálnod, hogy nem sikerült második e-mailt írni. Csak képesnek kell lennie a küldés visszavonására.
A küldés visszavonása különbözik az üzenet visszahívásától. A küldés visszavonása esetén az üzenet soha nem kerül elküldésre. Alapvetően az e-mail üzenete 10-30 másodpercig tartja az üzenetet, ezalatt meggondolhatja magát.
A Gmail rendelkezik a Küldés visszavonása gombbal (ennek beállítását lásd az alábbi videóban), amelyet minden Gmail-felhasználónak engedélyeznie kell. A Newton Mail (amely gazdag funkciókkal rendelkezik az e-mailekhez a mobil eszközökön) is rendelkezik egy, amely minden támogatott e-mail fiókban működik, és amely magában foglalja a Microsoft Exchange és az iMap fiókokat. Más e-mail szolgáltatók is kínálják.
Küldés ütemezése
A "Jelenleg" nem mindig megfelelő idő e-mail küldésére. Ez az, amikor a menetrend szerinti küldés hasznos lesz. Ez az e-mail szolgáltatás lehetővé teszi, hogy a jövőben válasszon egy időt, amikor az üzenet kézbesítésre kerül. Az Outlook, a Boomerang for Gmail és a Newton Mail mind megvan.
Az ütemezett küldéssel, amíg az üzenet még nem ment ki, továbbra is szerkesztheti. Tehát lefedi a küldés visszavonása funkcióval megegyező alapot.
Szundikálás
Nem vagyok rajongója az Inbox Zero filozófiájának, amely arra törekszik, hogy az olvasatlan üzenetét semmi sem számolja. Túl sok időbe telik a kezelés, és nem foglalkozik az emberek valódi e-mail igényeivel sem pszichológiai, sem technikai szempontból. Ugyanakkor a szubkolás rajongója vagyok, és ugyanakkor az a gondolata, hogy a beérkezett üzenetek számát bármikor minimalizáljuk.
A szundi nem más, mint egy ideig egy üzenet elrejtése a beérkező levelekből. Meddig? Te döntesz. Ennek eredményeként koncentrálhat a fontos üzenetekre anélkül, hogy elvonja a figyelmet a kevésbé fontos üzenetekkel. Ezek a kevésbé fontos üzenetek újból megjelennek, amikor jobb, ha velük foglalkozik. Az Outlook (ahol azt "menetrendnek" hívják), az Airmail, a Sparkmail és a Newton Mail mind szundi gombokkal rendelkezik.
Ha érdekli, hogy produktívabbak legyenek (és ki nem?), Akkor vessen egy pillantást a Legjobb Termelékenység Alkalmazások körébe. Nem számít a munka hatékonyságával kapcsolatos problémák, ott legyen több alkalmazás vagy szolgáltatás, amelyek segítenek jobban kihasználni az idejét.
