Office 2016: együttműködőbb, de nem egészen ott

Magától értetődik, hogy a Microsoft Office nemcsak a legnépszerűbb irodai termelékenységi csomag, hanem a legerősebb. Az olyan termékek, mint a LibreOffice és a Corel WordPerfect, közvetlen versenytársak, de nem tartoznak ugyanabba az osztályba. Ehelyett a versenyt a mobil alkalmazások és az online alternatívák, nevezetesen a Google Drive / Apps jelentették, amely több és jobb együttműködést kínál, valamint az online adattárolás előnyeit.

Az elmúlt hónapokban a Microsoft az iOS és az Android csomag új verziójával, a továbbfejlesztett webes alkalmazásokkal, valamint a legutóbb az Office 2016-ban az asztali csomag új verziójával állította össze az Office harcát ezen a fronton: szembeszállni a versenytársak együttműködési előnyeivel. Ebből a szempontból az Office 2016 csak részben sikeres; Egyes funkciók jól működnek, de sok olyan szolgáltatás, amelyben csak szeretne, még nem létezik. Az elmúlt néhány hónapban használva nagyjából úgy érzi, mint az Office régebbi verziói - jól működik, és továbbra is fej és váll felett van a verseny, de még mindig nem olyan együttműködő, mint szeretné.

Első pillantásra a Microsoft Office 2016 nem tűnik különösebben az Office utolsó néhány verziójától. Igen, a címsor megváltoztatta a színét, és úgy tűnik, hogy a szalagok és a menük megcsavarodtak, így jobban működnek, ha táblagépen (vagy bármilyen érintőképernyővel rendelkező számítógépen) dolgozik. De az alapvető funkciók nem változtak sokat - a parancsok csak ott vannak, ahol elvárják őket, a fájlformátumok változatlanok, és a dolgok, mint például a makrók és a kiegészítők, szintén ugyanazok. Mivel az elmúlt hónapokban már használtam, általában azt tapasztaltam, hogy jól működik, de ez nem nagy változás - mindaddig, amíg más emberekkel nem kezd együttműködni.

Valójában az Office 2016 fő előnye a továbbfejlesztett együttműködési szolgáltatások és az informatika egy kissé jobb irányítása a rendszer irányítása felett. Ezek közül az együttműködési funkciók - amelyek lehetővé teszik két vagy több ember számára, hogy együtt dolgozzon egy dokumentumon - valóban kiemelkednek.

Az Office korábbi verziói tartalmaztak néhány együttműködési funkciót, de az Office 2016 tovább megy ezzel, lehetővé téve, hogy a Word-dokumentumban azonnal megjelenjenek változások (mivel valaki más gépel). Miközben ez egy nagy lépés, az Excel és a PowerPoint asztali verzióinak együttműködési szolgáltatásai még mindig hiányoznak, bár a Microsoft a következő néhány hónapban megígérte, hogy frissít.

Az együttműködés nélküli szerkesztés messze nem egy új ötlet. Ez a szolgáltatás tette ki a Google Docs évekkel ezelőtt, és azóta a Microsoft számos együttműködési funkciót hozzáadott az Office-hoz, különösen az Office Online web alapú verzióiban. Ezekben a verziókban több ember szerkesztheti ugyanazt a dokumentumot, táblázatot vagy prezentációt egyszerre. Ez egy nagyszerű szolgáltatás, amely olyan táblázatokhoz hasznos, amelyekben több ember megadhat információkat különböző sorokról, vagy együtt dolgozhat egy dokumentumon a különböző szakaszok szerkesztésével.

Sajnos a webes alkalmazások nem szinte annyira hatékonyak, mint az asztali alkalmazások. Az online verziók nem tartalmaznak hatékony formázási funkciókat; Valójában azt tapasztalom, hogy az összetett dokumentumok formázása összezavarható, ha megpróbálunk meglehetősen kicsi változtatásokat végrehajtani a dokumentum kinézetében (a szöveg megváltoztatása nem jelent problémát), és az online verziókban hiányoznak a makrók, melyeket sok tapasztalt felhasználó használ támaszkodhat az asztali verzióban. Ez nem azt jelenti, hogy a webes verziók rosszak, de természetesen nem helyettesítik az asztali verziókat. Ugyanez vonatkozik az iOS és az Android alkalmazásokra: jó munkát végeznek a formátum megőrzésében a fájlokban, és jó úton haladnak, de a komoly szerkesztés és a dokumentum készítés szempontjából sokkal jobb az asztalon.

A Word 2013-tól kezdve a Microsoft néhány együttműködési funkciót elérhetővé tett az asztali alkalmazásokban. A Word 2013 programban jelezte, hogy mások szerkesztik a dokumentumot, de valójában nem láthatták azok változásait, amíg meg nem mentette (amikor kiemelésre kerültek).

A Word 2016 asztali verziójában nem csak azt jelzi, hogy ki hajtja végre a változtatásokat, hanem láthatja ezeket a módosításokat is gépelés közben. A tesztelés során azt találtam, hogy ez nagyon jól működik, bár a kapcsolattól függően a változások nem mindig jelennek meg azonnal.

Mindez megköveteli, hogy a dokumentumot egy Microsoft dokumentumtárban, például OneDrive vagy SharePoint tárolja. Ez néhány ember számára komoly korlátozás. Számos vállalatban a megosztott fájlokat egy hagyományos fájlkiszolgálón tárolják, és sokan a OneDrive-től eltérő szolgáltatásokat használnak tárolásra és megosztásra. A Microsoft bárki számára ingyenesen kínál egy OneDrive tárolót, és az emberek, akik a terméket az Office 365 előfizetési terv útján vásárolják, teljes hozzáféréssel rendelkeznek a OneDrive szolgáltatáshoz. Szeretem a OneDrive koncepcióját, de minden bizonnyal észrevettem a fájlok szinkronizálásával kapcsolatos problémákat a PC és a OneDrive között; a következő generációs szinkronizáló eszköz az előzetes tesztelésen van, és remélem, hogy ez hamarosan megoldja a problémát.

Gyakran dolgozom egy Word megosztott dokumentumon belül (amelyet a SharePoint online szerveren tárolok) olyan információkkal, amelyeket a csapatom frissít. A Word teljes asztali verzióját használjuk, nem a Web App, mert a formázás úgy működik, ahogy elvárjuk. Látom, hol működik ez sokkal jobban, ha a gépelés változásait látjuk a Word 2016-ban.

A nagy hátránya legalább egyelőre az, hogy amennyire az asztali alkalmazások megy, ez csak a Wordre korlátozódik. A PowerPoint megőrzi azokat a közös szerkesztési funkciókat, amelyek a 2013-as verzióban voltak (és hasonlóak a Word 2013-hoz), míg az Excel asztali verziója egyáltalán nem rendelkezik. A Microsoft szerint az Office 2016 részét képező Excel és PowerPoint jövőbeli verziói a közeljövőben valós idejű együttes szerkesztési képességeket kapnak, és hogy ezek a frissítések azok számára elérhetők lesznek, akik az Office 365 éves előfizetési tervében vásárolják meg az Office alkalmazást, de nem azok számára, akik megvásárolják az önálló asztali verziót. Időközben az alkalmazások webes verziói továbbra is együttműködést kínálnak, ami nem igazán foglalkozik a problémával. Van olyan alkalmazásom, ahol több ember írja be az adatokat az Excel-táblázat online verziójához, de a fejlett formázáshoz és a makrókhoz meg kell nyitnia az Excel teljes verzióját.

Word, Excel és PowerPoint

A központi alkalmazások egyik érdekes új funkciója a "Mondja el, mit akar" című neve, amely a Word, az Excel és a PowerPoint menüsorában jelenik meg. Például egyszerűen beírhatja a "tábla hozzáadása" parancsot, és megteszi, vagy a tradicionális súgórendszerhez irányítja. Úgy találtam, hogy ez egy kedvező kiegészítés, de egyértelműen még mindig van mit javítani. Például még nem rendelkezik hangos kereséssel (és a Windows 10 operációs rendszerben sem integrálva a Cortana-hoz), és általában különböző menüválasztásokat mutat fel, ahelyett, hogy egyszerűen az Ön dolgait tenné.

A Wordben egy másik érdekes szolgáltatás az "intelligens keresés", amely felkutat egy kutatási panelt, amely a Wikipedia és más webes források információit tartalmazza. Csak rákattint egy szóra vagy kiválaszt egy fázist, majd az előugró menüből válassza az intelligens keresést (amely olyan dolgokat tartalmaz, mint a vágás, másolás és beillesztés). A Word korábbi verziói lehetővé tették a szavak keresését, ha külön böngészőablakba lépnek, és rendelkeztek egy "kutatási ablaktáblával", de 2016-ra ez egyszerre kényelmesebb és önállóbb.

Ha érintőképernyővel és ceruzával dolgozik, most rajzolással hozzáadhat egy egyenletet: ez nem valami, amit sokat teszek, de látom, hogy hol lehet hasznos.

Az Excel használatával a legszembetűnőbb változások a diagramokkal kapcsolatosak, olyan új diagramtípusokkal, mint a Pareto és a vízesés grafikonok. Hozzátesz néhány animációt és egy új, Forecasting nevû funkciót. A PowerPivot szolgáltatásai beépített helyett már beépítve vannak, és könnyebben közzéteheti az adatokat a Power BI-ben. Ez jó az energiafelhasználók számára és meghatározott helyzetekben, de azt hiszem, hogy a legtöbb felhasználót jobban kiszolgálnák a termék korábban be nem mutatott egyes tulajdonságai, például a termékválaszték kiválasztása és a Control-Q megnyitása, hogy megjelenjenek gyors elemzés, vagy a beszúrás menü kiválasztása az ajánlott táblázatokhoz és pivot táblákhoz.

A Google Apps, a Corel WordPerfect és a LibreOffice olyan programok, amelyek manapság nagyon hatékony szövegszerkesztést kínálnak; nem felelnek meg a Word-nek, de a legtöbb ember számára elegendőek. A legsúlyosabb felhasználók számára azonban az Excel önmagában tartozik az osztályba. A Microsoft nagy ügyet tett, amikor megígérte, hogy az Office 2016 nem fog változtatni a korábbi verziókhoz tartozó makrókban vagy fájlformátumokban - ami nagyon fontos, tekintettel az Excel kritikus szerepére sok vállalati környezetben.

Úgy tűnik, hogy a PowerPoint egyáltalán nem változott, bár az együttműködési szolgáltatások ígéretesek. A Microsoft tartalmaz egy új, új, Sway nevű prezentációs eszközt, amely weblapok létrehozására szolgál, amelyekben gördíthet és bemutatókként szolgálhat; érdekes, de még nem igazán találtam rá szükségem. Hasonlóképpen, a OneNote-ban nincs sok változás.

Outlook és egyéb eszközök

Az Outlooknak több változása van - ismét az együttműködésre összpontosítva -, bár nem tudtam sokat tesztelni őket, mivel a legtöbb együttműködőm továbbra is a régi verziót használja. Az üzleti felhasználók számára hozzáad egy Csoportok funkciót, amely lehetővé teszi, hogy gyorsan üzenetet küldjön egy adott csapatnak olyan koncepcióval, amely nagyon hasonlít a Slack-ra, és ezeket a beszélgetéseket külön-külön megtekintheti egy mobilalkalmazásban. Ezenkívül könnyebben megoszthatja fájljait és naptárait a csapat számára. Ez egy fontos koncepció, és nagyon várom, hogy valóban megnézem, segíthet-e ez a kommunikáció javításában.

További új funkciók között szerepel a hivatkozás elküldése a OneDrive fájlhoz, ahelyett, hogy mellékletként küldje el (valami, ami egy ideje a webes alkalmazásban volt), valamint a „rendetlenség” szolgáltatás a vállalati felhasználók számára, amely leveleket gyűjt. hogy nem gondolja, hogy spam, de azt gondolja, hogy alacsonyabb prioritást élvezhet. Érdekes ötlet.

Noha a társszerzés a nagy új szolgáltatás, még néhány további új kiegészítés is található a csomagban, különösen az üzleti ügyfelek számára. Ide tartozik a jobb közzététel a PowerBI-nél, az Excelhez kapcsolódó üzleti intelligencia eszközön, valamint a Skype for Business legújabb verziója. Létezik egy új eszköz, a Delve, amelynek célja a fontos dokumentumok megtalálása és megosztása, és az ütemterv tartalmazza az Office 365 Planner eszközt, amely a csapatok munkájának megszervezésére szolgál, és sokkal egyszerűbbnek és könnyebben használhatónak tűnik, mint a SharePoint vagy a teljes projekt, de még nem érhető el. Eddig ezek érdekes ötletek, bár a legtöbb vállalkozás szempontjából nem tűnnek elég érettnek.

A vállalati oldalon az Office 2016 tartalmaz továbbfejlesztett adatvesztés-megelőzést és multifaktoros hitelesítési támogatást, valamint egy új, a jelenlegi üzletágnak nevezett telepítési lehetőséget, amely lehetővé teszi az informatikai osztályok számára, hogy évente csak háromszor végezzenek jelentős frissítéseket, így több idő telik ki a teszteléshez.. E terv alapján az Office 2016 első verziója februárban kerül forgalomba az üzleti felhasználók számára, a kezdeti általános kiadás funkcióival és új biztonsági frissítésekkel.

Frissítened kellene?

Ha olyan termék van, amely mindenütt jelen van, mint az Office, a legtöbb felhasználó számára az a tényleges kérdés, hogy a frissítés megéri-e vagy sem. Ha csak alapvető szerkesztésre van szüksége, akkor az ingyenes mobil verziók vagy egy olyan alternatíva, mint például a LibreOffice vagy a Google Apps szolgálják az Ön igényeit; nem olyan erősek, de minden bizonnyal olcsóbbak. Ha csak egy Office-felhasználó, aki ritkán oszt meg fájlokat, akkor ebben a verzióban csak annyira van; valószínűleg nem fog észrevenni sok különbséget a meglévő Office megtartása során. Az Office 365 előfizetési modell megkapja a frissített verziót és a OneDrive tárolót, de a régi egyszeri vásárlási modell olcsóbb lehet, ha nincs szüksége az új szolgáltatásokra.

A kisvállalkozások számára a kiegészítő együttműködési funkciók nagyon kedvesek lesznek, de ismét sokuk még nem sült teljes egészében. A vállalkozási megállapodással vagy előfizetési tervvel rendelkező vállalkozások számára az új verzió egy nyilvánvalóbb frissítés, de minden bizonnyal látom azt az érvet, hogy várom meg, amíg a Word társszerkesztésének néhány kincse megtörténik, vagy amíg az Excel meg nem kapja ezeket a szolgáltatásokat.

A lényeg az, hogy az Office továbbra is a kategóriájának legerősebb programja, és úgy tűnik, hogy a helyes irányba mutat, de szeretném, ha az új együttműködési funkciók némelyike ​​kissé érettebb lenne, mint ebben a kiadásban.

További információkért lásd a PCMag Office 2016 áttekintését.