Szerveződjön meg: 3 módszer az asana új kanban tábláinak használatára

Néhány termelékenységi eszköznek igazán nincs értelme, amíg nem látja őket működésben. Tehát, ha soha nem használta a kanban táblákat, akkor valószínűleg nem is értette, hogy az Asana hozzáadja a Kanban táblákat a munkafolyamat-kezelési és együttműködési szolgáltatás körül zajló összes hang. Ha azonban érdekli, hogy produktívabb legyen-e a munka, akkor érdemes megvizsgálni, ahogy magyarázzam.

A nem kezelt, online Asana alkalmazás számára, amely a közelmúltban sok vonzósságot szerzett. Ez a szolgáltatás alapvetően egy tennivaló lista a szteroidokról. Használhatja Asanát egy embercsoporttal, és ez nagyon népszerű a munkahelyeken. Újdonság az Asanában a múlt héten a tábláknak nevezett szolgáltatás, amely a kanban táblákon alapul. A Kanban egy általános kifejezés, amely leírja az alkalmazás típusát és az alkalmazás használatának rendszerét is. Az egyik legismertebb kanban fórum-alkalmazás a Trello.

A Kanban az IT-csoportok és a szoftverfejlesztő csoportok körében is nagyon népszerű. Amikor leírják, elkerülnek olyan kifejezéseket, mint a Scrum és az időben történő kézbesítés, és elvárják, hogy a rendszeres népek megértsék, mit értenek. Nagyon zavaró.

A kanban megértésének sokkal könnyebb és egyértelműbb módja az, ha erre példákat látunk. Az alábbiakban néhány példát találunk a kanban táblákról, amelyek a munkahelyen ritkábban fordulnak elő, de szinte bárki számára értelmezhetők.

1. Kövesse nyomon a személyes feladatokat: teendők, teendők, kész

A kanban tábla használatának egyik módja egy személyes teendők listájának összeállítása, és ügyeljen arra, hogy soha ne vállaljon egyszerre túl sok feladatot. Hívjuk ezt a Teendõ, Csinálás, Kész fórumnak.

Ebben a beállításban három oszlop van: Teendő, Csinálás és Kész. Van még egy halom cetlik, amelyeket a kanbanban kártyának hívnak. A feladatokat a ragadós jegyzetekre írja, jegyzetenként egy feladatot, és a Teendők oszlopba ragasztja őket. Eddig jó.

Jelenleg a Feladat oszlopban van egy feladatlista, a Teendő vagy a Kész oszlopban pedig nincs semmi. Tudom, hogy láthatja, hová megy ez, de még nem ugorjon a következő lépésre.

Amit meg kell értenie a kanban táblákról, az az, hogy információt jelenít meg, amelyet ugyanúgy nyomon követhet valamilyen más módon. Az Asana-ban ehelyett a feladatokat listanézetben tekintheti meg, a listán szereplő fejlécek segítségével megkülönböztetve a különféle típusú feladatokat, mint az alábbi képen.

De ha ugyanazt az információt fedélzeti nézetben jeleníti meg, eltérő pszichológiai hatással lehet. A To Do, Doing, Done táblákkal az emberek általában önkorlátot szabnak arra, hogy egy adott időpontban hány feladatot tehessenek a Doing oszlopban. A cél egy olyan rendszer létrehozása, amely arra irányítja Önt, hogy csak néhány aktív feladatra összpontosítson. Lista nézetben könnyű érezni, hogy minden feladat azonos fontosságú, és mindegyiket most végre kell hajtani !

A To Do, Doing, Done kanban fórum nagyon jól működik a sok lépésből álló bonyolult feladatoknál. A fenti és az alábbiakban láthatja, hogy sok feladat nagy és nem teljesíthető egyetlen nap alatt. Ha a Doing listát legfeljebb két vagy három feladatra korlátozza, arra ösztönzi, hogy összpontosítson rájuk, amíg azok be nem fejeződnek.

Nagyon egyszerű alkalmazni ugyanazt a koncepciót, hogy korlátozzák a folyamatban lévő munkát (csinálják) a csapat beállításaira is.

2. Ossza meg a munkát egy megosztott feladattárolón keresztül

Itt van egy másik példa, amely meglehetősen egyértelmű. Használhat egy kanban táblát, hogy munkát tegyen elérhetővé egy csapat tagjai számára, hogy felvegyék és magukhoz rendeljék.

A könnyebb megértés érdekében tegyük fel, hogy ez háztartási házimunkák listája. Ebben a háztartásban három gyerek van: Andy, Berta és Claudio. Az első kanban oszlop a Chores. A következő oszlopok Andy, Berta és Claudio. Az utolsó oszlop kész.

A háztartási szabály az, hogy minden gyermeknek szombatonként egyet kell kiválasztania. Időről időre előfordulhatnak további házimunkák is. A gyerekek autonóm módon választhatják meg a házimunkát a rendelkezésre álló lehetőségek alapján. Kiválasztják, behúzzák azt a kártyát az oszlopba, és ezért felelősséget vállalnak érte. Amikor elvégzik a házimunkát, a kártyát a Kész oszlopba helyezik.

Könnyű elképzelni ezt az elrendezést munkahelyi környezetben. Lehet, hogy egy dolgozói csapat van egy halom munkával, amelyet mindannyian együtt kell elvégezni. Ahelyett, hogy a menedzser elvárná, hogy munkát rendeljen nekik, a feladatot az Elérhető munka tárolóból veszik igénybe.

3. Névjegyek kezelése

A kanban tábla használatának szokatlanabb módja az, ha a régiók vagy városok alapján tartja fenn a névjegyzék-listákat. Ugyanúgy, hogy ugyanolyan könnyen lehet lista formátumban, de sok ember számára az oszlopok és a kártyák látása más (pozitív) pszichológiai hatással bír.

Ezúttal, elég egyszerű, a táblán oszlopok találhatók különböző régiók és városok számára. Minden kártya egy kapcsolattartó, aki abban a régióban található. Amikor az utazás egy adott helyre ér el, könnyen áttekintheti azon névjegyzék listáját, amelyekkel elérheti ott tartózkodását. Ezenkívül nagyon gyorsan észreveszi, ha egyre több fontos kapcsolattartó vesz részt ugyanabban a helyen, ami azt jelentheti, hogy meg kell növelnie a látogatásának gyakoriságát.

A folyamat kicsit automatizálása érdekében közvetlenül a Asana projektbe továbbíthatja a névjegyekből származó e-maileket. Változtassa meg a tárgy sort a partner nevére és helyére, hogy megkönnyítse a későbbi rendezést és a kártyát. Mivel sok ember közli teljes elérhetőségi adatait egy e-mail végén, akkor mindent el is ment a kártyákra.

Tegyen többet a Kanban táblákkal

Remélhetőleg ezek a példák egy kicsit hozzáférhetőbbé tették a kanban táblákat a nem kezelt személyek számára. Használatuk sokkal bonyolultabb lehet, kezdve a szoftverfejlesztés nyomon követésével, amelyre már korábban utaltam, a készletellenőrzésig. Az alapvető példák, amelyeket adtam, azzal a céllal készültek, hogy megértsék, miért használhat egy Asana táblát, nem pedig egy listát. Légy kreatív és használd a táblákat, hogy kezeljék azt, ami a leginkább értelmezhető.

További információt keres az Asanáról? Elolvashatja az Asana használata az üzleti életben című cikket, a 7 Asana-trükköt, hogy egyre váljanak az üzleti munkafolyamatokkal, és a Slack vs Asana című cikket.