Ipari betekintés: hol megy a dokumentumkezelés?

A dokumentumkezelő (DM) eszközök lehetővé teszik az üzleti felhasználók számára, hogy nemcsak a fájlokat szerkesszék, hanem a tartalom létrehozását is átalakítsák, ésszerűsítsék a munkafolyamatokat, és összességében szervezetesebb üzleti tevékenységet folytassanak. Ezek az eszközök, amelyek gyakran használják a PDF fájlokat, annyira mindenütt jelen vannak, hogy valószínűleg a DM kezelését használják a mindennapi munka során, anélkül, hogy sokat gondolkodnának. Ennek ellenére a terület folyamatosan fejlődik és modernizálódik.

Nemrég beszéltünk Xiong Eugene-vel, az alapítóval és A Foxit Software Inc. elnöke arról, hogy miként változik a versenykörnyezet a PDF technológia vonatkozásában, és néhány olyan kihívásról, amelyekkel a vállalkozások még mindig szembesülnek a jelen mindenütt jelen lévő technológiával kapcsolatban. Megbeszélésünkben a DM jelenlegi irányát és néhány előrejelzést tettünk az űrben található intelligens szolgáltatásokról.

PCMag (PCM): Hol látja a DM-terület egészét a következő 18 hónapban?

Eugene Xiong (EX): Egy dolgot látunk különösen az, hogy a DM egyre inkább arra összpontosít, hogy az egyes dokumentumok újfajta identitása legyen. Nagyon nehéz a teljes, teljes digitális munkafolyamat a mai szokásos DM rendszerekkel. Időnként le kell töltenie a fájlt a rendszerből, majd egy másik eszközzel kell feldolgoznia. Ebben az esetben ez a dokumentum teljesen ki van téve a dokumentumrendszer irányításától.

Néhány évvel ezelőtt kifejlesztettünk egy tech, amelyet hívunk ConnectedPDF . Az alapötlet az volt, hogy ha kihasználnánk a dokumentumba ágyazott kapcsolatokat, akkor ez a fájlnak több értelmet adna. A csatlakoztatott PDF így működik: Miután megosztott egy dokumentumot, az alkotó nyomon tudja követni, hogy ki kapta meg, mit csináltak vele, és megnézheti, mikor hajtották végre a feladatokat. Erős hozzáférés-vezérlést kínál az egyes felhasználók számára. Mindez valós időben történik. A PDF engedélyeket még a fájl kiküldése után is konfigurálhatja.

Itt jött rá, hogy rájöttünk, hogy a DM tér változó tájképe az, hogy a cégek jobban ellenőrizhessék a PDF-fájljaikat, és sokkal "élvebb" érzés legyen, mint egy szabványos dokumentum. Úgy gondolom, hogy a jövőben, az Ön által említett időkereten belül, egy-két éven belül, azt hiszem, hogy a DM-rendszerek eltolják a hangsúlyt -ra maga a dokumentum. Ez lesz a tendencia, ahelyett, hogy különálló rendszerek lennének, amelyek nem működnek együtt. Ez az, amit remélhetőleg megpróbálunk tenni: népszerűsíteni a dokumentumot egy szabadabb helyre, nyílt szabványokon és felhőalapú szolgáltatásokon alapulva. Felépítünk egy felhőt, amely összekapcsolja a különböző dokumentumokat.

PCM: Milyen technológiák hatnak a DM-re a jövőben? Látja a mesterséges intelligencia (AI) szolgáltatásait megvalósító PDF helyet?

EX: Valójában nem hiszem, hogy megfelelő. Ez sok strukturálatlan adat PDF-ben. Ha elkészít mindenféle különféle PDF-fájlt, és beilleszti azokat egy AI-motorba, akkor ez nem hoz értelmes eredményeket. Amit megpróbálunk valójában egy kicsit jobban megérteni a dokumentumot, tehát a fájl létrehozásától kezdve hozzárendelünk egy azonosítót a dokumentumhoz. Ez lehetővé teszi a dokumentum számára, hogy különböző helyekre utazzon, és megértse, mit csinálnak az emberek a fájllal kapcsolatban. Ha elegendő adatunk van a dokumentumról, akkor megközelíthetjük az AI alkalmazását néhány strukturáltabb adat áttekintésével. Ez generálni fog sokkal értelmesebb eredmény.

A dokumentumok önmagukban úgynevezett nem strukturált adatokat tartalmaznak. Nagyon nehéz megbízhatóan és következetesen kinyerni az adatokat például valamilyen PDF fehér könyvből. Úgy gondolom, hogy manapság nagyon könnyű előmozdítani az AI-t az önökben termék mert nagyon izgalmas technika. A helyzet az, hogy a dokumentumokat csak emberi fogyasztásra tervezték. Nagyon sok strukturálatlan adatuk van, amelyeket a mai AI tech nem tud hatékonyan megfejteni. Mindezek mellett további kezdeményezéseket fogunk látni a strukturált adatok kinyerésére - például az árazási információkra, a címekre és a nevekre -, és ezek értelmesebb dokumentum-intelligenciát jelentenek a felhasználók és a kezelők számára. Sokkal nagyobb segítséget nyújt a megnövekedett termelékenység szempontjából a tudásmunkások számára.

PCM: Mire gondoljon a kkv-knak a közepes méretű vállalkozások számára, amikor a DM-ről van szó?

EX: Ez jó kérdés, és a kisvállalkozásoknak nagyon sokat kell gondolkodniuk a DM-n. Maga a Foxit nem nagy vállalkozás; még ma is kkv vagyunk. És még akkor is hatalmas mennyiségű információt cserélünk a szervezetünkön belül, valamint a saját és más cégek között. A válasz erre egy komplett dokumentummegoldás felépítése, amely felhő- és web alapú.

Sok kis vállalkozás megijedhet, ha DM-ről beszélnek. Nagyon sok pénzt kell fizetniük, és sok erőfeszítést kell elvégezniük a telepítés, a konfigurálás és a karbantartás érdekében ilyen kedves DM rendszerek. Látjuk, hogy a közeljövőben sok szolgáltató, köztük itt a Foxitban is, komplett megoldást fog nyújtani - nemcsak a DM-rendszert, hanem a dokumentációs hatékonysági eszközöket is. Van egy könnyen használható, böngésző alapú PDF verzió, amely minden testreszabási funkcióval rendelkezik, mint bármely más termék, de nincs szükség további telepítésre. A kisebb vállalkozásoknak arra kell összpontosítaniuk, hogy könnyebb és ésszerűbb megoldásokat fogadjanak el a PDF-műveletek során.