Hogyan lehet megölni az e-maileket a megfelelő projektkezelő szoftverrel

Az e-mail növeli a stresszt, szükségtelen munkát hoz létre, és az embereket elárasztja. Ilyen körülmények között senki sem lehet a legjobb verzió a munka során. Az elmúlt néhány évben a szervezetek elkezdték elmozdulni az e-mailektől a csoportos üzenetküldő alkalmazások, például a Slack és más munkahelyi kommunikációs eszközök helyett. A megfelelő eszköz vagy eszközkészlet megtalálása befolyásolja, hogy a csapat képes lesz-e feladni hagyományos beérkező leveleit. Sok csapat számára a projekt menedzsment szoftvernek a megoldás részét kell képeznie.

Mi a projektmenedzsment szoftver?

A projekt menedzsment szoftver, más néven projekt menedzsment alkalmazás, online eszköz, amelyet a csapatok a munka nyomon követésére használnak. A legszélesebb értelemben a projektmenedzsment alkalmazás bármi lehet, a munka kezelésére szolgáló összetett szoftverdarabtól, például a Microsoft Project-től az alapvető tennivaló alkalmazásig. A legízletesebb alkalmazások más üzleti eszközöket tartalmaznak az erőforrások kezelésére, a feladatra fordított idő nyomon követésére vagy akár a számlázásra.

Gyakran megkülönböztetjük a különféle típusú együttműködési eszközöket a projektkezelő alkalmazásoktól, hogy megkönnyítsük a megfelelő alkalmazás ajánlását a megfelelő célra. Ugyanakkor ez a két kategória és néhány másik kategória (például a kanban fórum-alkalmazások és a munkakezelő alkalmazások) lényegesen átfedésben vannak. Tehát, bár néha azt állítom, hogy az olyan alkalmazások, mint az Asana, Trello, Airtable és Basecamp, nem szigorúan projektmenedzsment alkalmazások, ide belefoglalhatjuk őket.

Mit csinál a projektmenedzsment szoftverben?

Minden projekt menedzsment alkalmazás kicsit más, de ezek többsége lehetővé teszi, hogy a csapat munkájának különféle aspektusait láthassa anélkül, hogy meg kellene kérdeznie a kollégáit róluk.

Bejelentkezéskor látja az összes olyan feladatot, amelyet a csapatnak elvégeznie kell, valamint a határidőket. Láthatja, hogy ki melyik feladathoz lett rendelve, ha és mikor hajtották végre, és hogy vannak-e észrevételeik róla. Ha valamelyik kollégája váratlanul kijön, jelentkezzen be a projektkezelő alkalmazásba, és ellenőrizze, hogy van-e valami sürgős feladata ma, amelyet egy másik csapattagnak fel kell vennie. Ha jelenleg e-mailt használ, hogy elmondja valakinek, hogy egy feladat megtörtént, kérdéseket tesz fel a feladattal kapcsolatban, vagy elküld valamit jóváhagyásra, akkor valószínűleg profitálhat a projektmenedzsment alkalmazásból.

Ennél több. Amint Ön és kollégái projektmenedzsment alkalmazást használnak, az alkalmazás számolja az elvégzett munkát. Hány feladatot hajtott végre időben? A projekt összességében még mindig halad-e a határidőn belül? A robusztus projektmenedzsment alkalmazásokhoz mindenféle diagram és grafikon tartozik, amelyek segítenek a szemmel tartani ezt a fajta dolgot. Ily módon, ha a projekt elcsúszik, akkor korán felismeri, és megakadályozhatja. De ne menjünk el az oldalról. Ragaszkodjunk ahhoz, hogy a projektmenedzsment alkalmazások hogyan segítik az emberek kommunikációját.

Mit csinál egy projektmenedzser?

A projekt feladatok sorozata. A projektmenedzser az a személy, aki ismeri ezeket a feladatokat - vagy legalábbis felügyeli azokat. A projektmenedzser néha elvégzi a feladatokat, vagy összerakja azokat az emberek igénybevételéhez. A projektmenedzser ezután figyelemmel kíséri a feladatokat és az embereket, amíg azokat nem végzik el.

Nem minden csapat rendelkezik önmagában egy projektmenedzserrel, de a legtöbbnek van valaki, aki a felelős. Lehet, hogy egy üzleti tulajdonos, menedzser vagy egy csapatvezető. Akárki az Ön személye, akár napi döntéshozója, az a projektmenedzser.

Miért rossz az e-mail a projektek számára?

Az e-mail elektronikus levél, amelyről tudom, hogy nyilvánvalónak hangzik, de itt maradjon velem. A levél szörnyű út a munka kijelölésére. Képzelje el, ha a megbízások csiga útján érkeztek hozzád. Ez szinte nevetséges. Az e-mail azonban nem különbözik teljesen a normál levelektől, kivéve, hogy gyorsabb.

Gondoljon arra, hogy milyen e-maileket tud nyújtani:

• aszinkron kommunikáció papírpályával
• dokumentum kézbesítés

Most gondoljon arra, hogy mit kell tudnia egy projektmenedzsernek, amikor egy sor feladatot kezel:

• ki áll rendelkezésre
• az egyes munkavállalók által mekkora munkát rendelt nekik, és mikor esedékes
• a már kiosztott munka előrehaladása (pl. "Johnnak két feladata van, és mindkettő 90% -ban elkészült")
• a határidők naptára
• képesség a feladatok rangsorolására és prioritásokba sorolására a projekt igényei alapján

Nevetséges, ha ilyen munkát végez postán.

Ennél is fontosabb, hogy a legtöbb irodai dolgozó az e-mailt használja, megszakításokat okoz. Amikor új e-mail üzenetek érkeznek dings vagy pop-up értesítésekkel, a dolgozók általában ellenőrzik, hogy meggyőződjenek arról, hogy a beérkező üzenet nem sürgős. Aztán visszatérnek ahhoz, amit csináltunk, a következő megszakításig. Az emberek egész nap ezt teszik, ellenőrzik és szkennelik az e-maileket. Számos tanulmány azt mutatja, hogy az e-mail használata a tudásmunkások napjának körülbelül 30% -át teszi ki, és az idő egyenletesen oszlik el a nap folyamán, nem pedig különálló darabonként. Más szavakkal, az e-mail folyamatosan megszakít minket.

A megszakítások általában nettó negatív hatással vannak, bár valószínűleg nem olyanok, mint amire gondolsz. A megszakítások az embereket nagyobb stresszhelyzetbe hozzák, és mintha valóban nagyobb munkaterhelésük lenne, mint valójában. Az emberek nagyobb frusztrációt és időbeli nyomást is érzékelnek.

Az emberek e-mailekkel való kapcsolattartásának módja az idő pazarlásához is vezet. Elveszítjük az időt, amikor ugyanazt az e-mailt újra kell olvasnunk, amelyet a nap elején beszkenneltünk, mert elfelejtettük, amit mondott. Ha elfelejti, hogy mi a kulcsfontosságú kézbesítés dátuma, akkor az e-mailből való kiásása időbe telik. És mi van, ha a kitárolt e-mail egy régi és a dátum azóta egy héttel továbbhaladt?

Mindez azt jelenti, hogy az e-mailt nem a feladatok kezelésére fejlesztették ki. A rossz eszköz ez a munka.

Kommunikáció egy projektmenedzsment szolgáltatással

A projektmenedzsment magában foglalja az emberek és az erőforrások zsonglőrését, a figyelemmel kísérést az időben, valamint a feladatok újraelosztását vagy prioritásainak újraosztását a helyzet változásakor. A projektmenedzsment szoftvert úgy alakították ki, hogy kezelje azokat a kérdéseket, amelyek egyébiránt a projekt során általában felmerülnek.

Milyen érzés kommunikálni egy projektmenedzsment alkalmazásban, szemben az e-mailekkel? Olyan ez, mint a különbség a saját szemével látott valamit, és a leírás elolvasása között. Az első forgatókönyvben ellenőrizheti, hogy mit és mikor szeretne látni. A második esetben más emberekre támaszkodik, ha olyan üzeneteket ír ki, amelyek elmondják neked, mi a véleményük szerint a legfontosabb - vagy ami még rosszabb, amit véleményük szerint hallani akarnak.

A különböző projektmenedzsment alkalmazások különböző eszközökkel rendelkeznek a kommunikációhoz. Szinte mindegyik támogatja például a @ megemlítéseket. Mivel a Slack és más csoportos üzenetküldő alkalmazások annyira népszerűvé váltak, gyakran összekapcsolhatja őket a projektkezelő alkalmazással, ezáltal egyszerűsítve a beszélgetéseket egy helyen. Ha még nem rendelkezik csapat csevegőalkalmazással, akkor kihagyhatja azt, és inkább egy olyan projektmenedzsment alkalmazást kereshet, amely tartalmaz alkalmazáson belüli csevegődobozt. A Zoho Projects és a ProofHub is kínálják.

Tegyük fel, hogy a kérdéses projektnek nagyon sok vizuális eleme van, és a rajta dolgozó csapatnak meg kell vitatnia azokat. Az élete sokkal könnyebb, ha a képkezelő eszközökkel rendelkezik a projektkezelő alkalmazásban. Ilyen módon elektronikusan felírhat egy képet, és hozzáfűzheti a megjegyzéseket, így a csapata mindenki számára megkönnyíti a visszajelzések megadását és megértését. A Volerro egy példa egy jelölőeszközökkel rendelkező projektmenedzsment alkalmazásra.

Mint már említettük, a projekt menedzsment alkalmazások kezelik az összes alapvető dolgot, amelyre szükség van a zsonglőrködéshez és nyomon követéshez, például a feladatokat, a határidőket, az előrehaladást és a megbízottakat. Mindez az információ látható azok számára, akiknek szükségük van rá. Ebben az értelemben kevésbé kell kommunikálni az ilyen jellegű ügyekről. Soha nem kell e-mailt küldenie valakinek és CC-nek egy tucat embernek, hogy megtudja, vajon már elvégezték-e a feladatot, amikor be tud jelentkezni a rendszerbe, és látja, hogy 75% -át megtették. Sok olyan dolog, amelyben a sorok között el kell olvasnia, amikor feladatkezeléshez e-mailt használ, hirtelen kristálytiszta lesz, amikor projektkezelő szoftvert használ.

A kevesebb idő az e-mail küldésnél több időt jelent a munkavégzéshez

Óriási előnyei lehetnek annak, ha egy csapat e-mailt kap, és egy projektmenedzsment alkalmazásba kerül a kommunikációhoz. Az e-mailek csökkentése minden bizonnyal mindenkit boldoggá tesz, de az összehasonlítva azzal a hozzáadott értékkel jár, hogy jobban láthatóvá válik, hogy mit csinálnak, mit csinálnak, és minden feladat állapotát. Sokkal könnyebbé válik a pontos információk kézhezvétele, miközben dolgozik, így a döntéshozók jó döntéseket hozhatnak.

A projektmenedzsment alkalmazással kapcsolatos konkrét tippekért lásd: 7 módszer a projektmenedzsment egyszerűsítésére a csapatmunka projektekben és 5 Zoho Projects szolgáltatás a vállalkozás szervezéséhez.