Expensebot értékelés és besorolás

Az alkalmazottak azt akarják, hogy a költségkövetési szoftver folyamata olyan egyszerű legyen, hogy ne kelljen elolvasniuk a kézikönyvet. A rendszergazdák és a könyvelők azonban az üzleti politikák és a jóváhagyási munkafolyamatok finomhangolását akarják. Ebben a helyzetben a legtöbb technológia esetében azt mondhatja, hogy "Soha nem találkozunk", de az ExpenseBot (amely havonta 9 dollárral kezdődik) esetén esetleg nem tart fenn. A költségszámviteli alkalmazás nem akadályozza meg az alkalmazottakat a választással, mégis egyedi számítási lehetőségeket kínál a könyvelő alkalmazottak számára. Csak egy enyhén bolondos exportfolyamat és az önkiszolgáló beszerzési folyamat hiánya tartja mögött a Szerkesztők Choice nyertesei, a Certified Now és az Expensify mögött.

Árképzés és szolgáltatások

Az ExpenseBot előfizetés havi 9 dollárba kerül egy aktív felhasználónként, legalább 99 havonta. Vannak nem nyilvánosságra hozott kedvezmények egy éves szerződésre vagy több mint 1000 felhasználót tartalmazó cégekre. Kísérletezés nélkül megtudhatja, hogy az ExpenseBot a megfelelő szoftver az Ön számára, mivel nincs ingyenes verziója vagy ingyenes próbaverziója. Az induláshoz e-mail beszélgetés szükséges a vállalattal; ez nem önkiszolgálás.

Az alkalmazottak nem fognak találni díszes gee-gaw-kat, és többségük hálás lesz. A költségadatokat webböngészőn keresztül, a mobilalkalmazáson keresztül, az e-mail azonosítóval történő továbbításával vagy hitelkártya-tranzakcióval (regisztrált vállalat vagy személyes hitelkártya segítségével) továbbíthatja az ExpenseBot-ba. Mindegyik rögzíti a vonatkozó számviteli adatokat, például a szállító nevét, a költségek kategóriáját és a tranzakció dátumát, mielőtt a költségeket egy jelentéshez rendeli. A költségeket számlázhatóként lehet megjelölni, így a költségeket átruházhatja az ügyfelekre.

Mint ezekhez az alkalmazásokhoz, a legtöbb ember először a mobilalkalmazáshoz fordul, hogy bevételeket készítsen. Ha nem az értékesítés helyén, akkor minden nap végén, miközben továbbra is megtalálhatja a gyűrött papírt a zsebében, és emlékszik, hogy mi volt. A mobilalkalmazás meglehetősen egyszerű, a jelentések, költségek, bevételek és beállítások kategóriáival rendelkezik. Míg mások (például az Expensify) megpróbálnak minden eszközt megadni a keze ügyében, az ExpenseBot nem mindent tesz az alkalmazásba.

Ennek ellenére semmi ok nincs panaszkodni a nyugtázási képességeiről. Az ExpenseBot pontosan elemezte a bevételeket, köztük a beírt tippeket, és emlékezett a korábban használt kategóriákra és a szállítónevekre. A folyamat felesleges és minimalizálja a döntéshozatalt. Ha összekapcsol egy személyes vagy vállalati hitelkártyát, miután az ExpenseBot beolvassa és átírja a nyugtát, megkísérel egyeztetni a nyugtát a hitelkártya tranzakciókkal.

A kilométer költségeket manuálisan is benyújthatja. Vagy ha beírja a kezdő- és a végcímet, az ExpenseBot felhívja a Google Maps-et, hogy kiszámítsa a tényleges távolságot (az ExpensePoint által megosztott szolgáltatás). Ez minden bizonnyal hasznos az egyirányú utazáshoz, bár szebb lenne, ha azt mondaná: "Most kétszer tedd meg a futásteljesítmény számítását, mivel találkoztam valakivel a belvárosban, majd visszatértem az irodába." Jobb válasz érhető el úton: Az év végére, a cég szerint, az ExpenseBot GPS-sel és naptár-integrációval rendelkezik. Tehát, ha tervezett ülést tervez, akkor azt fogja mondani: "Ön az A-ügyfelet 53 mérföld távolságban veszi; szeretné hozzáadni azt a jelentéséhez?"

Egy szokatlan hiányosság: Bármely alkalmazott kinevezhet egy küldöttet, amely lehetőséget ad arra, hogy kiadásokat és jelentéseket készítsen. Ha elég szerencsés, hogy irodai támogató személyzettel rendelkezik kiadásainak kezelésére, ez nagy segítséget jelent.

Egyszerű Nem azt jelenti, hogy egyszerű

Az ExpenseBot alkalmazhatja az „egyszerűen hülye” (KISS) elvet az alkalmazottak számára, de az adminisztrátorok és a könyvelők számára sok testreszabható erőt ad. A jóváhagyók elutasíthatnak egyetlen kiadást, és jóváhagyhatják a jelentés többi részét, így az 5 dolláros tételnek, amelyet felidéztek, nem kell tartania a San Francisco-i utazásra költött 2500 dollár fennmaradó részének visszatérítését. A költségeket e-mailben lehet jóváhagyni, így az osztályvezetőnek nem kell sok időt töltenie a web kliensen. Az ExpenseBot ellenőrzi a lehetséges másodpéldány költségeket, és felajánlja azok összevonását is. ("Két látogatás a Starbucksba ugyanazon a napon ugyanazon összegért? Ivott sok kávét, vagy kétszer benyújtotta?")

Az ExpenseBot alapszintű könyvelési kategóriákkal rendelkezik, előre konfigurálva, és természetesen még többet is hozzáadhat. Minden költségkategóriát egy főkönyvhöz vagy számlakódhoz lehet kötni, dátumtartományra vagy résztvevők listájára van szükség, és támogatni lehet az egyedi mezőket (például a "Tárhely száma"). A dolgokat logikusan is megszervezheti, hogy a repülőjegyek és a poggyászdíjak egymással összefüggésben legyenek nyomon követve, saját szabályaikkal és irányelveikkel összhangban.

A házirend-kezelés lehetővé teszi annak ellenőrzését, hogy egy felhasználó mennyit költ egy adott kategóriába, például havi 40 dolláros limit az otthoni internet költségeire. Szabályozhatja, hogy a felhasználók benyújthassanak-e egy költséget, amely meghaladja a házirendet (és figyelmeztetést jelenít meg a jóváhagyónak), vagy megakadályozhatják, hogy a jelentés a helyén elkövetett bűncselekmény bejelentésére kerüljön sor. A testreszabás kiterjed a jelentésekre is, nem csak a költségekre; például egy gyorséttermi lánc megkövetelheti az üzlet számát minden jelentésben.

Ez csak egy minta. Az ExpenseBot támogatja a több jóváhagyót, az osztályokat és a felhasználói profilokat (a főnökök eltérő bánásmódban részesülnek), a költségek elöregedését („A jelentést 30 napon belül kell benyújtania”, ami egyszerűen értendő), és rengeteg valutát.

Sajnos az ExpenseBot testreszabási ereje miatt gyenge az integráció a harmadik féltől származó számviteli rendszerekkel. A költségjelentés kezelése diszkrét folyamat, de annak eredményeit más rendszerekben kell rögzíteni, általában legalább egy számviteli rendszerben, és néha többet is. Az ExpenseBot segítségével azonban csak akkor integrálhat az Intuit QuickBooks alkalmazásba, amikor itt az ideje, hogy ténylegesen megtérítse a munkavállalót. Sajnálatosabban, ha összehasonlítom néhány, az általam áttekintett termékkel, a cég elismeri, hogy a QuickBooks integrációja "az Intuit web-csatlakozó használatát és egy kis finomságot igényel a beállításhoz". Az egyetlen másik lehetőség az adatok exportálása CSV formátumba, majd megnyitásuk egy másik alkalmazás, például a Microsoft Excel segítségével.

Ellentétben áll az ExpenseBot versenytársaival, például az Expensify integrációjával nemcsak a QuickBooks, hanem a Xero, a NetSuite és az Intacct között is. Mindezekkel a lehetőségekkel sok kézfogást kap a társaság. Valójában nem tudod elkerülni; Az ExpenseBot minden ügyféllel személyesen együttműködik a dolgok beállításában.

Az írás idején az ExpenseBot az "Ó milyen jó" és a "Miért nem teszi ezt?" Ez egy jó választás azok számára, akik egyszerűen csak a felhasználók számára akarnak dolgokat, anélkül, hogy minimalizálnák az adminisztratív ellenőrzéseket. De az önkiszolgáló felület hiánya, a csak a QuickBooks integrációjának támogatása és az ár, amely nem tűnik olyan barátságosnak, mint amilyennek lennie kellene, mindegyike együttesen csak egy bevágással marad a Szerkesztők által választott, a Certified Now és az Expensify. Ha azonban a negatívok nem azonnal üldöznek, sürgetem, hogy fontolja meg az ExpenseBot vállalkozása számára. Az egyszerűség és az erő egyensúlya valóban szép.